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De acuerdo a Gómez et. a (2017) las poblaciones pueden ser finitas e infinitas, si el conjunto total de los elementos a incluir en el estudio es menor a 100 000 se considera una población finita, por encima de ese rango es infinita (p. 57), por lo tanto, la población de estudio es finita y se encuentra constituida por el personal responsable directa e indirectamente de los procedimientos de contratación pública mediante ínfima cuantía del MAG del cantón Morona. En lo que se refiere a la muestra Gómez et. al (2017) menciona que en la mayoría de las investigaciones por una cuestión de ahorro de tiempo y de

recursos se hace necesario determinar el tamaño de muestra,

fundamentalmente cuando la población es mayor a 50 elementos (p. 61), debido a que la muestra no supera el valor antes mencionado, se ha seleccionado como muestra a la población que se detalla a continuación:

Tabla 2Responsables de los procedimientos de ínfima cuantía

Cargo N° de funcionarios responsables

Director 1

Encargada de las compras públicas 1 Encargada del área de Contabilidad 1

Jurídico 1

Bodeguero 1

Total 5

Fuente:Archivos del MAG Morona Santiago

De la muestra seleccionada para un conocimiento previo y obtención de información se efectuará la técnica de la entrevista únicamente al Director del MAG del cantón Morona, sin embargo, en el desarrollo de la propuesta se requerirá la aplicación de entrevistas al resto del personal mencionado; además la aplicación de la técnica de observación permitirá conocer las operaciones y actividades que efectúan diariamente el personal responsable de los procedimientos de ínfima cuantía.

Plan de recolección de información Tabla 3Guía de entrevista

Guía de entrevista

Área:

Entrevistado/a: Director del MAG de Morona Santiago Fecha:

Hora:

Objetivo: Evidenciar la situación actual del control de los procedimientos de Contratación Pública que permita verificar el cumplimiento de las instrucciones, normativas y procedimientos vigentes en la normativa vigente.

Preguntas

1. ¿En el ejercicio de su administración, se han definido las funciones de las servidoras y servidores del departamento de compras públicas?

2. ¿Para los procedimientos de Compras Públicas se ha procurado que exista independencia y separación de funciones incompatibles?

3. ¿Una vez adquiridos, los bienes recibidos guardan conformidad con las especificaciones contratadas?

4. ¿Los bienes adquiridos cumplen con lo detallado tanto en cantidades en la factura, ingreso a bodega y acta de entrega recepción de bienes?

5. ¿Se consideró el porcentaje para la contratación bajo la modalidad de ínfima cuantía según el presupuesto general anual del estado vigente?

6. ¿Previa las adquisiciones se evidencia que exista la partida presupuestaria con disponibilidad suficiente de fondos?

7. ¿En el Plan Anual de Contratación (PAC) contiene las relacionadas con la ínfima cuantía a contratarse durante el año fiscal?

8. ¿Se cumple con la publicación del plan en el portal de compras públicas hasta el 15 de enero de cada ejercicio fiscal?

9. ¿Las reformas al Plan anual de contratación son publicadas en el portal de compras públicas?

10. ¿Los Contratos de servicios superan los montos en procesos de ínfima cuantía?

Tabla 4Guía de observación

Ficha de observación

MAG del cantón Morona

Objetivo: Evaluar el cumplimiento de las actividades realizadas por el personal del MAG, responsables del procedimiento de Contratación Pública de ínfima cuantía. Criterios para observación basados en las funciones establecidas para cada funcionario en el Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos del MAG del cantón Morona.

Cargo Observación

Director

Se evidencia desconocimiento en la ejecución de los procedimientos de Compras Públicas

Deja que los trámites los realice el resto del equipo, remitiéndose a la firma de documentos.

No mantiene una disciplina en la asistencia a la oficina.

Encargada de las compras publicas

Se evidencia desorden en el archivo

Se saltan los procedimientos de contratación por ínfima cuantía.

Encargada del área de Contabilidad

Los trámites de Compras públicas los tiene mezclados con otros, no tiene una clasificación especial o dedicada a estos documentos.

Jurídico

Tiene experiencia en el manejo de los trámites de Compras públicas y es un soporte importante al momento de ejecutar los procedimientos. Es ordenado en el manejo de la información y se evidencia que tiene la confianza absoluta del señor director.

Bodeguero

No tiene una bodega con el espacio suficiente y recibe con deficiencias o con incumplimientos de las características solicitadas de los bienes.

Análisis e interpretación de resultados

Una vez aplicada la entrevista al director del MAG de Morona Santiago, se obtuvo los siguientes resultados e interpretaciones que se detallan a continuación:

Tabla 5Análisis e interpretación de resultados

Preguntas

1. ¿En el ejercicio de su administración, se han definido las funciones de las servidoras y servidores del departamento de compras públicas?

Respuesta: De acuerdo con el orgánico funcional las funciones están definidas y de acuerdo a ello las servidoras y servidores de la entidad ejercen sus actividades y responsabilidades laborales, además se lo realiza mediante Memorandos Internos.

2. ¿Para los procedimientos de Compras Públicas se ha procurado que exista independencia y separación de funciones incompatibles?

Respuesta: Se ha establecido a los servidores que se revisen los procedimientos de manera frecuente, sin embargo, si se han detectado novedades en el cumplimento de la normativa, por lo que los bienes que se reciben no guardan conformidad, es más deberían por cuanto cuando se realiza el ingreso a bodega revisan hasta el último bien sino lo reciben.

3. ¿Una vez adquiridos, los bienes recibidos guardan conformidad con las especificaciones contratadas?

Respuesta: Previo al ingreso al control de bodega, si se realiza la revisión de que lo adquirido cumpla con las especificaciones solicitadas y acordadas.

4. ¿Los bienes adquiridos cumplen con lo detallado tanto en cantidades en la factura, ingreso a bodega y acta de entrega recepción de bienes?

Respuesta: Con respecto a los bienes adquiridos, se realiza una verificación de que se cumpla en cantidad y calidad de lo solicitado, para su posterior ingreso a bodega.

5. ¿Se consideró el porcentaje para la contratación bajo la modalidad de ínfima cuantía según el presupuesto general anual del estado vigente?

Respuesta: Como se ha realizado las contrataciones de bienes y servicios bajo la modalidad de ínfima cuantía, no hemos revisado si se ha superado o no el porcentaje establecido según el presupuesto general del estado para el año 2017.

6. ¿Previa las adquisiciones se evidencia que exista la partida presupuestaria con disponibilidad suficiente de fondos?

Respuesta: Previamente se verifica que exista la partida presupuestaria para poder subir al portal de compras los procesos y no tener llamados de atención posteriores.

7. ¿En el Plan Anual de Contratación (PAC) contiene las relacionadas con la ínfima cuantía a contratarse durante el año fiscal?

Respuesta: Las contrataciones de ínfima cuantía se registran en el momento de diseñar el PAC, sin embargo, en el ejercicio fiscal se puedan reprogramar las partidas presupuestarias.

8. ¿Se cumple con la publicación del plan en el portal de compras públicas hasta el 15 de enero de cada ejercicio fiscal?

Respuesta: El director responde que siempre se cumple con lo establecido en la Ley.

9. ¿Las reformas al Plan anual de contratación son publicadas en el portal de compras públicas?

Respuesta: Si se publican lo establece la normativa legal vigente.

10. ¿Los Contratos de servicios superan los montos en procesos de ínfima cuantía? Respuesta: Se trata de que, al ser de ínfima cuantía, no supere el valor establecido para ese año fiscal.