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El Proceso “es el instrumento que el legislador pone a disposición de las partes para hacer valer pretensiones judiciales; y es el instrumento de que se valen los tribunales para el ejercicio de la jurisdicción”.

Nuestro CPC se refiere al proceso desde un punto de vista material, ya que el concepto de “proceso” es una abstracción jurídica. En definitiva, nuestro legislador cuando se refiere a la formación del proceso hace alusión a la materialidad del proceso o a la formación del expediente.

El artículo 29 del CPC dispone lo siguiente: “Se formará el proceso con los escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el juicio.

Ninguna pieza del proceso podrá retirarse sin que previamente lo decrete el tribunal que conoce de la causa”.

En conclusión, el proceso se conforma por:

1.- Escritos. Presentaciones o solicitudes de las partes a través de las cuales se hacen valer peticiones que se formulan ante el tribunal.

2.- Documentos. Instrumentos públicos o privados que se acompañan al juicio, fundamentalmente en apoyo a las alegaciones que las partes formulan”. Por ejemplo: certificado de nacimiento, escritura pública, etc.

3.- Actuaciones de toda especie. Diligencias que componen el proceso.

Todo este conjunto de piezas o diligencias se van verificando por orden estrictamente cronológico, por fecha de realización de la actuación de que se trate. Por ello, el proceso es una secuencia de actos ordenados cronológicamente.

En el manejo del expediente, cada hoja de éste se va numerando en cifras y letras; esto se conoce como “Foliación del Expediente”.

a.1) ESCRITOS.

• Concepto.

Los escritos son “Presentaciones o solicitudes de las partes a través de las cuales se hacen valer peticiones que se formulan ante el tribunal”. Por ejemplo: demanda.

No todos los escritos son peticiones, por ejemplo: en algunos escritos las partes hacen valer observaciones respecto alguna situación determinada del proceso que le interesa.

• Requisitos Generales de los Escritos.

1.- Encabezado por una suma que indique su contenido o trámite de que se trate. Así, el artículo 30 del CPC prescribe: “Todo escrito deberá presentarse al tribunal de la causa por conducto del secretario respectivo y se encabezará con una suma que indique su contenido o el trámite de que se trata”. Por ejemplo: escrito de demanda:

Demanda

En lo principal, demanda.

En el primer otrosí, acompaña documento con citación y custodia. En el segundo otrosí, patrocinio y poder.

2.- Redactado en idioma castellano; aún cuando la persona que lo presente sea de otra nacionalidad.

3.- Deben ser firmados. Este requisito no lo indica la ley, pero se exige por motivos de certeza y seguridad jurídica, para asegurar que el escrito provenga de la persona que corresponda.

Normalmente los escritos llevan la firma del apoderado o mandatario judicial de la parte que lo presenta; por lo que en consecuencia, no se requiere de la firma de la parte o de su abogado patrocinante, salvo en el escrito en que se constituye el patrocinio en la primera presentación. Por ejemplo: el artículo 6 inciso 2° N° 3 respecto la formación del mandato judicial, el mandante debe firmar el escrito. En definitiva, uno de los pocos casos en que la ley exige la firma del escrito es en el patrocinio.

4.- Los escritos se acompañan con copias; tantas copias cuantas sean las partes que haya que notificar la resolución que recae en el escrito (Art. 31 inciso 1° CPC).

5.- Los escritos se presentan en papel simple o común y corriente. Antiguamente se presentaban en papel sellado.

Siempre que alguna de las partes presenta un escrito, viene como acto inmediato, la dictación de la resolución respectiva que recae sobre dicho escrito. Luego viene la notificación de la resolución.

El artículo 38 CPC indica que la resolución debe notificarse legalmente para producir los efectos pretendidos.

Desde el punto de vista formal o material de que habla el CPC, el artículo 29 trata de los documentos y actuaciones.

Los documentos son “todos los instrumentos que las partes pueden acompañar al juicio, fundamentalmente para acreditar los hechos que le interesan”.

Tanto los escritos como los documentos o actuaciones del proceso se constatan o documentan en el mismo.

• Presentación de los Escritos.

a) ***Los escritos se presentan siempre en la secretaría del tribunal, no directamente al juez. Así el encabezado del artículo 30 señala “Toso escrito deberá presentarse al tribunal de la causa por conducto del secretario respectivo…”.

b) Los escritos se encabezarán con una suma que indique su contenido o el trámite de que se trata.

c) Se presentan ante el secretario del tribunal que conoce de la causa respectiva, de manera que la mayoría de las causas se presentarán ante el secretario del juzgado de letras. Sin perjuicio de lo anterior, existen algunos casos de excepción en que los escritos debe presentarse en la secretaría de la Corte de Apelaciones.

d) Estos escritos deben acompañarse con el número de copias pertinentes. Estas copias serán en cantidad suficiente para notificar a las partes la resolución que recae en el escrito.

e) Las copias de los escritos deben acompañarse en papel simple, y debe tratarse de copias fieles, o sea, idénticas al escrito original. No pueden existir diferencias sustanciales entre ambos. El secretario del tribunal debe velar para que no existan dichas diferencias entre el escrito y sus copias. Así el artículo 31 del CPC indica “… y confrontadas dichas copias por el secretario…”.

f) Existen algunos escritos respecto de los cuales no es necesario acompañar copias; y que en general, son los escritos que recaen en diligencias o actuaciones de mero trámite. Al respecto, el artículo 31 inciso 2° del CPC indica “Se exceptúan de esta disposición los escritos que tengan por objeto personarse en el juicio, acusar rebeldías, pedir apremios, prórroga de términos, señalamiento de vistas, su suspensión y cualesquiera otras diligencias de mera tramitación…”.

g) Además el tribunal debe ordenar que la parte acompañe la copia dentro de tercero día, bajo apercibimiento de tener por no presentado el escrito. El artículo 31 inciso 4° indica “…el tribunal ordenará, además, que la parte acompañe las copias dentro de tercero día, bajo apercibimiento de tener por no presentado el escrito”.

• ¿Qué ocurre si no se entregan los escritos con copias? ¿Qué sucede si existe disconformidad sustancial entre la copia y el escrito?

La ley señala que en cualquiera de estos casos a la parte contraria no le corre el plazo mientras la copia no se presente. El artículo 31 inciso 3° CPC “…si no se entregan las copias o si resulta disconformidad substancial entre aquéllas y el escrito original, no le correrá plazo a la parte contraria y deberá el tribunal, de plano, imponer una multa de un cuarto a un sueldo vital…”. Por ejemplo: demandante en juicio objeta un documento acompañado por el demandado, dicha objeción debe ser comunicada a la parte contraria (demandado) para que éste exponga lo que crea conveniente o debe entregar copia del escrito de objeción.

Esto de entregar copias de los escritos que se presentan ante el tribunal constituye una carga procesal para las partes.

• Funciones que cumple el Secretario cuando se presenta un escrito.

a) La ley dispone que entregado un escrito al secretario, a éste le corresponde en su calidad de ministro de fe, estampar en cada foja la fecha y su media firma; o en su defecto, un sello autorizado por la respectiva Corte de Apelaciones.

Este sello se conoce como “cargo” e indica la oficina (juzgado) y la fecha de presentación del escrito (Art. 32 CPC).

El sello es importante porque contiene la fecha de presentación del escrito, lo cual es de primer orden ya que es la única constancia fehaciente o material que sirve para demostrar la época de presentación.

b) El secretario debe dar recibo de los documentos que se le entreguen junto al escrito o acompañándolo.

El secretario hace la custodia de los documentos que las partes acompañan, la cual es una medida cautelar o asegurativa. Por ejemplo: en el escrito se acompaña un pagaré (título), para que no se pierda y pueda ser agregado efectivamente al expediente, el secretario lo dejará bajo su custodia; por ello se le puede exigir la emisión de un recibo (Art. 32 inciso 2° CPC).

c) En cuanto al escrito mismo, el secretario debe presentarlo al tribunal para su despacho; es decir, debe hacer llegar materialmente el escrito al juez para que éste lo provea o emita resolución (Art. 33 CPC). La resolución recaída en un escrito puede ser de mero trámite o una resolución de fondo.

Ejemplo de Escrito: En lo principal, demanda.

En el primer otrosí, acompaña documento con citación y custodia. En el segundo otrosí, patrocinio y poder.

Ejemplo de Resolución:

Chillán, ocho de marzo de dos mil siete.

A lo principal, por presentada la demanda. Vengan las partes a comparendo a la audiencia del día cinco de abril de dos mil siete, a las 9:30 horas.

Al primer otrosí, por acompañado el documento en la forma solicitada. Custódiese. Al segundo otrosí, téngase presente.

***El juez debe pronunciarse respecto de todas las peticiones formuladas por las partes en sus respectivos escritos. Éstos siempre salen resueltos al día hábil siguiente al de su presentación. Existen casos en que se solicita el despacho inmediato o urgente. Esto debe ser calificado por el juez que conoce la causa.

• ¿Cómo se forma el proceso compuesto por escritos, documentos y actuaciones? a) La ley prescribe que todas las piezas que forman el proceso se tienen que ir agregando sucesivamente, según el orden de su presentación, o en la medida en que las actuaciones se vayan realizando. Esto significa, por orden cronológico. El artículo 34 prescribe que “Todas las piezas que deben formar el proceso, en conformidad al artículo 29, se irán agregando sucesivamente según el orden de su presentación…”.

b) Al tiempo de ir agregando las piezas al proceso, el secretario debe ir numerando cada foja que compone el expediente.

La única excepción son aquellas piezas o antecedentes que por su naturaleza no pueden agregarse materialmente al proceso, o que por motivos fundados se manden reservar fuera del proceso. El artículo 34 sostiene que “…al tiempo de agregarlas, el secretario numerará cada foja en cifras y en letras. Se exceptúan las piezas que, por su naturaleza no puedan agregarse o que por motivos fundados se manden reservar fuera del proceso”.

Por ejemplo: si se pide la custodia de un documento, como un libro de contabilidad; y éste no se agrega materialmente al proceso, se deja constancia de él en el expediente.

c) Todo proceso o expediente tiene un número de orden o rol, que permite identificar a cada uno de ellos. Dicho número de orden se le asigna al proceso en la primera resolución que se dicta.

d) Todo expediente tiene una carátula, que es la tapa donde va identificada la causa. La ley no se refiere particularmente a la carátula sino que el artículo 163 del CPC hace mención a ella cuando se refiere a la tabla de los tribunales colegiados.

En la carátula, se indica: - El número de rol.

- Identificación del tribunal que conoce de la causa. - Nombre y apellido del juez.

- Nombre y apellido del secretario del tribunal. - Materia del juicio.

- Nombres de las partes del juicio. - Apoderados de las partes.

• ¿Es posible retirar materialmente alguna pieza del proceso?

La ley contempla la posibilidad de que esto ocurra y da una regla: el principio es que ninguna pieza o antecedente del proceso se puede retirar sin que previamente lo decrete o autorice el tribunal que conoce la causa (Art. 29 inciso 2° CPC). Es decir, existe una prohibición absoluta de que las partes o cualquier otra persona retire materialmente algún antecedente del expediente sin la autorización previa del juez. De lo contrario se estaría cometiendo un delito porque el expediente como tal es un instrumento público.

Para que el juez lo ordene, la parte interesada debe solicitar o pedir la devolución de los documentos. Y el juez debe decretarlo. Esto opera sólo respecto de los documentos; o sea, sólo se devuelven documentos.

Si el juez accede a la devolución de los documentos, se puede proceder al retiro de dichas piezas. Pero se debe reemplazar la foja en que se encontraba agregado el documento por otra foja; esto se conoce como “Desglose” del documento. En la nueva foja se deja constancia del documento o antecedente que se retira y la resolución del juez que lo ordenó. El artículo 35 del CPC sostiene “Siempre que se desglosen una o más fojas del proceso, deberá colocarse en su lugar una nueva foja con la indicación del decreto que ordenó el desglose y del número y naturaleza de las piezas desglosadas”.

***Nunca se alterará la foliación original del expediente. Así lo sostiene el artículo 35 del CPC “…No se alterará, sin embargo, la numeración de las piezas que queden en el proceso, y se conservará también la de las que se hayan separado, en el nuevo expediente de que pasen a formar parte, agregándose la que en éste les corresponda”. Por ejemplo: podría pedirse el retiro de una escritura pública que consta de 10 páginas, si se retira sólo se va a dejar una foja de reemplazo.

• Custodia, Consulta y Retiro del Expediente.

La custodia del expediente le corresponde al secretario del tribunal que conoce de la causa. Para este efecto, el proceso se mantiene en la oficina del secretario, bajo su custodia y responsabilidad. Esto último significa que el expediente no se puede retirar materialmente de la secretaría, salvo por las personas y en los casos que indica expresamente la ley. Por ejemplo: puede retirar un expediente algún funcionario o auxiliar de la administración de justicia (como receptor judicial, el defensor público, etc.) que de acuerdo a la ley necesite practicar cierta actuación; siempre y cuando lo requiera o solicite. En estos casos, el secretario les hace entrega del expediente bajo recibo (Art. 37 CPC).

Pero por regla general, las partes sólo pueden consultar el expediente en la secretaría del tribunal.

La consulta del expediente es válida para las partes, y en general para cualquier persona, ya que las actuaciones del tribunal son públicas (principio de publicidad del proceso). Salvo que el proceso por ley deba ser secreto o reservado, o cuando la ley faculte al juez para establecer dicha reserva. Por ejemplo: en los tribunales de familia.

Podría ocurrir, a solicitud del tribunal, que sea necesario remitir el expediente a un tribunal distinto de aquel que conoce la causa. Por ejemplo: es relativamente frecuente que en los recursos de apelación, las Cortes de Apelaciones pidan la causa para tenerla a la vista; que puede ser el mismo expediente en que recayó el recurso de apelación. Entonces la Corte de Apelaciones podría estimar pertinente que el juzgado le remita completamente el expediente.

O bien, el proceso podría ser solicitado por otro juez. Por ejemplo: en la acumulación de procesos, y el otro juez para resolver necesita tener el expediente a la vista.

Cuando se solicita por otro tribunal la remisión del expediente original, esta diligencia se cumple enviando (habitualmente) fotocopia debidamente certificada, autorizada por el secretario del tribunal que conoce de la causa. Si se puede o no remitir el expediente original, lo determinará el juez a quien se le presenta la solicitud correspondiente. Lo normal es remitir el expediente por un plazo breve, para que se cumpla la diligencia específica que el juez solicitante señala (Art. 37 inciso 2° y 3° CPC).

a.2) ACTUACIONES JUDICIALES o ACTOS PROCESALES.

Cuando se habla de “actos procesales” se está refiriendo a las distintas actuaciones o diligencias que componen un proceso determinado.

El proceso está compuesto por un conjunto variable de actos procesales sucesivos, todos los cuales persiguen la substanciación del juicio de que se trata.

El proceso se lleva a cabo a través de una serie compleja de actos procesales sucesivos que provienen, ya sea de las partes, o bien del tribunal y de sus auxiliares, o incluso provienen de terceros. Se dice que todos estos actos conforman una cadena, en la cual cada eslabón constituye un acto procesal. La manera de realizar estos distintos actos constituirá el procedimiento. Como se trata de una cadena, cada uno de estos actos es requisito para practicar el que sigue. Es decir, un acto cualquiera es consecuencia de uno anterior, están todos relacionados.

Lo anterior es muy importante porque como hay conexión entre los distintos actos, la ley establece que algunas de estas actuaciones son indispensables para que el proceso se tramite adecuadamente, y existen otras actuaciones que no son tan relevantes.

Si existe un vicio en alguno de los actos esenciales, esos vicios repercuten en los actos siguientes; es decir, se transmite el vicio. O sea, existiendo estas anomalías procesales hay que analizar la incidencia que tiene el vicio en el proceso. Por ejemplo: si se pide la nulidad de la notificación de la demanda, como consecuencia se anulan todos los actos sucesivos (todo el proceso).

Estos actos procesales representan la voluntad de las partes o del tribunal, o incluso de los terceros. Toda manifestación de voluntad relativa al desenvolvimiento del proceso constituye una actuación procesal, cualquiera sea el sujeto del cual emane esa declaración de voluntad.

La voluntad de la parte se manifiesta a través del escrito, porque en éste se formulan las peticiones al tribunal. En cambio, los tribunales manifiestan su voluntad a través de la resolución judicial. Y los terceros se manifiestan a través de las distintas actuaciones que les corresponde cumplir.

En la realización de cada acto procesal debe respetarse el procedimiento o cumplirse las formalidades legales. Los actos procesales deben llevarse a cabo por la persona que corresponda, en la oportunidad y con las formalidades correspondientes. Opera aquí el principio de “Preclusión”; es decir, para cada acto existe una oportunidad para ser ejecutado.

Si no se respetan las formalidades o el procedimiento en la ejecución de los actos procesales, habrá vicios de nulidad. O sea, la actuación puede ser dejada sin efecto y no sólo ésta sino que también el proceso completo, dependiendo de la magnitud del vicio, o de la magnitud e importancia que tenga el acto en que el vicio incida.

• Clasificación de las Actuaciones Judiciales.

Existe una clasificación muy importante de las actuaciones procesales, tal es:

1.a) Actos Procesales que provienen de las Partes. Se determinan principalmente por las peticiones que hacen las partes. Se materializa a través de la presentación de los escritos correspondientes. Por ejemplo: la demanda es un acto típico del demandante.

Las partes pueden tener distintas finalidades cuando realizan un acto procesal. Así:

- Las partes ejecutan los actos procesales con la finalidad de obtener una resolución judicial; por ello los actos más importantes de las partes son los actos de petición. Por ejemplo: demanda.

- Pero las partes también pueden presentar escritos con otras finalidades. Por ejemplo: los escritos de parte en que éstas aportan pruebas al proceso con la finalidad de acreditar los hechos de que se trate.

- Las partes pueden presentar escritos en los cuales formulan ciertas apreciaciones, críticas sobre las alegaciones efectuadas en el proceso y sobre las pruebas que han rendido. Estos