Thematic Analysis and Coding

ˆ ¿Cuál es el propósito principal de un informe consolidado? Proveer información acerca de todos los datos esenciales de un establecimiento específico y un período determinado (por lo general, en forma mensual o trimestral).

ˆ ¿Qué datos esenciales contiene un informe consolidado? Debe contener tres datos esenciales: existencias disponibles, consumo, y pérdidas y ajustes.

ˆ ¿Quién completa el informe consolidado?

El gerente responsable de recopilar los tres datos esenciales generalmente es quien realiza el informe consolidado. ˆ ¿Cuándo se completa el informe consolidado?

Se completa cuando finaliza el período de informes (por lo general, mensual o trimestralmente). Habitualmente se establece una fecha de entrega de informes para los establecimientos de niveles inferiores, y se determina otro plazo para que cada nivel superior entregue los informes al siguiente nivel. Por ejemplo, los centros deben entregar

Comparación entre registros e informes Hasta aquí, nos hemos referido únicamente a los registros. Según se expresa, los informes son formularios en los que se recopila información. Los registros son formularios en los que se vuelcan todos los datos fundamentales sobre un establecimiento específico y sobre un período determinado desde un nivel a otro dentro de un sistema logístico, generalmente en forma resumida o consolidada.

ESTUDIO DE CASO Informe consolidado en Malawi

En el sistema de Malawi, los distribuidores comunitarios envían sus informes a los puntos de entrega de servicios (PES) el quinto día del mes. Los informes de los PES se deben entregar a la gerencia de distrito antes del décimo día del mes. Los informes del distrito deben entregarse al nivel regional el décimo quinto día del mes, y los informes regionales al nivel central el vigésimo día del mes. Con estos plazos de entrega de informes claramente definidos, el Ministerio de Salud de Malawi pretende reducir el plazo para la recepción de la información esencial.

El diseño del sistema para las fechas de entrega de informes debe tener en cuenta lo siguiente:

„ Con qué urgencia se necesitan los datos para la toma de decisiones.

„ Con qué rapidez se pueden recibir los informes en el nivel superior.

„ Volumen de datos que deben reunirse en cada nivel.

ˆ ¿Cómo se organizan los datos en un informe consolidado?

Los informes consolidados generalmente se organizan por fecha -mensual o trimestralmente-, según el ciclo de informe. Proveen información sobre las existencias disponibles iniciales, los productos recibidos, las cantidades despachadas o entregadas, las pérdidas y ajustes, y las existencias disponibles finales durante un período determinado.

ˆ ¿Cómo se organiza un informe consolidado?

Generalmente se elabora un informe consolidado para cada instalación durante el período.

ˆ ¿En qué formatos se imprimen los informes consolidados? Los formatos más comunes son informes simples, informes resumidos, y de requisición y envío.

ˆ ¿Qué es un informe simple?

Un informe simple es un informe consolidado que menciona el nombre del establecimiento, el período del informe, las existencias disponibles

ˆ ¿Qué es un informe consolidado?

Una de las decisiones más importantes que deben tomar los gerentes de logística al recopilar datos en informes consolidados consiste en determinar cuándo y a qué nivel se pueden consolidar los datos. Veamos una cadena de suministro de tres regiones, cada una con dos distritos, y cada distrito con cuatro clínicas. Las clínicas envían mensualmente sus informes al distrito. El distrito puede elevar sus informes a la gerencia regional de tres formas diferentes:

¿Por qué se deben utilizar informes autoequilibrados?

Veamos el siguiente informe entregado por un depósito de distrito a uno regional:

Saldo Inicial + Recepciones - Productos despachados/Enviados ± Pérdidas/Ajustes = Saldo final

100 + 35 – 65 – 0 = 70

El supervisor del nivel regional puede ver claramente que los cálculos son correctos. Los informes autoequilibrados son útiles, pues permiten a los supervisores comprobar los cálculos. Desafortunadamente, puede que éstos no reflejen las cantidades disponibles reales si los distritos completan los informes sin comparar el saldo final con la cantidad disponible real. El saldo inicial debería coincidir con el saldo final del informe anterior. Sin embargo, un inventario físico realizado a principio o fin de mes podría revelar una discrepancia en las existencias

disponibles iniciales o finales. ¿Cómo debería manejarse tal discrepancia? Debería registrarse como una pérdida/ajuste del período informado. Es de suma importancia que el saldo final registrado en el informe coincida con las existencias reales disponibles, por lo tanto la cantidad por pedir podrá establecerse directamente en función de las existencias reales disponibles y no de la cifra calculada.

„ Incluir información del almacén del distrito únicamente en el informe, y luego incluir una copia del informe de cada clínica por separado.

„ Incluir información del almacén del distrito únicamente en el informe, y luego volcar todos los datos de las clínicas en un segundo informe.

„ Volcar en forma conjunta los datos del distrito y de las clínicas, aunque, en la columna correspondiente a los suministros enviados/despachados, informar únicamente los datos consolidados de las entregas realizadas al usuario por parte del centro (omitiendo los datos de entregas del distrito al centro).

Con cualquiera de estos tres métodos, el nivel regional recibirá todos los datos esenciales del distrito. Sin embargo, cada método tiene sus ventajas y desventajas, que se describirán en el apartado siguiente por orden de preferencia, siendo el primer método el de mayor predilección (ver el cuadro 2-1).

CUADRO 2-1. Ventajas y desventajas de los tres métodos de consolidación de datos

Método Ventajas Desventajas

■ _{■ ■}

■

■ ■ ■

■ ■ ■

■ El distrito puede cometer

■ Una copia del informe de cada clínica.

■ La gerencia regional puede analizar cada establecimiento por separado.

■ Un informe global

del centro. ■ La gerencia regional puede analizar cada nivel por separado. Un informe de la gerencia de distrito. Un informe de la gerencia de distrito. Un informe global de ambos.

Cada informe puede ser autoequilibrado.

Cada informe puede ser autoequilibrado con las formulas.

La gerencia regional recibe solamente un informe.

La gerencia de distrito necesita aún sumar todo el consumo del centro para tomar decisiones, y la gerencia regional también debe hacer ese cálculo. Esto implica un gran núme- ro de formularios y copias.

La gerencia regional no puede identificar con exactitud los problemas de cada clínica en particular.

El formulario no es autoequilibrado.

ˆ ¿Qué es un reporte de informe y solicitud?

En un sistema de requisición, un reporte de informe y solicitud es un reporte resumen que presenta los datos al nivel superior siguiente y solicita nuevos suministros. La ventaja de este informe es que el nivel superior puede comprobar la necesidad, y el nivel inferior envía únicamente un formulario. Un formato de informe y solicitud se combina con una nota de entrega que representa los otros pasos en la transacción (ver figura 2-13).

Desafortunadamente, resulta más difícil (aunque no mucho más) calcular el lapso de reabastecimiento cuando se utilizan dos formularios para registrar una transacción. Solemos recomendar cuando se diseña un sistema logístico el uso de un formato de informe y solicitud, ya que el informe está claramente ligado a la formulación del pedido siguiente, hecho que fomenta la entrega a tiempo de los informes.

Hojas de trabajo para la consolidación de datos

Los establecimientos intermedios pueden rastrear los datos de consumo para la toma de decisiones más fácilmente si se utilizan hojas de trabajo de rastreo de datos, debido al gran número de establecimientos de nivel inferior de los que deben recibir informes. La hoja de trabajo está organizada para recopilar los datos de consumo por establecimiento, en intervalos mensuales. Por ejemplo, si los centros entregan mensualmente sus informes a las gerencias de distrito, pero éstas elevan los propios a la gerencia regional sólo cada tres meses, las hojas de trabajo pueden utilizarse para reunir datos durante un período de tres meses. Además, estas hojas ofrecen rápidamente una perspectiva general de los índices de consumo (en aumento, disminución o estables) en cada establecimiento a través del tiempo. Generalmente éstas se archivan en la instalación encargada de reunir los datos, y no se hacen duplicados (vea figura 2-12).

FIGURA 2-12. Hoja de trabajo de consumo

ˆ Además de los datos esenciales, ¿qué otra información puede incluirse en un informe consolidado?

Pueden incluirse también los datos de estadísticas de servicios. Los informes consolidados deberían proveer además un espacio para comentarios, en especial para explicaciones sobre las pérdidas y ajustes. La persona encargada de completar el informe debería firmarlo e indicar la fecha. En los niveles superiores del sistema, el informe consolidado también debería indicar la proporción de informes recibidos. Por ejemplo, el informe puede indicar que se

FIGURA 2-13. Informe y solicitud trimestral para anticonceptivos

ˆ ¿Cómo se envían los informes consolidados?

Avanzan a través de la cadena de suministro desde los puntos de entrega de servicios (PES) hasta la gerencia central. Según donde se reúnan los datos, los informes de los PES pueden trasladarse al nivel central o pueden permanecer en el nivel en el que se han reunido los datos. Cuando corresponda, es posible omitir los informes a niveles intermedios y entregarlos directamente a los niveles superiores para poder reducir los lapsos de reabastecimiento.