Hay principios generales de control interno como los siguientes:
a) Delimitación de responsabilidades
Una asignación precisa de funciones es producto de un buen sistema de control interno.
Para cada situación o trabajo, es necesario que haya una persona responsable. Cuando una misma responsabilidad se comparte con varias personas y algo no sale bien, es difícil determinar el o los culpables. Para evitar malos entendidos a cada una de las personas se le asignará un lote de bienes que los vigilará permanentemente y cuidará de ellos evitando pérdidas que les perjudique económicamente; además se le asignará determinadas funciones sobre los cuales deberá rendir cuentas.
b) Utilización de registros apropiados
Si una empresa descuida el registro adecuado de los bienes y de las operaciones, los desvíos no se dejan esperar y se presenta la fuga de toda clase de bienes, ya que no existen registros adecuados que reflejen de inmediato la falta de los mismos. Los registros consistentes de todos los movimientos de la empresa proporcionan medios de control, puesto que establecen áreas de control de los activos.
c) Empleados caucionados
Un empleado que maneja efectivo o bienes de la empresa debe estar cautelado. La fianza que rinda a favor de la empresa crea en él una responsabilidad mayor, por el temor de enfrentarse a una situación embarazosa que le obligue a perder su credibilidad de caucionar al personal no solamente es una garantía para que la empresa pueda recuperar lo
La exactitud del registro contable
Es uno de los principios del control interno, capaz de que los resultados obtenidos sean reales y tanto la participación del 15% a los trabajadores y el pago del impuesto a la renta sean justos.
Es indispensable que el control interno verifique ordinariamente los documentos de soporte de las diversas transacciones que realiza la empresa.
d) Personal confiable con responsabilidades delimitadas
El personal es el eje fundamental sobre el cual rotan todas las actividades de la empresa, cada persona constituye un piñón especial que forma parte de la gran maquinaria en la cual todos se han embarcado.
El control interno dicta normas para el desarrollo de las actividades de las personas, es necesario que todo el personal se prepare mejor, analice lo que hizo exitosos en el pasado, buscando la senda de un futuro exitoso. Se necesita enfrentar los aspectos humanos, no sólo las cosas relacionadas con el equipo de computación y sus programas.
e) Separación de tareas
Este es uno de los elementos que ayuda en la recopilación de la información, en forma rápida y ordenada, cada uno es dueño de la tarea que desempeña, conoce activamente las actividades controladas y puede en todo instante presentar informes correlativos, además limita la posibilidad de fraude; esta separación de tareas se pueden analizar desde los siguientes puntos:
Independencia en los registros contables.- Es necesario mantener registros contables adecuados e independientes, capaz de que sus resultados tengan una calidad elevada y confiable. El jefe de fábrica debe informar sobre la utilización de materiales, mano de obra y otros gastos consumidos en la fábrica, este funcionario, no debe estar involucrado en el área contable, tampoco con el de compras y su información para el debe ser eficaz basado en los hechos realizados diariamente, no estimados,
Separación de la custodia de los activos, de contabilidad.- Esta práctica disminuye la tentación de fraude. Todas las funciones de contabilidad deben estar separadas de todas las actividades operativas de la empresa; por ejemplo: la persona que hace las funciones de cajera no debe relacionarse con las cuentas de mayor que registren el pago de los clientes; un bodeguero no debe relacionarse con las compras de materia prima; la persona facultada de las compras no debe encargarse del pago de cheques.
Separación de las autorizaciones y las ejecuciones.- Las personas que autorizan las operaciones no deben realizar el control de los activos involucrados; ejemplo: la persona que autoriza el pago a un proveedor, no debe encargarse del control de los activos relacionados con la compra, tampoco puede relacionarse con el registro contable; El funcionario encargado de autorizar la movilización de los vehículos no debe disponer de vehículo alguno para su servicio personal.
Separación de funciones de la función contable.- El contador general debe organizar el trabajo de todo el personal que labora en el área contable, no es recomendable que una misma persona ejecute el registro contable, desde los registros de entrada original hasta la presentación de esta dos financieros. Tampoco se recomienda que una persona se mantenga en una misma función por un largo período de tiempo, es necesario rotar el trabajo, así cada empleado se adiestra en ejecutar todos los trabajos de contabilidad y se evita posibles desviaciones negativas. Las autorizaciones para la ejecución de un determinado trabajo pueden ser generales y específicas.
Las autorizaciones generales son las que difunden entre todo el personal de la empresa y las especificas son aquellas que se orientan a una persona en particular. Tanto las generales como las específicas deben ejecutarse por escrito a fin de dejar constancia de lo dispuesto y poder controlar lo realizado.