MATERIALS AND METHODS
PROTHROMBIN TIME (PT)
Las herramientas que se aplicarán al equipo de transporte estarán enfocadas principalmente a mejorar el porcentaje de tiempo disponible de la unidad, que en este caso práctico se ve continuamente afectado por fallas mecánicas recurrentes, así como el nivel de desempeño de las unidades.
En cuanto a las herramientas que seleccionamos para mejorar el desempeño del proceso de transporte, están orientadas principalmente a eliminar los errores humanos que entorpecen el proceso, mejorando.
4.7.1.1. SMED.
Situación actual del proceso.
Dentro del proceso que se requiere para cargar y descargar una unidad de ruta de enlace, tenemos las siguientes operaciones:
• Recepción de la carga de clientes locales (externa).
• Documentación de la carga en la estación de origen (externa).
• Clasificación de la carga en la estación de origen (externa).
• Almacenaje de la carga en la estación de origen (externa).
• Chequeo de la carga al cargar la unidad en la estación de origen (interna).
• Carga de la unidad en la estación de origen (interna).
• Descarga en la estación de enlace (interna).
• Chequeo de la carga al descargar la unidad en la estación de enlace (interna).
• Clasificación de la carga en la estación de enlace (externa).
• Chequeo de la carga al cargar la unidad en la estación de enlace (interna).
• Carga de la unidad en la estación de enlace (interna).
• Descarga de la unidad en la estación destino (interna).
• Chequeo de la carga al descargar la unidad en la estación destino (interna).
Aplicando SMED
Etapa 1. Separar en operaciones internas, externas y despilfarro.
Internas (con la unidad detenida):
• Chequeo de la carga al cargar la unidad en la estación de origen (interna).
• Carga de la unidad en la estación de origen (interna).
• Descarga en la estación de enlace (interna).
• Chequeo de la carga al descargar la unidad en la estación de enlace (interna).
• Chequeo de la carga al cargar la unidad en la estación de enlace (interna).
• Carga de la unidad en la estación de enlace (interna).
• Descarga de la unidad en la estación destino (interna).
• Chequeo de la carga al descargar la unidad en la estación destino (interna).
Externas (con la unidad en movimiento):
• Recepción de la carga de clientes locales en la estación de origen (externa).
• Documentación de la carga en la estación de origen (externa).
• Clasificación de la carga en la estación de origen (externa).
• Almacenaje de la carga en la estación de origen (externa).
• Clasificación de la carga en la estación de enlace (externa).
• Clasificación de la carga en la estación destino (externa).
Etapa 2. Eliminar las operaciones de despilfarro.
Dentro del proceso encontramos algunas actividades que deben ser eliminadas ya que no agregan valor al proceso ni son necesarias.
A continuación se muestra una lista de dichas actividades:
• Chequeo de la carga al descargar la unidad en la estación de enlace (interna).
• Chequeo de la carga al cargar la unidad en la estación de enlace (interna).
• Chequeo de la carga al descargar la unidad en la estación destino (interna).
• Clasificación de la carga en la estación de enlace (externa).
Actualmente una vez que las unidades llegan a la estación de enlace debe realizarse un proceso de chequeo de la carga de la unidad, el cual consiste en una revisión paquete por paquete del contenido de la unidad para asegurarse que todos los paquetes que fueron embarcados en la estación de origen se encuentran completos. Esta actividad consume mucho tiempo, obligando a las unidades a permanecer más tiempo paradas en los procesos de descarga de las unidades. Estos chequeos son necesarios ya que no existe forma alguna para evitar que los paquetes sean sustraídos de la unidad durante el proceso de transporte.
Los constantes chequeos de la carga en los procesos de carga y descarga de las unidades serán eliminados mediante el uso de contenedores sellados para los paquetes pequeños y la aplicación de sellos a las puertas de las unidades. De tal forma que el constante chequeo del contenido de las unidades sea innecesario siempre y cuando los sellos no se encuentren violados. Con esta medida se eliminan una gran porción del tiempo que la unidad se encuentra parada por actividades relacionadas a los procesos de carga y descarga.
Por otra parte en el proceso actual se llevan a cabo acciones de clasificación de la carga cada vez que las unidades son descargadas en una estación, esto es necesario ya que la única identificación que muestra el destino de los paquetes se encuentra escrita en la guía de cada paquete. Esta actividad requiere que las cuadrillas tengan que analizar esta información en cada uno de los paquetes antes de asignarlos a un destino, el análisis de este tipo de información que en ocasiones es confusa aumenta el tiempo de los proceso de carga de las unidades sin mencionar los errores que se ocasionan cuando los paquetes son enviados a destinos equivocados.
Se propone que la clasificación de los paquetes será realizada solamente una vez durante todo el proceso, y se llevara a cabo en la estación de origen. Mediante el uso de etiquetas de colores que faciliten la identificación del destino de los paquetes y la identificación con colores de las áreas en el almacén que correspondan a cada uno de los destinos, se eliminarán los procesos de clasificación en las fases restantes del proceso. Los paquetes serán identificados con una etiqueta de color dependiendo del destino final del paquete, de tal forma que las cuadrillas solo tendrán que tomar los paquetes, analizar el color de la etiqueta y colocar cada paquete en el área que le corresponda.
Etapa 3. Convertir actividades internas en externas.
En este caso es imposible cargar o descargar el transporte cuando se encuentra en movimiento por lo que esta etapa no aplica a nuestro proceso.
Etapa 4. Optimizar las internas remanentes. Etapa 5. Optimizar las actividades externas.
Estas dos etapas se llevaran acabo al unísono, ya que el investigador así lo consideró adecuado.
En esta etapa se aplicarán las herramientas de mejora que hemos propuesto en la tabla del punto 4.6.
Para la aplicación de las herramientas vamos a dividir el proceso en actividades, esto facilitará su aplicación, ya que se puede elegir una actividad a la vez.
Actividades dentro del proceso de transporte de paquetería.
• Recepción de la carga de clientes locales en la estación de origen.
Actualmente la recepción de la carga se ve afectada en ocasiones porque los materiales necesarios para llevar a cabo este proceso no se encuentran en el lugar adecuado de tal forma que agilicen el proceso, el encargado de recibir la carga pierde tiempo en localizar lo necesario para llevar a cabo esta actividad.
Este proceso puede ser agilizado manteniendo las áreas de recepción ordenadas y los materiales como formas, guías y scanners a la mano.
Con la aplicación de las 5’s en esta área se puede reducir mucho el tiempo que toma la recepción de los paquetes.
Area de almacenamiento, carga y descarga
Area de carga y descarga Canastilla
Estación de captura y etiquetado Estación de clasificación
Figura 4.2 Layout para área de carga y descarga
• Documentación y clasificación de la carga en la estación de origen.
En el proceso de documentación y clasificación actual existen actividades que pudieran agregar más valor a etapas posteriores del proceso. Actualmente los paquetes son recibidos y documentados, es decir, se les coloca una guía en donde se establece entre otras cosas el destino del paquete, el problema es que para indicar el destino del paquete se utilizan letras que dificultan la clasificación de los paquetes cada que estos llegan a una estación del proceso. Es decir cada que un paquete es descargado de una unidad para asignarlo a otra es necesario que las cuadrillas lean el destino del paquete y localicen el nombre del destino en el almacén y coloquen el paquete. Esta actividad requiere de mucho tiempo y obliga a las cuadrillas a procesar información confusa que en ocasiones no es bien asimilada y provoca errores en la asignación de los paquetes.
El proceso de clasificación de la carga aunque no puede ser optimizado en gran forma, deberá ser rediseñado para que colabore en le reducción de tiempos que se presentan posteriormente en el proceso, especialmente en los proceso de clasificación en las
siguientes estaciones del proceso, este diseño consistirá en algunos pasos que mencionaremos y explicaremos a continuación.
En el proceso de mejora de este paso se utilizaran dos herramientas que ayudaran a disminuir los errores que se presentan en carga y descarga y reducirán los tiempos de clasificación de la carga, estas herramientas son el Poka Yoke y la administración visual. Ya que el proceso de clasificación se repite constantemente durante todo el proceso de transporte, debemos tratar de eliminarlo cuando sea posible. Para esto se propone un sistema en donde el proceso de clasificación se facilite de tal forma que cuando se presente dicho proceso mas adelante en la cadena, este sea realizado casi automáticamente y sin esfuerzo.
Se propone que una vez que los paquetes entren por primera vez al proceso, sean identificados de tal forma que esta identificación facilite su manejo y clasificación posterior en cualquier parte del proceso. El sistema que se utilizará es una etiqueta de color que será colocada a los paquetes dependiendo de su destino final (Figura 4.3). Esta etiqueta será colocada en la estación de captura y etiquetado asegurando así que todos los paquetes cuenten con una etiqueta, ya que todos deben pasar por ese proceso para poder ingresar al sistema.
Estación de captura y etiquetado Estación de clasificación
Figura 4.3 Clasificación de la carga utilizando tarjetas de colores.
Una vez que la unidad sea descargada en el puesto de enlace, las cuadrillas solo deberán identificar el color de la etiqueta y colocar los paquetes en la zona del almacén de enlace que les corresponda, la cual estará de igual identificada con un color, eliminando el tiempo que les toma a los empleados leer en la identificación la ciudad de destino de cada paquete para poder colocarlo en su lugar una vez descargado.
De igual forma al clasificar los paquetes basándose solo en un color se reducirán los errores que ocurren cuando los empleados tienen que leer el destino de la carga, ya que en ocasiones la falta de claridad de la información provoca que los paquetes sean enviados a un destino equivocado.
En conclusión el uso de estas etiquetas deberá agilizar los tiempos de carga y descarga en el área de enlace y reducirá los errores en la clasificación de los paquetes, tratando de imitar el funcionamiento del crossdocking.
A continuación se muestra un layout propuesto del proceso (Figura 4.4) en donde se puede observar el funcionamiento básico de las etiquetas, los paquetes son descargados
y enviados al área del color que les corresponde para después ser cargados en el camión indicado.
Figura 4.4 Layout para un área de crossdock
En cuanto a la documentación de la carga es necesario contar con todos los instrumentos que sean necesarios para agilizar el proceso.
Otra práctica que puede facilitar futuros manejos de material y que pude ser incluida en este proceso es la de consolidar la carga.
Actualmente cuando se manejan paquetes muy pequeños estos son cargados en las unidades tal y como llegan al proceso, esto provoca que además de que se pueden perder en el proceso, la actividad de clasificación se tiene que repetir n veces por cada paquete.
Mediante el uso de contenedores (Figura 4.5) para la consolidación de la carga, podemos manejar varios paquetes con un mismo destino de manera más rápida, eliminando las repetidas actividades de clasificación y evitando que los paquetes sean extraviados debido a su tamaño. Este proceso puede se utilizado para todo tipo de paquetes siempre
y cuando las características de la unidades de transporte permitan el uso de contenedores. Estación de captura y etiquetado Estación de clasificación
Figura 4.5 Uso de contenedores para consolidar carga
Con este sistema en ves de manejar 20 paquetes pequeños solo es necesario manejar una caja, evitando así que los paquetes pequeños se pierdan en el proceso y reduciendo los tiempos de manejo del material. Es decir que este sistema de contenedores también ayuda a disminuir los errores desde que el paquete entra por primera vez en el sistema.
• Almacenaje de la carga en la estación de origen.
Actualmente el proceso de almacenaje de la carga exige que los encargados del almacén identifiquen el destino de los paquetes utilizando las iniciales que vienen en la guía de cada paquete. Este proceso en ocasiones permite errores ya que los encargados confunden las iniciales debido a la gran cantidad de paquetes que se manejan, lo cual provoca que los paquetes sean enviados a destinos equivocados.
En este proceso debemos asegurarnos de que el almacenaje de la carga sea correcto y facilite el proceso de carga de las unidades para lo cual utilizaremos la técnica de administración visual en el área de almacén y carga, así como el uso de las etiquetas propuesto en la actividad de documentación y clasificación de la carga.
La aplicación de esta herramienta consistirá en identificar los espacios del almacén con un color para cada destino que corresponda con el asignado a las etiquetas en los paquetes.
De esta forma las cuadrillas solo deberán colocar los paquetes en el área de color que les corresponda siendo el color de la etiqueta toda la información por analizar, agilizando el proceso.
En este proceso también aplica la identificación de los paquetes y su lugar en el almacén como un Poka Yoke para evitar errores en el almacén que provoquen que los paquetes no lleguen a su destino.
Estación de captura y etiquetado Estación de clasificación
En este gráfico (Figura 4.6) se muestra una propuesta del funcionamiento del almacén de tal forma que se aseguren las metas de la aplicación de las herramientas en este paso del proceso. Aquí podemos apreciar como deberán estar identificadas las áreas del almacén de tal forma que se agilice el almacenaje de la carga.
• Descarga de la unidad en la estación de enlace y destino.
El proceso actual requiere que los paquetes sean checados uno a uno para asegurarse de que están completos.
Con el uso de contendores cerrados y la aplicación de sellos a las puertas de las unidades, eliminamos por completo esta actividad, que aparte de no agregar valor toma mucho tiempo.
La actividad de descarga de la unidad se ve beneficiada con la mejora propuesta en la actividad de documentación y clasificación de la carga, ya que al consolidar la carga en contenedores las cuadrillas agilizan el proceso de descarga. Esta es una de las actividades necesarias pero que no agregan ninguna clase de valor al proceso y de las que más tiempo toman.
Con las mejoras propuestas en etapas anteriores a este proceso, se reducen considerablemente los tiempos de descarga de las unidades.
• Carga de la unidad en la estación de enlace y destino.
Actualmente el proceso de carga de la unidad consiste en que las cuadrillas deben escoger de todos los paquetes descargados de las demás unidades los que correspondan a cada unidad analizando las iniciales del destino que vienen en el paquete, posteriormente los paquetes son registrados uno a uno al ser cargados en la unidad para crear un manifiesto que recibirá la siguiente estación, con el fin de comprobar que los paquetes llegan completos.
Además de que esta actividad consume mucho tiempo que afecta el % de tiempo rodando de las unidades, se cometen muchos errores en la asignación de los destinos de los paquetes.
Se propone reducir considerablemente el tiempo que toma cargar la unidad utilizando las etiquetas de colores que han sido colocadas en la etapa de documentación y clasificación, ya que le permiten a las cuadrillas identificar claramente que paquetes pertenecen a cada unidad y aparte de agilizar el tiempo que les toma identificar cada paquete reduce enormemente el número de errores en este proceso.
Algunas otras herramientas pueden ser aplicadas al proceso en general ya que afectan a todas las actividades del proceso, o no pueden ser asignadas a una actividad en específico. Como las siguientes:
4.7.1.2. TPM
Actualmente los operadores no son responsables del estado de las unidades, por lo cual no le prestan mayor atención al estado de las mismas. Esto provoca que en ocasiones sean necesarias reparaciones mayores que pudieron ser evitadas mediante una intervención oportuna por parte del operador y una reparación menor. Además de que estas reparaciones mayores son caras afectan el tiempo que la unidad se encuentra disponible.
Una opción para evitar este tipo de acontecimientos es implementar este la técnica TPM (Total Productive Maintenance) que consiste en armar al operador con las herramientas necesarias para llevar a cabo inspecciones y reparaciones menores a las unidades y asignarle responsabilidad sobre el estado de las unidades.
Dichas acciones generalmente ayudan a prevenir reparaciones mayores, ya que los operadores al estar en continuo contacto con la unidad desarrollan la capacidad de detectar las fallas antes de que estas ocurran, cuando es posible corrigen el error o de lo contrario pueden acudir al taller en busca de ayuda profesional evitando reparaciones mayores que afecten el tiempo que la unidad esta disponible.
Para llevar acabo este tipo de técnicas es necesario proveer a los operadores con las herramientas y el entrenamiento necesario para realizar los ajustes necesarios en las unidades, así como brindar recompensas a los trabajadores que lleven a cabo la técnica de manera que eviten reparaciones mayores.
4.7.1.3. DISMINUIR LA ROTACIÓN DE PERSONAL EN RUTA.
Actualmente la rotación de los operadores de las unidades afecta el nivel de desempeño de velocidad de las unidades, ya que al estar cambiando constantemente no llegan a aprenderse la ruta y esto aumenta los tiempos de viaje.
Para evitar esto se recomienda que los operadores de las unidades sean asignados a las mismas rutas continuamente, de tal forma que desarrollen un cierto conocimiento de la ruta y con esto mejoren el desempeño de la unidad.
Esto se puede lograr creando un sistema bien elaborado de recompensas a los empleados, que nos permita disminuir esa rotación de personal, alentando a los trabajadores a mejorar el desempeño de sus unidades.