7.4 Motion Primitives
7.4.2 Uncontrolled Switching
Actividad Descripción Responsable Registro
Preparación del Programa de Auditorias y del Itinerario de Auditoría Interna
Se establecen en el Formato F01-P03 PROGRAMA DE AUDITORIAS a realizar en el año, anotando el ente de vigilancia a realizar la auditoria y la norma o requisito a auditar. En este programa igualmente se relacionan las auditorías internas a realizar. Se debe tener presente que el auditor no puede revisar un proceso que esté a su cargo.
Toda auditoría interna programada debe tener un itinerario de auditorías F02-P03 donde se define objetivos, alcance, fecha y hora del itinerario de la auditoria, igualmente en el mismo formato se asigna el auditor interno.
Nota 1: Para las auditorias de origen externo no aplica el presente formato F02-P03 ITINERARIO DE AUDITORIAS, ya que queda evidencia en documentos entregados por el ente auditor.
Nota 2: El F02-P03 ITINERARIO DE AUDITORIAS puede ser ajustado con previa autorización de la Gerencia. Estos cambios serán especificados en el mismo formato a manera de observación.
Gerente F01-P03 Programa de Auditoria F02-P03 Itinerario de Auditorias Elaborar Lista de Verificación
Prepara la auditoria teniendo en cuenta toda la documentación aplicable.
En el F03-P03 LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORIA, prepara las preguntas que respondan al cumplimiento de los estándares y requisitos de las normas y procedimientos aplicables al proceso.
Auditor Interno FO3-P05 Lista de Verificación de Auditoria
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Actividad Descripción Responsable Registro
Apertura de Auditoría
Interna.
Llegado el momento de la auditoria, el auditor se reúne con el equipo a Auditar, explica la metodología de trabajo, el objetivo de la auditoria, la disponibilidad de recursos y se aclaran las inquietudes. Deja registro en el F04-P03 ACTA DE ADITORIA. Auditor Interno F04-P03 Acta de Auditoria Desarrollo de Auditoría Interna
El auditor recolecta evidencias acerca del cumplimiento o no, de los requisitos a auditar. Debe confrontar la entrevista con la ejecución de la actividad, y hacer muestreos y seguimiento.
Cuando detecte un hallazgo sobre la auditoria, debe anotar las evidencias objetivas que harán justificar la presencia del hallazgo en el F03-P03 LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORIA.
Establece los cumplimientos de los requisito, los cuales pueden ser: NC: No conformidad, C: Cumplimiento a conformidad u O: Observación, anotando con una X dónde corresponda.
Durante la auditoria, debe comunicar al auditado sobre los hallazgos de la auditoria.
Auditor Interno F03-P03 Lista de Verificación de Auditoria
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Actividad Descripción Responsable Registro
Presentación de Resultados de la Auditoría Interna
El auditor presenta al Administrador del centro el F05-P03 INFORME DE AUDITORIA donde resuma los hallazgos y las No Conformidades encontradas adjuntando el F03-P03 LISTA DE VERIFICACION DE LA AUDITORIA diligenciado.
Para las no conformidades encontradas, se aplica el procedimiento “P-04 ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y DE
MAJORA”, las cuales se deben de cerrar en un plazo de 90 días.
Preferiblemente y si es aplicable, conforme a la naturaleza de la no conformidad, se deberían hacer correcciones o planes de acción inmediatos, paralelos al estudio de la causa raíz que genero la NC para posteriormente eliminarla conforme al procedimiento “P-04 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA” donde se establecen las directrices para la identificación de la causa raíz y los planes de acción a implementar.
En el F05-P03 INFORME DE AUDITORÍA, se debe identificar las no conformidades detectadas y las no conformidades potenciales cuando corresponda, para que el gerente, administrador y/o el comité de mejora/calidad creen las disposiciones en la solución de acciones correctivas y acciones preventivas y de mejora.
Auditor Interno/ Gerente. F05-P03 Informe de Auditoría. F03-P03 Lista de Verificació n de la Auditoria. F01-P04 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
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Actividad Descripción Responsable Registro
Análisis de Datos
En el momento de recolección de la totalidad de los resultados de la auditoria, analiza los resultados y toma acciones correctivas, preventivas o de mejora acorde a los hallazgos presentados y/o soluciona las NC según el P-04 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y DE MEJORA.
El F02-P03 ITINERARIO DE AUDITORIA es archivado adjuntando la totalidad de los F05-P03 INFORMES DE AUDITORIA según sea el caso.
Nota 3: Este análisis es una de las entradas del P- 16 PROCEDIMIENTO REVISION GERENCIA.
Administrador del centro F05-P03 Informes de Auditoria Cierre de la Auditoría Interna
Finalizada la auditoria, se reúne el auditor con las personas auditadas, y comunica los resultados de la auditoria. Deja registro en el F04-P03 ACTA DE ADITORIA.
Nota 4: en el caso de que un auditado no esté de acuerdo con una no conformidad generada, solicita por escrito que se analice la situación por otro auditor interno competente, como un control imparcial. Esta novedad se puede registrar claramente en el campo observaciones del F04- P03. Auditor Interno F04-P03 Acta de Auditoria Evaluación de la Auditoría Interna
Al finalizar y recibir el informe de auditoría, se
registra en el F06-P03 EVALUACION DE
AUDITORIA, conforme al desempeño y
profesionalismo del(los) auditor(es) interno(s). Gerente
F06-P05 Evaluación de Auditoría
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Actividad Descripción Responsable Registro
Seguimiento a la Auditoría
El seguimiento a la auditoría interna se realiza mediante la revisión de un segundo auditor interno en la norma ISO/IEC 17024 (puede ser auditoria a la auditoría interna, con alcance al numeral 4.4.3 de la ISO/IEC 17024, y el cumplimiento al presente procedimiento) o a través de la auditoría externa.
Otro auditor interno
FIN