นางสาวอนงค์รัตน์ ลือนาม
หัวหน้ากลุ่มพัฒนาระบบงานสารสนเทศ
ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ ศสส.สป.
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
(
E-document
)
วันที่ 2 – 3 กรกฎาคม 2557?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
Database
MIS
วัตถุประสงค์
เพื่อเพิ่มศักยภาพการปฏิบัติงานทางด้าน
สารบรรณของหน่วยงาน ท าให้การรับ – ส่ง
เอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ภายในหน่วยงาน เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ซึ่งเป็นไปตามมติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 16
สิงหาคม 2548
การด าเนินงาน
กระทรวงมหาดไทย เริ่มใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
เมื่อ พ.ศ. 2551 โดยใช้กับหน่วยงานภายในของ สป.มท. แล้ว
ขยายผลให้ 75 จังหวัดและกรมใช้งาน เมื่อ พ.ศ. 2552
การด าเนินงาน ปี พ.ศ. 2553-2557 จังหวัดที่ลงระบบฯ และแนะน าการใช้งานแล้ว 1. กระบี่ 9. ล าพูน 2. สระบุรี 10. อ่างทอง 3. นนทบุรี 11. จันทบุรี 4. ชุมพร 12. กาญจนบุรี 5. อ านาจเจริญ 13. ปัตตานี 6. พระนครศรีอยุธยา 14. ประจวบคีรีขันธ์ 7. ตรัง 15. สมุทรสงคราม 8. สมุทรปราการ 16. ตาก
การด าเนินงาน ปี พ.ศ. 2553-2557 จังหวัดที่ลงระบบฯ แล้ว 1. พิจิตร 7. นครราชสีมา 2. ระยอง 8. ลพบุรี 3. นครพนม 9. นครราชสีมา 4. พิษณุโลก 10. ลพบุรี 5. ชลบุรี 12. เพชรบูรณ์ 6. ชัยภูมิ 13. สระแก้ว
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. หน่วยงานมีระบบสารบรรณช่วยอ านวยความสะดวก
ให้กับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานในการบริหารงานเอกสาร
2. หน่วยงานมีการน าเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์
ใช้เป็นเครื่องมือช่วยยกระดับการบริหารการจัดการการ
ปฏิบัติงานในองค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
หน่วยงาน สังกัด มท. กระทรวงมหาดไทย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CC QDT
http://123.242.165.137/index.jsp http://www.tak.go.th/
จังหวัด หน่วยงานในจังหวัด CC QDT ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CC QDT ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ค าอธิบายระบบ
เป็นระบบงานว่าด้วยงานสารบรรณ ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี พ.ศ. 2526 และระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 ซึ่งก าหนดเพิ่มเติมว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การรับส่ง ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือ ผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” รองรับการรับหนังสือเข้า ส่งต่อ ส่งคืน การส่งหนังสือออก ตามโครงสร้างของ หน่วยงาน ซึ่งสามารถสร้างขึ้นได้โดยไม่จ ากัดล าดับชั้น ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถ ตรวจสอบสถานะของหนังสือได้ รองรับหนังสือทุกประเภทตามระเบียบส านักนายก อาทิ หนังสือเข้า หนังสือออก หนังสือเวียน ประกาศ รองรับการจัดเก็บหนังสือผ่านการ Scan ลงระบบบริหารงานเอกสาร รองรับรายงานประเภทต่างๆ ระบบรองรับการส่งข้อมูลผ่าน Web Serviceระบบงานเดิม
หนังสือจากหน่วยงาน ลงรับหนังสือ ล่งต่อหนังสือ งานสารบรรณ การรับหนังสือ หน่วยงานต่าง ๆ หนังสือส่ง ลงทะเบียน ล่งต่อหนังสือ งานสารบรรณ การส่งหนังสือ หน่วยงานต่าง ๆระบบงานใหม่
ลงรับหนังสือ ล่งต่อหนังสือ ด าเนินการหนังสือ งานสารบรรณ หน่วยงานต่าง ๆ การรับหนังสือ หนังสือต่าง ๆ ล่งต่อหนังสือ ตรวจสอบ ส่งหนังสือ งานสารบรรณ หน่วยงานต่าง ๆ ว กรณีมีการส่งต่อไปยังหน่วยงานอื่น หน่วยงานต่าง ๆ ลงรับหนังสือ ล่งต่อหนังสือ หนังสือจากหน่วยงาน การส่งหนังสือประเภทของหนังสือที่ปฏิบัติในระบบงาน
หนังสือเวียน / หนังสือเพื่อทราบ ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ส่งต้นฉบับ (Hard Copy) หนังสือเพื่อด าเนินการ / หนังสือเพื่ออนุมัติ ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ เดินเรื่องควบคู่กับเอกสารต้นฉบับ หนังสือลับ ไม่น าเรื่องหนังสือลับเข้าสู่ระบบ และไม่ส่งเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้เดินเรื่องด้วยเอกสารต้นฉบับ (ปิดผนึก) เหมือนเดิมยกตัวอย่าง กรณี เอกสารเวียน 1 เรื่อง/วัน ในเรื่องมี 3 หน้า ต้องเวียนเพื่อทราบตามหน่วยงาน (50 หน่วยงาน) ต่อวันใช้ = 150 แผ่น ต่อเดือนใช้ (150 X 22 วัน) = 3,300 แผ่น ต่อปี (3,300 X 12 เดือน) = 39,600 แผ่น กระดาษ/แผ่นราคา = 0.23 บาท คิดเป็นเงินต่อปี = 9,108 บาท กรณีมี 5 เรื่อง /วัน คิดเป็นเงินต่อปี = 45,540 บาท หมายเหตุ เอกสารเวียนในระบบคิดเป็น 10% โดยประมาณจากเอกสารทั้งหมด เท่านั้น ยังไม่รวมเอกสารประเภทอื่นๆ ที่ต้องส าเนาเพิ่มเติมไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าส่งแฟกซ์, ค่าโทรศัพท์, ค่ายานพาหนะ ฯ เป็นต้น ตัวอย่างการประมาณมูลค่าของการใช้งานกระดาษในองค์กร
เก็บรวบรวม บันทึกข้อมูล/ เตือนความจ า /ค้นหาเอกสารและติดตามงาน ได้รวดเร็ว ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร / ลดการใช้กระดาษ / แก้ปัญหาการส าเนา เอกสารซ้ าซ้อน ลดการใช้ ยานพาหนะ, แฟกซ์, โทรศัพท์ เอกสารไม่สูญหาย / ช ารุด ลดขั้นตอนการท างานที่ไม่จ าเป็นออก เพิ่มประสิทธิภาพของข้าราชการ และ พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กร ใช้เทคโนโลยี เพื่อสร้างเสริมภาพพจน์ขององค์กร ประหยัดงบประมาณ ค่าใช้จ่าย ถือเป็นการบูรณาการด้านบริหารงานเอกสารส านักงาน (e-Office GOV) ประโยชน์ที่ได้รับ
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งาน ต้องได้รับการสนับสนุน ดังนี้ การวางระบบแนวปฏิบัติการท างาน ส าหรับผู้ปฏิบัติงาน (ผู้ใช้งาน) - ก าหนดแนวทางการปฏิบัติงานให้เป็นรูปแบบเดียวกันทั้งองค์กร - พิจารณาตามความส าคัญของเอกสารว่าต้องส าเนาหรือไม่ เพื่อลด การใช้กระดาษ ความร่วมมือในการใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ - ผู้บริหารให้การสนับสนุน พร้อมก าหนดนโยบายแนวทางในการปฏิบัติงาน - ผู้ปฏิบัติ ยอมรับและปฏิบัติตามนโยบายพร้อมพัฒนาศักยภาพสู่เทคโนโลยี สารสนเทศ
ค าถามที่ถามบ่อย ?
ค าถามที่1. ไม่สามารถใช้งานบางเมนูของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้
ตอบ เนื่องจากระบบฯ ดังกล่าวได้พัฒนาขึ้นให้ใช้งานได้ดีกับเว็บบราวเซอร์
เฉพาะ Internet Explorer เท่านั้น และเวอร์ชั่นที่เหมาะสมของ I.E. ไม่ควรเกิน I.E.
เวอร์ชั่น 8 ดังนั้น หากใช้ I.E. เวอร์ชั่นสูงกว่า I.E. 8 สามารถแก้ไขโดย 1) เปิด
Internet Explorer 2) พิมพ์ URL : 123.242.165.137 เพื่อเข้าระบบฯ 3) เลือก
เมนู Tools Compatibility View Settings 4) คลิกปุ่ม Add (เรียบร้อย)
