Towards a new evaluation model 1 Introduction

Instructivo de trabajo para Ceremonial y Protocolo de Rectoría.

Se anexa este documento con la finalidad de normar la participación de las autoridades máximas de la Universidad en las distintas actividades organizadas por las unidades académicas y de gestión, así como el correcto uso de sus nombres y cargos.

PARTICIPACIÓN DE AUTORIDADES SUPERIORES EN EVENTOS Y PROTOCOLO GENERAL

Este documento tiene por objetivo normar la participación de las máximas autoridades de la Universidad Católica Silva Henríquez en los distintos eventos organizados por las unidades académicas y de gestión, así como la correcta aplicación de sus nombres y cargos en el envío de las invitaciones, según el tipo de acto o ceremonia.

I.- SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN AUTORIDADES SUPERIORES. • Presidente y Gran Canciller UCSH.

Para considerar la participación del Presidente y Gran Canciller de la Universidad en cualquier evento, la unidad organizadora debe elevar la solicitud oportunamente a través de la Secretaria de Presidencia y Rectoría, quien es la encargada de canalizar dichas solicitudes a la Inspectoría Salesiana.

• Rector.

El mismo conducto aplica para solicitar la participación del Rector de la Universidad, quien una vez informado de la actividad, y en virtud de su agenda de compromisos, responderá al requerimiento o delegará su participación en algún miembro del equipo directivo si así lo estima pertinente.

• Otras autoridades.

Para considerar la participación de Decanos, Vicerrectores y demás autoridades de la Universidad, la Unidad organizadora debe elevar oportunamente la solicitud a las secretarías respectivas.

IMPORTANTE: En todos los casos es necesario señalar claramente si sólo se les invita para asistir, o si se requiere de su intervención o saludo. Cabe destacar que la presencia del Presidente y Gran Canciller o del Rector en un acto o ceremonia, no obliga su intervención, pues protocolarmente basta con que sean saludados al inicio.

Será responsabilidad de las autoridades centrales coordinar sus agendas para asegurar que al menos uno (a) siempre esté presente en ceremonias y actos institucionales.

II.- TIPOS DE CEREMONIA Y CONVOCATORIA. 1. Ceremonias solemnes

Las ceremonias solemnes son aquellas que involucran a la totalidad de la Comunidad Universitaria, en su mayoría están establecidas por Calendario Académico y se celebran en un contexto de gran formalidad y rigurosa planificación.

Son las siguientes:

a) Ceremonia de Inauguración de Año Académico b) Eucaristía de Inicio de Año Académico

c) Ceremonias de Titulación y Graduación Académica d) Ceremonia de Aniversario Institucional

e) Eucaristía de Aniversario Institucional f) Liturgia de Fiestas Patrias

g) Ceremonia Distinción y Medalla Cardenal Silva Henríquez h) Conmemoración del Fallecimiento del Cardenal Silva Henríquez i) Asunción del Rector

• Quién las organiza.

La organización de las ceremonias solemnes de la UCSH está a cargo de la Dirección de Comunicaciones Corporativas, en coordinación con Rectoría.

En el caso particular de las ceremonias religiosas, su organización está a cargo de la Dirección de Pastoral Universitaria, con apoyo de la Dirección de Comunicaciones Corporativas. Asimismo, la conmemoración del Fallecimiento del Cardenal Silva Henríquez, es organizado por la Fundación que lleva su nombre, con el apoyo de la Dirección de Pastoral Universitaria y la Dirección de Comunicaciones Corporativas.

• Quién convoca a las ceremonias solemnes (invitaciones).

Los encargados de convocar a las ceremonias solemnes de la Universidad son el Presidente y Gran Canciller y el Rector, en forma conjunta o por separado, según corresponda.

2. Ceremonias Institucionales Internas.

Las ceremonias institucionales internas son aquellas que, sin ser solemnes ni estar programadas por Calendario Académico, involucran a toda la comunidad universitaria. Son las siguientes:

a) Reconocimientos u homenajes

b) Inauguración de obras o nuevas instalaciones institucionales c) Lanzamiento de nuevas carreras o programas académicos d) Clases Magistrales

• Quién las organiza.

La organización de las ceremonias institucionales internas está a cargo de la unidad que las promueve y gestiona, con apoyo de la Dirección de Comunicaciones Corporativas. Los costos asociados a este tipo de actos son financiados por la propia unidad gestora.

• Quién convoca a las ceremonias institucionales internas (invitaciones).

El encargado de convocar a las ceremonias institucionales internas de la Universidad es el Rector, quien puede delegar esta responsabilidad en un Vicerrector o Decano del área correspondiente.

Esto significa que las invitaciones deben ser suscritas por el Rector, o por la autoridad en quien se haya delegado dicha responsabilidad.

3. Ceremonias Institucionales Externas.

Las ceremonias institucionales externas son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a nuestra Universidad en conjunto con una o más instituciones, generalmente para establecer o estrechar vínculos entre sí.

Son las siguientes:

- Firmas de convenios o acuerdos - Entrega de donaciones

- Visitas protocolares

• Quién las organiza.

La organización de las ceremonias institucionales externas está a cargo de la unidad que las promueve y gestiona, con apoyo de la Dirección de Comunicaciones Corporativas. Los costos asociados a este tipo de ceremonias son financiados por la propia unidad

gestora y de las demás instituciones colaboradoras.

• Quién convoca a las ceremonias institucionales externas (invitaciones).

Los encargados de convocar a las ceremonias institucionales externas son las máximas autoridades de las instituciones u organizaciones involucradas. Si entre ellas figuran instituciones públicas, el orden de las autoridades que suscriben las invitaciones debe someterse al Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores (disponible en Internet).

Por parte de nuestra Universidad convoca el Rector, quien también puede delegar esta responsabilidad en un Vicerrector o Decano del área correspondiente.

Las invitaciones, entonces, deben ser suscritas por las máximas autoridades involucradas, encabezadas por la UCSH si se trata de instituciones privadas y/o pares, o siguiendo el orden que indica el mencionado reglamento en caso de estar involucrada una o más instituciones públicas.

Ejemplo 1 (instituciones privadas y/o pares):

Rector Universidad Católica Silva Henríquez y Director de Instituto Italiano de Cultura, tienen el agrado de invitar a Ud. a la firma del acuerdo de…

Ejemplo 2 (aplicando Reglamento de Ceremonial Público):

Directora del Servicio Nacional de la Discapacidad; Señor Obispo Auxiliar de Santiago y Rector de la Universidad Católica Silva Henríquez, tienen el agrado de invitar a Ud. a la ceremonia de firma del convenio de…

** (Orden aplicado: organismos del Estado – Obispos Iglesia Católica – Universidades)

4. Actos Simples ( internos o externos)

Los actos simples son todos los demás eventos de carácter académico y no académico, que se realizan en nuestra Universidad, sean internos o en colaboración con instituciones externas.

Son los siguientes:

• Inauguración o clausura de actividades de extensión académica: - Congresos - Seminarios - Talleres - Coloquios - Jornadas - Cursos

• Inicio de año académico en carreras y programas, etc.: - Presentaciones de libros e investigaciones

- Eventos artístico-culturales

- Premiaciones o entrega de certificaciones - Almuerzos o cenas

• Quién los organiza.

La organización de los actos simples está a cargo de la unidad que las promueve y gestiona, pudiendo solicitar asesoría a la Dirección de Comunicaciones Corporativas. Los costos asociados a este tipo de actos son financiados por la propia unidad gestora.

• Quién convoca a los actos simples internos (invitaciones).

El encargado de convocar a los actos simples internos es el Decano de la Facultad correspondiente, en el caso de los actos académicos, y el Vicerrector o Director, en el caso de los actos emanados de unidades de gestión.

Esto significa que son sus nombres los que deben figurar en las invitaciones.

En ambos casos, tanto el Decano como el Vicerrector o Director puede suscribir las invitaciones en conjunto con el Director o Jefe de la unidad de su dependencia que tenga directa relación con la actividad.

• Quién convoca a los actos simples externos (invitaciones).

Los encargados de convocar a los actos simples externos son las máximas autoridades de las unidades involucradas en cada institución organizadora. Si entre ellas figuran instituciones públicas, el orden de dichas autoridades, al igual que en las ceremonias institucionales externas, debe someterse al Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores (disponible en Internet).

Ejemplo:

Director Ejecutivo de FONDEF, Directora Académica del CIAE de la Universidad de Chile y Director de Investigación de la Universidad Católica Silva Henríquez invitan a Ud. al lanzamiento del libro…

*(Orden aplicado: organismos del Estado – Universidades más antiguas – otras Universidades)

III. – ANEXO 1: USO Y APLICACIÓN DE SÍMBOLOS NACIONALES Y CORPORATIVOS. a. Himno Nacional

El Himno Nacional se interpreta únicamente en las ceremonias solemnes y en aquellos actos a los que concurra el (la) Presidente (a) de la República, siempre al inicio de la ceremonia.

Si es necesario interpretar el Himno Nacional de otro país, debe hacerse a continuación del Himno Nacional de Chile.

b. Ubicación de Banderas.

La Bandera Nacional puede ser instalada únicamente en las ceremonias solemnes y en aquellas de carácter internacional, cuya relevancia así lo amerite. Se ubica a un costado del escenario, acompañada de la bandera corporativa de la Universidad a su derecha. Si hay un país visitante, su bandera se ubica a la izquierda de nuestro pabellón patrio

(usualmente las banderas pueden conseguirse en calidad de préstamo en el consulado o embajada correspondiente, siendo responsabilidad de la unidad organizadora del evento). Si el número de banderas extranjeras es más de uno, la bandera chilena ocupará el centro,

seguida a su derecha por la siguiente en orden alfabético y a la izquierda por la que sigue. Los mástiles y banderas deben tener las mismas dimensiones.

c. Ubicación de pendones.

En el caso de los pendones corporativos, éstos deben instalarse en los costados del estrado o testera, con un máximo de 2.

Cuando es necesario instalar el pendón de una institución invitada o que participa en la organización del evento, éste debe ser ubicado a la derecha del pendón corporativo de la UCSH.

No deben ubicarse más de 2 pendones por cada lado del salón.

III. – ANEXO 2: PRECEDENCIAS Y VOCATIVOS.

a. Definición del concepto precedencia y su aplicación.

La precedencia es la prioridad que el protocolo determina a las autoridades, organismos e instituciones en ceremonias o eventos. Es, por tanto, el orden jerárquico que se les asigna para efectos de ubicación, intervención, entrada a un lugar, etc.

En nuestra Universidad la mayor jerarquía corresponde al Presidente y Gran Canciller, quien siempre presidirá toda ceremonia. En su ausencia, este rol es asumido por el Rector. El orden protocolar entonces está encabezado por el Presidente y Gran Canciller, el Rector,

seguido de las demás autoridades e invitados, de acuerdo a su precedencia.

Si entre los invitados asisten autoridades nacionales y extranjeras (civiles y/o religiosas) primero se aplicará la precedencia determinada en el artículo 87 del Reglamento de Ceremonial Público y Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores, y después se alternará con los directivos de nuestra institución, de acuerdo a la precedencia indicada a continuación.

Orden de Precedencia en la UCSH: - Presidente y Gran Canciller - Rector - Junta Directiva - Comité de Coordinación - Ex Rectores - Decanos - Consejeros Universitarios

- Directores Unidades Académicas - Directores Unidades Gestión - Jefes de Carrera

- Jefes de Unidades de Gestión - Representantes de Sindicatos

- Representantes de la Federación de Estudiantes - Representantes Centros de Estudiantes

- Académicos - Funcionarios - Estudiantes - Familiares

- Amigos y visitas en general

IMPORTANTE: La máxima autoridad de la UCSH siempre preside los actos o ceremonias y en su calidad de dueño de casa poseerá siempre la mayor precedencia de la institución. Esto aún cuando la ceremonia se realice en conjunto con instituciones públicas, cuyas autoridades antecedan a las nuestras en la redacción de la invitación (como se ha indicado en el caso de las ceremonias institucionales externas y actos simples externos).

Esta condición sólo cambia de asistir el (la) Presidente (a) de la República de Chile, en cuyo caso será él (ella) quien tome el primer lugar de precedencia.

b. Definición del concepto Vocativo y su aplicación.

El vocativo es el término o tratamiento utilizado para dirigirse o saludar a una autoridad en un acto público o a través de una comunicación escrita, y que se establece según su rango al interior de una institución.

Al inicio de una ceremonia o discurso se sugiere mencionar un número restringido de vocativos. La enumeración excesiva de autoridades o personalidades puede resultar tediosa y contrario a lo que podría pensarse, mientras más extensa es la nómina de vocativos resulta más excluyente.