La elaboración del manual de procesos y procedimientos se basa en las áreas o puestos de trabajo, los documentos y datos generados, la prioridad y organización de los documentos recibidos. Así también la clasificación contable para un acceso oportuno y seguro.78
El presente manual de procedimientos es un compendio de acciones documentadas que contienen esencia, la descripción de las actividades que se realizan producto de las funciones de la unidad administrativa de la empresa Mundial de Repuestos y Tornillos el Diamante, donde dichas funciones se traducen en lo que se denominan procesos y que entregan como resultado un producto o servicio específico.
La utilidad del manual se refleja en:
Permite conocer el funcionamiento interno de la empresa en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y al personal encargado y responsable de su ejecución.
Apoyan en la inducción de los procesos ejecutados diariamente, al adiestramiento facilitado la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades desempeñadas. Principalmente definido la coordinación de las actividades y evitar duplicaciones, regulando a su vez la carga laboral.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria (paradigmas).
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
78 DELGADILLO, Diego Israel; El Sistema de información contable, primera Edición, Cali- Valle, 2001. Pág. 63-
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Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
4.1.1. Importancia
Los procesos y procedimientos son importantes para el desempeño operativo y contable de Mundial de Repuestos y Tornillos el Diamante, porqué permite un mayor desarrollo en la búsqueda de resultados óptimos al momento de tomar decisiones, teniendo en cuenta lo anterior se ha diseñado un modelo el cual puede satisfacer las necesidades de la empresa.
4.1.2 Objetivo del Manual
El presente manual de procesos tiene como objetivo principal reforzar el sistema de Información Contable de la organización, para brindar fortalecimiento a la cultura del autocontrol y del mismo sistema de información que le permita aprovechar las oportunidades de expansión y aprovechar sus recursos al máximo. Los procesos que se dan a conocer, tienen como fin dotar a la empresa, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de su objeto social.
Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades de Mundial de Repuestos y Tornillos el Diamante, en este sentido, el manual de procesos y procedimientos está dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a las operaciones llevadas a cabo dentro de la empresa y se constituyen en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades y para coadyuvar, conjuntamente con el cumplimiento de los parámetros básicos de eficiencia y calidad en los servicios para procurar la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.
Este documento describe los procesos de la coordinación financiera, y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene además diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluyen los cargos que intervienen, precisando sus responsabilidades y la participación de cada uno.
4.1.3. Justificación del Manual
Es importante señalar que los manuales de procedimientos son base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas si no, que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, si no dentro de las practicas definidas en la organización.
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El manual de procesos, es una herramienta que permite a la organización integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.
4.1.4 Marco Conceptual
Es un instrumento administrativo de información en el cual se describen en forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Específicamente, el Manual de Organización, es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la Organización que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. , .
Procesos: estos se definen como una serie d fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de la necesidad.
Procedimientos: son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación que permiten precisar la forma de hacer algo; incluyen el que, el cómo, y a quien corresponde el desarrollo de la tarea e involucra los elementos técnicos para emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características y personal que interviene, entre otros.
Elementos que Integran el Manual de Procedimientos. Denominación del Procedimiento
Objetivo y Alcance
Descripción del procedimiento Definiciones
Elementos del procedimiento Anexos
Denominación del Procedimiento: corresponde al código y título o nombre del proceso y procedimiento asignado en el encabezado del formato.
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Objetivo y Alcance: define el propósito que se persigue con la ejecución del procedimiento, así como el área o campo de aplicación del mismo, es decir a quienes afecta o que limites e influencias tiene.
La formulación del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo, señalar el qué y para qué servirá el manual; evitar el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.
Descripción del Procedimiento: como su nombre lo indica, hace la descripción de los pasos en secuencia lógica, esta descripción incluye; el diagrama de flujo, es decir la descripción grafica de procedimientos, la fase o etapa, la descripción de la fase como tal, los responsables de cada fase y los documentos y registros involucrados en cada fase.
Definiciones: son los términos utilizados en el procedimiento, en el cual ayudan al lector a comprender mejor el procedimiento llevado a cabo.
Elementos del Procedimiento: define las dependencias y cargos involucrados en el procedimiento, estos se organizan de forma jerárquica.
Anexos: son los registros de gran relevancia que se destacan en el procedimiento que se hace por una mejor comprensión del procedimiento.79
Figura No 10. Símbolos Estándares para el Diagrama de Flujo
79 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNDACION PUBLICA, Guía para la Racionalización de trámites,
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Fuente: Mejoramiento de los procesos de la Empresa. Harrington, James. Pág. 105-110
La estructura del manual de procesos y procedimientos será la siguiente:
Identificación del manual: logo tipo de la organización, el título del proceso, código del manual, versión, fecha de la elaboración, paginas.
1. Índice o Contenido: tabla de contenido del manual.
Contenido: objetivo, alcance, responsabilidades, políticas, descripción del proceso y documentos soportes.