9. ANEXOS: Incluir el código y nombre de los formatos, registros u otro tipo de documento
adicional que se utilicen en el desarrollo del documento elaborado.
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Figura 2: Encabezado del documento i. Logo: Imagen que identifica a la empresa.
ii. Código: Representa una combinación alfanumérica en la que se indica el tipo de documento, el proceso al que pertenece y la secuencia de los mismos, según la cantidad que exista en su categoría. Este código es asignado por el Jefe de Calidad.
El tipo de documento debe llevar la nomenclatura correspondiente, dependiendo del documento al que se haga referencia. En la tabla 1, se puede observar los tipos de documentos existentes:
CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO
M Manual
P Procedimiento
I Instructivo
R Registro
Tabla 1: Codificación por tipo de documento
La segunda parte de la combinación incluye la abreviatura del proceso al que pertenece el documento, de tal manera que en la tabla 2 se muestra las siglas establecidas para cada proceso.
CÓDIGO NOMBRE DEL PROCESO
DIR Gestión de Dirección
MC Mejora Continua
MKT Marketing
VTA Ventas
D&D Diseño y Desarrollo
TEC Servicio Técnico
PVT Post-Venta
SIS Gestión de Sistemas
THM Gestión del Talento Humano
FIN Gestión Financiera
ADM Gestión Administrativa
COM Compras
Tabla 2: Codificación por nombre del proceso
Finalmente, la tercera parte de la combinación equivale a un número consecutivo que indica la cantidad do documentos existentes por tipo de documento y de proceso.
iii iv
v
vi ii
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En la figura 3 se muestra un ejemplo de la conformación del código para un documento del SGC.
Figura 3: Código del documento (Ejemplo)
iii. Nombre del documento: El mismo que se indicó en la carátula del documento.
iv. Versión: Señala el número de veces que el documento ha sido revisado, actualizado y aprobado. El documento que se haya elaborado por primera vez llevará el número 1.0, pero a medida que se vaya renovando el número irá aumentando de forma consecutiva en valores enteros.
v. Fecha: Muestra la fecha en la cual el documento fue aprobado e inicia la vigencia para su funcionamiento.
vi. Página: Muestra el número de página actual y el total de páginas que contiene el documento.
d) El pie de página establecido para la documentación interna se muestra en la figura 3.
Figura 3: Pie de página del documento i. Año: Indica el año en el que se elaboró el documento. ii. Nombre de la empresa
iii. Página #: Señala el número de cada página. 6. DESARROLLO
El procedimiento para control de documentos se desarrolla de acuerdo al flujo de trabajo que se muestra en la figura 4.
P - MC- 01 Tipo de
documento
Abreviatura del proceso correspondiente
Secuencia del documento
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Figura 4. Flujo de trabajo: Procedimiento para control de documentos Los pasos a seguirse en este procedimiento se detallan a continuación:
1. El Responsable de Área presenta la necesidad de que se genere un documento o se modifique uno existente.
2. El Responsable de Área debe identificar si el documento hace referencia a registros. Si no es así continuar con el paso 4.
3. Si se trata de la elaboración o modificación de un registro, el Responsable de Área debe
continuar con el “Procedimiento para Control de Registros” P-MC-02.
4. El Responsable de Área asigna una persona para que elabore o modifique el documento. 5. El Personal Asignado debe elaborar o modificar el documento cumpliendo con todos los
requisitos y necesidades establecidas, en base al formato creado internamente.
6. Una vez elaborado o modificado el documento, el Responsable de Área debe revisar el documento y realizar las correcciones pertinentes que el documento requiera. Si no existen correcciones continuar con el paso 8.
7. Si es el caso de que se hayan realizado correcciones, el Personal Asignado debe realizar los cambios sugeridos en el documento y enviar por correo al Responsable de Área. 8. El Responsable de Área envía por correo electrónico el documento al Jefe de Calidad para
su revisión y aprobación.
9. Una vez que el Responsable de Área correspondiente y el Jefe de Calidad hayan acordado la propuesta final del documento, el Jefe de Calidad envía el documento a los Responsables de la Revisión para su revisión y aprobación.
10. Los Responsables de la Revisión del documento deben analizar y verificar que el documento aplique de la mejor manera a la realidad de la empresa y emitir su aprobación por correo electrónico al Jefe de Calidad y al Responsable de Área correspondiente. Si el documento requiere de correcciones continuar con el paso 7.
11. Si el documento obtiene la aprobación de todos los Responsables de la Revisión, el Jefe de Calidad solicita las firmas respectivas.
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13. El Jefe de Calidad debe identificar si se requiere hacer una capacitación al personal para una mejor comprensión del documento. Si es necesario realizar la capacitación del documento, el Jefe de Calidad debe notificar por correo electrónico a todos los involucrados el lugar, la fecha y hora de la capacitación. Si no es así, continuar con el paso 15.
14. El Personal Asignado para la elaboración del documento debe socializar el procedimiento aprobado y registrar la asistencia de los involucrados en el “Registro de Capacitaciones
Dictadas” R-THM-P01-06.
15. El Jefe de Calidad debe publicar el documento en la Intranet de la empresa, en la sección
Procedimientos dentro de la carpeta correspondiente.
16. El Jefe de Calidad verifica si el documento tiene versiones anteriores que ya no será utilizadas. Si no es el caso, continuar con el paso 18.
17. Si existen versiones anteriores, éstas dejarán de funcionar inmediatamente con la publicación del documento más actual. De tal forma, que las versiones anteriores deben ser identificadas con marcas de agua con la palabra “OBSOLETO”.
18. El Jefe de Calidad debe notificar por correo electrónico al personal de la empresa la publicación del documento, además de indicar la inactividad de versiones anteriores, si fuera el caso.
A continuación en la figura 5 se puede visualizar de una forma global el desarrollo del procedimiento.
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Figura 5. Diagrama de Flujo: Procedimiento para control de documentos 7. ANEXOS