The Problem with Ranking Ensembles Based on Training or

Efe es una empresa que vende en plaza medias, guantes, bufandas y ropa interior en un local ubicado en Pocitos. Vende unos 500 productos diferentes que compra a cinco proveedores de plaza: dos fabricantes y tres importadores. Cada producto tiene un código que lo identifica determinado por el proveedor y tiene asociadas condiciones de talle (generalmente tres: pequeño, mediano y grande) y color (de dos a ocho colores diferentes, según el producto).

El programa informático con el que cuenta la empresa para la gestión de sus stocks es antiguo: fue realizado hace unos 12 años. En este programa se ingresan las facturas de compra de mercadería y los precios de venta de cada artículo, que son determinados por la dueña de la empresa. En ocasión de cada venta, el vendedor ingresa el código de producto, establecido por el proveedor y la cantidad vendida y el sistema emite la boleta de contado, que se imprime en dos vías: la original se entrega al cliente y la copia se archiva por orden cronológico. El sistema brinda información respecto a las existencias de mercadería y las ventas realizadas.

La dueña de Efe trabaja en la empresa todas las mañanas. Es quien realiza una vez por semana los pedidos de mercaderías, determina las políticas de comercialización, se comunica con los proveedores y realiza los pagos. Trabajan además de ella cuatro vendedoras, dos en cada turno, quienes además de atender a los clientes tienen asignadas las tareas de recibir los pedidos de los proveedores y ordenar la mercadería, así como algunas tareas de carácter administrativo. Los registros contables, la liquidación de sueldos e impuestos y en general, todos los trámites de carácter administrativo y fiscal son realizados por un contador externo a la empresa.

El último inventario realizado mostró diferencias entre el recuento físico y lo indicado por el sistema. Además, se detectó que de varios artículos muy solicitados por los clientes solamente quedaban talles y colores de baja venta. La dueña manifestó asimismo que el programa informático no le brindaba la información adecuada para tomar decisiones en forma oportuna. El contador decidió relevar y analizar el procedimiento de compra de mercaderías, con miras a mejorar el mismo y a diseñar un nuevo sistema de información. La información relevada es la siguiente:

Descripción

1 La dueña del local, con base a su experiencia, establece las mercaderías a adquirir de cada proveedor.

2 Para cada uno de los proveedores, anota en una hoja de cuaderno el código de cada artículo y la cantidad a pedir especificando color y talle.

3 Llama por teléfono al proveedor y solicita los artículos anotados en la hoja

4 Archiva transitoriamente la hoja en una carpeta llamada “Varios”, en la que también se archivan listas de precios y diversos folletos de los proveedores.

5 En la tarde, los proveedores traen la mercadería en cajas, acompañada de una factura en dos vías.

Descripción

8 Durante la tarde, a medida que tiene tiempo, la vendedora abre las cajas y ordena la mercadería en las estanterías del Depósito y los exhibidores del local de ventas.

9 La otra vendedora ingresa la factura al sistema. Ingresa la fecha de factura, código de proveedor, código de cada artículo, cantidad y precio unitario. (El sistema informático no permite el ingreso de talles o colores). Si existen productos nuevos, los ingresa marcando provisoriamente el precio de venta con un margen de utilidad del 50%.

10 Archiva la factura en una carpeta “Facturas Pendientes”

11 Al día siguiente, la dueña toma las facturas recibidas y las controla con el pedido realizado.

12 Si verifica que no recibió alguna mercadería solicitada, llama por teléfono al proveedor para conocer la fecha en la cual entregará la mercadería faltante.

13 Marca en la hoja la mercadería solicitada pendiente de entrega, subrayándola e indicando en forma visible “Pendiente” y guarda la hoja nuevamente en la carpeta “Varios”

14 Si se facturó mercadería no incluida en el pedido, analiza los pedidos de semanas anteriores para verificar que corresponda a mercadería solicitada marcada como “Pendiente”. En caso afirmativo, tacha la indicación de “Pendiente” realizada.

15 En caso que la mercadería recibida no incluida en el pedido no figure como pendiente, la revisa para evaluar su posibilidad de venta. Si no le parece adecuada para la venta, la aparta indicando en forma verbal a las vendedoras que la devuelvan al proveedor en ocasión de la recepción del siguiente pedido.

16 Cuando no quedan artículos pendientes de entrega, destruye la hoja.

17 Anota las devoluciones al proveedor en la factura, para descontar el monto correspondiente del pago.

18 Una vez pagas las facturas, las envía al contador para su registración en el sistema contable.

19 En el caso de recibir notas de crédito de los proveedores, las envía directamente al contador.

Se solicita:

1. ANALIZAR el procedimiento de “Compra de Mercaderías”, explicando en forma clara cada una de las fallas y aspectos positivos que detecte en el mismo.

2. FORMULAR las recomendaciones que permitan mejorar dicho procedimiento, fundamentando las mismas.

3. De acuerdo a lo expresado por su dueña, el sistema de información de Efe respecto a las existencias no resulta adecuado para tomar decisiones, por lo cual es necesario diseñar un nuevo sistema de información de las existencias de mercaderías: a) IDENTIFICAR los centros usuarios de información, b) DETERMINAR las necesidades y carencias de información, c) LOCALIZAR las fuentes de datos y de información. Para responder esta pregunta, tome en cuenta las recomendaciones realizadas por Ud. en el punto anterior.