2.3 Results
2.3.1 Simulations
CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTENIDO
INSTITUCIONAL
La empresa Distribuidora Movicell, de la ciudad de Santo Domingo, cantón y provincia del mismo nombre, su giro de negocio es la venta de accesorios y repuestos para equipos de telefonía móvil (celulares) por mayor y menor. Distribuidora Movicell ha tenido una metamorfosis, en el año 2000 en que fue creada como el primer servicio de alquiler de internet en el cantón, al poco tiempo se incorpora la venta de equipos de telefonía móvil, de operadoras he importados esto hasta el año 2005 donde se da el primer cambio de actividad forzados por la competencia se abre tres locutorios en puntos estratégicos de la ciudad como la Av. 29 de mayo, sector cinco esquinas y terminal terrestre.
Nuevamente la competencia hace que, en el año 2009, Distribuidora Movicell cambia su actividad y se oriente a lo que es hoy, se incursiona en la venta de accesorios para equipos de telefonía móvil, en la zona existían tan solo tres negocios en la misma línea, al poco tiempo los clientes son los que motivan y abren un nuevo nicho de mercado, los repuestos para equipos de telefonía móvil. El capital inicial no superaba los diez mil dólares, siendo el mismo emprendedor el que hacía todas las actividades atendiendo desde su casa, al subir las ventas se ven la necesidad de alquilar una pequeña bodega.
En el año 2011 ya se cuenta con un local propio y tres empleados y un software básico, en este año se da otro cambio, Distribuidora Movicell, en el 2012 es Obligado a Llevar contabilidad por parte del SRI, la carga laboral aumenta y se contrata un servicio de contabilidad externo. En la actualidad, Distribuidora Movicell cuenta con tres vendedores, un cajero, un vendedor puerta a puerta un servicio externo de contabilidad, y sus dueños, además tiene en promedio quince proveedores.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.
Modalidad de la investigación.
La modalidad cualitativa, está integrado por la intuición y supuestos que forman parte del trabajo en la búsqueda de información, permiten la recopilación, ordenen y sistematicen los datos para convertirlos en documentos confiables y verificables. En cambio, en la modalidad cuantitativa, concerniente a la información numérica que lo maneja facilitando una investigación, más real de la investigación.
La recopilación de los datos, se verá el impacto de su aplicación. El COSO I diagramará la información, de la gestión de crédito y cobranza de la Distribuidora Movicell, la tendencia de investigación es cuantitativa porque se aplicará entrevistas, encuestas y se tabulará los resultados que serán examinados y fundamentarán la propuesta.
Tipos de investigación.
Descriptiva.
Se ocupa de la descripción de datos y características de una población. El objetivo es la adquisición de datos objetivos, precios y sistemáticos que pueden usarse en promedio, frecuencias y cálculos estadísticos similares describiendo la situación actual de la empresa Distribuidora Movicell de esta manera se dará futuras soluciones en el campo de investigación para aplicarse en la gestión crédito y cobranza de datos como porcentajes, estadísticas, resultados, estados de cuenta que permitirán obtener datos reales del crédito y la cobranza.
Bibliográfica.
El método de investigación bibliográfica es el sistema que se sigue para obtener información contenida en documentos, en sentido más específico, el método de investigación bibliográfica es el conjunto de técnicas y estrategias que se emplean para
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localizar, identificar y acceder a aquellos documentos que contienen la información pertinente para la investigación de las variables control interno y gestión crédito y cobranza, lo cual nos permite sustentar el trabajo a investigarse para demostrar así su originalidad.
De campo.
Este método de investigación se apoya en informaciones que provienen entre otras, entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones. Como es compatible desarrollar este tipo de investigación junto a la investigación de carácter documental. Mediante este método se evalúa el desempeño a los involucrados con el cuestionario para solucionar la gestión crédito y cobranza en la empresa Distribuidora Movicell.
Métodos, técnicas, e instrumentos de la investigación.
Métodos.
Inductivo – Deductivo.
Lo inductivo hace referencia al grado de probabilidad de que una conclusión sea verdadera cuando sus premisas son verdaderas. Así, un argumento inductivo es fuerte cuando es altamente improbable que su conclusión sea falsa si las premisas son verdaderas, en el método deductivo el argumento donde la conclusión se infiere necesariamente de las hipótesis en su definición formal, una deducción es una secuencia finita de fórmulas, de las cuales la última es designada como la conclusión. El COSO I es una herramienta para lograr objetivos, la investigación usará el método Inductivo, al encontrar los aspectos de la empresa Distribuidora Movicell, en la gestión de crédito y cobranza.
Analítico – Sintético.
En el analítico son aquellas proposiciones cuyo valor de verdad puede ser determinado en virtud del significado de los términos involucrados. En lo sintético las proposiciones son aquellas que, para determinar su valor de verdad, requieren algún tipo de contrastación
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empírica. Siendo COSO I una gestión de control, da a la investigación el campo de análisis necesario para buscar soluciones; contrastando los resultados que arroje la investigación de la gestión de crédito y cobranza.
Técnicas.
Entrevista.
Se trata de una técnica o instrumento empleado para diversos motivos, investigación, medición, selección de personal. Una entrevista no es casual sino es un diálogo interesado, con un acuerdo previo e intereses y expectativas por ambas partes, la entrevista se aplicará al dueño de la empresa Distribuidora Movicell, para saber cuál es el la gestión de crédito y cobranza actual y la expectativa que da la aplicación del COSO I.
Encuesta.
Es un cuestionario, con preguntas normalizadas, previamente diseñado o una entrevista a alguien, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información ya sea para entregarlo en forma de tríptico, gráfica o tabla. En la investigación se usará la modalidad de entrevista para conocer los datos que puedan aportar los clientes internos y externos.
Instrumento.
Guía de entrevista.
Es la lista de preguntas preparadas por el investigador para el uso del moderador. El moderador se remite a la guía para mantener el foco de la discusión sobre el tópico, pero no restringe la discusión de los participantes si esta es fluida y está produciendo datos no esperados. La entrevista se centrará en datos contables, un análisis de las cuentas por cobrar en la actualidad, los procesos en la gestión de crédito y cobranza.
36 Cuestionario de encuesta.
El cuestionario es una herramienta, para conocer aspectos particulares de un tema a tratar, hay varios tipos de encuestas dependiendo de la necesidad del investigador, el cliente interno tiene el conocimiento práctico de la dación de crédito, con este instrumento conoceremos sus criterios.
Población y Muestra.
Población.
En la empresa Distribuidora Movicell existen como clientes internos 3 empleados, como proveedores a empresas nacionales y una variedad de clientes minoristas y clientes mayoristas que por política son sujeto de crédito
Tabla 3: Empleados y Clientes de la Empresa
DETALLE CANTIDAD Gerente 1 Cajero 1 Cobrador 1 Clientes en Mora 68 TOTAL 71 Fuente: Investigación Elaborado por: Katty Villavicencio
Muestra.
Al realizar muestreo, la selección de un grupo de personas para su estudio, no califica su utilidad dentro de esta investigación, por ser escaso, entonces la muestra es al 100%.
37 Interpretación de resultados.
Entrevista dirigida al Gerente de la empresa Distribuidora Movicell
Pregunta N.º 1.- ¿La empresa que usted administra, tiene políticas de crédito?
No se ha conseguido generar políticas del establecimiento, nos manejamos más por la fidelidad y el nivel de compra que hayan tenido nuestros clientes.
Pregunta N.º 2.- ¿Desde cuándo la empresa ha decidido vender a crédito?
Siempre ha existido esta forma de realizar las ventas a crédito, en un principio se accedió a unos pocos clientes, como el negocio creció; nos complicó, dando como resultado el exceso de créditos concedidos y ahora buscamos mejorar este proceso.
Pregunta N.º 3.- ¿Qué ventajas encuentra de vender a crédito?
Por el asunto competencia tenemos que tener una ventaja competitiva y este es el crédito, que el cliente lo solicita y hace que la empresa venda más.
Pregunta N.º 4.- ¿Cuál es el medio por el cual usted se entera de la cartera vencida?
El software contable que tenemos hay un módulo que nos da esta información, pero limitada.
Pregunta N.º 5.- ¿La información que recibe ha permitido reordenar las políticas de venta a crédito?
Como se dice en la pregunta anterior la información es limitada por eso complica el mejorar o tomar decisiones en ese sentido, como se mencionó anteriormente no tenemos políticas.
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Pregunta N.º 6.- ¿Ha sugerido nuevas políticas para calificar a los clientes?
Siempre estamos buscando mejorar nuestros criterios, pero básicamente siguen siendo los mismos.
Pregunta N.º 7.- ¿Le presentan mensualmente informes de cuentas por cobrar por vencimiento?
De forma manual tenemos que ver en el sistema contable y hacer una lista, todos los abonos se anotan manualmente en las facturas y una vez cancelado la totalidad del crédito se da de baja en el sistema contable.
Pregunta N.º 8.- ¿Los informes presentados son previamente revisados por otro funcionario del departamento de cobranza?
No hay departamento de cobranza, las personas encargadas es el cajero y el cobrador que imprimen un reporte básico y me lo entregan.
Pregunta N.º 9.- ¿Ha recibido sugerencias del personal encargado de cobranza para evitar el volumen de las cuentas incobrables?
Entre algunas sugerencias están; Bajar la línea de crédito y en muchos casos negarlo.
Pregunta N.º 10.- ¿En que afecta las cuentas por cobrar vencidas, a la toma de decisiones empresariales?
Es un capital que no está disponible, también el tiempo que demanda buscar una solución para la gestión de cobranza, la desconfianza que se crea del cliente y los llamados de atención al personal.
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Pregunta N.º 11.- ¿Ha considerado entre las alternativas de solución, contratar a un profesional del derecho para que se encargue de aquello?
No, porque un profesional no se interesa en los montos individuales de las facturas y el gasto financiero no puede ser absorbido por la empresa.
Pregunta N.º 12.- ¿Las falencias reportadas con respecto a los clientes, ha dado lugar a que se investiguen por muestreo a distintas carpetas de archivo maestro del auxiliar de cuentas por cobrar o de la cobranza?
No contamos con esa información, el reporte es básico.
Pregunta N.º 13.- ¿Conoce usted de algún otro software que se presentan en empresas similares, que han conseguido implementar sistema de control a las cuentas por cobrar?
Nos han ofrecido otros paquetes informáticos, pero no hemos encontrado uno que se acople a nuestra necesidad.
Pregunta N.º 14.- ¿Considera necesario la adopción de un nuevo software para ordenar la información de los clientes que han caído en mora?
Hemos hablado con los responsables del software y hemos cotizado como mejorar el módulo de cuentas por cobrar, lo cual resulta muy costoso.
Pregunta N.º 15.- ¿Estaría dispuesto a aceptar los resultados de esta investigación, en su empresa, para solucionar el problema existente?
Si, hemos dado toda la apertura a la investigadora para que con sus conclusiones y recomendaciones nuestra empresa mejore.
Encuesta al personal de la empresa Distribuidora Movicell. A continuación, se presenta los resultados de la encuesta realizada al personal.
40 Tabla 4: Resultado pregunta N.º 1 y 2
Tabla 5: Resultado pregunta N.º 3
Tabla 6: Resultado pregunta N.º 4 – 10. Preguntas 1-5 minutos 6-15 minutos 16-35 minutos 36-más minutos Total 1.- ¿Qué tiempo aproximado le toma
atender a un cliente? 50% 50% 100%
2.- ¿Una solicitud de crédito en que
tiempo es aprobada por la gerencia? 100% 100%
Preguntas 1-5 6-15 16-35 36-más Total 3.- ¿Cuántas ventas se realizan con
tarjeta de crédito en un día? 100% 100%
Pregunta SI NO TOTAL
4.- ¿Los clientes se sujetan a planes de crédito establecidos
por la empresa? 100%
100% 5.- ¿Ha solicitado a la Gerencia una línea de crédito
directo, para un cliente especifico? 100% 100%
6.- ¿El software que existe en la empresa, facilita la
información relacionado al crédito? 100% 100%
7.- ¿Considera oportuno establecer una tabla de costos y
gastos de cobranza? 100% 100%
8.- ¿Considera usted que la empresa debe crear políticas de
incentivo para mejorar la cobranza de la empresa? 100% 100%
9.- ¿Mejoraría la recaudación de la cobranza si la empresa
opta por capacitar a sus empleados? 100% 100%
10.- ¿Ayudaría la implementación de políticas para la
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11.- ¿Qué es lo que se toma en cuenta para dar un crédito? Tabla 7: Resultado pregunta N.º 11
12.- ¿En qué porcentaje el cliente encuentra el producto que busca en nuestra empresa? Tabla 8: Resultado pregunta N.º 12
Encuesta a los clientes de la empresa Distribuidora Movicell. Tabla 9: Resultado de la pregunta 1
Variable %
Monto de Compra 50%
Fidelidad del cliente 50%
Referencias Externas Total 100% Variable % 1% - 40% 41% - 60% 61% - 80% 100% 81% - 100% Total 100%
Preguntas 1 año 2 años 3 años Mas
años
Total 1.- ¿Desde qué tiempo es cliente de
la empresa Distribuidora Movicell?
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2.- ¿Por qué escogió a la empresa Distribuidora Movicell como proveedor los accesorios de teléfonos celulares?
Tabla 10: Resultado de la pregunta 2
Tabla 11: Resultado de la pregunta 3
Tabla 12: Resultado de la pregunta 3
Tabla 13: Resultado de las preguntas 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Variable % Calidad de productos 23.68 % Ventas a crédito 39.47 % Ubicación de la empresa 15.79 % Excelente tención a los
clientes 21.05 % Total 100% Preguntas 1 semana 2 semanas 3 semanas Mas semanas Total 3.- ¿Con que frecuencia le visita el
Cobrador? 39.47 13.16 28.95 18.42 100% Preguntas 1 día 2 días 3 días Mas días Total 7.- ¿en qué tiempo su solicitud de crédito
fue aprobada? 15.79 31.58 31.58 21.05 100%
Pregunta Si No No
hace falta
TOTAL
4.- ¿Está usted de acuerdo con los requisitos que la empresa Movicell, solicita para concederle un crédito?
65.79 34.21 100%
43 Verificación de la idea a defender.
Se ha evidenciado el problema que posee la empresa Distribuidora Movicell, mediante las técnicas de investigación aplicadas a los miembros de la empresa.
La entrevista que se realizó al Gerente, fue diseñada con la intención de conocer específicamente los procesos utilizados en la gestión de crédito y en la gestión de cobranza, en las preguntas 1, 4, 6 y 12 visualizamos que en la dación de los crédito, no cuenta con políticas previamente establecido y se rige más por la costumbre, el gerente nos dice que es él inicialmente quien autoriza, al no existir requisitos establecidos no siempre son los mismos en razón de que no existe un documento definido, más bien se van por la costumbre luego de tres ventas de contado se da el crédito inicial que queda a potestad del cobrador y el cajero el otorgar otros créditos.
También según la encuesta realizada al personal de la empresa Distribuidora Movicell en las preguntas 4, 9 y 10, nos da a conocer que caminos se han seguido dentro de la gestión de crédito y cobranza.
PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA.
Con el diseño de un sistema de control interno en la Distribuidora Movicell, caracterizado por el:
dificultades para cancelar sus créditos?
6.- ¿Ha sido beneficiado con un doble crédito? 47.37 52.67 100% 8.- ¿fue debidamente instruido en las políticas de
crédito de la empresa Movicell?
63.16 36.84 100%
9.- ¿Considera usted que es necesario capacitar al personal de la empresa en créditos?
50.00 28.95 21.05 100%
10.- ¿Está de acuerdo con el monto de crédito asignado para usted?
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✓ Ambiente de Control. - Donde se establecerá en la propuesta, los valores principios y reglas de conducta.
✓ Valoración de Riesgo. - Implementando políticas para la gestión de crédito y cobranza y un manual de funciones.
✓ Actividades de Control. - Son aquellos procedimientos que ayudaran asegurar el control, debido manejo de los documentos y recursos, de la empresa.
✓ Información y Comunicación. - La información y comunicación debe realizarse de una manera clara y transparente con informes y reportes a tiempo.
✓ Monitoreo. - Acciones que deben realizar la institución para supervisar las actividades realizadas.
Implementando un sistema adecuado de gestión control interno en todas las áreas y con énfasis en el área de crédito; el fruto se verá reflejado en el índice de riesgo que la Institución indique mensualmente.
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
De las respuestas obtenidas de la entrevista al gerente propietario de la empresa Distribuidora Movicell está claro que no existe ningún tipo de procedimiento en la gestión de crédito y cobranza, la aplicación del COSO I dará una guía clara y concreta de estos procesos.
En las encuestas se logró conocer aspectos básicos de la atención al cliente, proceso de ventas y dación de crédito, por parte de los empleados de la empresa Distribuidora Movicell, en lo que nos compete que es la gestión de crédito, está claro que no hay las políticas establecidas en ese sentido, pudiendo ser esto causa de errores que luego afectaran a la gestión de cobranza. El no tener normas en estos campos hace que el empleado tome decisiones contrapuestas al beneficio de la empresa, se empieza a tomar conciencia que una buena dación de crédito hace que la gestión de cobranza sea mucho más fácil para la empresa, además también se pone claro quiénes serán los responsables en estas áreas.
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El proceso de cobro se plantea en la investigación no es distinto para cada cliente, lo que funciona para lograr el pago de un cliente lo dificulta en otro, es por esto que la gestión de cobranza debe ser manejada de forma flexible siempre buscando el cumplimiento de las obligaciones de los clientes, en las visitas continuas programadas por parte de la persona encargada deben dar como resultado un informe detallado de cada uno de los clientes, incluso en este informe deben estar referencias que no sean relacionadas a su crédito pero sí que puedan afectar el mismo.
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CAPÍTULO III