Existen una serie de acontecimientos en la vida de las empresas o instituciones que pueden pasar desapercibidos para los que no están implicados en ellos. Los eventos (reuniones de máximo nivel como las juntas de accionistas, o actividades tan destacadas como una campaña electoral)
suelen percibirse como realidades surgidas por generación espontánea. Normalmente, la puesta en escena de un evento solo se toma consideración en el momento en el que éste se lleva a cabo, y no se valora el trabajo previo que conlleva. Sin embargo, de ese trabajo previo depende, en gran medida, el éxito o el fracaso obtenidos.
Los eventos son auténticas pruebas de fuego para las organizaciones. Son como los
escaparates a través de los cuales, en un momento dado, comunicamos aquellas ideas, proyectos, liderazgos, productos... que son trascendentales para una determinada coyuntura. Por tanto,
estamos jugando con algunas interioridades, o con determinadas claves, que, cuanto menos, deben ser cuidadas.
La tarea de organizar eventos es considerada una tarea menor. Los menos osados, sin embargo, se dan cuenta de que en esos momentos, en esas puestas de largo, los máximos responsables de las organizaciones se están jugando algo, y algo nada baladí. Es el caso del consejero delegado, quien debe rendir cuentas ante la junta de accionistas para lograr la continuidad en sus planes empresariales.
La primera consideración que deberíamos hacer para contrarrestar esta situación consiste, sencillamente, en valorar en su justa medida la tarea de organizar los eventos. Además, los que
trabajamos en este tipo de actividades debemos colocar en un lugar adecuado nuestro trabajo. Ésta será una manera de animar a los demás para que, por lo menos, tengan en cuenta nuestra labor. Es como la gran comida familiar que prepara nuestra madre y que, muchas veces, pasa sin pena ni gloria. Es una injusticia no reconocer sus interminables horas de trabajo en la cocina.
Por qué un evento
Cualquier evento llega a celebrarse debido a que la organización está poco menos que
forzada a generar un impacto, a comunicar algo, a vender algo. Cuando analizamos las razones del porqué necesita una determinada organización realizar esa llamada de atención, encontramos que todo depende de las circunstancias. Las grandes empresas que cotizan en bolsa se ven forzadas a convocar anualmente una junta general de accionistas. En las instituciones públicas, cada cuatro años se produce un proceso de renovación de representantes tras unos comicios, lo que provoca la celebración de una serie de actos dentro o fuera de la campaña electoral.
En cuanto a las razones para organizar un evento, es necesario efectuar una crítica muy generalizada. Y es que, muchas veces, esas razones se encuentran más bien ocultas, en manos de las más altas instancias. Pero, para aquellos que tienen la responsabilidad de organizar el evento, es fundamental conocer los motivos y las claves por las que éste se realiza. Entre otras cosas,
porque saber qué sentido tiene una obra permite una mejor ejecución de la misma. Podemos
comprenderlo bien con este ejemplo: mezclar productos sin más, en abstracto, no sirve de mucho si no sabemos de antemano que, lo que queremos, es hacer un buen gazpacho. Con las ideas lo más claras posibles desde el comienzo, sabremos dirigir mejor nuestros pasos, facilitándonos la
consecución de los objetivos marcados.
A quiénes nos dirigimos
Los eventos tienen una doble dirección, según se dirijan al público externo o a la propia
organización, el público interno. Esta doble dirección conlleva diferentes resultados. En cuanto a la estrategia de comunicación que se establece con el público externo, el objetivo principal será dirigir a la sociedad o al mercado en el que estamos establecidos aquellos mensajes que nos interesan
para convencer de nuestro producto, servicio, idea o líder.
concierto informativo. En el momento actual, destacar y ser motivo de atención de los medios de
comunicación es determinante a fin de posicionarse bien en el ámbito competitivo.
De esta manera confirmamos que la cuota de participación que tenemos, grande o pequeña, dentro del teatro de operaciones de la esfera pública, se establece a diario en función de los
contenidos publicados en los medios de comunicación.
Hacia dentro, por otra parte, la idea que transmitimos es que la organización trabaja por, se compromete con y persigue unos objetivos concretos, como vender más, desarrollar mejor una
política social o alcanzar mayor prestigio. Nos referimos, por tanto, en el ámbito interno, a materias tales como compromiso, motivación, renovación, autocrítica... materias que pueden ayudarnos a constatar si existe una determinada línea de acción en materia de M anag ement
Humanos, incluida dentro de la política general de la institución o de la empresa.
Cuando nos planteamos primero y ejecutamos después un evento importante para el futuro, es trascendental causar un buen efecto en el interior de nuestra empresa. Esta será la primera
prueba que tendremos que superar para valorar la posible reacción que podamos tener, más tarde, en el público externo.
Qué se dice
Generalmente, los eventos se realizan en función de una determinada coyuntura, como
hemos apuntado ya. Cada organización tiene circunstancias diferentes, por lo que las razones que la llevan a preparar un acto son también diferentes. Sean cuales sean las razones, podemos, no
obstante, dar algunos consejos clave, aplicables para todos los casos:
Es fundamental que los mensajes que transmitamos se concreten
ideas, no más de dos o tres. El público debe saber que el objetivo a cumplir es uno y no otro. No es recomendable, bajo ningún concepto, complicar las ideas.
Es necesario que las ideas que traslademos estén asumidas la organización, para dar una imagen de equipo sin fisuras.
El líder de la organización tiene que acaparar la parte central Sobre él giran todas las responsabilidades de lo que llevemos a cabo. Las propuestas (y sobre todo las conclusiones) tienen que quedar
documentos para darles carta de naturaleza.
Las propuestas que persigan unos objetivos lógicos deben enmarcarse
de acción que se presentará a los miembros de la organización de forma clara...
Quién lo dice
La responsabilidad de transmitir el mensaje depende mucho de la institución o la empresa que organiza el evento. Como ya hemos mencionado, suele ser el líder principal de la empresa, o la institución, el responsable último de lo que hagamos y, por ende, el más indicado para asumir la
responsabilidad de decir la última palabra. Este trabajo, no obstante, debe asumirse con espíritu de equipo: en función de las prioridades que se establezcan, habrá aspectos que deban ser asumidos por otros miembros de la dirección, pero, en última instancia, quien tiene la última palabra,
insistimos, es el máximo ejecutivo.
Cómo se dice
En este apartado tenemos que centrarnos en los medios técnicos que ayudan a transmitir el mensaje o mensajes que queremos a comunicar: desde el micrófono, los altavoces y la mesa de sonido, que van a facilitar la audición de los mensajes, hasta las pantallas de vídeo, externas o
la puesta en escena. Este aspecto es muy importante. Se puede afirmar que, de la eficacia, la claridad y la brillantez de nuestra puesta en escena, dependerá el éxito de nuestros objetivos.
Un principio básico es el equilibrio entre los mensajes que tenemos que trasladar y los medios con que contamos para trasladarlos. Cuantos más medios técnicos tengamos a nuestra disposición, en principio, más brillante puede resultar el acto; sin embargo, podemos incurrir en el error de distorsionar nuestro mensaje. No es aconsejable que, lo que queramos comunicar, se
pierda por exceso de medios que resten claridad a nuestras ideas. Encontrar la proporcionalidad entre mensajes y medios es un requisito más que indispensable.
Concretando
La institución o la empresa que haya decidido organizar un evento tiene que mantener el pulso hasta el final; de tal manera que, una vez terminado el evento, debe plantearse de forma
metódica una reflexión acerca de lo conseguido. En lo esencial, cabe establecer unas conclusiones a corto plazo, de un lado, y a medio y largo, de otro.
La conclusión más inmediata proviene de las opiniones que podamos contrastar recién acabado el trabajo, en el minuto uno después de la finalización del evento. La repercusión en los medios de comunicación es otra medida del éxito de nuestro operativo. En este sentido es
importante valorar la cantidad de apariciones en los medios y, claro está, el sentido de las mismas. A medio y largo plazo, en función del plan de acción establecido, debemos confirmar que si cumple lo que quisimos comunicar con nuestro evento. De esta manera, las conclusiones del acto deben operar como el punto de referencia para las futuras estrategias y desarrollos.