Son procedimientos que sigue una empresa para cobrar sus cuentas pendientes de pago o ya vencidas según lo que se menciona en Escolme.. La efectividad de las políticas se evalúa examinando el nivel o porcentaje de estimación de cuentas incobrables; esto se puede lograr manteniendo una efectiva política de créditos, por lo que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa recuperación. Estas políticas deben basarse en la recuperación de la cartera sin afectar la permanencia y relación comercial del cliente.
También se puede decir según Roberto Calderón que son los lineamientos técnicos que se utiliza en una empresa, con el objetivo de otorgar facilidades de pago a un determinado cliente objetivo. Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados por su política de cobranza. También las condiciones económicas y políticas crediticias son los principales elementos que influyen sobre el nivel de cuentas por cobrar de una organización.
Para Van Horne las políticas de crédito están interrelacionadas con poner el precio de un producto o servicio y a esto se debe ver como parte del proceso competitivo global.
Permiten maximizar la seguridad financiera de la empresa estableciendo políticas y respetando los procedimientos de controles, tanto en el otorgamiento del crédito como en la gestión de cobranza.
1.2.4.1. Tipos de Políticas de Cobranzas
Políticas restrictivas.
Según Escolme la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, normas de crédito estricto y una política de cobranza agresiva, tiene como objetivo contribuir a la reducción de las pérdidas en cuentas de cobro dudoso. Este tipo de política puede traer como consecuencia la reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.
Políticas Liberales.
Estas políticas tienden a ser generosas, otorgan los créditos considerando a su competencia, no realizan presión enérgica en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos en el pago de las cuentas. Traen como consecuencia un aumento de las cuentas por cobrar y pérdidas en cuentas incobrables.
Políticas racionales
Se deben aplicar de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; son implementadas con el fin de cumplir con el objetivo de maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa; se conceden créditos a mayor plazos ósea razonables según las diferentes características de clientes y gastos de cobranzas.
1.2.4.2. Clasificación de clientes
Existen varias maneras de determinar la razón por la que el cliente no paga una cuenta pendiente, entre ellas puede estar: consultar el registro de compras y pagos, el archivo de crédito del cliente, información suministrada por el agente de ventas. Una vez establecida la razón del impago que puede clasificar a los clientes en los siguientes grupos:
Clientes que honestamente mal interpretan las condiciones de pago; no ofrece ningún problema real de cobro. Una buena explicación de las condiciones de venta evita que el cliente interprete mal y así se produzcan los atrasos.
Clientes que pasan por alto sus cuentas por negligencia o por métodos de trabajo deficientes; este grupo lo único que necesita es un recordatorio de que su cuenta esta vencida.
Clientes que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de la cuenta; en este grupo se pueden encontrar a los minoristas, adquieren deudas pequeñas, con una carta se puede eliminar la mala costumbre de los clientes de no pagar a tiempo por ser montos pequeños y pagar 2 o más cuotas juntas.
Clientes que temporalmente se atrasan pero por lo generalmente pagan a tiempo; pagan a tiempo cuando las fechas de vencimiento coinciden con el auge de temporada de su negocio y por lo contrario se retrasan cuando estas fechas no coinciden. Estos tipos de casos pueden darse por déficit de capital operativo.
Clientes que temporalmente se atrasan por las condiciones locales del negocio; las condiciones locales pueden ser huelgas o desastres naturales, esto hace que el comerciante no pueda cumplir con su obligación de pago, la política que se aplica es tolerante y espera hasta que el cliente pueda reincorporarse del desastre.
Cliente que siempre se atrasa; no tienen una buena separación en gastos tanto comerciales como personales lo que se genera un desequilibrio, reduciendo el capital operativo haciendo difícil el cumplimiento de las obligaciones. La política que emplea la empresa debe ser firme, aun a riesgo de perder el cliente.
Clientes que podrían pagar puntualmente pero descuidan las fechas de vencimiento porque piensan que es más provechoso para ellos utilizar el dinero del acreedor que su propio dinero; este grupo presenta uno de los problemas más ásperos de la cobranza. La política que se emplea es firme, que permite a los clientes convertirse en deudores de puntualidad.
Clientes que han sobre extendido a sí mismo; son los clientes originarios de los problemas de crédito, realizan compras muy excesivas, este tipo de clientes son así por su bajo nivel económico.
Clientes que deliberadamente comenten fraude; son clientes difíciles para cobrar, se realizan en algunas ocasiones con agencias de cobranza ocupando métodos más enérgicos (ETTINGER RICHARD P. Y GOLIEB DAVID E. 1986).