Self-Consistency Equation

(Cepeda, 2000, pág. 135), menciona que: “Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos, formularios y escritos que reflejan las evidencias obtenidas por el auditor para sustentar la labor de auditoría desarrollada, los métodos y los procedimientos seguidos y las conclusiones y resultados obtenidos.”

Según (Mendívil Escalante , 2000, pág. 31), manifiesta que “Los papeles de trabajo son los documentos en que el auditor registra los datos e informaciones obtenidas en su examen y los resultados de las pruebas realizadas.”

2.2.15.1 Oportunidad y alcance de los papeles de trabajo

(Napolitano, 2011), menciona que:

El auditor deberá preparar la documentación de la auditoría de manera oportuna, conforme realiza su trabajo y conforme al marco de su planeación. Además, el auditor deberá preparar la documentación de la auditoría de forma tal que sea suficiente y contundente para demostrar su trabajo realizado y, sobre todo, las conclusiones alcanzadas que son la base de su opinión. En consecuencia, la auditoría debe ser realizada por un auditor con experiencia, para entender, desarrollar y documentar:

- La planeación

- La naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría, realizados para cumplir con las normas de auditoría, con base en la importancia, riesgos, controles y definición de los procedimientos de auditoría específicos.

- Los resultados de los procedimientos de auditoría realizados y la evidencia obtenida de la auditoría.

- Los asuntos importantes que se originan durante la auditoría, las conclusiones que se alcanzaron y los juicios profesionales realizados para alcanzar esas conclusiones. (pág. 58)

2.2.15.2 Archivo corriente de auditoría

Según el (Davalos & Córdova , 2003), manifiesta que:

Se halla constituido por los papeles de trabajo que contienen la labor desarrollada y las evidencias obtenidas por el auditor en el curso del examen, en un organismo y período determinado, cuya custodia y conservación tiene el carácter de confidencial. De manera general, el archivo corriente incluye un ejemplar del programa de auditoría aplicado, en el cual se hace referencia, en forma simultánea, a los papeles de trabajo, mediante

signos y marcas convencionales, pues tal programa contiene el alcance y las evidencias de la auditoría practicada, así como los cambios introducidos durante la ejecución de su labor en el campo y materia de examen.

 Archivo de Auditoría: De manera general, este archivo está constituido por los papeles de trabajo elaborados u obtenidos por el auditor. Se clasifican, tanto física como teóricamente, en dos categorías: la primera, se denomina “archivo corriente” y, la segunda, “archivo permanente.”

 Archivo en disco: Mecanismo de almacenamiento en masa en los sistemas computarizados, consistente en una serie de placas metálicas circulares de alta velocidad de orientación, en las cuales se almacenan magnéticamente datos e instrucciones con gran capacidad de acopamiento en reducido tiempo y a bajo costo operativo.

2.2.15.3 Archivo permanente de auditoría

Contiene la documentación elemental de la información obtenida en un trabajo de auditoría y que se la considera útil para la ejecución de exámenes posteriores y se la conserva con el propósito de contar con una fuente de datos permanentes sobre la naturaleza y objetivos del ente examinado, evitando la pérdida del tiempo y la duplicación de esfuerzos en obtener, en cada caso, información sobre el mismo organismo sujeto control.

De manera general, el Archivo Permanente contiene los siguientes elementos:

 Legislación aplicable a la entidad examinada. Disposiciones legales y

estatutarias relativas al organismo.  Extractos de las escrituras constitutivas.

 Extractos de minutas de accionistas.

 Análisis de la estructura de la capitalización contables, de ser posible desde la constitución del organismo.

 Contratos u obligaciones a mediano y largo plazo.

 Copias de las escrituras constitutivas y basamento legal.

 Resúmenes de manuales de procedimientos administrativos y de contabilidad, que describan la estructura organizativa y el sistema de control interno. (págs. 42-43)

2.2.15.4 Propiedad y responsabilidad de los papeles de trabajo

(Mendívil Escalante , 2000), menciona que:

Los papeles de trabajo son propiedad del Auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que pueden considerase confidenciales, está obligado a mantener discreción absoluta respecto de la información que contiene. (pág. 31)

2.2.15.5 Contenido de los diferentes papeles de trabajo y documentos preparados por el auditor

Según (Arenas , 2008), señala que: Existen diferentes papeles y documentos que necesita el auditor a la hora de realizar su trabajo así como muestra el cuadro 5.

Cuadro 5: Papeles de trabajo y documentos preparados por el auditor Tipos de

documento

Contenidos principales

Memorándum - Descripción de los métodos de valoración y sistemas de control interno de la

entidad.

- Explicación del trabajo realizado.

- Problemas planteados o deficiencias encontradas y su posible solución. - Conclusiones obtenidas del procedimiento realizado.

- Referencias cruzadas a otros papeles de trabajo.

Cédula de

cálculo

- Comprobación de cálculos complejos, tales como amortizaciones, deterioros de valor, etc.

- Conciliación de diferencias y cálculo de contingencias fiscales. - Referencias cruzadas a otros papeles de trabajo.

Cédula de

ajustes y

- Saldos en la contabilidad de la entidad y saldos correctos auditor, desglosados por cuentas de detalle.

- Explicación sintética de la causa del ajuste o reclasificación recomendado. - Referencias cruzadas a otros a otros papeles de trabajo.

Cédula matriz - Información sujeta a revisión, es decir, las Cuentas Anuales. Es conveniente

elaborar una cédula para cada uno de los principales bloques de cada estado contable (activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos, etc.).

Cédula sumaria - Cuentas que van a ser objeto de revisión en cada área. Es decir, de cada

apartado de una cédula matriz, se abrirán varias sumarias.

Cédula de

importancia relativa

- Encuadramiento de la entidad auditada en los parámetros o criterios óptimos de acuerdo con sus circunstancias.

- Establecimiento de bandas de fluctuación cuantitativas para la determinación de la importancia relativa.

Soportes externos

- Datos obtenidos de los registros de la entidad auditada (fotocopias, etc.) - Confirmaciones de terceros.

- Manifestaciones de la dirección de la entidad auditada. - Referencias cruzadas a otros papeles de trabajo.

Hoja de puntos - Temas de especial relevancia que deben ser tratados con los jefes de equipo y

con los supervisores.

Carta de

recomendaciones

- Alcance, contenido y duración del trabajo.

- Debilidades observadas, recomendaciones sobre el sistema de control interno y sobre las actuaciones a emprender por la dirección.

- Recomendaciones sobre los estados financieros.

Informe de

auditoría

- Limitaciones al alcance existentes, en su caso. - Salvedades o excepciones a la opinión. - Opinión.

Fuente: (Arenas , 2008, pág. 144) Elaborado por: La autora