Esta prevista en el Art. 105: Ley del Procedimiento Administrativo General Ley 27444: TUO: Decreto Supremo N° 006-2017-JUS
F.1. PRESIDENTE
De conformidad con el Art. 105.1 de la norma citada, representa al órgano colegiado y asegura la regularidad de las deliberaciones y ejecuta sus acuerdos.
F.2. SECRETARIO
De conformidad, con el Art. 105.1 tiene como funciones: Preparar la agenda.
Llevar, actualizar, conservar las actas de las sesiones. Comunicar los acuerdos.
Otorgar copias.
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Demás actos propios de la naturaleza del cargo.
Es importante precisar, que la Ley 27444, TUO: Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, ha regulado como se estructura el acta de sesión de los órganos colegiados, donde cumple con un papel muy importante el secretario del órgano colegiado.
La regulación que señalamos esta precisada en el Art. 111 del Texto citado:
Artículo 111.- Acta de sesión
111.1 De cada sesión es levantada un acta, que contiene la indicación de los asistentes, así como del lugar y tiempo en que ha sido efectuada, los puntos de deliberación, cada acuerdo por separado, con indicación de la forma y sentido de los votos de todos los participantes. El acuerdo expresa claramente el sentido de la decisión adoptada y su fundamento.
111.2 El acta es leída y sometida a la aprobación de los miembros del órgano colegiado al final de la misma sesión o al inicio de la siguiente, pudiendo no obstante el Secretario certificar los acuerdos específicos ya aprobados, así como el pleno autorizar la ejecución inmediata de lo acordado.
111.3 Cada acta, luego de aprobada, es firmada por el Secretario, el Presidente, por quienes hayan votado singularmente y por quienes así lo soliciten.
(Texto según el Artículo 102 de la Ley N° 27444)
F.3. MIEMBROS Y/O INTEGRANTES
Sus atribuciones se encuentran precisadas en el Art. 106 de la norma ya citada y tiene como atribuciones:
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Artículo 106.-
Atribuciones de los miembros
Corresponde a los miembros de los órganos colegiados:
1. Recibir con la antelación prudencial, la convocatoria a las sesiones, con la agenda conteniendo el orden del día y la información suficiente sobre cada tema, de manera que puedan conocer las cuestiones que deban ser debatidas.
2. Participar en los debates de las sesiones.
3. Ejercer su derecho al voto y formular cuando lo considere necesario su voto singular, así como expresar los motivos que lo justifiquen. La fundamentación de un voto singular puede ser realizada en el mismo momento o entregarse por escrito hasta el día siguiente.
4. Formular peticiones de cualquier clase, en particular para incluir temas en la agenda, y formular preguntas durante los debates.
5. Recibir y obtener copia de cualquier documento o acta de las sesiones del órgano colegiado.
(Texto según el Artículo 97 de la Ley N° 27444)
G. FASES DEL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO COLEGIADO
G.1. NOMBRAMIENTO
En nuestra Ley, Titulo II, Capitulo II, Subcapítulo V: Órganos Colegiados: Art. 104 al 111, no hace referencia concreta al nombramiento de los integrantes de los órganos colegiados, esto en parte, porque la asunción a un cargo público, requiere necesariamente de un documento jurídico, que acredite su nombramiento y/o designación, para el ejercicio del cargo, bajo
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sanción de nulidad del acto administrativo en el ámbito del Derecho Administrativo y/o en el Ámbito Penal de ser denunciado por el Delito de Usurpación de Autoridad: Art. 362. Este documento lo emite el Jurado Nacional de Elecciones.
G.2. CONVOCATORIA
El Art. 107.2, precisa:
La convocatorio corresponde al presidente
Debe ser notificada conjuntamente con la agenda del orden del día, con una antelación prudencial.
No puede, ser objeto de acuerdo ningún asunto, no previsto en el orden del día, salvo que estén presentes todos los integrantes y aprueben mediante su voto unánime, su inclusión en razón a la urgencia
SE EXCEPTÚA:
De la convocatoria, las sesiones de urgencia o periódicas en fecha fija.
SE REGULARIZA:
Cuando se reúnen todos los integrantes del órgano colegiado y acuerden por unanimidad iniciar la sesión.
G.3. DEL QUORUM
El Ley 27444: TUO, Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, en su Art. 108 y 109 nos habla:
G.3.1. QUORUM PARA SESIONES:
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Art. 108.1, PARA INSTALACIÓN
El quórum, para la instalación y sesión valida del órgano colegiado, es la mayoría absoluta de sus componentes (mitad más uno)56
El Art. 108.2, Nos plantea las hipótesis, en caso que no hubiera quórum en la primera sesión
108.2 Si no existiera quórum para la primera sesión, el órgano se constituye en segunda convocatoria el día siguiente de la señalada para la primera, con un quórum de la tercera parte del número legal de sus miembros, y en todo caso, en número no inferior a tres.
El Art. 108.3, se refiere a la hipótesis de la suspensión de una sesión ya instalada.
108.3 Instalada una sesión, puede ser suspendida sólo por fuerza mayor, con cargo a continuarla en la fecha y lugar que se indique al momento de suspenderla. De no ser posible indicarlo en la misma sesión, la Presidencia convoca la fecha de reinicio notificando a todos los miembros con antelación prudencial.
56Mayoría absoluta: Grupo de votos del mismo signo que constituye más de la mitad del total de los
emitidos en una votación o que otorga un número de representantes que supera a la mitad de todos los elegibles.
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G.3.2. QUORUM PARA VOTACIONES: Art. 109
Sobre adopción de acuerdos : Art. 109.1
Artículo 109.- Quórum para votaciones
109.1 Los acuerdos son adoptados por los votos de la mayoría de asistentes al tiempo de la votación en la sesión respectiva, salvo que la ley expresamente establezca una regla distinta; correspondiendo a la Presidencia voto dirimente en caso de empate.
Voto distinto a la de mayoría: Art. 109.2
Artículo 109.- Quórum para votaciones (…)
109.2. Los miembros del órgano colegiado que expresen votación distinta a la mayoría deben hacer constar en acta su posición y los motivos que la justifiquen. El Secretario hará constar este voto en el acta junto con la decisión adoptada.
Voto singular: Art. 109.3.
Artículo 109.- Quórum para votaciones (…)
109.3. En caso de órganos colegiados consultivos o informantes, al acuerdo mayoritario se acompaña el voto singular que hubiere.
G.4. DE LA DELIBERACIÓN
Es el acto entendido en cuanto a proceso y resultado, en el cual se evalúan los pros y contras relevantes con objeto de adoptar una
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decisión determinada. El proceso puede ser efectuado de manera individual o colectiva. Esta etapa está implícita, en el Art. 109.
G.5. DE LA VOTACIÓN
La palabra votación puede definirse como la acción y el efecto de votar; y esto se refiere al hecho o acto de brindar apoyo a algo o alguien en particular, manifestando opinión o punto de vista ya sea en una elección política, reunión o cuerpo deliberante.
Las votaciones pueden ser nominal, es decir cuando ésta se realiza dando el nombre de cada votante: en el Congreso; secreta que a diferencia de la anterior no se conoce el nombre de cada uno de los votantes implicados y se ejecuta por medio de papeletas sin firmar; y finalmente puede ser ordinariaque es muy común, ésta se realiza poniéndose en pie cada uno de los votantes mientras que otros permanecen sentados, o también puede hacerse levantando las manos mientras que otros no lo hacen.
En cuanto al Quórum, para las votaciones
El Art. 109.1, señala: Los acuerdos son adoptados por los votos
de la mayoría de asistentes al tiempo de la votación en la sesión respectiva, salvo que la ley expresamente establezca una regla distinta; correspondiendo a la Presidencia voto dirimente en caso de empate.
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El Art. 109.2, regula, la votación distinta de la mayoría: Los
miembros del órgano colegiado que expresen votación distinta a la mayoría deben hacer constar en acta su posición y los motivos que la justifiquen. El Secretario hará constar este voto en el acta junto con la decisión adoptada.
Cuando se trata de órganos colegiados consultivos o
informantes, al acuerdo mayoritario se acompaña el voto singular que hubiere.