La comunicación en la Empresa Productora de Piensos de Cienfuegos es valorada como positiva por los integrantes de la organización, en la medida en que los elementos que la componen funcionan correctamente y giran alrededor del nivel y la efectividad de la transmisión de información que logren los directivos con respecto a sus subordinados. Los procesos comunicativos carecen de planificación estratégica y se caracterizan por la espontaneidad y esencia empírica de su desarrollo, teniendo en cuenta que en la institución el tema de la comunicación nunca se había tratado hasta este momento en que en las bases para el Perfeccionamiento Empresarial se exige como uno de los sistemas. No obstante, los directivos reconocen la importancia de este sistema y coinciden en la necesidad de gestionarlo con la cientificidad y el rigor que lleva.
El flujo de información que predomina es el vertical descendente, pues los mensajes casi siempre van desde las líneas superiores del organigrama hasta las inferiores. Sin embargo, es importante señalar que la comunicación desde los trabajadores hacia sus dirigentes fluye activa y sistemáticamente, lo que implica cierto grado de participación en los procesos de la empresa. La comunicación horizontal no se manifiesta con igual frecuencia, lo que puede afectar la coherencia entre las acciones de los diferentes departamentos y unidades y la cohesión entre los trabajadores.
Los espacios en los que se producen la mayoría de las interacciones entre los integrantes de la empresa son aquellos que la institución ha determinado para ello y los trabajadores consideran que son suficientes para el logro de los objetivos institucionales. En este sentido, se aprecia la importancia que le atribuyen a los canales directos, como reuniones oficiales (consejillos, matutinos, reunión de trabajadores) siendo los más utilizados, toda vez que se legitiman como espacios de transmisión de información formal necesaria para el desempeño de las tareas productivas.
La comunicación directa, cara a cara, es otro de los canales utilizados en la empresa, pues las relaciones entre trabajadores y de estos con los directivos se refieren satisfactorias y posibilitan que las interacciones informales se conviertan en espacios productivos para manejar temas de trabajo que constituyan preocupantes tanto para uno como para otros. Con respecto a esto señalamos la accesibilidad de los directivos y su tendencia habitual a la atención de las solicitudes de sus subordinados.
Los canales mediatizados son menos utilizados en la dinámica cotidiana de la institución, sin embargo se jerarquiza su uso para la comunicación interdepartamental y con los públicos externos. En este sentido son utilizados el teléfono y el correo electrónico.
Precisamente este punto constituye una vulnerabilidad identificada en el tratamiento de la comunicación interna de la empresa. La centralización de este servicio dificulta la realización de tareas en otros departamentos que también podrían tener esta vía de comunicación y con ello se agilizaría mucho más el trabajo, lo cual redundaría en eficiencia y productividad.
Los espacios informales (parqueo, merendero, comedor, transporte obrero, áreas externas de la fábrica) son utilizados para la interacción entre los trabajadores y entre estos y directivos. En los mismos pocas veces se abordan temas de trabajo, en los casos en los que se hace generalmente se aprovecha la presencia de los dirigentes para aclarar información sobre componentes del proceso productivo o para obtener respuestas sobre planteamientos realizados en otros momentos, de manera que también funcionan como espacios de retroalimentación.
Así mismo se declaran como vías de retroalimentación las reuniones formales y los despachos personales, emergiendo nuevamente los canales directos como vías funcionales y priorizadas por la institución.
Los mensajes no se planifican ni se conforman de acuerdo a ninguna norma específica para ello, sino que responden a las necesidades coyunturales de los dirigentes y las informaciones que precisan enviar. La mayoría son dirigidos a la planificación, coordinación y control de las labores productivas. Este exceso de mensajes de tarea y de mantenimiento atenta contra la motivación de los trabajadores y su implicación con los objetivos de la organización. Los mensajes humanos son escasos, se observan con más
frecuencia en espacios informales y no forma parte del actuar cotidiano de los directivos de la organización.
Los principales problemas de comunicación interna que se convierten en barreras para el logro de una dinámica organizacional funcional, están en el orden de la poca explotación del potencial tecnológico para el establecimiento de canales eficientes de comunicación que agilicen el trabajo entre los diferentes departamentos y unidades de la empresa, teniendo en cuenta la distancia física que separa unas de la otras. Así mismo se evidencian barreras que de no ser manejadas adecuadamente pueden interferir en el entendimiento entre los trabajadores, la toma de decisiones y la participación activa y espontánea en los debates que se generan en torno a la solución de problemas de la institución, la conciliación de planes, etc.
Con respecto a la comunicación externa los principales canales establecidos por la institución son las reuniones semanales, el teléfono, el correo electrónico y la comunicación cara a cara. Estos canales garantizan el flujo constante de información hacia clientes y proveedores, así como la retroalimentación estable de toda la información.
Los mensajes hacia los clientes y proveedores son emitidos por el director o el subdirector comercial de la empresa de acuerdo a la situación del cumplimiento de los planes. En la mayoría de los casos los mensajes son claros y muy operativos, la información es entendida por el cliente o proveedor y se recibe retroalimentación casi instantánea.
La empresa no tiene bien definido elementos visuales que la identifiquen. No tienen colores corporativos específicos y solo poseen un logo que alude a su aspecto arquitectónico pero que no sintetiza en modo alguno las características que diferencian la empresa de otras.
El público externo posee una percepción positiva sobre la empresa, el producto que comercializa y las acciones de comunicación que emplean en el vínculo que los implica. Refieren la pertinencia y suficiencia de los canales establecidos por la institución para el logro de una comunicación efectiva y rápida y no señalan sugerencias que en cuanto a este proceso pudieran implementar.
En sentido general se aprecia una institución que carece de gestión planificada de sus procesos comunicativos. Tanto sus públicos internos como los externos poseen una valoración positiva de los mecanismos que al respecto se emplean en la organización, sin embargo esta percepción está permeada del conocimiento que sobre este proceso tienen, el cual se asume desde una visión puramente transmisiva, donde lo importante es contar con la información necesaria y en tiempo para el desempeño de las funciones.
A pesar de ello, estamos en presencia de una institución con potencialidades para el logro de un sistema de comunicación coherente, planificado, que sirva como herramienta para el desarrollo organizacional, toda vez que se implemente desde una visión sinérgica. En este sentido, posee una dirección comprometida con el desarrollo y bienestar personal de sus subordinados, que asume estilos participativos y que se esfuerza por lograr un clima favorable que tribute al desempeño productivo, lo cual, unido a la visión positiva que tanto públicos internos como externos específicos, clientes y proveedores poseen, se convierte en oportunidad para la conducción de tan importante proceso.
Conclusiones
La comunicación en la Empresa Productora de Piensos de Cienfuegos, es entendida como el flujo continuo de información relevante entre directivos y trabajadores y valorada en la medida en que los elementos que la componen funcionen correctamente alrededor del nivel y la efectividad de la transmisión de información.
En la organización existe una fuerte estructuración formal y los flujos de comunicación e información transitan desde las líneas superiores hasta los niveles de menor jerarquía del organigrama, lo que se traduce en una mayor verticalización del flujo comunicativo.
Los canales más utilizados son los directos: reuniones formales (consejillos, matutinos, reunión de trabajadores); los cuales coinciden con los canales de retroalimentación.
En los procesos comunicativos al interior de la empresa predominan los mensajes de tarea como parte de la planificación, coordinación y control de las labores.
Las barreras de comunicación referidas en la organización son las distorsiones perceptivas y culturales, las que en ocasiones están generadas por el bajo nivel cultural de las personas en algunas áreas y las distracciones físicas, a partir de la poca explotación del potencial tecnológico para la implementación de canales eficientes de comunicación.
En relación a la comunicación de la empresa con sus públicos externos los principales canales son las reuniones semanales, el teléfono, el correo electrónico y la comunicación cara a cara. Coincidiendo las vías de retroalimentación con las anteriores.
Los mensajes que se intercambian entre la empresa y sus públicos externos responden a necesidades mutuas de desarrollo comercial, su contenido es generalmente preciso y operativo.
En sentido general se aprecia una institución que carece de gestión planificada de sus procesos comunicativos.
A pesar de ello, estamos en presencia de una institución con potencialidades para el logro de un sistema de comunicación coherente y planificado, que sirva como herramienta para el desarrollo organizacional, toda vez que se implemente desde una visión sinérgica.
Recomendaciones
Socializar en la empresa los resultados del diagnóstico de comunicación realizado.
Confeccionar el Manual de Gestión de la Comunicación donde se expliciten las políticas, funciones y objetivos de comunicación en la empresa.
Diseñar el manual de identidad corporativa.
Crear un departamento o nombrar un responsable de la comunicación en la empresa que se encargue de gestionarla estratégicamente.
Optimizar la implementación de la infraestructura tecnológica.
Implementar planes de capacitación para elevar el conocimiento de los trabajadores y directivos en el tema de la comunicación.
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