2.5 Data Generation, Processing and Analysis
2.5.4 Segmentation: Current State-of-the-art
La declaración de gastos efectuada a la Autoridad de Gestión y Pagos debe ser exacta, fiel y debe haberse efectuado a partir de sistemas de contabilidad ba- sado en justificantes comprobables.
Las herramientas utilizadas para ello serán, por una parte, la realización de análisis de la documentación existente y, por otra, la revisión de los procedimien- tos de imputación contable que sean utilizados por el organismo auditado.
Para ello, se cuenta con la utilización de listas de comprobación (check-list) que permite la verificación de las cuestiones relevantes en materia de contabili- zación y certificación de gastos.
Elegibilidad del gasto:
Elegibilidad Temporal: se refiere a la determinación de si el gasto efectuado ha sido afrontado en el período de tiempo establecido para la realización de los gastos que pueden ser considerados como cofinanciables por la normativa co- rrespondiente.
Elegibilidad Material: se refiere a la determinación de si el gasto efectuado corresponde con la tipología de gastos definidos como cofinanciables en los do- cumentos en los que se contemplan las actuaciones a realizar.
VERIFICACIÓN Y CONTROL
Cumplimiento de la normativa comunitaria y nacional aplicable en materia
de contratación pública:
Mediante la revisión de la documentación contenida en los expedientes ad- ministrativos de los proyectos cofinanciados, se procede a la cumplimentación de check-lists que permite verificar el grado de cumplimiento de la normativa comunitaria y de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.
Las principales cuestiones a comprobar serán, entre otras: - Publicidad de la licitación.
- Publicidad de la adjudicación.
- Criterios de Adjudicación y valoración en los PCAP.
- Mesa de contratación: existencia, propuestas de contratación, etc. - Contratación de personal.
- Etc.
Además, de una manera específica, se realiza una mención plena al cumpli- miento de los siguientes conceptos:
- Existencia de reserva de crédito adecuada y suficiente a la fecha de inicio del expediente de contratación.
- No inclusión de criterios de “experiencia”, CV de la empresa, CV del perso- nal de la empresa, de maquinaria disponible, de cláusulas sociales como criterios de adjudicación para el contrato, sino como criterios de selección. - Justificación adecuada de la naturaleza de los procedimientos de adjudica-
ción: negociados, procedimientos urgentes... - Cumplimiento de criterios de los PCAP.
- Solicitud de aclaración sobre oferta anormalmente bajas. - Justificación de la necesidad de la contratación de personal. - Tabla de evaluación para ofertas.
- Comprobación de convenios de colaboración existentes.
- Justificación de tramitación y contratación de posproyectos, proyectos mo- dificados, etc.
- Actas de Recepción final de los proyectos (verificación de la existencia de firma del interventor).
De forma general, comprobar la publicidad dada a las actuaciones, con espe- cial atención al cumplimiento de las publicaciones de la licitación y la adjudica- ción en los boletines oficiales comunitario (DOUE) y provincial (BOPC), así como
Raúl Pérez Campos/ y Gregorio Nieves Abaunza
la existencia de referencia expresa en los documentos a la participación de la Unión Europea en la cofinanciación del proyecto, así como la especificación de la tasa de cofinanciación del proyecto.
Adopción de las actividades de información y publicidad:
Verificar el grado de cumplimiento de la normativa en materia de Información y Publicidad mediante la comprobación de toda aquella documentación que lo justifique.
De manera resumida, las comprobaciones se realizan para verificar la exis- tencia de:
Medidas de Obligado Cumplimiento
- Placas conmemorativas. - Carteles.
- Notificaciones a Beneficiarios. - Material de información y publicidad. - Actividades informativas.
- Contratación.
Medidas de Cumplimiento Recomendado.
- Anagramas. - Mensajes.
- Especificaciones sobre cofinanciación.
Verificación de los pagos:
Para la verificación de los pagos que hayan sido realizados, se analiza los si- guientes tipos de información disponible:
Información Administrativa; que hará referencia a la tipología de los gastos en función de los contratos firmados para cada uno de los proyectos.
Información Financiera; que hará referencia a la agregación de los gastos declarados y certificados para cada uno de los proyectos cofinanciados.
Información Contable; que hace referencia a los documentos contables (dis- posición del gasto, reconocimiento de la obligación, propuesta de pago, realiza- ción del pago...).
VERIFICACIÓN Y CONTROL
4. CONCLUSIÓN
Los procedimientos aplicados para la realización de las pruebas de cumplimiento que se recogen en un proceso de verificación son:
Comprobar que las actividades realizadas y los conceptos de gasto reúnen los requisitos de elegibilidad establecidos.
Comprobar que los gastos declarados a la Comisión, en relación con la ac- tuación, se corresponden con gastos y pagos efectivamente realizados.
Verificar el respeto de la normativa comunitaria y nacional en materia de con- tratación pública.
Comprobar la posible concurrencia de financiación procedente de distintos Fondos Europeos que presenten incompatibilidad entre sí.
Verificar el cumplimiento de la normativa comunitaria y nacional relativa a publicidad, información, transparencia, competencia y medio ambiente.
Verificar la ejecución efectiva de las actuaciones previstas, su adecuación a los proyectos presentados y, de tratarse de inversiones, su permanencia y utili- zación en el momento de la revisión, mediante visita a las mismas.
Elaborar un Informe de verificación del grado de cumplimiento de la normativa comunitaria aplicable que incluirá el resumen de las conclusiones de la revisión y de las visitas realizadas.
LA GESTIÓN DE PROYECTOS EUROPEOS DE COOPERACIÓN TRANSFRONTERIZA