4.1.1 Efectividad y gestión de los procesos de compras públicas
En un estudio aplicado a 356 entidades de la Función Ejecutiva, Gobiernos Autónomos Descentralizados - GADs, y Empresas Públicas - EP, denominado Mapeo Gerencial del
Sistema Nacional de Contratación Pública, se aplicaron un conjunto de indicadores para
evaluar la gestión (desempeño de la entidad contratante) y efectividad (uso de los recursos para alcanzar objetivos) en los procesos de compra pública, generando cuatro cuadrantes de dispersión de acuerdo a los resultados de las coordenadas de las combinaciones (alto, bajo) entre las variables analizadas en el estudio (SERCOP, Informe de Rendición de Cuentas 2014, Enero 2015, pág. 10). Los resultados fueron los siguientes:
Figura 19. Resultados del estudio de los procesos de compra pública 2014
Fuente: SERCOP (2015). Informe de Rendición de Cuentas (p.56). SERCOP. Quito, Ecuador.
18%
31%
32%
19%
ALTA EFECTIVIDAD BAJA EFECTIVIDAD ALTA GESTIÓN BAJA GESTIÓN58
En el informe de rendición de cuentas (Ibíd., pág. 11) se llegó a dos hallazgos principales: el primero fue encontrar que el 69% de las instituciones tienen algún tipo de problema sea de baja gestión o de baja efectividad (baja gestión 18%, baja efectividad 19%, baja gestión y baja efectividad 32%) en el manejo de sus procesos y prácticas de contratación pública; el segundo fue identificar que la mayoría de las instituciones públicas que tienen problemas son los Gobiernos Autónomos Descentralizados - GADs.
En el informe (SERCOP, MAPEO GESTION / EFECTIVIDAD - SNCP, 2014) las métricas que buscan evaluar el Sistema de Contratación Pública se asientan en dos criterios: gestión y efectividad. Por un lado la gestión evalúa el desempeño de la entidad contratante y por otro lado la efectividad mide el uso de los recursos. Tanto la gestión y la efectividad están relacionadas por una lógica transversal de planificación de los procesos contractuales, las prácticas de contratación y el alineamiento de las contrataciones al plan nacional de desarrollo vigente.
Figura 20. Matriz gestión - efectividad de los procesos de compra pública
Fuente: SERCOP (2014). Informe de MAPEO GESTION / EFECTIVIDAD - SNCP (p.7). SERCOP. Quito, Ecuador
El conjunto de indicadores analizados se resume en una calificación que reciben las instituciones públicas según indicadores que resumen cuantitativamente las tareas de planificación, uso de recursos, optimización de tiempos, inclusión y diversificación de proveedores. El puntaje final de cada institución es entregado a la máxima autoridad de forma mensual.
GESTIÓN
Previsión de procedimientos contractuales Prácticas en procedimientos de contratación Adopción de estrategias del plan de desarrollo (matriz productiva)EFICIENCIA
Uso de recursos planificados Adecuado uso de recursos en función de prácticas de contratación Cuantificación de la adopción de las estrategias PLANIFICACIÓN (ex ante) PRÁCTICAS DE CONTRATACIÓN (ex post) FOMENTO AL DESARROLLO (resultados)59 Tabla 12:
Indicadores de gestión y eficiencia en la compra pública
Fuente: SERCOP - Dirección de Investigación y Estudios
Nota. El resultado de la evaluación general es difundido a las máximas autoridades mediante correo electrónico resaltando la calificación alcanzada de acuerdo al nivel de desempeño sobre 100 puntos: SATISFACTORIO >=85; ACEPTABLE >=70<85; EN MEJORA>=55<70; NECESIDAD DE ACOMPAÑAMIENTO Y CAPACITACIÓN <55.
4.1.2 Desarrollo del Esquema de Evaluación de la Conformidad
Según lo establecido en la norma técnica ecuatoriana (Evaluación de la Conformidad. Orientación para la redacción de documentos normativos adecuados para la evaluación de la conformidad, 2011) y (SAE, 2015, págs. 10-11) con relación a las nuevas actividades de
Variable Indicador Fórmula
Planificación efectiva de Procesos 1 - (# Procesos desiertos / # total publicados) CPCs cumplidos PAC # CPCs cumplidos PAC / # CPCs total Pac* Tiempos Fases Precontractuales (Menor cuantía B y S) # días planificados para proceso / # días ejecutados Tiempos Fases Precontractuales (SIE) # días planificados para proceso / # días ejecutados Modalidad de Contrataciones en SIE (# de procesos) # procesos por puja / total procesos SIE
Uso de procesos contractuales (# de procesos) 1 - (# procesos por herramienta de publicación / total procesos adjudicados) Tiempos Fases Precontractuales (SIE) Tiempos promedios por Entidad / tiempo promedio general
Tiempos Fases Precontractuales (Menor Cuantía ByS) Tiempos promedios por Entidad / tiempo promedio general Calificación de Proveedores proveedores calificados / proveedores oferentes
Procesos Competitivos # procesos con 3 o mas proveedores calificados / total procesos Diversificación de Proveedores (en función del # procesos) # proveedores = 50% de los procesos/ Total proveedores Modalidad de Contrataciones en SIE (# de procesos) # procesos por puja / total procesos SIE
Uso de procesos contractuales (# de procesos) 1 - (# procesos por herramienta de publicación / total procesos adjudicados) Tiempos Fases Precontractuales (SIE) Tiempos promedios por Entidad / tiempo promedio general
Tiempos Fases Precontractuales (Menor Cuantía ByS) Tiempos promedios por Entidad / tiempo promedio general Calificación de Proveedores proveedores calificados / proveedores oferentes
Procesos Competitivos # procesos con 3 o mas proveedores calificados / total procesos Ejecución PAC $ adjudicados / total PAC Final
Eficiencia en la Contratación 1 - ($ procesos desiertos + cancelados / $ total presupuesto) Ahorro 1 - ($ total adjudicado / $ total presupuesto)
CPCs Cumplidos PAC (por monto) $ CPCs cumplidos PAC / $ total Pac* Compras Imprevistas 1 - ($ Infimas / $ total PAC (acumulado)) Modalidad de contratación por SIE ($ adjudicado) $ por puja / $ total SIE
Uso de procesos contractuales (monto adjudicado) 1 - ($ publicación / total monto adjudicado) Contrataciones por Ínfima Cuantía $ ínfima / $ total adjudicado + ínfima
Diversificación de Proveedores (en función del $ adjudicado) # proveedores (50% del monto adjudicado superior)/ Total proveedores Inclusión (por monto adjudicado en MC, COT, SIE) $ adjudicado MYPES / $ total adjudicado
Localidad (por monto adjudicado en LIC, MC, COT) $ adjudicado con localidad / $ total adjudicado Gestión
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acreditación; se establece que: el esquema de evaluación de la conformidad debe ser capaz de responder a las siguientes preguntas:
i. ¿A quién se va a evaluar? Se debe describir el objeto de evaluación de la conformidad (material, producto, servicio, instalación, proceso, sistema, persona u organismo particular al que se aplicará la evaluación de la conformidad). ii. ¿Qué se va a evaluar? Se debe definir con precisión los aspectos que se evaluarán
en el objeto (seguridad, competencia técnica, conformidad con normas, infraestructura, etc).
iii. ¿Cuál será el alcance de la evaluación? Cuál será la cobertura de la evaluación de la conformidad que puede realizar el OEC (considerar aspectos territoriales, niveles, segmentos, tipos, etc.). También se debe definir el tipo de evaluación de la conformidad (certificación o inspección o laboratorios o una combinación de ellos). En el caso de inspección, tipos de organismos que aceptará la autoridad (Tipo A o B o C). En el caso de certificación de productos, esquemas de certificación que se aceptarán.
iv. ¿Qué documentos contienen los requisitos a evaluar? Se debe identificar las normas, reglamentos, documentos normativos, etc. que contienen los requisitos que se van a evaluar.
v. Si existe, ¿cuál es la base legal que regula la actividad de evaluación de la conformidad y la participación de OECs acreditados? Se debe identificar la base legal aplicable (decreto, acuerdo ministerial, ley, reglamento, ordenanza municipal, etc).
vi. ¿Cómo se va a evaluar? Se describirá a un nivel de detalle adecuado los métodos
o protocolos a utilizar (puede quedar a responsabilidad del OEC la elaboración de documentos internos más detallados). Se debe indicar también los requisitos
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que debe considerar el OEC en la emisión de informes o certificados. También se debe definir los mecanismos de acceso de los clientes o usuarios finales al servicio que brindará el OEC.
vii. ¿Con qué frecuencia se evaluará? Se debe definir la periodicidad con que se ejecutarán las actividades de evaluación de la conformidad (evaluación inicial, evaluaciones de control, mecanismos de vigilancia (por ejemplo visitas sin previo aviso, cliente fantasma, etc).
viii. ¿Quiénes evaluarán?: Perfiles y requisitos que debe cumplir el personal del OEC, especialmente quienes realizarán las tareas de evaluación de la conformidad (auditores, inspectores, etc.) y requerimientos sobre su situación laboral o contractual con el OEC. Se debe definir los requisitos que deban cumplir los OECs (Si bien hay requisitos que están definidos en las normas de acreditación, la autoridad o dueño del esquema pueden necesitar definir alguno con mayor detalle).
ix. ¿Cuál será el rol de la autoridad o del dueño del esquema? Se debe indicar el rol de las autoridades o dueño del esquema. También se identificará el mecanismo de reconocimiento de OECs acreditados. Si aplica, se debe señalar cual será la responsabilidad del OEC en el esquema de evaluación de la conformidad ante el dueño del esquema o la autoridad y como se procederá en el caso de incumplimientos. Si es necesario, mecanismos para tratar disputas y apelaciones ante la autoridad o el dueño del esquema.
x. ¿Qué costos o precios se manejarán en el esquema? Precios referenciales que pagarán los clientes al OEC (por categoría, nivel u otro criterio que sea adecuado) y de ser el caso, el OEC a la autoridad o al dueño del esquema de evaluación de la conformidad (incluyendo la forma de pago).
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xi. ¿El esquema manejará marcas de conformidad? Si es así, describir los criterios
de uso de la marca de conformidad.