3.2 Planning of instrument design, sampling and pilot study
3.2.4 Sample and sampling method
Fase 1. Establecer una propuesta y enmarcar los alcances de la misma
La Coordinación de Servicios es la responsable del área de Circulación y Reserva, se llevó a cabo una reunión con los 6 integrantes de la misma, para identificar la problemática y definir el universo de valor, de lo reunión anterior se pudieron establecer algunos objetivos, estrategias y el alcance que se desea lograr con la ejecución del proyecto.
Para el logro de los objetivos en esta fase se llevaron a cabo las siguientes actividades:
1.- Conceptualizar todo lo que es relevante para el área de Circulación y Reserva.
2.- Identificar la cultura de la empresa y del departamento del CIB en específico. 3.- Identificar la estrategia del negocio actual.
4.- Desarrollar metodologías, técnicas y reglamentaciones que contribuyan al logro del proyecto en términos de Capital Humano.
5.- Identificar las características del mercado en el que se mueve el CIB.
6.- Describir el universo de valor actual y el nuevo.
Producto entregable: Un documento que incluirá las premisas que describen el universo de valor del departamento y sus componentes.
Responsable: Coordinador del área de servicios.
Es importante recalcar que todas las fases que se presentan a continuación son independientes entre si, pero a la vez se requiere de un todo armónico entre las mismas que permita que dichas fases se desarrollen como se espera y que den frutos en beneficio de la organización que las aplica.
Para el logro de lo anterior se propone que las fases sigan el proceso de Alineación al Negocio del Modelo de Inteligencia Externa del Negocio que, de acuerdo con Olavarrieta y Carrillo (2002) consiste en la determinación de las dimensiones de valor del negocio que son impactadas por las actividades de IN360°, así como de los indicadores con los que se miden y de su expresión en el Reporte Integral de Valor; dicho proceso puede ser útil en el sentido de alinear el
valor intelectual del personal con los elementos de valor (competencias, servicio, acumulación de capital) de la Biblioteca del Campus Tampico.
Producto entregable para la Fase 1: Establecer una propuesta y enmarcar los alcances de la misma
A continuación se describe el producto entregable para esta fase en la cual se desarrolló un documento breve que inicia con la enunciación de algunos objetivos, así como la propuesta y alcance de la misma.
Los objetivos que se persiguen en esta fase son:
- Evitar fuga de información valiosa dentro y fuera de la organización.
- Evitar una alta rotación teniendo personal con características necesarias al ámbito bibliotecario.
- Lograr una correcta transmisión y gestión del conocimiento.
- Lograr que la gestión del capital intelectual del equipo de trabajo de la Biblioteca del ITESM Campus Tampico repercuta de manera positiva en el logro de las metas marcadas para el departamento antes mencionado.
- Lograr que mediante un análisis descriptivo y relacional se evite una excesiva rotación de personal.
- Mantener un correcto flujo de información mediante la formulación y aplicación de estrategias basadas en el empleo del Modelo de Inteligencia Externa de Negocio de 360º.
La propuesta para que esta fase se desarrolle de manera exitosa es verificar que la información pueda ser capturada y transformada en conocimiento acerca de los referentes externos, adicionada con el conocimiento del mercado y apoyada en la tecnología, para que ayuden a constituir los elementos de valor de la empresa. Olavarrieta y Carrillo (2002) identifican como referentes de valor externo a los clientes, proveedores, competidores y colaboradores; y, por otra parte, los referentes de valor interno o capital de identidad están integrados por los capitales humano y estructural. Es importante llevar a cabo la alineación de todos estos valores y enfocarlos al problema como puede ser la carencia de flujo efectivo de información, la alta rotación o la ausencia de personal capacitado en el ámbito bibliotecario.
El alcance que se desea tener con esta propuesta es que mediante la aplicación del Modelo de Inteligencia Externa de Negocios 360° se ayude a la organización a encaminarse hacia un proceso de gestión del conocimiento tácito y explícito que le provea de una ventaja competitiva, misma que permitirá a los colaboradores del CIB aprender mucho más rápido y tener la capacidad de convertir ese aprendizaje en acción y con esto ir perfilando al CIB hacia una organización inteligente a través de competencias laborales específicas.
El universo de valor del departamento y sus componentes se refiere a la estructura actual del CIB, cabe mencionar que actualmente no se lleva a cabo ningún tipo de modelo de gestión del conocimiento, motivo por el cual la propuesta actual resulta muy interesante debido a que el CIB ha ido mejorando sobre la marcha pero sin dejar en ningún documento plasmados dichos logros que permitan conocer cómo se logró y qué se logró.
La estructura actual es un organigrama en el cual los niveles fluyen de arriba hacia abajo, es decir, de tipo vertical (ver anexo A); los componentes de dicho universo de valor se encuentran constituidos por los colaboradores del CIB y todo el conocimiento que llevan en sus mentes (conocimiento tácito).
Es indispensable que el negocio mantenga cierta alineación, en el caso de esta fase, es importante destacar que dicha alineación “Consiste en la determinación de las dimensiones de valor del negocio que son impactadas por las actividades de IN360°, así como de los indicadores con los que se miden y de su expresión en el Reporte Integral de Valor”. ( Olavarrieta y Carrillo, 2002, p. 2): En este caso el Centro de Información Biblioteca del Campus Tampico se alinea y se rige a lo señalado por los estatutos de misión y visión del Sistema ITESM, las cuales fueron dadas a conocer recientemente en voz del Rector del Sistema el Dr. Rafael Rangel Sostmann (Febrero, 2005).
Misión:
Es misión del Tecnológico de Monterrey formar personas integras, éticas, con una visión humanística, y competitivas internacionalmente en su campo profesional; que al mismo tiempo sean ciudadanos comprometidos con el desarrollo económico, político, social y cultural de su comunidad y con el uso sostenible de los recursos naturales.
Visión:
En el año 2015, el Tecnológico de Monterrey será la institución educativa más reconocida de América Latina por: el liderazgo de sus egresados en los
sectores privado, público y social; y la investigación y desarrollo tecnológico que realiza para impulsar la economía basada en el conocimiento, generar modelos de gestión e incubación de empresas, colaborar en el mejoramiento de la administración pública y las políticas públicas y crear modelos y sistemas innovadores para el desarrollo sostenible de la comunidad.
Fase 2. Definir la estructura del capital humano
En esta fase es necesario explicar el peso de los activos intelectuales de la organización.
Para el logro de los objetivos en esta fase se llevaron a cabo las siguientes actividades:
1.- Identificar procesos clave actuales.
2.- Identificar aspectos de desempeño actuales.
3.- Describir el sistema de capitales actual y proponer uno nuevo en caso de ser necesario
Producto entregable: Un documento donde se describan los procesos claves así como los factores de desempeño del personal que labora en el área aplicable al proyecto.
Producto entregable para la Fase 2: Definir la estructura del capital humano
A continuación se describe el producto entregable para esta fase en la cual se desarrolló un documento breve en el que se describen los procesos clave y factores de desempeño del área de Circulación y Reserva del CIB en el Campus Tampico.
Para poder determinar los procesos clave y los factores de desempeño del personal es necesario establecer que la evaluación de 360 grados, de acuerdo con Mario Arámbula es “también conocida como evaluación integral, es una herramienta cada día más utilizada en las organizaciones modernas” (Arámbula, 2002, p.1), y sus principales usos son los siguientes:
• Medición del desempeño del personal • Medición de las Competencias (conductas) • Diseño de programas de desarrollo
• Otras aplicaciones administrativas (forma parte de la compensación dinámica).
Como el nombre lo indica, la evaluación de 360 grados pretende dar a los empleados una perspectiva de su desempeño lo más adecuada posible, al obtener aportaciones desde todos los ángulos: supervisores, compañeros, subordinados, clientes internos, etc.
En la siguiente imagen se perciben las fuentes de evaluación existentes con base en el modelo IN 360°:
Figura 4.1 Fuentes de evaluación de acuerdo con Mario Arámbula (2001) Los factores de desempeño que se han identificado para esta fase son la correcta caracterización de decisores y decisiones con base en:
3 Actores. Son aquellos personajes directamente involucrados en la acción por llevar a cabo: Directivos y empleados del Centro de Información.
3 Políticas organizacionales. La política interna del CIB, así como el reglamento, está bien establecida para la circulación y atención al usuario, no así para los empleados, a quienes se les ha transmitido hasta ahora en forma verbal, no existe de manera explícita ni impresa. Se puede considerar que forman parte del conocimiento tácito de los miembros del departamento.
3 Factores de decisión. Los factores que influyen sobre el poder de decisión son: el rango, la autorización del puesto jerárquico superior, las funciones propias del puesto.
3 Consideraciones. En la actualidad, convendría hacer una revisión de la tabulación salarial vs. responsabilidades a desempeñar, aunque existe un muy buen sistema de incentivos, tales como: capacitación continua, compensación económica por el tiempo extra.
Es recomendable que se logre desarrollar en el CIB la conciencia de basar su esquema de trabajo en cinco directrices para la acción, lo anterior permitirá la aplicación de los siguientes procesos clave de acuerdo con Ruiz González (1996)
- Solución “sistemática” de problemas. - Experimentación con nuevos enfoques.
- Aprendizaje de su propia experiencia y de su historia pasada.
- Aprendizaje de los demás, de las experiencias ajenas y de lo que otros hacen bien.
- Transferencia del conocimiento rápida y eficiente a través de la organización.
Fase 3. Efectuar la identificación de competencias clave
Domingo Delgado (2003) define las competencias como unidades de actuación que describen lo que una persona debe saber y poder hacer, para desarrollar y mantener un alto nivel de desempeño. Las competencias se organizan en torno a unidades, roles, posiciones y procesos que constituyen en sí la estructura social del trabajo en la empresa. Como punto de partida podríamos definir el puesto de trabajo como el conjunto de tareas y responsabilidades asignadas a una persona para que las ejecute durante su jornada laboral (Fuentes, 1999, p.61). Un trabajo o un puesto de trabajo se componen de diversas partes y es responsabilidad del administrador principal identificar las tareas que corresponde a cada empleado en concreto.
Es necesario conocer cuáles son las capacidades reales que poseen los individuos para lograr los objetivos definidos y cuáles son las competencias requeridas para las funciones necesarias en el área estudiada.
Para el logro de los objetivos en esta fase se llevaron a cabo las siguientes actividades:
1.- Realizar un análisis funcional para detectar las capacidades reales.
2.- Determinar las competencias actuales y requeridas.
3.- Desglosar las funciones y operaciones que se realizan actualmente.
4.- Proponer nuevas funciones y operaciones.
6.- Definir la relación de las competencias con el proceso de evaluación de desempeño.
Producto entregable: Un mapa funcional o el formato de descripción de puestos con todos los datos de las funciones de los puestos del personal que labora en el área de Circulación, alineados a las competencias identificadas.
Responsable: Coordinador del área de servicios en conjunto con el personal de servicios.
Producto entregable para la Fase 3: Efectuar la identificación de competencias clave
En un ambiente empresarial cada vez más competitivo, resultado de la globalización, del encarecimiento de los productos y servicios en el mercado internacional, la socialización de las investigaciones y sus aplicaciones prácticas, se impone la necesidad de producir con calidad, conocer al mercado y acceder a él de manera inmediata y efectiva. En este contexto, el profesional de la información actúa como agente controlador, organizador y difusor del conocimiento, que debe promover mecanismos que permitan el acceso continuo a la información e impulsar el diseño de estrategias que consoliden un desarrollo armónico y equilibrado.
Se intenta que el alcance de las competencias clave ayude a permitir el análisis de una situación real en el Centro de Información - Biblioteca en la que se requiere de la aplicación del proceso de Alineación al negocio del modelo Inteligencia Externa de Negocios 360°, mediante el análisis, selección y
justificación del proceso antes mencionado aplicado en un escenario laboral que demanda de la capitalización intelectual para:
a) Definir parámetros de calidad.
b) Generar una estructura de certidumbre en el proceso del flujo de información entre el personal de mayor antigüedad y el de reciente ingreso.
c) Definir estrategias de aprendizaje colectivo.
d) Desarrollar continuidad en la gestión en los servicios que se ofrecen.
Lo anterior espera lograrse promoviendo la generación de estrategias alternativas para incorporar la Inteligencia Organizacional en una institución sin experiencia en la aplicación estos recursos y, por consiguiente, generar aprendizaje entre los involucrados en el análisis del caso.
De acuerdo con CONOCER las normas de competencia laboral son “la expresión estandarizada de una descripción de competencias laborales identificadas previamente; se encuentra conformada por los conocimientos, habilidades, destrezas, comprensión y actitudes, para un desempeño competente en una determinada función productiva y se convierten en un facilitador poderoso en la creación de un lenguaje común entre los diferentes actores en los procesos de formación y capacitación en la empresa”.
Una Norma Técnica de Competencia Laboral (NTLC) de acuerdo con CONOCER incluye:
9 La forma en que puede juzgarse si lo que hizo está bien hecho.
9 Las condiciones en que la persona debe demostrar si lo que hizo está bien hecho.
9 Los tipos de evidencia necesarios para asegurar que se realizó de manera consistente.
La NTCL se conforma por la unidad de competencia, los elementos de competencia, los criterios de desempeño y las evidencias de conocimiento en el campo de aplicación y una guía para efectuar la evaluación y se basa en las funciones que desempeñan las personas en su trabajo.
Las normas se logran a través de un proceso de normalización que tiene como objetivos:
Promover el desarrollo de NTCL.
Capacitar en los aspectos clave del modelo de competencias.
Desarrollar proyectos de empresa o institución.
Para cada función productiva se desarrollan NTCL que califican el desempeño requerido para la función a desempeñar; mediante el enfoque de Competencia Laboral las normas se clasifican en: básicas, genéricas y específicas.
Para poder elaborar la NTCL en el caso del área de servicios y atención a los usuarios del CIB del Campus Tampico se desarrollaron las siguientes etapas:
• Se analizó la pertenencia de un proyecto de NTCL.
• Se identificaron las funciones laborales del sector a partir de un análisis funcional.
• Se estableció el perfil de la calificación.
• Se desarrolló el contenido de las NTCL.
CONOCER indica que las competencias laborales deben certificarse a través del Sistema Normalizado de Competencia Laboral (SNCL); ya que la certificación es un reconocimiento que se le brinda a la persona cuando demuestra que sabe hacer bien su trabajo según los parámetros expresados en una NTCL.
Para propósitos del SNCL se considerará como elemento de competencia el conjunto integrado por el título del elemento de competencia y los componentes siguientes:
Criterios de desempeño.
Campo de aplicación.
Evidencias por desempeño.
Evidencias por producto.
Evidencias de conocimientos.
Evidencias de actitudes. Enunciados evaluativos.
Glosario (opcional).
Título de la unidad. Título del elemento.
Fase 4. Normalización de competencias
La característica principal de la capacitación basada en competencias es la determinación de normas que describen y definen las habilidades y aptitudes necesarias en el lugar de trabajo. Las normas son definidas por especialistas, es decir, por representantes de diversos sectores y deben ser comunes a todas las profesiones y los sectores de la industria y el comercio.
Som Saluja (1997, p. 154), hace la siguiente caracterización de la identidad de las normas:
I. Se basan en resultados y su formato representa las expectativas de
desempeño en el lugar de trabajo. Hacen explícito lo que debe suceder en el lugar de trabajo.
II. Las normas son desarrolladas y aceptadas por el comercio y la industria. Estas normas son un punto de referencia para el desempeño y se espera que todos los empleadores las adopten e influyan en la contratación, selección, capacitación y evaluación del desarrollo personal.
III. Las normas son independientes y no pertenecen a un programa de
IV. Las normas basadas en competencias reflejan modelos laborales, no descripciones de puestos
Se trata de mezclar, ajustar y adoptar las normas para que funcionen de acuerdo con las necesidades particulares y el área ocupacional referida.
Para el logro de los objetivos en esta fase se llevaron a cabo las siguientes actividades:
1.- Definir equipos de trabajo.
2.- Analizar las competencias que serán normalizadas.
3.- Definir las características de las competencias para ser normalizadas.
4.- Analizar las competencias requeridas para la operación y cumplimiento del objetivo del área de trabajo.
5.- Redactar las competencias requeridas.
6.- Hacer oficiales las normas sugeridas.
7.- Difundir las competencias a la organización.
Producto entregable: Documento descriptivo sobre elementos de competencias redactado de acuerdo a CONOCER, donde se elabore una norma por cada puesto de trabajo del área de Circulación, mediante el seguimiento de los requisitos establecidos por las Normas de Competencia Laboral del Consejo de Normalización y Certificación de Competencia Laboral (CONOCER).
Producto entregable para la Fase 4: Normalización de competencias
Según Sánchez García (2004), en las nuevas sociedades del conocimiento, el rol que las Universidades juegan es de vital importancia; se encuentra en los cuatro procesos fundamentales de la gestión de conocimiento: la producción, transmisión, difusión y explotación del conocimiento, lo que le hace el eje alrededor del cual se construye y se reproducen las estructuras cognitivas de la estructura social en la que se encuentra inserta. Es por ello que no puede sustraerse a desempeñar el destacado papel que históricamente les corresponde en la construcción de la Sociedad y la Economía del Conocimiento.
Gracias a lo anterior se decidió elaborar las Normas de competencia del personal de circulación que se describen a continuación y que pueden ser vistas a mayor detalle en los anexos C y E.
Con base en un estudio minucioso de las páginas OIT/CINTERFOR y CONOCER se presenta a continuación la forma clásica de una Norma Técnica de Competencia Laboral (NTCL) de una de las áreas de servicios del CIB del Campus Tampico (ver tabla 4.1) y posteriormente una presentación con mayor detalle de la misma norma que se presenta a continuación:.
Presentación clásica de una NTCL del área de servicios del CIB Campus Tampico
Título de la unidad: Título del elemento:
Criterios de desempeño: Se considera que la persona es competente cuando logra los resultados aquí indicados.
1.- 2.- 3.- 4.- 5.- 1) Evidencias de desempeño directo:
Campo de aplicación: 2) Evidencias de conocimiento y comprensión
3) Evidencias de producto:
Guía de evaluación: 4) Evidencias de actitudes:
Tabla 4.1 Presentación clásica de una NTCL del área de servicios del CIB Campus Tampico
Presentación detallada de una NTCL del área de servicios del CIB Campus Tampico
Proyecto de normalización institucional Datos generales de la calificación
Código:
Título de la norma:
Propósito:
Nivel de competencia:
Justificación del nivel propuesto:
Área de competencia: