El rubro de Inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como: materia prima, producción en proceso (materia prima, mano de obra y gastos indirectos), artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de las mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones, incluyendo los inventarios en tránsito, así como los anticipos a proveedores. Esta inversión generalmente representa uno de los renglones más importantes del activo de las empresas y determinante del
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costo de ventas y, en consecuencia, de los resultados del ejercicio. (Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento, 2013, pág. 77)
El lector y usuario de la información contable encontrará en el inventario una fuente de información imprescindible para conocer la realidad patrimonial de la empresa, y podrá conocer con el máximo nivel de detalle: la cantidad de unidades de cada producto, precio de cada uno de ellos y el valor individual, parcial y total de los diferentes bienes, derechos y obligaciones de la empresa que analicemos. (Fernández Daza & Wanden- Berghe Lozano, 2012, pág. 115)
El inventario representa la existencia de bienes almacenados para la venta o aquellos destinados para la elaboración de otros productos, estos son bienes tangibles representados dentro del activo corriente de la empresa y además permiten conocer de forma oportuna las cifras exactas tanto en unidades como en valores monetarios que facilitan la toma de decisiones para satisfacer demandas futuras.
1.2.4.1. Importancia.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios; de aquí la importancia del manejo de inventario por parte de la empresa. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportuno, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. (Serie Cúspide, 2012, pág. 77)
Los inventarios constituyen generalmente el activo más importante de las empresas comerciales, ya que de su buen registro, contabilización y mantenimiento dependen los resultados obtenidos y presentados en los Estados Financieros en un periodo determinado.
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1.2.4.2. Tipos de inventarios.
Los diferentes tipos de inventarios se presentarán en función del requerimiento informativo que pretendamos. En este sentido, podríamos ordenarlos atendiendo al siguiente nivel de información:
1.2.4.2.1. Completo, general o total.
En este caso aparecerá redactado con el mayor nivel de información y figurarán todos los elementos patrimoniales de activos y pasivo, junto con el resumen (Fernández Daza & Wanden-Berghe Lozano, 2012, pág. 118).
1.2.4.2.2. Parcial.
Cuando pretendamos obtener el detalle de una parte de los elementos patrimoniales nos estaremos refiriendo a este tipo de inventario. Supongamos que un momento determinado quisiéramos conocer información referida a los proveedores o a las mercancías. Dicha información quedaría reflejada del siguiente modo: Inventario parcial analítico (figura el máximo nivel de información referida a un aspecto parcial) referido a los proveedores. (Fernández Daza & Wanden-Berghe Lozano, 2012, pág. 118).
1.2.4.2.3. En función de la exigibilidad temporal.
“Siempre que la empresa requiera de una demanda informativa de esta naturaleza para su análisis y toma de decisiones.” (Fernández Daza & Wanden- Berghe Lozano, 2012, pág. 119)
1.2.4.2.4. En función de su naturaleza.
“En este caso podemos considerar ordinarios - aquellos que se realizan en forma habitual en la empresa – o extraordinarios – los que se redactan por
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circunstancias especiales y excepcionales – Por ejemplo, una situación de quiebra o liquidación de la empresa.” (Fernández Daza & Wanden-Berghe Lozano, 2012, pág. 119)
Existen algunos tipos de inventarios y su diferencia radica en la situación o requerimiento de la empresa en un momento determinado, ya sea por su descripción en un nivel muy detallado o de forma parcial, referido solo a un aspecto en específico, que permita obtener la información necesaria, siendo este elaborado tanto por casos ordinarios como extraordinarios.
1.2.4.3. Control de inventarios.
El control es fundamental en cualquier organización y puestos que los inventarios generalmente comprenden la cuenta del activo corriente que compromete una mayor inversión, se hace indispensable la aplicación de estrictas medidas de control interno para garantizar un correcto funcionamiento acorde con las políticas y los planes de administración del negocio. (Siniestra, Polanco, & G., 2011, pág. 165)
El Control Interno en los inventarios, en caso de empresas comerciales, sirve para salvaguardar las mercancías y tener fuentes de información que corroboren los valores que presentan sus saldos en un periodo dado al controlar los procesos o actividades a las que tienen que someterse las mercancías desde su adquisición hasta su despacho.
1.2.4.4. Existencias.
El PCG, en el grupo 3, presenta cuentas referidas a las existencias indicando que ‹‹son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en procesos de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios, Mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados,
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recuperados…››. Las cuentas que pertenecen a este grupo de PGC constituyen parte del activo circulante de la empresa, y sus características esenciales son, básicamente:
Productos destinados a la venta que constituyen la actividad principal de la empresa en operaciones en donde no se ejerce ningún tipo de transformación. Productos que han sido adquiridos para venderlos con un margen de beneficio. Nos referimos a empresas comerciales y a la venta de mercaderías. (Fernández Daza & Wanden-Berghe Lozano, 2012, pág. 159)
Productos que se consumen en el seno de la empresa identificados como otros aprovisionamientos.
Productos destinados a la venta que constituyen la actividad principal de la empresa en donde se ejerce algún tipo de transformación utilizando materias primas y auxiliares que pasan diferentes procesos: productos en curso, productos semiterminados y productos terminados. Nos referimos a empresas industriales. (Fernández Daza & Wanden-Berghe Lozano, 2012, pág. 160)
Las existencias son los bienes materiales que posee la empresa en almacenamiento, sujetos a un proceso de transformación, realizado generalmente por empresas industriales, cuya elaboración incluye entre otros tanto materiales directos como indirectos que permiten realizar productos terminados o ser simplemente productos ya elaborados que no requieren de ningún tipo de transformación para su uso o consumo, para ser almacenados y vendidos por empresas comerciales, formando parte del activo circulante que estas poseen en sus Estados Financieros.
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1.2.4.4.1. Funciones de las existencias.
Evitar la escasez, protegiéndonos ante la incertidumbre de la demanda o ante un posible retraso en el suministro de los pedidos.
Aprovechar la disminución de los costes a medida que aumenta el volumen de compra o de fabricación. Tenga en cuenta que, así como el costo de producir disminuye al aumentar el volumen de producción, también podemos beneficiarnos por determinados descuentos por volumen de compra. Estos descuentos se perderían al realizar pedidos pequeños, aunque más continuos.
Lograr el equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la máxima competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y entregas. (Cervera, 2012, pág. 51)
Las existencias forman parte del proceso de producción o son productos terminados destinados a ser vendidos, pero entre sus funciones se encuentran satisfacer las necesidades del consumidor, aprovechar la disminución de costes por volumen de producción o a su vez por descuentos o promociones que ofertan ciertos proveedores.
1.2.4.4.2. Nivel de stock o existencias.
Como vemos, es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda externa (los pedidos que realizan nuestros clientes) o la demanda interna (de nuestro departamento de producción, por ejemplo, cuando requiere materias primas u otros componentes para fabricación), pero siempre de forma que almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado. Llamamos nivel de stock a la cantidad de existencias de un artículo almacenado en un momento dado. (Cervera, 2012, pág. 51)
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El nivel de stock es la cantidad que existe de un producto determinado en almacenamiento que permite satisfacer una necesidad interna o externa, ya sea, en el departamento de producción, al requerir de materiales que satisfagan la elaboración de un producto o aquellos artículos que están disponibles para la venta con los que se pretende abastecer la demanda.
1.2.4.4.3. Factores, elementos o aspectos condicionadores de volumen.
Demanda, consumo, salida o venta.
Tiempo o plazo de reposición, reemplazo, compra o abastecimiento.
Si el proveedor está dentro de la ciudad (local)
Si el proveedor está dentro del país (nacional)
Si el proveedor esta fuera del país (importaciones) (Valdivieso, 2011, pág. 150)
Uno de los factores en los que depende el volumen de las existencias es la demanda, que condiciona generalmente el nivel de los inventarios, ya que de su variación depende también su aprovisionamiento, así mismo, se puede considerar otros factores como, plazos y costos generados en un momento determinado, que será información útil, para el control y abastecimiento de las existencias.
1.2.4.4.4. Los almacenes.
Los almacenes son aquellos donde se guardan diferentes tipos de mercancía. La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelanto, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras; ya que es la mejor fuente de información. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. (Cervera, 2012, pág. 141)
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Las mercancías son generalmente depositadas en almacenes para ser incluidas en un proceso de producción o ser simplemente vendidas, siendo necesario considerar ciertos factores como la demanda, tiempo, disponibilidad y precio, para la creación de políticas de almacenamiento.
1.2.4.5. Mercaderías.
“Se consideran mercaderías aquellos artículos de comercio adquiridos que se disponen para la venta, y no sufren ningún proceso de transformación o adición significativo. El re envase es uno de estos procesos.” (Sánchez, 2011, pág. 90)
Es una cuenta de grupo de los bienes de cambio en la que se registra el movimiento de las mercaderías. Las mercaderías de una empresa son todos los bienes que están destinados para la venta y que constituyen el objeto mismo del negocio. (Valdivieso, 2011, pág. 107)
Las mercaderías son aquellos productos que están destinados para la venta, de gran importancia económica en una empresa comercial, en donde se realizan operaciones de compra y venta de artículos que no sufren algún tipo de transformación significativa.
1.2.4.5.1. Sistemas de registros y control de inventarios.
“Los sistemas de control del inventario para la venta (mercaderías) reconocidos por la ley de régimen tributario interno, y avalados por las normas contables son:
Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo.” (Sánchez, 2011, pág. 90)
El Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico se integra de varias cuentas específicas que controlan y contabilizan las transacciones vinculadas a la cuenta mercaderías y el Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo se
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caracteriza por el uso de las tarjetas KÁRDEX en el control de los inventarios que proporcionan información de cada uno de los artículos almacenados por medio del uso de un determinado método de valoración.
1.2.4.5.2. Otros aspectos sobre mercaderías.
Bajas por daño y obsolescencia.
Dada la naturaleza, circunstancia o hechos fortuitos, puede que algunas mercaderías se dañen, o pasen de moda o se tornen obsoletas. Ante esto, debe reconocerse una pérdida que afectará los resultados esperados. El tratamiento contable respectivo es el siguiente:
Reconocimiento. Al momento de verificar los inventarios físicos se pueden presentar casos evidentes de daños físicos reversibles o irreversibles en la calidad de los productos. Ante esto debe tomarse cualquiera de las siguientes decisiones: Forzar ventas con rebajas, Destruirlas, Donarlas. (Sánchez, 2011, pág. 134)
Éstas opciones permiten conocer una afectación económica que constara en un documento interno denominado Acta de destrucción o donación,
que estará suscrita por el gerente y el contador de la empresa y de un notario del cantón respectivo; para el caso de venta forzosa con rebaja se debe emitir la factura que justifique la salida de estas mercaderías. (Sánchez, 2011, pág. 135)
Valoración. Para dar un precio razonable a estas mercedarías, se debe recurrir a información del mercado; de no existir referencias en este, se podría pedir opiniones a quienes, dentro de la empresa, manejan los inventarios; ellos, con experiencia y objetividad, con seguridad nos darán ciertas referencias respecto al precio actual de dichos bienes en los distintos estados físicos en los que se encuentren.
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Presentación: Los inventarios obsoletos o que califiquen como de segunda, que pudieran ser vendibles, se presentarán a valor actual neto en el Balance General, en una partida independiente del resto de inventarios de primera o, si no fuera así, al momento de presentar el saldo del Inventario de Mercaderías, ha de constar una nota que identifique el monto de estos inventarios. La reducción del valor da lugar al reconocimiento de un perjuicio que se presentará en el Estado de Pérdidas y Ganancias.
Registro. El asiento para reconocer la diferencia de precios entre el valor de compra y el precio actual que necesariamente será menor. (Sánchez, 2011, pág. 135)
Las mercancías están propensas a sufrir ciertos daños durante su circulación en la empresa y su debido tratamiento contable se basa en el reconocimiento y toma de decisiones respecto a la venta mediante rebajas, destrucción o donación; aplicando los procedimientos y documentos habilitantes para su efecto, la valoración de estos productos depende de los precios de mercado o de la información referencial que proporcionen los inventarios sobre el estado de estos y, la presentación en el Balance General será del valor actual neto de los productos mediante partidas distintas en el inventario o notas que identifiquen el valor exacto, dando claridad en la información expuesta previo registro de la diferencia entre el valor de adquisición y su valor actual.
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas