Validity

No existe la unidad de Almacén y Suministros Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES ITZAPA).

Durante el desarrollo de la auditoría se determinó que la municipalidad no cuenta con un espacio destinado a la unidad de almacén y suministros, ya que todo lo que se compra es llevado directamente a las obras que se están ejecutando, siendo básicamente obras que se realizan por administración municipal.

De conformidad con el Acuerdo No. 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, que contiene las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en la norma 1, Estructura de Control Interno numeral 1.2 establece que: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio".

Inadecuado sistema de control interno que no responde a las necesidades existentes en la municipalidad, lo cual no permite controlar el manejo de los materiales, accesorios y otros suministros que se compran y que posteriormente puedan ser otorgados a donde se necesiten.

No se ejerce un control adecuado sobre las compras efectuadas derivadas de cada uno de los proyectos que la municipalidad realiza y de otros suministros que se necesitan, lo cual puede provocar menoscabo del patrimonio municipal.

El Alcalde debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal, para que solicite un local adecuado para crear la unidad de Almacén y Suministros, ya que esto permitirá mantener un stock con máximos y mínimos y así cubrir las necesidades de materiales o suministros.

El Alcalde Municipal indica que ya se está trabajando en este aspecto, y que al igual que en la farmacia municipal se están preparando los documentos que permitan tener control de las existencias, órdenes de requisición, etc.

Se confirma el hallazgo, en virtud que el comentario de la administración no desvanece el mismo, además que cumplir con este aspecto no parece ser posible en el corto plazo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala,

Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva

Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Alcalde, Tesorero y Ex-Tesorero Municipales, a razón de Q 20,000.00 para cada uno.

Falta de control interno en la farmacia municipal Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES ITZAPA).

En el desarrollo de la auditoría se determinó que en el proceso de compra y venta de medicinas en la farmacia municipal, se carece de los registros necesarios que permitan manejar y controlar adecuadamente el giro de esta unidad municipal.

De conformidad con el Acuerdo No. 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, que contiene las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en la norma 1, Estructura del Control Interno numeral 1.2 establece que: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio".

Falta de interés por implementar un control interno que responda a las expectativas que demandan los diversos procesos que conlleva la gestión municipal.

Esta situación impide que los resultados esperados se produzcan en términos oportunos no solo en el manejo de efectivo sino también en el inventario de medicinas existentes, al querer determinar las existencias ocasionando perjuicio al erario municipal.

El Alcalde Municipal como máxima autoridad debe girar sus instrucciones al encargado de la farmacia municipal para la implementación de un adecuado control interno que les permita lograr eficiencia de los recursos que dispone la municipalidad.

El señor Edgar Roquel Yax, indica que ya se hizo un inventario físico y en el corto plazo llevar todos aquellos documentos que permitan tener control de las existencias y el vencimiento de las medicinas.

Se confirma el hallazgo, ya que el comentario de la administración no desvanece el mismo, en virtud que no hay ningún tipo de control en esta unidad.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para el Alcalde, Tesorero y Ex-Tesorero Municipales, a razón de Q20,000.00 para cada uno.

Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva

Proyecto ejecutado en el ejercicio 2007 sin tener control del costo del mismo Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES ITZAPA).

Derivado del proceso de revisión de los proyectos ejecutados por la municipalidad en el ejercicio 2007, no se tuvo a la vista el expediente completo del proyecto Adoquinamiento y Drenajes de Calles y Avenidas contiguo al tanque de la entrada a La Primavera, Escuela Chay Balam, Cantón San Pedro y San Pablo, por lo que no se pudo establecer si fueron llevados a cabo todos los pasos administrativos que la ejecución del mismo requiere lo que refleja falta de control interno.

De conformidad con el Acuerdo No. 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, que contiene las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en la norma 1, numeral 1.2 establece que: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio".

Descontrol en el manejo de los documentos que sirven para conformar cada uno de los expedientes, aunado a que no se tiene una adecuada coordinación entre cada una de las unidades responsables como lo son la Secretaría Municipal, Tesorería Municipal y Oficina Municipal de Planificación, para tener a la vista y en forma completa los expedientes de obras por contrato cuando se requieran en determinado momento.

Esto provoca que la municipalidad no cumpla con suministrar la información relativa de los proyectos ejecutados y por lo tanto estos no puedan ser evaluados en forma oportuna, ocasionando gastos innecesarios al erario municipal.

El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal para que éste sea diligente en la implantación de los mecanismos de control que permitan tener la coordinación oportuna para el resguardo de cada expediente y poder contar con información completa y confiable en cualquier momento para beneficio de la municipalidad y de los entes vinculados a su gestión.

El señor Alcalde indica que la falla fue del Ex-Tesorero Municipal quien no puso su mejor empeño en aplicar los controles financiero y documentales que soportan toda la ejecución de los proyectos en el 2007, tanto de proyectos de administración como proyectos del Consejo de Desarrollo.

Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración no desvanecen el mismo, derivado que los controles aplicables a la institución deben ser establecidos en forma oportuna.

Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Ex-Tesorero Municipales, a razón de Q 30,000.00 para cada uno.