Project partners outside the Programme area

Activities  financed  by  ERDF  funds  under  a  given  programme  should,  as  a  general rule, be located in the area covered by the European Union part of that  programme.  However,  it  may  in  exceptional  cases  be  useful  to  implement  an  activity  outside  this  area  in  order  to  ensure  the  maximum  benefit  for  the  programme area. 

Article  20  of  REGULATION  (EU)  No  1299/2013  has  been  introduced  to  create  the  legal  background  for  such  exceptional  situations.  Thus,  the  MA/JS  can  accept that all or part of a project is implemented outside the Union part of the  Programme area and be co‐financed by ERDF. The provisions of Article 20 are  applicable on two levels:  

a) On the one hand, the MA/JS can accept that a project partner receiving  ERDF co‐financing located on the Union territory of the Programme area  spends part of its ERDF budget in a third country or Member State not  part of the Programme. 

b) On  the  other  hand,  the  MA/JS  can  accept  that  a  group  of  activities  is  implemented  by an  organisation  located  in  a  third  country  or  Member  State not part of the Programme area and provide ERDF co‐financing for  the respective organisation. 

The chapter below explains the requirements for option b). The rules regarding  option a) are addressed in detail under Chapter F.4. 

Besides the specific rules provided below, organisations interested in becoming  project  partners  in  the  Programme  also  need  to  comply  with  the  legal  requirements set under chapter C.1.2.  

The maximum ERDF co‐financing rate that organisations from third countries or  Member States outside the Programme area can receive is 75%. 

Norwegian, Russian and Belarusian organisations are not subject to this rule as  they are receiving Norwegian national and ENI funding respectively. 

Please  note,  organisations  located  in  countries  outside  the  Programme  area  that  plan  to  carry  out  State  aid  relevant  activities  are  not  allowed  to  participate  as  project  partners.  This  is  due  to  the  fact  that  the  Monitoring  Committee  cannot  take  decisions  on  State  aid  for  a  project  partner,  whose  country is not participating in the Programme but liable for any unduly funds  spent. 

This rule does not apply to organisations located in Germany (in the sense of  legal  registration)  but  outside  the  Programme  area  as  Germany  is  a  Programme country and represented in the Monitoring Committee. 

How can an organisation from outside the Union part of the Programme area  become a project partner? 

Organisations  outside  the  Union  part  of  the  Programme  area  can  become  project partners only if: 

 their  participation  brings  added  value  and  expertise  to  the  project   implementation; 

 their participation is to the benefit of the Baltic Sea Region; and 

 the Member State or third country of origin enters into agreement with  the  MA/JS  of  Interreg  Baltic  Sea  Region  on  obligations  regarding  management, control, audit and financial liabilities 

Example: a Belgian institution located in Brussels has a specific expertise in a  topic highly relevant for an Interreg Baltic Sea Region project. As the use of this  expertise would be beneficial for the Baltic Sea Region the lead applicant of the  respective project could invite the institution to take part in the project and to  cooperate  and  exchange  on  the  topic.  Equally,  it  could  become  relevant  to  include a partner located in a third country to share experience and cooperate  on  a  relevant  issue.  In  such  situations  Article  20  offers  a  possibility  for  the  involved organisations to receive ERDF co‐financing provided that some specific  conditions are met. 

Following  procedures  apply  for  organisations  outside  the  Programme  area  to  become project partners in Interreg Baltic Sea Region: 

Application phase 

At the application phase organisations located in third countries or in Member  States  outside  the  Programme  area  are  requested  to  present  a  partner  declaration  and  a  State  aid  self‐declaration.  After  the  submission  of  the  application  by  the  lead  applicant  the  MA/JS  will,  if  needed,  also  with  the  support  of  the  relevant  project  partner,  identify  the  national  authorities  responsible  for  transnational  cooperation/Interreg  programmes  in  countries  outside the Programme area. The national authorities will be requested by the  MA/JS  to  formally  confirm  the  eligibility  and  legal  status  of  the  organisation  from  their  countries.  During  this  procedure  the  potential  project  partner  outside  the  Programme  area  might  be  requested  to  provide  additional  information to the national authority in charge.  

Condition:  The  national  authority  submits  the  country  declaration  on  the  eligibility  of  the  respective  organisation  by  a  deadline  set  by  the  MA/JS,  approximately  2‐3  months  before  the  MC  approval  of  the  respective  call  for  applications.  

If the eligibility confirmation by the responsible country is not provided to the  MA/JS by the fixed deadline, the partner concerned will be excluded from the  project and the subsidy contract will be signed without its participation. 

Implementation phase  

After receipt of the confirmation of technical eligibility and the approval of the  project  by  the  MC,  the  MA/JS  will  contact  the  country  where  the  project  partner is located to receive a signed agreement on the management, control  and audit responsibilities. This agreement will be similar to the one signed by all  the  other  participating  countries  in  the  Programme.  It  will  outline  the  FLC  system  and  the  SLA  responsibilities  of  the  particular  country  as  well  as  its  liability  in  case  of  any  irregularities  linked  to  the  national  involvement  in  the  Programme. The signed agreement has to be obtained, at the latest, by the end  of the first reporting period. The time between approval and the end of the first  reporting  period  is  approximately  9  months.  During  this  time  the  partner’s  activities are implemented at own risk. As long as the signed agreement is not  received  by  the  MA/JS,  the  respective  partner  organisation  outside  the  Programme area cannot report and claim any cost.  

Condition:  In  case  the  responsible  national  institution  does  not  provide  the  signed agreement and requested information by the set deadline, the partner  organisation concerned will automatically be excluded from the project. Should  such a situation occur, the lead partner has to initiate a change procedure for  the exclusion of the said partner organisation. The procedure for such project  changes is described in detail in Chapter G.4. 

In  order  to  facilitate  and  support  the  implementation  of  the  procedure,  the  project  partner  should  remain  in  regular  contact  with  the  MA/JS  as  the  latter  can offer assistance throughout the whole process. 

Please  note,  organisations  located  in  Germany  (in  the  sense  of  legal  registration)  but  outside  the  Programme  area  will  be  treated  as  having  the  second  condition  (regarding  the  signed  agreement  on  the  management,  control  and  audit  system)  automatically  fulfilled  due  to  Germany  being  a  Programme country.