Systems Analysis and Design

El presente cuestionario tiene como objetivo recopilar la suficiente información sobre la administración de proyectos, con el fin de realizar un trabajo de investigación que tiene como fin fortalecer la práctica en proyectos que realiza la municipalidad en San Carlos, mediante propuestas que respondan a las demandas existentes.

Relación directa con proyectos.

1-En cuál o cuáles áreas ejecuta proyectos……….. ……… ……… 2-Ha tenido problemas con la administración de proyectos?

SI…… NO….

3-¿Señale los problemas que según usted son los más frecuentes para el manejo de la administración de proyectos en la MSC?

Falta de planificación...… Manejo de presupuesto……….

No hay control: Antes………Durante………….Después……… No hay evaluaciones periódicas…………..

Toma de decisiones centralizadas………... Existe resistencia al cambio………. Falta trabajo en equipo………. Falta capacitación………..

4-En caso de alguna duda para resolver un problema de manejo de proyectos a cuál de las oficinas recurre usted?

Departamento de Planificación………….. Departamento de enlace comunal………. Oficina del alcalde……… Departamento de Informática………. Otras………

SI…… NO….

6-En que le gustaría mejorar su nivel, en relación con la administración de proyectos? Marque con x

Metodologías……….. Herramientas………

Contabilidad y costos……… Trabajo en equipo………...

Planificación……… Calidad……….

Control y seguimiento……… Riesgo………..

Cinco elementos importantes para la implementación de una oficina de administracion de Proyectos. I- Metodología La oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo Supervisa la dirección de proyectos o programas o una combinación de ambos, pone énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos. Las PMO pueden operar en aspectos que proporcionan funciones de respaldo para la dirección de proyectos apoyando aspectos como: formación, software, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y responsabilidad directas en si mismas para lograr los objetivos del proyecto. . 1.1-Conoce si la institución posee una metodología estandarizada para la administración de sus proyectos? SI…… NO…. 1.2-Considera importante la existencia de una metodología estandarizada para el manejo de proyectos dentro de su institución? SI……. NO……

Porqué -Guía y unifica la gestión de proyectos……

-Planificación eficiente….… -Mejores resultados….… -Otros……….

1.3-Donde considera que puede existir el o los problema mas frecuentes para la administración de proyectos en su institución?

2-Ejecución…. 4-Seguimiento…. 5-Cierre….

1.4-Si el éxito se da en la administración de proyectos, en que aspectos los identifica 1--Las metodologías……

2-Las herramientas…… 3--Los resultados…… 4--Los tres……

1.5-En la administración de sus proyectos, que considera más importante? 1-La metodologías…….. 2-Los procesos……

3-Los Resultados……… 4-Los tres…….

ll-Definición de puestos y expectativas de desempeño

2-1-En que otros aspectos le gustaría o considera importante recibir una mejor capacitación, para mejorar el desempeño, tanto de funcionarios responsables como colaboradores?

-Planificación……

-Herramientas software…… -Control y calidad…

-Metodología….

2-2-Considera importante las evaluaciones de los proyectos durante el proceso de ejecución?

SI…… NO…

2-3- Mencione un o unos aspectos dónde considera que puede estar el problema cuando los proyectos no son evaluados periódicamente?

Tiempo………... Disponibilidad………..…. Falta Compromiso…….… Resistencia al cambio…...

2-4- ¿Existe algún tipo de estrategia para el manejo de proyectos en los diferentes departamentos?

-Reuniones por departamento…… .Reuniones equipo….…

-Reuniones alcalde…… -No saben…

III - Programa de desarrollo de habilidades

3-1-De que departamento u oficina considera usted que debe depender principalmente control y manejo de los proyectos en la MSC?

Del de planificación……….…

Del de Enlace comunal………...

De la Oficina del Alcalde…………...

Otos………..………..

3.2- ¿Cuáles herramientas de Software que considera se puede utilizar para el manejo de los proyectos a su cargo? -Project……

-Access……

-Excel……

-Otros… 3.3-En el uso de dichas herramientas considera necesario alguna mejora u otra recurso? -Capacitación…… -Recurso Humano…… -Presupuesto….… -Otros… lV- Métricas de desempeño 4.1- Se da algún tipo de control o manejo de riesgos? SI…… NO…. 4.2- Según su experiencia como define el éxito o fracaso de un proyecto? -Planificación Eficiente…….

-Control de tiempo y costo……

-Evaluaciones periódicas….… -Trabajo en equipo……

4.3-Como cree que debe ser el proceso de definición y selección de proyectos para que sean exitosos? -De acuerdo a la necesidad……

-Comunicación eficiente……

-Eficiencia en la planificación……

4.4- Cuando el éxito se alcanza en sus proyectos cuáles acciones, instrumentos considera que se ha utilizado?

-Trabajo en equipo……

-Planificación adecuada……

-Buen manejo de cronogramas……

-Utilización eficiente herramientas (costo, calidad, tiempo)……

V-Apoyo a la cultura organizacional. 5.1- Considera usted la Administración de Proyectos importante y funcional? SI…… NO…. 5.2-Que conoce usted del concepto de Oficina de administración de Proyectos (PMO)? -Oficina que planifica ejecuta y controla proyectos…..…

-Oficina encarga de de priorizar los proyectos conforme a las necesidades……

-Oficina responsable del éxito de los proyectos……

5.3- Mencione si conoce y según su experiencia, los criterios que se deben utilizar para aprobar o rechazar en la MSC la ejecución de un proyecto? -Que cumplan con los requisitos establecidos por la ley…….

-Que tengan asignado presupuesto…….

-Que cumplan con el visto bueno de la Alcaldía……

-Que tenga factibilidad técnica……

-Objetivos bien definidos…….

-Compromiso de los proponentes……

5-4-Como califica usted la administracion de proyectos en su institución Muy buena……….

Buena……….

Regular………...

Mala……….

5-5-Si usted por un día tiene el poder en el manejo de proyectos de su institución que cambios haría para mejorar el éxito de los mismos? -Controles constantes en la ejecución y seguimiento de proyecto….… -Asignación de presupuesto por proyecto (planificación)……

-Estándares políticos y de responsabilidades…… -Creación de oficina de proyecto……

-Establecer un banco de proyecto (portafolios)....

5-6 Indique las razones por las que usted considera necesario que la institución pueda implementar una oficina de proyectos (PMO).

-Por la cantidad de proyectos que se manejan…… -Por la posibilidad de mantener un mejor orden.…. -Porque ya existen los recursos necesarios……

-Porque el éxito de una institución depende del buen manejo de proyectos…… 5.7-Mencione algunos de los que podrían ser beneficios para la institución, al consolidar una Oficina de Proyetos (PMO) en la Municipalidad de San Carlos. -Mejor manejo de presupuesto…

-Mejor control de costo, tiempo, calidad……

-Maximización del recurso Humano, financiero, social, político….…. -Control de la planificación del trabajo por proyecto….….

-Mayor control interno….….

-Mayor orden (planificación y control). ….…

5-8 Escoja según su experiencia, las que podrían ser las principales funciones o roles que debería realizar una Oficina de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de San Carlos.

A-Apoyo para la planeación de Proyectos

( ) Mantener una metodología estándar, de los procedimientos

( ) Creación de plantillas para la planeación

( ) Recoger y documentar las lecciones aprendidas ( ) Oficina de consultas sobre manejo de costos y Tiempos.

B-Apoyo para el equipo del proyecto

( ) Participar en reuniones o encuentros de Integración de equipos

( ) Formación en técnicas de Administración de P ( ) Coordinar la capacitación en proyectos

( ) Crear y gestionar canales de comunicación C-Control del proyecto ( ) Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

( ) Controlar, verificar y validar los productos del proyecto ( ) Control de cambios dentro de los proyectos

( ) Mantener bitácora de seguimiento de los proyectos ( ) Apoyar y recibir informes sobre estado de los proyectos D-Actitudes para la

administración de P ( ) Creación de perfil de personal para la administración P ( ) Participar en las evaluaciones de rendimiento de equipos de trabajo, de los diferentes departamentos

Administración de P ( ) Apoyo a la preparación de presupuestos de proyectos ( ) Control de presupuestos basado en los gastos

( ) Valorar, cuantificar y mitigar los riesgos

( ) Recomendar la asignación de recursos según proyecto F-Apoyo ejecutivo ( ) Recomendar las prioridades según proyecto

( ) Ofrecer un espacio de consultaría según necesidades ( ) Revisar y proponer de acuerdo a evaluaciones

( ) Mantener un historial en las acciones de proyectos G-Comunicaciones ( ) Ofrecer un plan de comunicaciones para los proyectos

( ) Distribuir informes a responsables de proyectos ( ) Mantener archivos de registros de cada proyecto H-Programas ( ) Ofrecer sistemas automatizados actualizados

( ) Ofrecer programas según necesidades generales I- Calidad ( ) Proporcionar planes de aseguramiento y control de

ANEXO #7 FODA

FODA

APLICADO A LOS DEPARTAMENTOS QUE MANEJAN PROYECTOS DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN CARLOS

1- Cuales considera usted que son tres de las principales Fortalezas y Debilidades que tiene la institución en el desarrollo de proyectos?

FORTALEZAS: DEBILIDADES: A………A……… B………B……… C………C……… D………D……… E………E……… F………F………

2-Mencione las principales Oportunidades y Amenazas, que enfrenta la administración de proyectos en la Institución? OPORTUNIDADES: AMENAZAS: A………A……… B………B……… C………C……… D………D……… E………E……… F………F………