TSM Roles and Groups in the Windows NT LDF

2. Despachos

Bodega de materiales:

El acceso a la bodega está restringido al personal encargado (Unidad de Logística) y a los usuarios autorizados, por cada Jefe de Unidad, para retirar materiales. Las mercaderías deben estar ordenadas, ya que el acomodo de las mercaderías ayuda a tener un mejor control, facilita el conteo y localización inmediata.

Con respecto al control de mermas, se debe siempre tener la documentación que registre esto, con el fin de determinar las causas y buscar correcciones.

Toda merma o vencimiento se solicita su baja a través de una Resolución, autorizada, previamente por Subdirección de Gestión Operacional.

De existir diferencias de las que no se encuentre justificación, se debe solicitar a Subdirección de Gestión Operacional, la autorización para realizar un ajuste de bodega, junto con la solicitud de un Sumario Administrativo, para identificar al o los responsables.

Mermas, Productos vencidos:

Procedimiento para baja/eliminación de productos:

En bodega en forma sistemática y habitual se revisan los productos que aparecen almacenados, principalmente en el tema de la fechas de vencimiento, pues no se cuenta con un sistema informático, que permita ingresar la fecha de vencimiento, número de lote o serie y otros datos relacionados con la obsolescencia del producto. Manualmente los ejecutivos de bodega se encargan de revisar esto en cuanto a productos próximos a vencer, sin movimiento o vencido.

Semestralmente el Jefe de Oficina de Distribución debe generar un informe con productos próximos a vencer, sin movimiento o vencido, este informe debe ser enviado al Jefe de Logística, quien debe remitirlo a la Subdirección de Gestión Operacional.

Paso 1:

Constantemente los ejecutivos de bodega deben revisar sus productos, para detectar con tiempo posibles vencimientos.

En el caso de que se encontrara algún producto con fecha de vencimiento próximo se debe:

 Informar al Jefe de Logística.

 Informar al o los usuarios frecuentes, para que utilicen el producto antes de que expire.

 Consultar a otros integrantes de la Red Asistencial, para que a través de canje se pueda utilizar el producto.

Paso 2:

En el caso de que el producto no pueda ser utilizado y, finalmente, se cumpla la fecha de vencimiento del producto se debe:

 Sacar el producto del lugar habitual de almacenamiento en bodega.

 Almacenar en un lugar donde quede explícitamente y en forma visible que se trata de un medicamento o insumo vencido y que no se podrá utilizar.

 Proceder a informar, mediante un memorando, al Jefe de Logística, que se produjo el vencimiento de los productos en bodega.

 Detallar el código, nombre, factor de empaque y valorización. En este manual se debe solicitar la Resolución para dar de baja los productos vencidos.

 Una vez tramitada la Resolución para eliminación de productos vencidos, se informa a la Unidad de Inventario, para solicitar un ministro de fe para la eliminación de los productos a la basura, de empresa corriente, siempre y cuando estos productos no sean medicamentos oncológicos, pues estos no se pueden eliminar por esa vía. Los medicamentos oncológicos deben ser retirados por empresas especiales en el rubro.

 Realizar los ajustes de existencias de productos autorizados por Resolución para la eliminación.

 Revisar el movimiento, rotación y protocolo para evaluar uso y/o desuso de dichos productos

Gestión de Contratos y de Proveedores:

La Gestión de contratos significa definir las “reglas de negocio” entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento.

Comprende la creación del contrato, su ejecución, la gestión de las entregas de los productos o servicios y la relación con los proveedores.

Una visión integral incluye además la gestión post entrega (o post venta), la evaluación de los contratos, el registro y uso de la información generada en cada adquisición para planificar las compras y tomar mejores decisiones.

La comisión de convenios, llevará registro y actualización semestral de todos los contratos vigentes de la Institución.

Esto, de acuerdo a familias clasificadas de la siguiente manera:

 Inmobiliarios (arriendos).

 Telecomunicaciones (telefonía fija y móvil, Internet, entre otros).

 Mantención y Servicios Generales (aseo, vigilancia, mantención de infraestructura, entre otros).

 Servicios de Apoyo.

 Otros servicios.

Cada registro debe contener los siguientes datos:

 Todas las contrataciones reguladas por contrato.

 Fecha de inicio de contrato.

 Antigüedad del Contrato (en años y meses).

 Monto anual de contrato.

 Si tiene cláusula de renovación automática.

 Si tiene cláusula de término anticipado.

 Fecha de entrega de productos o cumplimiento de hitos.

 Fecha de pago.

 Funcionario de la entidad responsable o coordinador de ese contrato.

 Garantías.

 Multas.

 Calificación al Proveedor.

La Oficina de Compras o el Administrador que designe el Jefe de Logística, actualizará la base de datos, de manera que contenga la información completa de cada contrato. Esta información debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovación, término u otros hitos.

La evaluación de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de término o renovación establecida en los mismos. Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en los contratos.

Criterios a evaluar, cuando corresponda:  Antigüedad.

 Especificidad.

 Complejidad de licitarlo.

 Cláusulas de término de contrato.

 Cumplimiento del contrato por parte del proveedor.

Los funcionarios de la institución designados administradores de contratos y los que estén a cargo de los pagos tienen la obligación de entregar al funcionario encargado de gestionar los contratos toda la información que éste requiera en forma oportuna, con el fin de evitar posibles reclamos de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de éste.

Plazo para la suscripción de los contratos:

El plazo para la suscripción del contrato será aquel que se contemple en las cláusulas del contrato del trato directo o en las bases respectivas; si nada se dice, deberá ser suscrito en un plazo no superior a 30 días corridos a partir de la fecha de la notificación de la adjudicación.

Manejo de incidentes:

La Institución dará solución a todos los problemas que se pudieran generar producto de los procesos de adquisición que realiza. Estos problemas serán analizados según se trate de situaciones o incidentes internos o externos.

Incidentes internos:

Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren sólo a funcionarios de la Institución, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación.

En el caso de reclamos de calidad de los productos diferentes a lo adjudicado, esto se debe revisar con la Jefatura de la Unidad Requirente para evaluar la solicitud. Se debe solicitar a proveedor cambio del producto.

Para dar respuesta a un incidente interno, si corresponde a medicamentos, es el Químico Farmacéutico de la Of. de Compras y si es un insumo, la Enfermera de la referida Unidad, quien deberá reunir toda la información relacionada con la adquisición y dar respuesta al incidente ocasionado.

Incidentes externos:

Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren a funcionarios de la Institución, proveedores o ciudadanos, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación.

Para dar respuesta a un incidente externo, el Jefe de Compras deberá reunir toda la información relacionada con la adquisición y dar respuesta al incidente ocasionado. Si reunido los antecedentes, se hace imposible dar respuesta debe solicitar al Jefe de Logística resolución a la situación presentada.

Comité de adquisiciones:

Cualquier conducta apartada de las buenas prácticas de abastecimiento, que atente contra los principios y valores de la Institución, será sometida a la evaluación del Comité de Adquisiciones de la Institución.

El Comité de Adquisiciones estará conformado por el Subdirector de Gestión Operacional, Subdirector de Gestión Financiera, Jefe Unidad Gestión Presupuestaria, Jefe de Unidad de Logística, Jefe Oficina de Compras, Enfermera de Of. de Compras, Encargado de Licitaciones, Jefe de Farmacia y otro ente interno o externo que para cada caso especial a revisar sugiera el Subdirector de Gestión Operacional.

Tendrá como objetivo revisar adquisiciones de alta complejidad, someter a evaluación los casos que le sean presentados y determinar si corresponde ejecutar acciones. El Comité de adquisiciones sesionará mensualmente y podrá ser convocado en forma excepcional por el Subdirector de Gestión Operacional para tratar algún tema extraordinario.

Las decisiones adoptadas por el Comité de Adquisiciones se formalizarán a través de las actas que se levantarán cada vez que el comité sesione.

Uso del Sistema:

Las compras (a excepción de las realizadas por fondo fijo menor a 3 UTM) se deben realizar por el portal del mercado público en la página web: www.mercadopublico.cl

Referirse al Manual del Comprador contenido en formato PDF en la página web en el link de manuales y guías.

De las Garantías:

Los documentos en garantías son instrumentos bancarios de carácter financiero a través del cual las Instituciones Públicas respaldan la seriedad de la oferta, fiel cumplimiento y otras garantías que la institución licitante estime pertinente resguardar en un proceso licitatorio por la compra de productos (fármacos, insumos, artículos de escritorio, etc.) o por la prestación de servicios. Dichos documentos pueden ser pólizas de Seguros, Depósito a plazos, Vale Vista y/o Boletas de Garantía. Este documento en garantía debe ser pagadera a la vista con carácter de irrevocable, que cite el N° de ID de la Propuesta y nombre de la Licitación.

 Para procesos menores a 100 UTM, no existe obligatoriedad de la

presentación de dicho documento.

 Para procesos entre 100 y menor a 1.000 UTM, la entrega del documento en garantía será obligatorio sólo si las bases que regulan el

procedimiento lo exigen.

 Para procesos mayores o igual a las 1.000 UTM es obligatorio la presentación del Documento en Garantía.

a. De la recepción de las garantías: De Seriedad de la oferta:

El Encargado de licitaciones en Oficina de compras recepciona los sobres de los oferentes conforme lo señalan las bases que regulan los procesos licitatorios (y para los casos de trato directo, el requerimiento inicial), dichos documentos son entregados, en sobre cerrado indicando nombre de la propuesta, Nº de ID y Razón social de esta y luego se envían a la custodia de la Unidad de Contabilidad.

Si las garantías cumplen con los requisitos señalados en las bases que regulan el proceso licitatorio se procede al envió de estos para custodia a la Unidad de Contabilidad indicando los siguientes antecedentes a través de memorándum interno de la Oficina de Compras:

 Número de Propuesta.

 Motivo que cauciona el documento (Seriedad de la Oferta).

 Rut del oferente.

 Razón Social.

 Monto.

 Institución Financiera.

 La unidad de Contabilidad y Finanzas las registra los antecedentes antes señalados en una planilla de control destinada para ello.

De la apertura de los sobres de Garantía de Seriedad de la oferta:

Una vez cumplido el plazo de publicación y habilitado el plazo para la apertura de ofertas se procede a revisar y definir los proveedores que presentaron sus ofertas debidamente respaldada con las garantías de seriedad de la oferta siempre y cuando el proceso lo explicite.

Si el proceso licitatorio exige presentación de Garantía de Seriedad de la Oferta se procede a la apertura de los sobres y revisión de las Garantías, es decir se revisa:

 Razón social de la empresa emisora (oferente).

 Rut de la empresa y/o persona natural emisora del documento en garantía.

 Razón social del Beneficiario.

 Rut del Beneficiario.

 Plazo de Vigencia del documento que esté acorde al plazo de vigencia solicitado en las bases.

 Nombre de la propuesta.

 Número de ID.

 Glosa del Documento “Garantizar la Seriedad de la oferta del XXXX”.

 Monto del documento en garantía que se ajuste a lo solicitado en las bases. Si el oferente, ya sea persona natural o jurídica, omitiera cualquiera de estos antecedentes o no cumpliere con los requisitos señalados en las bases será razón de

declarar inadmisible la oferta recibida, solicitándose inmediatamente a la Unidad

de Contabilidad, el endoso y devolución del documento al oferente.

De fiel cumplimiento del contrato:

Si el proceso licitatorio exige la emisión de un documento para garantizar el fiel cumplimiento del contrato, el contratista deberá entregar al momento de la entrega del contrato un documento en Garantía por Fiel Cumplimiento del Contrato, con carácter de irrevocable, pagadera a la vista.

En este documento se procede a la revisión de los siguientes antecedentes:

 Razón social de la empresa emisora.

 Rut de la empresa emisora del documento.

 Razón social del Beneficiario.

 Rut del Beneficiario.

 Plazo de Vigencia del documento que esté acorde al plazo de vigencia solicitado en las bases.

 Nombre de la propuesta.

 Número de ID.

 Glosa del Documento “Garantizar el Fiel Cumplimiento del Contrato del ID XXXX”.

 Monto del documento en garantía que se ajuste a lo solicitado en las bases. Recibido de conformidad el documento se procede al envió para custodia de este a la Unidad de Contabilidad indicando los siguientes antecedentes:

 Número de Propuesta.

 Motivo que cauciona el documento (Fiel cumplimiento del Contrato).

 Rut del Contratista.

 Razón Social del contratista.

 Monto.

 Fecha de Vigencia del documento.

 Institución Financiera.

b. Endoso y Devolución:

Terminado cada proceso de licitación se solicita el endoso y devolución de los documentos que se mantienen en custodia así como también la Unidad de Contabilidad envía en forma mensual el listado de las garantías que mantiene en custodia por Fiel Cumplimiento del Contrato y/o Garantía de Seriedad de la Oferta, para que se soliciten los endosos respectivos.

La solicitud de devolución se realiza mediante requerimiento de Jefe de compras o quien le subrogue a la Unidad de Contabilidad a través del MM respectivo, según lo especificado en las bases.

In document Securing Applications with Tivoli Security Management Lockdown Modules (Page 102-105)