University Administration Middle Managers

Propósito

Identificarán qué es un documento y su importancia.

4.1. La documentación

Saben ¿qué es un documento? Han escuchado el término “documentación”. ¿Saben para qué se utiliza?, ¿cómo se elabora? o ¿de dónde proviene?

El documento es un escrito con que se prueba o hace constar un hecho, dato o información, contenida en diferentes medios como pueden ser impresos o magnéticos.

Define qué es un documento.

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¿Qué es la documentación?

Es la recolección de documentos para su uso y toma de decisiones, se puede hacer tangible o intangiblemente, todo dependerá de cómo se utilice.

¿Qué es la administración de documentos?

Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación de documentos, así como su mantenimiento, conservación contemporánea, localización o de permanente protección, control, uso y disposición. El Oficial Administrativo utiliza la tecnología para garantizar su consulta.

Las responsabilidades relativas de la administración de documentos y bases de datos, no corresponden a una sola persona dentro de la empresa o negocio.

Ahora realiza una actividad.

Menciona cinco medios de conservación de documentos. 1. ______________________________

2. ______________________________ 3. ______________________________ 4. ______________________________ 5. ______________________________

Integren equipos de trabajo y definan qué es la administración de los documentos y comenten en grupo su trabajo. ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ¿Qué es la información?

Es un recurso vital para las empresas. Está compuesta de datos numéricos, alfabéticos o símbolos organizados de cierta forma. Se dice que es la materia prima que se procesa en las oficinas y es esencial para que un negocio o institución pueda funcionar. Es fundamental para que la gerencia lleve a cabo las funciones básicas como planificar, dirigir, organizar y controlar. Para realizar estas actividades es necesario contar con información veraz del pasado, presente y futuro de la empresa.

Menciona por lo menos cinco formas o medios de información. 1. _______________________________

2. _______________________________ 3. _______________________________ 4. _______________________________ 5. _______________________________

La importancia de los documentos

Todo documento que se maneja en la oficina es importante; sin embargo, algunos de estos documentos tienen importancia legal o judicial, algunos obligan y otros conceden derechos, por tal razón deben mantenerse bajo un resguardo especial.

Seguridad de los documentos

Formen equipos de cuatro personas y comenten ¿por qué creen que es importante tener los documentos bajo resguardo?

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Importancia legal

La documentación legal sirve como evidencia y protección en procesos judiciales, ante tribunales o en la reclamación de ciertos derechos.

Mencionen por lo menos cinco documentos de carácter legal y dónde son utilizados. Escríbanlos en su cuaderno.

Importancia económica

La pérdida de documentos puede significar contratiempos y molestias para cualquier persona. Sin embargo, la pérdida de datos en los negocios significa dinero y se afecta la plusvalía o la imagen de la empresa, por ejemplo, la pérdida de acciones o bonos.

Importancia social

La información debe estar a la vista y completa para que se pueda aprovechar al menor costo posible y a tiempo, para las personas que necesitan tomar decisiones, por ejemplo las propagandas, tableros dentro de la oficina, periódico mural, anuncios, espectaculares, etcétera.

Anuncios Periódicos

murales

Espectaculares Murales

Importancia administrativa

Las instituciones privadas y gubernamentales tienen problemas al preparar una cronología o trayectoria, pues no conservan documentos históricos; sin embargo, otras empresas, conscientes de la importancia de documentos, los conservan celosamente algunos ejemplos son actas constitutivas, manuales o decretos, etcétera.

¡Muy bien! Después de que ya conocemos la importancia de los documentos y sus diferentes vertientes te invito a que realicemos el siguiente crucigrama. Anota las siguientes palabras en forma vertical.

Anota las siguientes palabras en forma horizontal.

1. Las facturas, notas de venta, pagares y letras de cambio son ejemplo del enfoque. 2. Los bonos, acciones y pólizas en garantía, etcétera, son ejemplo del enfoque. 3 Los anuncios, manuales y espectaculares, entre otros, son ejemplos del enfoque. 4. Actas constitutivas, manuales y políticas son ejemplos del enfoque.

3

2 1 3

4 4

2

1 1. Es documentación, sirve como

evidencia y protección en procesos legales ante los tribunales o en la reclamación de ciertos derechos.

2. Significa contratiempos y molestias. Sin embargo, la pérdida de datos en los negocios significa dinero y se afecta la plusvalía o la imagen de la empresa.

3. Muchas instituciones privadas y gubernamentales han tenido problemas al preparar una cronología o trayectoria, pues no conservan documentos históricos.

4. Esta información debe estar a la vista y completa para que se pueda aprovechar al menor costo posible y a tiempo, para las personas que necesitan tomar decisiones.

Autoevaluación

Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿Qué es un documento? ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 2. ¿Qué es la documentación? ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 3. ¿En qué consiste la administración de documentos?

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 4. ¿Qué es la información?

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 5. Menciona tres medios para conservar la documentación.

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 6. ¿Cuál es la importancia de los documentos?

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 7. ¿Qué es la importancia legal?

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 8. ¿Qué es la importancia económica?

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9. ¿Qué es la importancia social?

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 10. ¿Qué es la importancia administrativa?

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Respuestas a la autoevaluación

1. El documento es cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios, pueden ser impresos o magnéticos y pueden estar en forma oral, escrita o visual.

2. Es la recolección de documentos para su uso y toma de decisiones posteriores; se puede hacer física o intangiblemente todo dependerá de cómo se utilice dicha información.

3. Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación de diferentes documentos, así como su mantenimiento, conservación contemporánea o permanente, localización, protección, control, uso y disposición.

4. Es un recurso vital para las empresas. Está compuesta de datos numéricos, alfabéticos o símbolos organizados de cierta forma. Se dice que es la materia prima que se procesa en las oficinas y es esencial para que un negocio o institución pueda funcionar.

5. Disquetes, discos compactos y archivos.

6. Todo documento que se maneja en la oficina es importante; sin embargo, algunos de estos documentos tienen importancia legal o judicial, algunos documentos obligan y otros conceden derechos, por tal razón deben mantenerse bajo un resguardo especial.

7. La documentación legal también sirve como evidencia y protección en procesos legales ante los tribunales o en la reclamación de ciertos derechos (reclamación de dinero).

8. La pérdida de ciertos documentos puede significar contratiempos y molestias. Sin embargo, la pérdida de datos en los negocios significa dinero y se afecta la plusvalía o la imagen de la empresa, éstos pueden ser pérdida de acciones o bonos.

9. Es importante que la información esté a la vista y completa para que se pueda aprovechar al menor costo posible y tiempo. Para las personas que necesitan tomar decisiones, por ejemplo propaganda, tableros dentro de la oficina, periódico mural, anuncios o espectaculares, etcétera.

10. Muchas instituciones privadas y gubernamentales han tenido problemas al preparar una cronología o trayectoria, pues no conservan documentos históricos; sin embargo, otras empresas, conscientes de la importancia de los documentos, los conservan celosamente como son actas constitutivas, manuales o decretos, etcétera.