Uncertainties

El presupuesto es una herramienta de planificación que, de una forma determinada, integra y coordina las áreas, actividades, departamentos y responsables de una organización, y que expresa en términos monetarios los ingresos, gastos y recursos que se generan en un período determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia (19).

La preparación de presupuestos desempeña un papel fundamental en la planeación y el control. Los planes identifican los objetivos y las acciones necesarias para lograrlos. Los presupuestos son las expresiones cuantitativas de estos planes, expresados ya sea en términos físicos o financieros o de ambas formas. En la planeación, un presupuesto es un método para traducir las metas y las estrategias de una organización en términos operativos. Los presupuestos también se pueden utilizar en el control. El control es el proceso de establecimiento de estándares, la recepción de

retroalimentación acerca del desempeño real y la toma de una acción correctiva siempre que el desempeño real se desvíe de manera significativa del planeado. De este modo, los presupuestos se utilizarán para comparar los resultados reales con los planeados, y modificar el curso de acción de ser necesario (20). Los presupuestos evolucionan a partir de los objetivos a largo plazo de la empresa; forman la base de las operaciones. Los resultados reales se comparan con los montos presupuestados a través del control. Esta comparación proporciona retroalimentación tanto para las operaciones como para los presupuestos futuros (20).

2.3.4.1. Características funcionales de un presupuesto Estas son (19):

- Tiene una finalidad principal, que es expresar lo que se quiere alcanzar en el futuro mediante los objetivos fijados de forma monetaria, apoyan la planificación y ayudan a cuantificar los objetivos de forma que se puedan trasladar y comunicar a los diferentes responsables, afianzando así el proceso de feedback entre la dirección y los diferentes responsables.

- Integra y coordina todas las áreas, actividades,

departamentos y responsables en el momento de la confección de los diferentes tipos de presupuestos operativos. - Aglutina toda la actividad de la organización en relación a los recursos utilizados y obtenidos en forma de ingresos, gastos e inversiones.

- El presupuesto utilizado por la dirección permite trasladar los objetivos a términos monetarios y delegar la responsabilidad de su consecución a los diferentes responsables para después poder hacer su seguimiento mediante el control y análisis de las desviaciones.

- El presupuesto sirve para minimizar el riesgo futuro en la consecución de los objetivos, ya que permite realizar su seguimiento y, en el caso de no cumplimiento, reconducir los objetivos hacia una situación más real y posible.

Las principales características operativas de un presupuesto son (19):

- Debe servir como herramienta de pronóstico y cálculo de variables e importes estimados.

- La información del presupuesto debe ser obtenida teniendo en cuenta el principio de economicidad o costo-beneficio, es decir, optimizar muy bien los recursos para su obtención y posterior realización.

- Es una herramienta susceptible de revisión y cambios continuos, por tanto, requiere una flexibilidad muy elevada. - La fiabilidad de sus datos debe estar apoyada en argumentos

monetarios y no monetarios.

- Participativo, se trata de diseñar una información en la que participen todas las personas implicadas y deben ser asumidos y aceptados todos los compromisos por todas las partes implicadas.

2.3.4.2. Ventajas de la utilización de los presupuestos

El diseño y realización del presupuesto es una herramienta de gestión adecuada para conocer la situación y las posibilidades futuras de la empresa, que además ayuda a asegurar la consecución de los objetivos plasmados en la planificación estratégica y a medir la eficiencia de los medios y recursos utilizados en la consecución de los resultados previstos (19). A continuación se describen las principales ventajas que puede aportar un presupuesto (19):

- Tiene la capacidad de proporcionar estimaciones monetarias de los diferentes ingresos y gastos para un determinado período en el futuro.

- Puede ser adaptado, en un momento dado, a los cambios significativos a los que está sometida toda organización.

- Sirve como elemento básico de implicación y motivación del personal que participa en el proceso de confección y seguimiento, dado que comunica cómo se deben cumplir los objetivos y de qué recursos se dispone en cada momento para alcanzarlos.

- Permite prever situaciones futuras que pueden suceder en forma de mayores o menores ingresos o gastos, lo cual permite elaborar soluciones o planes alternativos a priorizar si fuera necesario.

- Coordina las actividades de los diferentes responsables porque mediante el conocimiento de los recursos disponibles se toman previamente decisiones de gestión.

- Es una herramienta de control, ya que permite analizar las desviaciones entre lo previsto y lo real en un período, acumulado a unos períodos determinados y desde un período al final del presupuesto.

- Permite un seguimiento de los resultados de los indicadores previstos frente a los reales.

- Ayuda al seguimiento del cumplimiento de los objetivos fijados en la estrategia.

- Permite la participación de toda la organización de forma escalonada y jerárquica.

- Permite medir la capacidad para asignar los recursos y controlarlos posteriormente.

- Desarrolla un alto grado de aceptación y compromiso entre los objetivos de la organización y los objetivos más concretos de los diferentes responsables.

- Permite a las diferentes unidades organizativas o de negocio coordinarse entre sí y optimizar sus resultados.

- Permite que los responsables desarrollen los diferentes presupuestos operativos conforme con los objetivos e iniciativas de la organización.

2.3.4.3. Ciclo de vida del presupuesto

El ciclo de vida del presupuesto depende de si éste es para un proyecto a actividad o para períodos definidos de organizaciones en marcha. El ciclo de vida del presupuesto de un proyecto a actividad está determinado por la duración de la actividad y, por tanto, cubrirá ese período de tiempo. En el caso de las empresas o sector público, que son entidades en funcionamiento permanente, el ciclo de vida está acotado a períodos de tiempo relacionados con calendarios, por ejemplo un mes, un semestre o un año (21).

Este ciclo de vida está compuesto de una serie de fases, siendo las más reconocidas las cuatro siguientes (21):

- Formulación

- Discusión y Aprobación - Ejecución y Control - Evaluación

Estas fases aplican por igual en sector público y sector privado. La fase de formulación del presupuesto es la destinada a hacer el presupuesto, para ello se requiere de los planes proyectos y actividades previstas, además de las políticas e instrucciones para el período que cubrirá dicho presupuesto. En la segunda fase el presupuesto se somete a un proceso de discusión para

su respectiva aprobación, lo que ocurre generalmente en los últimos meses de cada año, para disponer de un presupuesto aprobado desde el comienzo de cada ejercicio anual. La tercera fase es la de ejecución, es decir, el cumplimiento de los planes, proyectos y actividades desde el punto de vista del recaudado de ingresos, ejecución de gastos y flujos de efectivo: la ejecución da origen a ingresos y egresos reales que son controlados respectos de los que se presupuestaron para conocer eventuales desviaciones y efectuar las correcciones del caso. Finalmente la cuarta fase, de evaluación permite conocer resultarlos a través de los informes de desempeño y hacer efectivos los premios y responsabilidad de las unidades y jefaturas correspondiente (21).

2.3.4.4. Tipos de presupuestos

En forma muy breve, se define, a continuación diversos tipos de, presupuestos, según sus fines o sus alcances (21).

 Presupuestos de capital

Se refieren al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto específico de inversión, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a través de la medición de indicadores tales como la Tasa Interna de Retorno (TIR) o el Valor Actual Neto (VAN).

 Presupuestos operacionales

Se refieren a la cuantificación de las operaciones planificadas por la organización durante un período de tiempo determinado, con la finalidad de establecer las necesidades de financiamiento y los resultados esperados.

 Presupuestos periódicos

Se llama así a los presupuestos que se confeccionan por un número fijo de períodos (por ejemplo, presupuestos

mensuales por seis meses), y que al vencer cada período se agrega uno nuevo a los presupuestos (al término del mes uno, se agregad presupuesto del mes siete, y así sucesivamente).

 Presupuestos flexibles

Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a través del tiempo, de tal forma que se conozca los resultados a distintos valores, en este caso es similar al llamado análisis de sensibilidad.

El presupuesto flexible se opone al concepto de presupuesto fijo.

 Presupuestos por nivel

Determinan los presupuestos a distintos niveles de actividad programada, por ejemplo, al 100 por ciento de capacidad instalada, al 80 por ciento, al 60 por ciento, etc.

 Presupuesto parcial

Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro de la organización y se administra en forma independiente, por ejemplo, el presupuesto de cobranzas.  Presupuesto base cero

Se basa en el supuesto de que recién se inician las actividades de la organización, desconociendo la validez de lo sucedido en períodos anteriores.

 Presupuesto de continuidad

Es lo contrario de la anterior. Se basan en la experiencia histórica de la organización, asumiendo como supuesto que se mantienen los valores dados en el pasado, con algún factor de corrección o de actualización.

 Presupuesto maestro

Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas actividades de la empresa.

Formado por el presupuesto de caja más el presupuesto de financiamiento, representa la consolidación del plan estratégico de la organización a corto plazo (un año).

 Presupuesto de responsabilidades

Divide la actividad presupuestada anual en términos de responsabilidades individuales, por ejemplo, fija metas de ventas por vendedor, niveles de producción por taller, etc.

2.3.4.5. Estructura presupuestaria

Los diversos presupuestos parciales que se preparan en la organización se van integrando en una estructura (20).

De hecho unos presupuestos son usados a la vez como base para otros, proporcionando los datos de entrada, para en definitiva irse integrando en presupuestos de carácter global (20).

La estructura presupuestaría se compone de la siguiente frecuencia (20):

- Presupuesto de ventas - Presupuesto de cobranzas - Presupuesto de costo de ventas - Presupuesto de inventario - Presupuesto de fabricación - Presupuesto de mano de obra - Presupuesto de compras - Presupuesto de IVA

- Presupuesto de pagos a proveedores

- Presupuesto de Gastos: Variables fijos según el flujo - Presupuesto de Gastos: Variables fijos según el resultado - Presupuesto de inversiones

- Presupuesto de flujos no operacionales - Presupuesto de caja

- Presupuesto de financiamiento - Presupuesto maestro

- Balance proyectado

- Cuenta de resultados proyectada - Análisis financiero sobre proyecciones. 2.3.4.6. Costos

El costo o coste es el gasto económico que representa la prestación de un servicio (22).

a) Costos de medicamentos. El término costo hace referencia al importe o cifra que representa un medicamento. El costo es lo que debe abonar el Seguro Integral de Salud después que haya sido prestada la atención de salud (23).

b) Costos de material, insumos, instrumental y accesorios médicos. Es el valor de los factores consumidos a lo largo del proceso de la prestación del servicio de salud (23).

c) Costos administrativos. Los costos administrativos son los recursos necesarios para las operaciones y manejos dentro del hospital, son los gastos o costos que el Seguro Integral de Salud aplica para la realización de la atención de salud. Los costos administrativos son generados principalmente por los sueldos del personal de salud y demás personal. Son los recursos necesarios para las operaciones y manejo dentro de una institución, son los gastos que la institución aplica para la realización de trámites y movimientos internos (24).