Reliability and Validity

Las siguientes son las respuestas a las preguntas más frecuentes acerca de los Registros de Existencias:

ˆ ¿Cuál es el propósito principal de los registros de existencias? Se utilizan para registrar información relativa a los productos

FIGURA 2-1. Tres tipos de registros

ˆ ¿Qué sucede con la tercera unidad de información, los datos de consumo? Los productos se almacenan en un almacén y generalmente no se distribuyen (despachan) directamente del almacén al cliente. Por lo tanto, los datos sobre el consumo no constan en los registros de existencias.

ˆ ¿Quién completa el registro de existencias?

Puede hacerlo cualquier persona que reciba o entregue existencias del almacén , o cualquiera que realice un inventario físico de las existencias. Esto incluye al gerente de almacén, al personal de almacén y también al personal del punto de entrega de servicios. Las farmacias almacenan existencias y también deben utilizar registros de existencias. El farmacéutico y el personal encargado son responsables de completar estos registros.

ˆ ¿Cuándo se realizan los asientos de los registros de existencias? Los asientos se consignan en el registro de existencias siempre que se reciban o entreguen productos. También se asientan registros cuando se realiza un inventario físico de las existencias. Cuando el registro está lleno, se inicia uno nuevo utilizando el saldo del registro anterior.

ˆ ¿Cómo se organizan los datos en un registro de existencias?

Los registros de existencias se organizan cronológicamente. Registran cantidades recibidas, entregas, pérdidas/ajustes y el saldo disponible. Además registran los resultados de inventarios físicos (cuando se cuentan los artículos para verificar la cantidad almacenada). ˆ ¿En qué formatos se imprimen los registros de existencias?

Los formatos más comunes para este tipo de registros son los Kardex y libros mayores. Kardex es el nombre genérico tanto para una tarjeta de control de inventario como para una tarjeta de control visible. ˆ ¿Qué es una tarjeta de control visible?

Es una tarjeta individual de existencias que contiene información relativa a un lote individual de un producto por marca (ver figura 2-2). Por ejemplo, una tarjeta de control visible contendría la información relativa a un lote individual de Lo-femenal en un almacén. En esa tarjeta, se deben registrar las existencias disponibles de Lo-Femenal sólo para ese lote, así como cualquier pérdida/ajuste. Las tarjetas

ˆ ¿Qué es una tarjeta de control de inventario?

Es una tarjeta individual que contiene información relativa a todos los lotes de un producto. Se recomienda usar una tarjeta de control de inventario para cada producto. Esta tarjeta es una síntesis de las tarjetas de control de existencia de cada producto. Por ejemplo, una tarjeta de control de inventario contendría la información relativa a todos los lotes de Lo-Femenal en un almacén. En ésta, se deben registrar los totales de existencias disponibles de Lo-Femenal en el almacén, así como los totales de pérdidas/

FIGURA 2-2. Tarjeta de control de existencia

ˆ ¿Qué es un libro mayor de existencias?

Es un registro de existencias que contiene la misma información que la tarjeta de control de inventario antes descripta. A diferencia de las tarjetas de control de inventario, un libro mayor de existencias está encuadernado. Se los utiliza en lugar del formato de tarjeta individual. Las leyes de algunos países exigen el uso de libros

mayores de tiendas. (Algunos gerentes pueden considerar que el uso de este método representa una mayor responsabilidad, ya que la ausencia de páginas resultaría evidente). El formato de libro mayor no es tan práctico como las tarjetas individuales, ya que habitualmente

FIGURA 2-3. Tarjeta de control de inventario

ˆ ¿Qué otros datos se pueden incluir en una tarjeta de control de inventario o en un libro mayor de existencias?

Dado que la información se registra cronológicamente, tanto las tarjetas de control de inventario como los libros mayores de existencias incluyen información relativa a la fecha de recepción de un envío y cuando se hacen dsitribuciones, junto con la cantidad del envío. También incluyen los resultados de un inventario físico. Para rastrear el movimiento de las existencias, las tarjetas de control de inventario o los libros mayores de existencias también pueden incluir un número de referencia para el documento de envío o embarque. Se recomienda incluir la cantidad del pedido, que informa al gerente de almacén la cantidad y la fecha del pedido. La cantidad pedida es útil para calcular el lapso de reabastecimiento. En establecimientos con más de un encargado de almacén, es necesario agregar una columna para anotar las iniciales del recepcionista, el despachador o de quien controle las existencias, para luego poder rastrear quién realizó las distintas tareas. También es conveniente incluir la información de identificación (formulaciones, marcas, códigos de identificación) y la información de la ubicación de las existencias. También resulta útil la cantidad estándar para

reabastecimiento (indicada en meses de suministro). (Ver el capítulo 3 para obtener más información acerca de los meses de suministro y el capítulo 4 para obtener más información acerca de reabastecimiento.)

ˆ ¿Cómo se trasladan los registros de existencias?

En general, los registros de existencias no se trasladan; permanecen donde están almacenados los productos (por ejemplo, en el almacén, la farmacia, la bodega).