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Los representantes de las entidades públicas tienen la obligación de proporcio- nar en el tiempo oportuno y con contenido veraz la información adicional que soli- citen las salas del Tribunal del OSCE, para desarrollar y cumplir sus funciones de manera adecuada y efi ciente, así como para poder pronunciarse teniendo a la vista todos los antecedentes que motivaron la probable causal de sanción; en caso con- trario, asumirán las responsabilidades que serán puestas en conocimiento de los ór- ganos de control y fi scalización.

Estas negativas u omisiones de los funcionarios públicos que deben proporcio- nar las informaciones requeridas bajo apercibimiento pueden llegar a constituir in- cluso un ilícito penal, previsto en el artículo 377 del Código Penal, cuyo nomen juris es “omisión, rehusamiento o demora de actos funcionales” y se confi gura como: “El funcionario público que, ilegalmente, omite, rehúsa o retarda algún acto de su car- go, será reprimido con pena privativa de libertad no mayor de dos años y con trein- ta a sesenta días-multa”; por lo que el OSCE podría denunciar estas conductas a través de su procuraduría por las consecuencias de impunidad que traen consigo al impedir que se pueda sancionar a proveedores, postores, contratistas o árbitros infractores.

Mediante Acuerdo de Sala Plena N° 018/010, el tribunal estableció que en los casos en que las entidades no hubieran requerido notarialmente a la contratista para el cumplimiento de sus obligaciones, o cuando habiendo sido solicitados los documentos por el tribunal estos no se presentaran, se declarará no ha lugar el ini- cio del procedimiento administrativo sancionador, disponiendo el archivamiento del expediente al haberse incumplido con el debido procedimiento por falta de informa- ción y cumplimiento de la entidad (procedimiento de resolución de contrato por in- cumplimiento del contratista como condición necesaria para la procedencia de la imposición de sanción).

Cada entidad apreciará lo siguiente: a) la documentación solicitada por el Tribu- nal de Contrataciones, y la presentación de aquellos documentos sucedáneos pre- vistos en remplazo de los documentos originales; b) la necesidad y relevancia de una idónea documentación en relación a la fi nalidad del proceso para lograr la de- cisión ansiada; c) la capacidad real para procesar la información exigida en trance de evaluación previa o fi scalización posterior si procede una aprobación automática.

La entidad debe emitir su opinión sobre la procedencia y responsabilidad del presunto infractor a través de un informe técnico legal, siendo necesario que remi- ta toda la documentación que sustenten la confi guración de la infracción; en caso contrario, y luego de los apercibimientos dados por el tribunal, se debe ofi ciar al Ór- gano de Control Interno de la entidad y a la Contraloría General de la República por el incumplimiento y resistencia a presentar la información solicitada. Resulta poco efi ciente y expeditivo que el tribunal requiera reiteradamente a las Entidades Públi- cas información, documentos, antecedentes administrativos e informe técnico y/o legal que sustente los hechos denunciados por aquellas y no remitan absolutamen- te nada o lo hagan de forma parcial; en este estado de cosas el tribunal se encuen- tra material y jurídicamente imposibilitado de tipifi car administrativamente el hecho o dar lugar a un inicio y posterior aplicación de sanción; premiando esa actuación poco diligente de las entidades con la suspensión del procedimiento administrativo sancionador, disponiendo el archivamiento provisional del expediente, bajo respon- sabilidad de la entidad.

La información adicional que solicita el tribunal debe ser indispensable para que pueda resolver los casos de sanción, debiendo evitarse pedidos innecesarios que no hagan variar el conocimiento y decisión que se tiene porque resulta que en algunos casos se han pedido informaciones excesivas que no alteran el resultado y la propia entidad no los puede proporcionar a pesar de los requerimientos soli- citados. Estos pedidos maliciosos permiten en algunos casos liberar de sanción a los responsables de la infracción que se ven favorecidos por la falta de diligen- cia o de la imposibilidad que tiene para remitir una información impertinente o no transcendental.

La información y/o documentación que solicitan las salas del tribunal deben ser remitidas dentro de los plazos de dos a cinco días, según sea el caso, conforme se dispone en el decreto emitido, para tener mayores elementos de juicio al momen- to de resolver el procedimiento. Estos plazos no están estipulados en la normativa, pero en la práctica y para que exista un mayor cumplimiento de las entidades es que se estila fi jar estos términos, que en casos especiales podrían tener un plazo mayor. El Tribunal del OSCE solo debe solicitar información adicional que resulte in- dispensable cuando no obtenga los sufi cientes elementos de juicio para resolver y sean necesarios corroborar y esclarecer los hechos denunciados con otras informa- ciones, más aún cuando del expediente sancionador no existen los medios probato- rios que permitan establecer la imputación efectuada por la entidad o por un tercero. Pero si se tienen los elementos de juicio necesarios resulta dilatorio solicitar mayor información y permitir que no se dé una sanción oportuna, como a veces sucede en las ampliaciones indebidas que se realizan en los órganos jurisdiccionales, más aún teniendo en cuenta que estos infractores pueden seguir contratando con el Estado. Entre las informaciones adicionales que solicita el tribunal con mayor frecuen- cia a las entidades públicas tenemos: a) que informen sobre la veracidad de factu- ras, contratos, órdenes de compra, certifi cados y constancias u otros documentos

suscritos o emitidos por las entidades a favor de los postores o contratistas; b) que remitan al tribunal los antecedentes administrativos ordenados completos y foliados de los procesos de selección que son materia de impugnación o denuncia; c) que remitan al tribunal los supuestos documentos falsos y/o inexactos presentados por los postores y contratistas; d) que remitan al tribunal los informes técnicos y legales respecto de la responsabilidad de los postores y/o contratistas en los hechos que son materia de cuestionamiento; e) que remitan toda la documentación referida a la fi scalización posterior efectuada por las entidades a la documentación presentada por los postores o contratistas en los procesos de selección; f) en el caso de apela- ciones, el tribunal solicita a las entidades que remitan las muestras de los productos ofertados a efectos de determinar si las propuestas de los postores fueron debida- mente califi cadas por el comité especial. Asimismo, se solicitan los informes técni- cos correspondientes; g) en el caso de resolución del contrato, se solicitan las car- tas, diligenciadas notarialmente, mediante las cuales se requirió al contratista para que cumpla con sus obligaciones y mediante la cual se resolvió el contrato; h) asi- mismo, se solicita que las entidades informen si las controversias (referidas a la re- solución del contrato) fueron sometidas a conciliación o proceso arbitral.