Qualitative data analysis

Actualmente la economía se basada en el conocimiento y la información, en el mundo moderno las economías más prósperas se basan en las habilidades de sus ciudadanos, empresas, organizaciones, gobiernos y sector privado, para generar, almacenar, recuperar, procesar y transmitir información, es por esto que el acceso, uso y adopción de las Tecnologías de la comunicación generan ganancias de índole económica no sólo para las empresas involucradas, sino también para la economía en general.

Las tecnologías de la comunicación, se encargan del estudio, desarrollo, implementación, almacenamiento y distribución de la información mediante la utilización de hardware y software como medio de sistema informático, entre sus aplicaciones tenemos computadores, televisión, radio celulares.

Las tecnologías de la información y la comunicación son una parte de las tecnologías emergentes que habitualmente suelen identificarse con las siglas TIC y que hacen referencia a la utilización de medios informáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información o procesos.

En pocas palabras, las Tecnologías de la información y comunicación tratan sobre el empleo de computadoras y aplicaciones informáticas para transformar, almacenar, gestionar, proteger, difundir y localizar los datos necesarios para cualquier actividad humana.

2.2.3.1Adopción de las TICs por las PYMES

Para las PYMEs las TICs son indispensables, porque al manejar mejor la información, integran sus procesos, son eficientes y pueden acoplarse al mundo globalizado, como lo menciona RUIZ J. (2006).

El primer requerimiento tecnológico de las PYMES es disponer de un procesamiento de datos funcional y eficiente. La información ha de poder transmitirse y procesarse al instante. Por eso es necesaria una automatización y una integración de los principales procesos internos y externos de la empresa. Se han de incorporar cada vez más los proveedores y clientes a la propia planificación y, de esta manera, vincularlos estrechamente a la propia empresa.

La adopción de las TICs por parte de las PYMEs puede concebirse no como un importante reto, sino más bien como una importante oportunidad para los países centroamericanos, debido a sus implicaciones sobre la capacidad de este sector de generar mayores oportunidades de empleo y riqueza, y combatir así la pobreza en nuestros países.

La habilidad de las TICs para poner en contacto a compradores y vendedores en forma más eficiente, representa una manera de obtener importantes ganancias potenciales, ya que reduce los costos de búsqueda, mejora la identificación entre vendedores y compradores, facilita la creación de nuevos mercados.

Según Monge (2005), al estudiarse la situación de las PYMEs en varios países en vías de desarrollo, se han identificado cuatro importantes

limitaciones que enfrentan esta empresas a la hora de adoptar las TICs: falta de conciencia, cómo pueden ayudar a mejorar el desempeño de sus negocios; falta de recursos para invertir en hardware y software; ausencia de facilidades de capacitación o altos costos de entrenamiento del personal y falta de acceso a servicios técnicos fuera de la empresa.

Las implicaciones de costo-beneficio de hacer negocios basados en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación constituyen la piedra angular del análisis del proceso de adopción de TICs por parte de las PYMEs, como lo menciona Monge (2005):

El acceso, uso y adopción de las TICs constituye una condición necesaria pero no suficiente para el incremento de la productividad y competitividad de este tipo de empresas (PYME). En otras palabras debe tenerse siempre presente el entorno en que operan las empresas a la hora de abogar por un mayor grado de adopción de las TIC”.

El acceso y uso de las TICs, ha mejorado sustancialmente la eficiencia de los negocios, en especial, debido a que el uso de Internet ha abierto nuevas oportunidades en todos los campos. Por ejemplo el desarrollo de nuevos productos, el mercadeo, la compra, la distribución y el servicio al cliente se han visto mejorados, sin importar las distancias geográficas, además los negocios por vía Internet, han reducido el costo tanto dentro de las empresas como entre las empresas, sin embargo los beneficios de incursionar en el e-commerce suelen ser intangibles, lo cual dificulta la apreciación por parte de las empresas, en especial de aquellas de menor tamaño. Algunos beneficios de la inversión y mantenimiento de las TICs

son: Evitar pérdida de mercado, Expansión del mercado, Disminución de inventarios, Disminución de costos promedios de transacción, Mejoras de la estrategia.

Monge también señala la importancia en el grado de preparación de los proveedores y de los clientes para hacer transacciones electrónicas también influye en el nivel de adopción de TICs por parte de la PYME. De hecho, si estos no están preparados adecuadamente para utilizar la tecnología de información y comunicación como medio de comunicación y para hacer transacciones comerciales, la PYME no tendrá mayor incentivo en incursionar en el comercio electrónico aunque el número de sus transacciones y el número de sus proveedores consumidores sea alto.

Existen factores externos e internos que determinan el nivel de adopción de las TICs:

FACTORES INTERNOS

• Porcentaje de empleados que usan computadoras y/o internet.

• Promedio de ventas de los últimos tres años.

• Existencia de partidas de gasto para compra y mantenimiento de computadores y servicios de internet.

• Porcentaje del personal en puestos técnicos, programadores, ingenieros.

• Conocimiento sobre programas de cómputo y servicios de internet modernos para la actividad de la empresa.

• Existencia de planes para introducir nuevos programas o equipo de cómputo en corto plazo (2 o 3 años).

• Grado de innovación de la empresa.

• Interés en incursionar en negocios por Internet, gozando de apoyo técnico.

• Valoración sobre la importancia de usar computadoras e Internet en la actividad productiva de la empresa para ser competitivo.

FACTORES EXTERNOS

Entorno de la Industria

• Tamaño y número de empresas competidoras.

• Exporta o no.

• Proporción mayor de las ventas al mercado internacional.

• Porcentaje de cliente que tienen acceso al internet y usan páginas web.

• Número de proveedores de la empresa.

• Principales proveedores según tamaño.

• Existencia de actividades cotidianas entre empresas para brindar algún servicio a clientes.

Entorno macroeconómico

• Valoración de la disponibilidad de recurso humano calificado en el país.

• Valoración de disponibilidad de recursos financieros para la compra de equipo de cómputo e Internet.

Políticas nacionales

Cabe recalcar que los empresarios deben tener muy claro que la tecnología no es una fórmula mágica que soluciona por sí sola los problemas, es solamente una herramienta, que si se usa correctamente, puede aportar a encontrar más rápidamente soluciones prácticas y a acelerar los procesos. Para realmente mejorar y crecer como empresa se debe fortalecer la base de la misma, entrenar a la gente y apoyarse en sistemas de información gerencial.

Las ventajas de hacer uso de la tecnología de la información son:

• Mayor velocidad en las actividades y procesos al volver más eficientes los tiempos de respuesta.

• Ayudan a reducir costos al agilizar las actividades y eliminar los desperdicios tanto de tiempo como de los demás recursos.

• Permiten mejorar el servicio mejorar la cadena de suministro. Además de que se puede tener un contacto más cercano y oportuno con el cliente para satisfacer necesidades y responder a reclamos.

• Se ahorra en la publicidad y propaganda de la empresa al usar el Internet.

• No le afectan las distancias.

• Facilitan el procesamiento y almacenamiento de la información.

• Ayudan a manejar mayores volúmenes de información en menos tiempo.

Por otro lado, y sobre todo en las PYMEs se encuentran también algunos problemas frente a las nuevas tecnologías de la información:

• Muchas veces las empresas no cuentan con el presupuesto suficiente para invertir en tecnología, ni le dan la importancia que deberían.

• No tienen información acerca de lo que pueden obtener con un sistema de información.

• Adquieren cualquier programa que no se ajusta las necesidades de la empresa.

• En algunas empresas hay mucha resistencia al cambio por lo que los nuevos sistemas no son aceptados ni usados.

• La gerencia no se compromete a apoyar la implantación y el funcionamiento de los SIG.

• Los proveedores de tecnologías no se enfocan en las PYMEs como un nicho en crecimiento por lo que no les ofrecen soluciones a la medida.

Todas las desventajas mencionadas anteriormente se deben a la falta de información de los empresarios y empleados de las empresas. Lo que se necesita es que las empresas proveedoras ofrezcan información y capacitación a los pequeños y medianos empresarios, y que les expliquen a detalle cómo los sistemas les pueden ayudar si es que son bien aplicados y aceptados en la empresa.

Es por esto que las PYMEs se han convertido en los últimos años en blancos importantes de las empresas que ofrecen sistemas de información. Se reconoce que éstas necesitan apoyo para operar con más eficiencia y calidad a bajos costos y con la disponibilidad de asistencia técnica.

Estas empresas proveedoras deben estar conscientes de que las PYMEs tienen necesidades muy diversas además de que no cuentan con abundantes recursos para la adquisición de programas informáticos, por lo que cualquier adquisición debe ser bien justificada y debe resultarles de utilidad a las pequeñas empresas, es decir que los beneficios aportados por los sistemas de información deben ser tangibles para las empresas.

Si la empresa cuenta con un sistema de información que no le brinda beneficios, ni les facilita el trabajo a los empleados, debe empezar a

cuestionar la existencia de ese sistema. Podría optar por actualizarlo o de una vez reemplazarlo por alguno que satisfaga las necesidades específicas de la empresa. Es muy importante que las PYMEs realicen un análisis profundo en la empresa para determinar las necesidades específicas de quiénes serán los usuarios de los sistemas de información gerencial de tal manera que obtengan de sus proveedores soluciones de calidad y a la medida.

Esto es importante ya que la mayoría de las PYMEs tienen motivación y ganas de mejorar, y muchos empresarios están conscientes de que la tecnología les podría ayudar solo que no le dan la suficiente importancia debido en parte al aspecto económico; muchas veces las empresas no cuentan con la liquidez como para invertir en algo que les va a rendir frutos a largo plazo. Sería bueno para las empresas conseguir ayuda económica y apoyos de instituciones tanto gubernamentales como internacionales para poder invertir en tecnología e ir mejorando sus procesos, disminuir costos y ofrecer mejores y nuevos productos.