ขั้นที่ 3 เดินไปหาหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับแผนกลยุทธ์
เพื่อปรึกษาหารือ
เหมือนกับที่ผมเคยบอกท่านไว้ในบทแรก ๆ ก่อนหน้านี้แล้วว่า คนที่ท�างาน HR ในยุคใหม่นั้นไม่ใช่พระเอกหนังเรื่อง “ข้ามาคนเดียว... ใครไม่เกี่ยวก็ถอยไป” แล้วนะครับ แต่ HR ในยุคใหม่ต้องพร้อมที่จะ MBF (Management By Feet) คือ ใช้เท้าทั้งสองข้างเดินหน้าออกไปหาลูกค้า ภายในองค์กร คือเพื่อนพี่น้องทั้งหลายในทุกหน่วยงาน เพื่อไปเจรจา ต้าอ่วย สื่อสารกัน ให้คนอื่นเขาได้รู้ว่าเราก�าลังจะท�าอะไร และเรื่องที่เรา จะท�านั้น หน่วยงานต่าง ๆ มีข้อคิดความเห็นอะไรจะเสริมเพิ่มเติมบ้าง พูดง่าย ๆ ว่า บทบาทหน้าที่ของ HR ในวันนี้จะต้องเป็น “ผู้ช่วย” นะครับ ไม่ใช่เป็น “พระเอก” เสียเอง ! เพราะบทบาทของพระเอกตัวจริงจะอยู่ที่ Line Manager ที่ ต้องเล่นบทนี้ และให้ความร่วมมือ รวมถึงต้องให้ข้อมูลกับผู้ช่วยพระเอก ในการพัฒนาบุคลากร ซึ่งก็คือพนักงานในหน่วยงานของเขานั่นเอง ดังนั้น HR ต้องไม่แย่งซีนเขา โดยไปก�าหนดแผนการพัฒนา ลูกน้องของเขาแทน Line Manager ที่เป็นหัวหน้าโดยตรงและเป็น พระเอกตัวจริงใช่ไหมครับ ? แต่ HR จะต้องไปวางแผนการพัฒนาพนักงานในหน่วยงาน ต่าง ๆ ร่วมกับ Line Manager โดยเข้าไปอธิบายถึงเครื่องไม้เครื่องมือ ตลอดจนวิธีการพัฒนาพนักงานในแต่ละหน่วยงาน ซึ่งแน่นอนว่า พนักงานในแต่ละหน่วยงานก็ย่อมต้องการวิธีการพัฒนาที่แตกต่างกันไปเปรียบเสมือนต้นไม้ชนิดต่าง ๆ ยังไงล่ะครับ ต้นไม้บางต้นต้องการแดดจัด ๆ ไม่ต้องรดน�้ามากนักมันถึง จะงาม ในขณะที่ต้นไม้บางชนิดก็ต้องการอยู่ในที่ร่ม หรือมีแดดร�าไร ต้อง รดน�้าสม�่าเสมอถึงจะให้ดอกออกผลมาให้เจ้าของได้ชื่นใจ การพัฒนาคนก็เปรียบเสมือนกับการปลูกต้นไม้นั่นแหละครับ ! ดังนั้น HR จึงเป็นผู้ที่รู้จักเครื่องไม้เครื่องมือและวิธีการในการ พัฒนาบุคลากร ส่วนข้อมูลรายละเอียดของพนักงานในหน่วยงานนั้น Line Manager เขาย่อมรู้ดีกว่า HR เพราะเขาท�างานด้วยกันทุกวัน ก็ย่อมจะรู้มือรู้ไม้กันดีว่าใครเก่งอะไร ไม่เก่งอะไร ใครมีจุดเด่นจุดด้อย อะไรบ้าง แล้วน�าข้อมูลเหล่านี้มาประกอบกับเครื่องมือและวิธีการพัฒนา พนักงาน เพื่อวางแผนพัฒนาพนักงานให้ตรงกับศักยภาพของแต่ละคน ต่อไปยังไงล่ะครับ ดังนั้น คนท�างาน HR ในยุคใหม่จึงต้องเป็น HR Champion ซึ่งมีความหมายง่าย ๆ ว่า ต้องเป็น HR ที่สามารถพิชิตใจพนักงาน ทุกระดับในองค์กรได้นั่นเองครับ ผมก็ขอยกตัวอย่างต่อจากขั้นที่ 2 เลยนะครับ เช่น เพื่อให้บรรลุ แผนกลยุทธ์ข้อ 1 คือ คัดเลือก Supplier และวัตถุดิบที่มีคุณภาพสูงนั้น มีพนักงานในหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์นี้ 3 หน่วยงาน คือ ฝ่าย จัดซื้อ ฝ่ายผลิต และฝ่ายควบคุมคุณภาพ ท่านก็เดินไปหาหน่วยงานทั้งสามเลยครับ โดยไปขอข้อมูลของ หน่วยงานนั้นว่า ปัจจุบันมีพนักงานในต�าแหน่งใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการ ติดต่อกับ Supplier ต้องท�าหน้าที่ในการตรวจสอบคุณภาพของวัตถุดิบ
การตรวจรับวัตถุดิบ การส่งมอบวัตถุดิบเข้ากระบวนการผลิต เป็นต้น หรือจากที่ผ่านมาจนถึงปัจจุบันมีปัญหาใดในการคัดเลือก Supplier หรือ การตรวจสอบคุณภาพวัตถุดิบบ้างไหม อย่างไร ฯลฯ เมื่อได้ข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้มาแล้ว ท่านก็หารือต่อกับหน่วยงาน นั้น ๆ ดูว่า หากต้องการจะพัฒนาศักยภาพหรือประสิทธิภาพในการ ท�างานของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับแผนกลยุทธ์เหล่านั้นให้ดีขึ้น เขาควร ได้รับการพัฒนาแบบไหน อย่างไร เช่น ถ้าเป็นการส่งไปฝึกอบรม ควร จะเป็นหลักสูตรใด และต�าแหน่งงานไหนที่ควรจะเข้ารับการอบรม หากได้ รายละเอียดถึงหัวข้อการอบรมหรือ Course Outline ก็ยิ่งดีครับ แต่ถ้าหากเป็นการพัฒนารูปแบบอื่นนอกเหนือจากการฝึกอบรม ควรจะพัฒนาพนักงานที่เกี่ยวข้องนั้น ๆ ด้วยวิธีใด เช่น การสอนงาน (Coaching) การสับเปลี่ยนหมุนเวียนงาน (Job Rotation) การมอบหมาย งาน (Job Assignment) เป็นต้น และมีระยะเวลาในการติดตามผลกัน อย่างไร เมื่อได้ข้อมูลต่าง ๆ มาแล้วก็มาถึงขั้นการก�าหนดวิธีการพัฒนา บุคลากรในขั้นที่ 4 กันต่อครับ
ขั้นที่ 4 การก�าหนดวิธีการพัฒนาบุคลากร
ในขั้นนี้ผมขอน�าตัวอย่างแผนกลยุทธ์ขององค์กรกลับมาให้ดูใหม่ ดังหน้า 45 และขอน�าเข้าสู่ “ตารางการวางแผนพัฒนาบุคลากร” ดังหน้า 46 ครับแผนงานหรือแผนกลยุทธ์ ขององค์กร หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับแผนกลยุทธ์ 1. คัดเลือก Supplier และวัตถุดิบ ที่มีคุณภาพสูง 2. ปรับปรุง พัฒนากระบวนการผลิต เครื่องจักร และเทคโนโลยีการผลิต อย่างต่อเนื่อง 3. ส่งเสริมการสร้างสายสัมพันธ์ที่ดี กับสื่อมวลชน พร้อมทั้งสร้างระบบ CSR อย่างต่อเนื่อง 4. พัฒนาระบบการจัดส่งสินค้าเพื่อ การกระจายสินค้าทั้งในและนอก ประเทศ 5. สร้างระบบ Call Center เพื่อให้ บริการลูกค้าในด้านต่าง ๆ ตลอด 24 ชั่วโมง 6. รณรงค์ ส่งเสริม กระตุ้นให้พนักงาน ในทุกหน่วยงานเกิดแนวความคิด และเห็นความส�าคัญในการปรับปรุง พัฒนาระบบงานอย่างต่อเนื่อง พร้อมทั้งมีระบบรางวัลเพื่อสร้าง แรงจูงใจในการพัฒนระบบงานที่เกิด ผลส�าเร็จ 7. ปรับปรุง พัฒนาระบบการบริหาร และพัฒนาทรัพยากรบุคคลเพื่อ สร้างความเป็นเลิศให้พนักงาน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายควบคุมคุณภาพ ฝ่ายผลิต ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายจัดส่ง ฝ่ายบริการลูกค้า ฝ่ายสารสนเทศ ทุกฝ่าย ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
หน่วยงาน ตำา แหน่ง วิธีการพัฒนา หลักสูตร/กิจกรรม ตัววัดผลสำ าเร็จ คัดเลือก Supplier และวัตถุดิบที่มี คุณภาพสูง ฝ่ายจัดซื้อ เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ฝึกอบรม ฝึกอบรม สอนงาน สอนงาน หลักสูตร ความรู้เกี่ยวกับ วัตถุดิบและวิธีการตรวจ สอบคุณภาพวัตถุดิบ หลักสูตร เทคนิคการ ประสานงาน การจัดท� า Supplier List และวิธีการคัดเลือก Supplier ความรู้เรื่องต้นทุนวัตถุดิบ และวิธีการค� านวณต้นทุน - สามารถระบุวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต ได้อย่างถูกต้องแม่นย� า - สามารถตรวจสอบคุณภาพของ วัตถุดิบที่ Supplier ส่งมาได้อย่าง ถูกต้อง - วัตถุดิบถูก Reject จากหน่วยงานที่ เกี่ยวข้องไม่เกินค่าที่ก� าหนด - สามารถติดต่อประสานงานด้านการ จัดซื้อกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ อย่างราบรื่น - สามารถจัดท� า Supplier List ได้ อย่างถูกต้องครบถ้วน - สามารถคัดเลือก Supplier ที่มี คุณภาพได้ - สามารถค� านวณต้นทุนวัตถุดิบที่ใช้ ในการผลิตได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างตารางการวางแผนพัฒนาบุคลากร บริษัท PQR จำ ากัด
ตัวอย่างตารางการวางแผนพัฒนาบุคลากร บริษัท PQR จำ ากัด (ต่อ) หน่วยงาน ตำา แหน่ง วิธีการพัฒนา หลักสูตร/กิจกรรม ตัววัดผลสำ าเร็จ หัวหน้างานจัดซื้อ ผู้จัดการ แผนกจัดซื้อ ฝึกอบรม สอนงาน มอบหมายงาน ฝึกอบรม ฝึกอบรม ฝึกอบรม หลักสูตร ทักษะการเจรจา ต่อรองด้านการจัดซื้อ การเจรจาต่อรองเพื่อจัดซื้อ วัตถุดิบ การประสานงานในการส่ง วัตถุดิบให้หน่วยงานต่าง ๆ การบริหารเวลาอย่างมี ประสิทธิภาพ หลักสูตร เทคนิคการ สอนงาน หลักสูตร การเป็นผู้น� า ทีมงานที่เป็นเลิศ - สามารถเจรจาต่อรองในการจัดซื้อ เพื่อให้บริษัทได้สินค้าที่มีคุณภาพ เหมาะสมกับราคา - บริหารงบประมาณการจัดซื้อวัตถุดิบ ได้ตามแผนงาน - สามารถจัดซื้อวัตถุดิบที่มีคุณภาพได้ มาตรฐานตามข้อก� าหนด - สามารถประสานงานจัดส่งวัตถุดิบ ให้หน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง ทันเวลา - สามารถบริหารเวลาได้อย่างมี ประสิทธิภาพ - สามารถสอนงานผู้ใต้บังคับบัญชาได้ อย่างครบถ้วนและปฏิบัติได้จริง - มีความสามารถในการสร้างภาวะ ผู้น� าทีมงานที่ดี
ตัวอย่างตารางการวางแผนพัฒนาบุคลากร บริษัท PQR จำ ากัด (ต่อ) หน่วยงาน ตำา แหน่ง วิธีการพัฒนา หลักสูตร/กิจกรรม ตัววัดผลสำ าเร็จ ฝ่ายผลิต เจ้าหน้าที่ฝ่ายผลิต/ ควบคุมคุณภาพ มอบหมายงาน มอบหมายงาน ฝึกอบรม สอนงาน สอนงาน สร้างและพัฒนาศักยภาพ ของพนักงานจัดซื้อ ก�าหนดกลยุทธ์การ จัดซื้อวัตถุดิบอย่างมี ประสิทธิภาพ ประเมินผลการปฏิบัติงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา หลักสูตร ความรู้เกี่ยวกับ วัตถุดิบ และวิธีการตรวจ สอบคุณภาพเบื้องต้นใน สายการผลิต ความรู้เรื่องต้นทุนวัตถุดิบ วิธีการตรวจสอบคุณภาพ ของวัตถุดิบ - สามารถสร้างบุคลากรด้านการจัดซื้อ ที่มีศักยภาพสูงเพื่อรองรับการเติบโต ขององค์กรในอนาคต - องค์กรมีวัตถุดิบที่มีประสิทธิภาพสูง ในราคาเหมาะสม - สามารถประเมินผลการปฏิบัติงาน และศักยภาพของพนักงานในแผนก จัดซื้อได้อย่างถูกต้อง - สามารถระบุวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต ได้อย่างถูกต้องแม่นย� า - สามารถค� านวณต้นทุนวัตถุดิบที่ใช้ ในการผลิตได้อย่างถูกต้อง - สามารถตรวจสอบ คัดเลือกวัตถุดิบที่ มีคุณภาพตรงตามมาตรฐานได้อย่าง ถูกต้อง
หน่วยงาน ตำา แหน่ง วิธีการพัฒนา หลักสูตร/กิจกรรม ตัววัดผลสำ าเร็จ ปรับปรุง พัฒนา กระบวนการผลิต เครื่องจักร และ เทคโนโลยีการ ผลิตอย่างต่อเนื่อง ฝ่ายผลิต หัวหน้างานผลิต/ ควบคุมคุณภาพ ผู้จัดการแผนก ผลิต/ควบคุม คุณภาพ เจ้าหน้าที่ฝ่ายผลิต สอนงาน ฝึกอบรม ฝึกอบรม มอบหมายงาน ฝึกอบรม ฝึกอบรม/ สอนงาน การก� าหนดคุณสมบัติของ วัตถุดิบ หลักสูตร การควบคุมและ บริหารสินค้าคงคลังอย่าง มีประสิทธิภาพ หลักสูตร เทคนิคการสอน งาน ประเมินผลการปฏิบัติงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา หลักสูตร ไคเซ็นกับการ พัฒนากระบวนการผลิต หลักสูตร การตรวสอบ และการซ่อมบ� ารุง เครื่องจักรเบื้องต้น - สามารถก� าหนดคุณสมบัติของวัตถุดิบ ทั้งในเรื่องปริมาณ คุณภาพ ราคาที่ จะใช้ในการผลิตได้อย่างถูกต้อง - สามารถควบคุมการบริหาร การเบิก จ่ายวัตถุดิบคงคลังได้อย่างถูกต้อง - สามารถสอนงานผู้ใต้บังคับบัญชาได้ อย่างครบถ้วนและปฏิบัติได้จริง - สามารถประเมินผลการปฏิบัติงาน และศักยภาพของพนักงานในแผนก ผลิตได้อย่างถูกต้อง - เกิดการปรับปรุงกระบวนการผลิต ใหม่ ๆ ที่ดีขึ้น - สามารถแก้ไขปัญหาเบื้องต้นของ เครื่องจักรได้ ตัวอย่างตารางการวางแผนพัฒนาบุคลากร บริษัท PQR จำ ากัด (ต่อ)
