POLÍTICAS GENERALES
Es importante que la empresa cuente con políticas generales como: Utilizar materia prima calificada para brindar productos de calidad. La empresa promoverá a sus empleados capacitaciones permanentes.
Todo empleado cumplirá con sus horas de trabajo de acuerdo a sus contratos. Cuando el cliente no esté conforme con un producto será reemplazado por otro. Mantener un registro de documentos por cobrar por pagar, proveedores, clientes.
Se realizara un seguimiento constante de las actividades que desarrollan los trabajadores para mantener un personal calificado.
El personal de la empresa deberá tener su uniforme y sus respectivos equipos de protección de acuerdo a las áreas en donde se manejen.
Todos los clientes serán tratado con el débito respeto y consideración. Evaluar el desempeño y calificar al trabajador de manera periódica.
Ningún producto podrá ser trasladado o distribuido sin antes haber sido supervisado por el control de calidad.
La empresa hará concientizar sobre la importancia de mantener y cumplir las responsabilidades aplicación de políticas que conlleven al cumplimiento de objetivos. Mantener un archivo de todos los documentos que sustenten las actividades y su
desarrollo.
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4.2.5.1. POLÌTICA DE ADQUISICIONES
ADQUISICIONES
OBJETIVO: Consiste en la adquisición de la mercadería para mantener sus niveles de existencia de manera adecuada y oportuna, así como también una buena relación con sus proveedores.
POLÌTICAS:
La persona responsable de las compras debe conocer la situación del mercado y estar bien informado con la finalidad de abastecer lo necesario.
El responsable debe escoger a los proveedores de acuerdo a lo siguiente: precios, condiciones de pago, calidad del producto, tiempo de entrega.
Antes de realizar la compra de mercadería se debe analizar distintas cotizaciones. La cantidad mínima que debe mantenerse en inventario debe ser determinada por la
administración, el jefe de almacén debe verificar que estas cantidades se mantengan. Las compras en el exterior deben ser aprobadas por la Gerencia.
Evitar desperdicios, duplicidad, obsolescencia de los materiales comprados. Atender oportunamente a los proveedores.
Visitar la competencia.
Negociar condiciones de pago y descuentos.
Determinar la cantidad de compra mediante la necesidad de la demanda.
Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra con respecto a fechas, cantidades y calidades.
80
Toda compra que se realiza en el país debe estar soportada por la Orden de Compra la cual debe estar debidamente autorizada.
El comprobante de retención se entregará al proveedor durante los 5 días posteriores a la fecha que se detalla en la factura.
El responsable de realizar las compras no puede tener la facultad de decidir cuándo una mercancía es obsoleta o de poco movimiento.
Los precios de las compras deberán ser revisados periódicamente por un funcionario que no tenga relación con la persona encargada de realizar las compras para determinar que estos precios son los más ventajosos.
DOCUMENTOS DE RESPALDO Facturas de proveedores.
Comprobantes de retención. Comprobante de egreso.
Orden de requisición de materiales. Guía de remisión.
Ingreso de materia prima, materiales, suministros.
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4.2.5.1.1. CUESTIONARIO Nº 1 DE CONTROL INTERNO DE ADQUISICIONES
FÀBRICA DE TEJIDOS Y BORDADOS
ROSSY
OBJETIVO: Controlar adecuadamente el área de adquisiciones de insumos y
suministros.
NOMBRE DEL INFORMANTE: FECHA:
DESCRIPCIÒN RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
1
¿Cuentan con un archivo en donde indique el nivel
de existencias?
2
¿Para aprobar las órdenes de compra lo realizan en
base a precios,
cantidades, proveedores,
que determine las
adecuadas características
para adquirirlos?
3
¿Tienen establecido algún límite de monto para las órdenes de compra?
4
¿Se emiten las
respectivas órdenes de compra para todas las
adquisiciones?
5
¿Existe una lista de
proveedores autorizados?
6
¿Se verifican las
existencias que han sido compradas en cuanto a número y calidad?
7
¿Cuentan con políticas
específicas para la
adquisición de materia prima e insumos?
82
Figura 10. Cuestionario control interno adquisiciones Elaborado por: La Autora
4.2.5.1.2. FLUJOGRAMAS DE ADQUISICIONES
8
¿Existe firma de
responsabilidad para las órdenes de compra?
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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
JEFE DE BODEGA
PROVEEDOR GERENTE AUXILIAR
DE BODEGA
CONTADOR
Figura 11. Flujograma adquisiciones Elaborado por: La Autora
INICIO DETERMINA LA NECESIDAD DE MAT. PRIMA MAT. INSUMOS SOLICITA LA ADQUISICIÓ N DE MAT. PRIMA MATERIALES INDUMOS ENTREGA ORDEN DE COMPRA SI NO 1 APRUEB A 1 RECIBE PEDIDOS ENVÍO PROFORMA ESTÁ DE ACUERD O REALIZA FORMULARI O DE DEVOLUCIÓ N Y ENTREGA RETIRA LA MERCADERÍ A NO ENTREGA ORDEN DE COMPRA SI 3 RECIBE PROFORMA VERIFICA LA COMPRA APRUEBA LA SOLICITUD FIRMA CHEQUES ENVÍA CHEQUES JEFE DE BODEGA 2 RECIBE PEDIDO S I REGISTRO DE MERCADERÍA RECIBIDA COLOCA EN LOS LUGARES CON CODIFICACIÓ N 2 VERIFICA QUE LOS PRODUCTOS ESTÁN EN BUNE ESTADO DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA FIN 1 VERIFICA LA NESECIDAD SI CONSULTA AL GERENTE SOBRE APROBACIÓN ELABORA CHEQUE ENVÍA AL GERENTE PARA LA FIRMA RECIBE CHEQUE FIRMADO PAGA A PROVEEDOR FIN APRUEBA NO
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4.2.5.2. POLÌTICAS DE INVENTARIO DE MERCADERÌAS
INVENTARIO DE MERCADERÌAS
Objetivo: realizar un adecuado manejo, registro, control de la materia prima, productos en proceso y productos terminados.
POLÌTICAS
1. Adecuado registro del movimiento y control de las existencias de los materiales que conforman el inventario.
2. Mantener stocks mínimos para evitar faltantes al momento de continuar con el proceso de producción.
3. Contar con stocks máximos para que no generen costos altos por almacenamientos. 4. Antes de iniciar con el inventario físico, es importante identificar los productos
facturados pero que por alguna razón no han sido despachados, con el propósito de que no sean considerados en la toma física.
5. Para la programación de la toma física de los inventarios es importante tener los siguientes elementos:
El gerente nombrará a un coordinador el mismo que será el responsable de elaborar el programa de toma física y su respectiva ejecución.
La formalización de la programación se la realizara a través de un instructivo que deberá contener:
85
- Recursos humanos y financieros que deben tener disponibles.
- Sugerencia sobre la organización del almacén, esto incluye ubicación adecuada de la mercadería, colocación de tarjetas para realizar el conteo físico, limpieza y aseo del almacén, cuando exista mercancía deteriorada separarlas.
- Conformar equipos de trabajo mínimo dos personas para realizar la toma de los inventarios.
- En el instructivo se deberá registrar las fechas de las reuniones con las personas que participaran en los inventarios
- Preparación y fecha para la colocación de tarjetas de inventarios, es importante emitir una tarjeta por cada producto que se va a utilizar para el registro.
- La tarjeta de inventario debe contener la siguiente información del producto como: código, nombre, ubicación física espacio en blanco para la cantidad contada y las observaciones la misma que estará conformada por tres talones:
TALÒN A TALÒN B TALÒN C
Código: Código: Código:
Nombre: Nombre: Nombre:
Ubicación : Ubicación : Ubicación :
Primer conteo: Segundo conteo:
Observación:………. Observación:………. Observación:………. ……… ……… ………
Firma del Responsable: Firma del Responsable:
- Los talones A y B serán desprendibles y se utilizarán para registrar los conteos y registrar en el computador. El talón C servirá para colocar en el producto como constancia de que se ha realizado el inventario.
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4.2.5.2.1 CUESTIONARIO Nº2 DE CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS
FÀBRICA DE TEJIDOS Y BORDADOS
ROSSY
OBJETIVO:
NOMBRE DEL INFORMANTE: FECHA:
DESCRIPCIÒN RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
1
¿Se realizan constataciones físicas periódicas de los
inventarios?
2
¿Tiene la empresa establecido un stock de inventarios máximos y mínimos para controlar las
existencias.
3
¿Existe segregación de funciones para el personal que realiza el manejo de los inventarios?
4
¿Realizan el adecuado registro de forma inmediata para contar con saldos reales cuando los
inventarios son
consumidos o vendidos?
5
¿Las instalaciones cuentan con medidas de seguridad necesarias que garanticen la custodia de los
inventarios?
6 ¿Se deja constancia de los
87 Figura 12. Cuestionario control interno inventarios Elaborado por: La Autora
físicos llevados a cabo?
7
¿Se preparan instrucciones escritas como guía para aquellos empleados que llevan a cabo los inventarios físicos?
8
¿Se realiza evaluaciones periódicas permanentes de los productos que no han tenido movimiento para su inmediata solución?
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4.2.5.2.2. FLUJOGRAMAS INVENTARIOS
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS
CONTADOR BODEGA
Figura 13. Flujograma adquisiciones Elaborado por: La Autora
INICIO SOLICITA AL JEFE DE BODEGA REALIZAR UN LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS IMPRIME DOCUMENTOS DE EXISTENCIAS DE SALDO DE SUS REGISTROS DE LOS INVENTARIOS SI COINCIDEN LOS SALDOS Fin 1 COMPARA SALDO DE BODEGA CON SUS REGISTROS NO DESCUENTOS POR FALTANTES LA PERSONA QUE FIRMO COMO RESPONSABLE DEL LEVANTAMIENTO Fin REALIZA EL CONTEO DE MATERIA PRIMA, INSUMOS, PRODUCTOS EN PROCESO Y PRODUCTOS TERMINADOS ENTREGA DOCUMENTO DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE LOS INVENTARIOS 1
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4.2.5.3. POLÌTICAS PARA BODEGA
BODEGA
OBJETIVO: Adecuado manejo de los materiales disponibles en la bodega para garantizar la cantidad necesaria y su calidad.
POLITICAS:
El bodeguero es el responsable del manejo y custodia de la mercadería que tiene a su cargo.
Al momento de ingresar la mercadería deberá verificar si la cantidad y calidad de los materiales que muestra en la factura es la misma que está recibiendo.
La mercadería deberá estar debidamente codificada dependiendo de las características de los materiales.
Debe tener la tarjeta Kàrdex para cada artículo, en donde registrará los movimientos a fin de tener un detalle del stock que maneja.
En base a la factura preparará la salida de la mercadería.
El bodeguero deberá presentar un reporte diario de la mercadería que entra y sale. Cuando consideren necesario el bodeguero conjuntamente con la contadora
realizarán constataciones físicas el inventario, con la finalidad de poder comparar los saldos.
Si existiera un faltante en el inventario de bodega el responsable por el valor de éste suministro es el bodeguero a quién se le descontará de su rol de pagos el valor. Kàrdex reporte diario de bodega.
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4.2.4.3.1. CUESTIONARIO Nº 3 DE CONTROL INTERNO DE BODEGA
FÀBRICA DE TEJIDOS Y BORDADOS
ROSSY
OBJETIVO:
NOMBRE DEL INFORMANTE:
FECHA:
DESCRIPCIÒN
Nº PREGUNTA S N N/A OBSERVACIONES
1
¿Cuentan con algún instructivo como guía para el almacenamiento de insumos y materia prima?
2
¿Las recepciones y despachos de la materia prima está respaldada por un documento que permita conocer su origen y
autorización?
3
¿Todos los insumos son almacenados en una misma bodega?
4
¿Se realiza periódicamente una evaluación de los
productos almacenados?
5
¿Existe una persona responsable de la custodia
de bodega?
6
¿Conoce el personal la adecuada distribución racional del espacio disponible para optimizar
91 Figura 14. Cuestionario control interno bodega Elaborado por: La Autora
la recepción, almacenaje y distribución de los productos?
7
¿El registro en el kàrdex se realiza de manera inmediata después de entregar y despachar los productos?
92
4.2.5.3.2. FLUJOGRAMA DE BODEGA
FLUJOGRAMA Nº2
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE BODEGA
CLIENTE
ALMACEN
JEFE DE
BODEGA
CONTADOR
INICIO ENTREGA LA MERCADERÍA AL ALMACEN ENTREGA DE LA FACTURA DE COMPRA 3 1 RECIBE MERCADRÍA VERIFICA EL BUEN ESTADO EMITE LA NOTA DE CRÉDITO ENVÍA LA MERCADERÍA A BODEGA ELIMINA LA FACTURA 2 RECIBE LA MERCADRÍA VERDIFICA LA MERCADERÍA COLOCA EN SUS RESPECTRIVAS UBICACIOONES ACTUALIZA EL KARDEX EMITE NUEVA FACTUTURA 3 RECIBE NUEVA FACTURA REGISTRA MERCADERÍA DEVUELTA ARCHIVA LOS DCTOS FIN93
4.2.5.4. DEVOLUCIONES
DEVOLUCIONES
OBJETIVO: Entregar los productos ajustándose a los requerimientos del cliente
POLÌTICAS:
Deberán constar en la factura únicamente los productos que son entregados al cliente.
Los productos que son tendientes a ser devueltos por diversos factores que estos posean, deberán ser marcados para que puedan ser identificados de manera rápida.
El jefe de almacén recibe la nota de devolución emitida por el departamento de ventas.
Deberán constar en la factura únicamente los productos que son entregados al cliente.
Los productos que son tendientes a ser devueltos por diversos factores que estos posean, deberán ser marcados para que puedan ser identificados de manera rápida.
El jefe de almacén recibe la nota de devolución emitida por el departamento de ventas.
DOCUMENTOS DE RESPALDO
Nota de crédito
Comprobante de devolución de mercadería
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4.2.5.4.1. CUESTIONARIO Nº4 DE CONTROL INTERNO DE DEVOLUCIONES
Elaborado por: La Autora
FÀBRICA DE TEJIDOS Y BORDADOS
ROSSY
OBJETIVO:
NOMBRE DEL INFORMANTE: FECHA:
DESCRIPCIÒN RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
1
¿La recepción de la mercadería que ha sido devuelta se hace previa la revisión de la factura de
venta?
2
¿La mercadería que ha sido devuelta se la recibe directamente en el departamento de bodega? 3 ¿En el almacén se encuentra asignado un lugar específico para colocar la mercadería devuelta? 4 ¿La devolución de la mercadería es registrada oportunamente? 5
¿Se solicita la respectiva justificación del porque de
la devolución?
6
¿Antes de ejecutar la devolución de la mercadería esta es aprobada por el jefe superior?
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4.2.5.5. TRASLADO DE MERCADERÌA
TRASLADO DE MERCADERÌA
OBJETIVO: La adecuada conservación de los productos al momento de su traslado y distribución.
POLÌTICAS:
Los estibadores son los responsables en la carga y descarga de la mercadería o producto, desde o hacia el área en donde se procesa el pedido.
El chofer verificará el arribo de la mercadería y debe estar acompañado por un estibador para agilizar la descarga.
La mercadería que trasladan está correctamente facturada y respaldada por la guía de remisión, de esta manera si el cliente no desea la totalidad del producto o existiera un faltante, el chofer tendrá un documento en donde sustente la recepción o entrega del producto.
Factura y guía de remisión.
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4.2.5.6. PÈRDIDAS Y DADAS DE BAJA
PÈRDIDAS Y DADAS DE BAJA
OBJETIVO: Manejo y/o tratamiento sobre las perdidas y dadas de baja del inventario.
POLÌTICAS:
Para proceder con la baja de inventario sea este por daños o deterioros tendrán que ser previamente autorizados por la gerencia y proceder a realizar la respectiva acta.
Para que se pueda dar de baja un producto del inventario, es importante presentar un informe en donde indique que ninguna persona fue responsable por los daños que han sido ocasionados, un acta en donde debe estar debidamente firmada por el contador, el bodeguero y el gerente.
DOCUMENTOS DE RESPALDO
Acta para dar de baja a inventarios.
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