Antes de defi nir qué es la contabilidad, lo primero que debe conocer toda persona que se inicia en el estudio de esta materia es el sitio en que se va aplicar, es decir, en una entidad.
Aunque en principio podría hablarse de la relación que existe entre contabilidad y persona física, no es tema de este libro detenerse en esta cuestión. Sin embargo, es
Norma de Información Financiera A-2
La parte fundamental del concepto de entidad que re- tomaremos para nuestro estudio aparece en la Norma de Información Financiera A-2 de los Postulados básicos. Estas normas fi nancieras fueron emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (), y los antiguos Principios contables por la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Ambos documentos forman en la actualidad un conjunto, aun- que paulatinamente los boletines de principios serán sustituidos por las normas fi nancieras.
La vigencia de las normas comenzó el 1 de enero de 2006.
Uso de la contabilidad
La contabilidad y la información derivada de ella se usan en todos los ámbitos del mundo moderno, desde nues- tra vida personal hasta el diario funcionamiento de las grandes organizaciones. La contabilidad es el lenguaje de los negocios. Todos la usamos de forma cotidiana desde el momento en que nos preguntamos, por ejem- plo: ¿cuánto debemos?, ¿cuánto nos deben?, ¿cuánto gastamos?, ¿cuánto pagamos? Esto adquiere mayor im- portancia cuando nos ubicamos en una organización de cualquier tipo, porque la contabilidad se usa en todas las entidades. cierto que todos, sepamos o no contabilidad, llevamos un registro —físico o mental— de lo que ganamos, de nuestros gastos personales y familiares o de nuestros ahorros, lo cual constituye una contabilidad rudimentaria o empírica. Con base en lo anterior elegimos una defi nición de entidad que tal vez no es perfec- ta, pero que nos permite trabajar con ella y que está muy cercana a los temas tratados en este libro. Debe insistirse en que la contabilidad y la información que ésta genera, se realiza en todas las organizaciones, lucrativas o no, privadas o públicas, nacionales o extranje- ras. No existe organización en que pueda ignorarse la contabilidad, a riesgo de llevarla a la ruina. No obstante, en nuestro estudio sólo estableceremos la relación entre conta- bilidad y persona moral, es decir, una entidad. Para este fi n, se ha buscado una defi ni- ción de entidad adecuada a esta explicación y aclarar las fuentes de dicha información.
Concepto de entidad económica
La entidad económica es aquella unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por com- binaciones de recursos humanos, materiales y financieros (conjunto integrado de actividades económicas y recur- sos), conducidos y administrados por un único centro de control que toma decisiones encaminadas al cumpli- miento de los fines específicos para los que fue creada; la personalidad de la entidad económica es independiente de la de sus accionistas, propietarios o patrocinadores.
[Norma de Información Financiera A-2, Postulados básicos, párr. 13.]
Tipos de entidad (I)
Empresas de servicio. Normalmente son las primeras que se presentan a quien estudia la contabilidad, dada la sencillez de su operación. Podríamos subdividirlas entre las que prestan servicios a personas y las que ofrecen ser- vicios a otras empresas. Es importante aclarar que pocas compañías prestan sólo servicios y que la mayoría mane- ja una mezcla de servicio y manufactura de productos. Empresas comerciales. Implican un paso más avanza- do, por las cuestiones contables que conlleva la comercia- lización. Se trata de compañías que distribuyen bienes. Empresas industriales. Concentran todos los aspectos contables en relación con la manufactura de productos, sean primarias (agrícola o extractiva) o secundarias (manu- factureras).
Como podemos apreciar, este concepto es sufi cientemente amplio para imaginar cualquier tipo de entidad ya que, por peculiar que sea, cualquier empresa siempre tendrá necesidad de una contabilidad. Así pues, ésta es aplicable a todo tipo de orga- nizaciones, es decir, sirve en todo tipo de entidades para tomar decisiones. Conocer esto es de vital importancia para quien se inicia en estos estudios. A pesar de que la contabilidad es en esencia la misma (una base de datos general), pueden encontrár- sele diversas aplicaciones o usos específi cos. Por eso en ocasiones escucharemos que existen diferentes tipos de contabilidad: fi nanciera, de costos, administrativa, fi scal o internacional, entre otras. Asimismo, de acuerdo con el tipo de entidad, podremos hablar de una contabilidad para empresas de servicio, comerciales, bancarias, hoteleras, de servicios públicos, etc., donde lo único que cambia son algunos aspectos de detalle, pero el fondo es el mismo. Es lógico suponer que cada tipo de entidad ofrece características especiales y proble- mas específi cos que requerirán que la contabilidad se adapte de la mejor manera posible a ellas. Si pensamos en la tradicional clasifi cación de empresas, tenemos por ejemplo:
Existen muchas y diversas formas de clasifi car a las empresas que el interesado puede revisar, pero siempre encontrará que la contabilidad se adapta a la forma par- ticular de operar de cada organización. A lo largo de este texto se abordan cuestiones relativas a compañías de servicio y comerciales; las características de las industriales se tratarán en nuestro libro Contabilidad de costos. Hay otra clasifi cación de las entidades desde el punto de vista de su objetivo: lucra- tivo o no lucrativo. Aunque esta clasifi cación es más general, también puede ser útil.
Tipos de entidad (II)
Entidad lucrativa. Cuando su principal propósito es resarcir y retribuir a los inversionistas su inversión a tra- vés de reembolsos o rendimientos.
Empresas con propósitos no lucrativos. Cuando su objetivo es esencialmente de benefi cio social, sin que busque resarcir económicamente las contribuciones a sus patrocinadores.
[Norma de Información Financiera A-2, Postulados básicos, párr. 20.]
Sistemas de información
1. Conjunto sistemático y formal de componentes, capaz de realizar operaciones de procesamiento de datos.
[Burch, 1992: 19.]
2. Sistema de información es un conjunto de proce- dimientos ordenados que, al ser ejecutados, propor- cionan información para apoyar la toma de decisio- nes y el control en la organización.
[Lucas, 1988: 8.]