บทท 2 การเข าและออกจากตารางท างาน

(1)

บทที่

2 การเขาและออกจากตารางทํางาน

โปรแกรมตารางทํางานที่อางถึงนี้เปนโปรแกรมที่ชื่อ ไมโครซอฟต Excel 7 ที่ทํางานภายใต โปรแกรมระบบปฏิบัติการ WINDOWS ซึ่งจําเปนตองมีอุปกรณตาง ๆ ของเครื่องคอมพิวเตอรอยางต่ํา ดังนี้ 1. เครื่องคอมพิวเตอรที่มี CPU รุน 80486 2. จอภาพสีชนิด VGA 3. แปนพิมพ 4. เมาส 5. ความจุของหนวยความจําหลัก (แรม) 4 เมกะไบต ในทางปฏิบัติควรมีความจุอยางนอย 16 เมกะไบต 6. ฮารดดิสขนาด 100 เมกะไบต ในทางปฏิบัติควรมีความจุ 2.1 จิกะไบต และมีพื้นที่วางใน ฮารดดิสเหลืออยูประมาณ 100 เมกะไบต เพื่อใชเปนที่พักขอมูลชั่วคราว โปรแกรมตารางทํางาน Excel 7 จะตองทํางานภายใตโปรแกรมระบบปฏิบัติการ WINDOWS ในที่นี้จะใชโปรแกรมระบบปฏิบัติการชื่อ WINDOWS 95 ซึ่งผูเรียนเคยเรียนรูมากอนแลว แตจะขอทบทวนการใชงานโปรแกรม WINDOWS 95 เทาที่จําเปนในการใชงานบางอยางเทานั้น เปดสวิตชตัวเครื่องคอมพิวเตอรและ สวิตชจอภาพแลวรอสักครูจนเกิด ภาพดังรูปที่ 2.1 แสดงวาไดเขาสู โปรแกรม WINDOWS 95 เรียบรอย แลว รูปที่ 2.1 ขั้นตอนการเขาสู โปรแกรม WINDOWS 95

(2)

สิ่งจําเปนสําหรับการใชงานโปรแกรม WINDOWS 95 และโปรแกรมตาง ๆ ที่ทํางานบน โปรแกรม WINDOWS คือ เมาส ซึ่งการใชเมาสมีพื้นฐานของการใชงานดังนี้ 1. การชี้ คือการเลื่อนเมาสเพื่อใหตัวชี้ ชี้ไปยังตําแหนงที่ตองการ 2. การคลิก คือการกดปุมซายของเมาสหนึ่งครั้ง 3. การคลิกขวา คือการกดปุมขวาของเมาสหนึ่งครั้ง 4. การดับเบิลคลิก คือการกดปุมซายของเมาสอยางรวดเร็วสองครั้งติดตอกัน 5. การลาก คือการกดปุมซายของเมาสคางไวแลวเลื่อนเมาสเพื่อลาก (drag) ตัวชี้ไปยัง ตําแหนงที่ตองการแลวปลอย โปรแกรมที่สําคัญสําหรับการใชงานบนโปรแกรม WINDOWS คือ โปรแกรม Explorer ซึ่ง สามารถทํางานไดหลายอยางดวยกันแตจะขอทบทวนการใชงานบางอยางเทานั้นไดแก การสราง Folder การคัดลอกไฟล และการลบไฟล การเปดโปรแกรมหรือเปดหนาตาง Explorer จากรูปที่ 2.1 ใหชี้เมาสไปที่ เริ่ม พรอมกับคลิกเมาส ตอจากนั้นใหเลื่อนเมาสไปที่ Program และชี้เมาส ไปที่ Windows Explorer พรอมกับคลิกเมาส เพื่อ เปดหนาตางโปรแกรม Explorer การทํางานทั้งหมด ใหดูที่รูปที่ 2.2 ประกอบ เมื่อทํางานตามขั้นตอนนี้ แลวจอภาพจะเปลี่ยนเปนแบบเดียวกับรูปที่ 2.3 แสดงวาไดเปดหนาตางโปรแกรม Explorer แลว รูปที่ 2.2 จากรูปที่ 2.3 ชี้เมาสไปที่ File และคลิกเมาส เลื่อนเมาส ตอไปที่ New และเลื่อนตอไปที่ Folder พรอมกับคลิกเมาส ผลการทํางานตาง ๆ จะเหมือนกับรูปที่ 2.4 หลังจากนั้นบน จอภาพจะปรากฏ Folder ใหมขึ้นมาชื่อ New Folder ดังรูปที่ 2.5

รูปที่ 2.3

(3)

รูปที่ 2.4 รูปที่ 2.5 จากรูปที่ 2.5 เลื่อนเมาสไปชี้ที่ขอความ New Folder และคลิกเมาส รอสักครูเคอรเซอรจะ ปรากฏตรงขอความ New Folder ใหแกไข เปน MyFolder ดังรูปที่ 2.6 รูปที่ 2.6

(4)

การคัดลอกแฟม

จากรูปที่ 2.6 ใหเลื่อนเมาสไปที่ Scroll bar เพื่อเลื่อนหนาตางใหมองเห็นแฟมชื่อ

Config.dos เพื่อคัดลอกแฟมนี้ไปเก็บไวยัง Folder ชื่อ MyFolder เมื่อพบแฟม Config.dos แลวใหคลิกเมาสตรง Icon ของ Config.dos จะเกิดแถบสีขึ้นที่ Icon ของ แฟม Config.dos ดังรูปที่ 2.7 ตอจากนั้นใหเลื่อนเมาสไปคลิกที่ Edit และไปคลิกที่ Copy ตามลําดับ รูปที่ 2.7

จากรูปที่ 2.7 เลื่อนเมาสไปที่ Scroll bar และเลื่อน Scroll bar ใหมองเห็น Folder ชื่อ MyFolder เพื่อที่จะเปดหนาตาง My Folder และนําแฟม Config.dos ที่คัดลอกมาแลวไปเก็บไวยัง Folder นี้ รูปที่ 2.8 วิธีการเปดหนาตาง MyFolder ใหดับเบิลคลิกที่ Icon ชื่อ MyFolder ตามรูปที่ 2.8 และหนาตางของ MyFolder จะถูกเปด ดังรูปที่ 2.9 รูปที่ 2.9

(5)

จากรูปที่ 2.9 ใหคลิกที่ Edit และ Paste ตามลําดับ (บนจอภาพจะปรากฏภาพดังรูปที่ 2.10) เพื่อที่จะนําแฟม Config.dos มาเก็บยัง Folder ชื่อ My Folder เมื่อทําตามขั้นตอนเสร็จ แฟม Config.dos จะถูกจัดเก็บลงใน Folder ชื่อ MyFolder โดยอัตโนมัติ ดังรูปที่ 2.11 รูปที่ 2.10 รูปที่ 2.11 แสดงการคัดลอกแฟม Config.dos จาก Drive C: มาเก็บไวใน Folder ชื่อ MyFolder รูปที่ 2.11

(6)

การลบแฟม

จากรูปที่ 2.11 ถาจะลบแฟม Config.dos ออกจาก Folder ชื่อ MyFolder ใหคลิกที่ Icon ชื่อ Config.dos เพื่อสรางแถบสี และ ตอจากนั้นใหทําดังรูปที่ 2.12 โดยคลิกที่ File และเลื่อนเมาสไปคลิกที่ Delete ตามลําดับ เมื่อทําเสร็จ จะปรากฏหนาตางดังรูปที่ 2.13 เพื่อยืนยันการลบแฟม รูปที่ 2.12

ถาคลิกที่ Yes Icon ของ Config.dos จะหายไปแสดงวา แฟม Config.dos ไดถูกลบออกจาก Folder ชื่อ MyFolder เรียบรอยแลว (ดูรูปที่ 2.14 ประกอบ)

รูปที่ 2.14 แสดงภาพการลบแฟม Config.dos ซึ่ง Icon ชื่อ Config.dos จะหายไปจาก Folder MyFolder

(7)

ขั้นตอนการออกจากโปรแกรม

Windows 95

จากรูปที่ 2.14 ใหคลิกที่ปุม Close ปุมกากบาท เพื่อปดหนาตางโปรแกรม Explorer และจอภาพ จะปรากฏภาพดังรูปที่ 2.15 เมื่อจะออกจาก โปรแกรม Windows 95 ใหคลิกที่ปุม เริ่ม และ เลื่อนเมาสไปที่ Shut Down พรอมกับคลิกเมาส ดูรูปที่ 2.16 ประกอบ หลังจากคลิกเมาสที่ปุม เริ่ม จอภาพจะปรากฏภาพดัง รูปที่ 2.16 จากรูปที่ 2.17 ใหคลิกที่ปุม Yes แลวรอ สักครูจนกระทั่งปรากฏขอความ

It’s now safe to turn off

Your computer

จึงจะปดเครื่องได รูปที่ 2.15

(8)

2.1 การเรียกใชโปรแกรมไมโครซอฟตเอ็กเซล

โปรแกรมไมโครซอฟตเอ็กเซลตอไปนี้จะเรียกวา โปรแกรมเอ็กเซล ซึ่งเปนโปรแกรมที่ ทํางานในรูปของตาราง และทํางานภายใตโปรแกรมระบบปฏิบัติการ Windows ดังนั้นกอนการเรียกใช งานโปรแกรมเอ็กเซลตองเรียกใชงานโปรแกรม Windows กอนจึงจะเรียกใชโปรแกรมเอ็กเซลได การติดตั้งโปรแกรมเอ็กเซลลงบนเครื่องคอมพิวเตอรจะตองติดตั้งโปรแกรม ระบบปฏิบัติการ Windows กอนและหลังจากนั้นใหติดตั้งโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศ (Microsoft office) ซึ่งโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศจะรวมเอาโปรแกรมประยุกตสําหรับใชงานในสํานักงานไว หลายโปรแกรมดวยกัน โปรแกรมเอ็กเซลเปนโปรแกรมหนึ่งในหลาย ๆ โปรแกรมของโปรแกรม ไมโครซอฟตออฟฟศ วิธีการเรียกใชงานโปรแกรมเอ็กเซลมีขั้นตอนดังนี้ 1. เปดสวิตชตัวเครื่องและรอสักครูเพื่อเขาสูโปรแกรม Windows 95 ดังรูปที่ 2.18 2. จากรูปที่ 2.18 คลิกเมาสที่ปุม เริ่ม เลื่อนเมาสไปที่ Program และเลื่อนเมาสตอไปที่ Microsoft Excel พรอมกับคลิกเมาส (ดูรูปที่ 2.19 ประกอบ) แลวรอสักครูบนจอภาพจะปราฏหนาตาง ของโปรแกรมเอ็กเซล ดังรูปที่ 2.20 รูปที่ 2.18 รูปที่ 2.19 รูปที่ 2.20 แถบคําสั่ง แถบชื่อเรื่อง แถบเครื่องมือ มาตรฐาน แถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ ปุมเลื่อน แถบเลื่อน แถบแสดงสถานะ แถบสูตร

(9)

2.2 องคประกอบและเครื่องมือของโปรแกรมเอ็กเซล

จากรูปที่ 2.20 หนาตางของโปรแกรมเอ็กเซลจะมีองคประกอบดังนี้ 1. แถบชื่อเรื่อง (title bar) คือแถบที่แสดงชื่อของโปรแกรม

2. แถบคําสั่ง (menu bar) คือแถบที่แสดงคําสั่งหลักของโปรแกรม

3. แถบเครื่องมือ (tool bar) คือแถบที่แสดง Icon (สัญรูป) ที่ใชแทนคําสั่งของโปรแกรมแบง ออกเปน 2 ชนิดคือ

3.1 แถบเครื่องมือมาตรฐาน (standard tool bar) 3.2 แถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ (formatting tool bar)

4. แถบสูตร (formular bar) คือแถบที่ใชแสดงตําแหนงและขอมูลที่บรรจุในเซลทํางาน 5. แถบเลื่อน (scroll bar) และปุมเลื่อน ใชสําหรับเลื่อนพื้นที่ของตารางทํางาน 6. แถบแสดงสถานะ (status bar) ใชแสดงสถานะของตารางทํางานในขณะใดขณะหนึ่ง

2.2.1 เครื่องมือของโปรแกรมเอ็กเซล

การทํางานกับโปรแกรมเอ็กเซลมีการติดตอสั่งงานได 2 วิธีคือการติดตอสั่งงานโดยใชแถบ คําสั่ง หรือใชการติดตอสั่งงานโดยใชแถบเครื่องมือ การสั่งงานจะสั่งโดยใชการคลิกเมาสเปนหลัก แถบคําสั่งจะประกอบดวยคําสั่งหลักทั้งหมด 9 กลุมคําสั่งคือ 1. แฟม เปนกลุมของคําสั่งที่ใชจัดการกับแฟมขอมูล 2. แกไข เปนกลุมของคําสั่งที่ใชในการแกไขปรับปรุงขอมูล 3. มุมมอง เปนกลุมของคําสั่งที่ใชในการแสดงสวนตาง ๆ ของโปรแกรมเอ็กเซลใหปรากฏ หรือไมปรากฏบนจอภาพ 4. แทรก เปนกลุมของคําสั่งที่ใชในการขอแทรก 5. รูปแบบ เปนกลุมของคําสั่งที่ใชในการจัดรูปแบบ 6. เครื่องมือ เปนกลุมของคําสั่งที่เปนเครื่องมือชวยในการทํางาน 7. ขอมูล เปนกลุมของคําสั่งที่ใชจัดการกับขอมูล 8. วินโดส เปนกลุมของคําสั่งที่จะติดตอกับโปรแกรมตาง ๆ 9. วิธีใช เปนกลุมของคําสั่งที่ใชขอความชวยเหลือ

(10)

การเรียกใชคําสั่งบนแถบคําสั่ง (menu bar) ใหเลื่อนเมาสไปยังคําสั่งที่ตองการ ทํางานพรอมกับคลิกเมาส ตัวอยางเชนตองการ ทํางานเกี่ยวกับแฟมขอมูลใหใชเมาสไปชี้ที่แฟม และคลิกเมาสบนจอภาพจะปรากฏคําสั่งยอยของ กลุมคําสั่งแฟม ดังรูปที่ 2.21 ถาตองการทํางานใน คําสั่งยอยใดก็ใหเลื่อนเมาสไปชี้ที่คําสั่งยอยนั้น พรอมกับคลิกเมาส รูปที่ 2.21 ลองเลื่อนเมาสไปชี้ที่ คําสั่งมุมมองและคลิกเมาสและ เลื่อนเมาสตอไปยังแถบ เครื่องมือจะเห็นวาคําสั่งยอยตาง ๆ จะมีลักษณะที่แตกตางกัน สามารถสรุปความแตกตางได ดังนี้ 1. คําสั่งที่เปนตัวเขม หมายถึงคําสั่งที่สามารถสั่งงาน ไดในขณะนั้น 2. คําสั่งที่เปนตัวจาง หมายถึงคําสั่งที่ไมสามารถ สั่งงานไดในขณะนั้น รูปที่ 2.22 3. คําสั่งที่มีเครื่องหมายถูก ( ) อยูหนาคําสั่งหมายถึงคําสั่งนั้นกําลังถูกใชงานอยู 4. คําสั่งที่มี Icon เปนรูปบุมลงไป หมายถึงคําสั่งนั้นกําลังถูกใชงานอยู

(11)

5. คําสั่งที่มีเครื่องหมายหัวลูกศร ( ) อยูดานหลังหมายถึงคําสั่งเหลานั้นจะมีคําสั่งยอยตอไปอีก 6. คําสั่งที่มีจุด 3 จุด (…) ตอทาย หมายถึงคําสั่งนี้ตองมีขอมูลเพิ่มเติมเพื่อใหคําสั่งชัดเจน การใชแถบคําสั่ง

เพื่อตั้งคาหนากระดาษ กอนการทํางานในโปรแกรมเอ็กเซลควรมีการตั้งคา

หนากระดาษ การตั้งคาหนากระดาษมีขั้นตอนดังนี้ 1. บนแถบคําสั่งใหใชเมาสคลิกที่ แฟม จะปรากฏคําสั่งยอยดังรูปที่ 2.21 ใหเลื่อนเมาสตอไปที่ ตั้ง คาหนากระดาษและคลิกเมาส บนจอภาพจะปรากฏภาพดังรูปที่ 2.23 รูปที่ 2.23 2. ในสวนของการวางแนวใหเลือกแนวตั้งหรือแนวนอนโดยการคลิกใหเกิดปุมดําในชองที่เรา ตองการ 3. ในสวน ปรับอัตราสวนในรายการ ปรับเปน ปกติตั้งไว 100% ใสตัวเลขสัดสวนเปนเปอรเซ็นต สําหรับพิมพ ยอ ขยาย 4. ในสวนของขนาดกระดาษใหคลิกที่ปุมเลื่อน (W) เพื่อเลือกขนาดของกระดาษ ปกติเลือกขนาด A4(210x297) mm 5. ในสวนคุณภาพการพิมพ ปกติใหเลือก 300 dpi 6. การตั้งขอบกระดาษจากรูปที่ 2.23 ใหคลิกเมาสที่ ระยะขอบ บนจอภาพจะปรากฏภาพดังรูปที่ 2.24 ใหตั้งระยะขอบ บน ลาง ซาย ขวา หัวกระดาษ ทายกระดาษ ตามตองการในสวนของการจัดกลางให เลือกตามแนวนอน

(12)

7. จากรูปที่ 2.24 ใหคลิกเมาสที่ หัวกระดาษ/ทายกระดาษ บนจอภาพจะปรากฏภาพดังรูปที่ 2.25 ในสวนของหัวกระดาษใชเมาสคลิกปุมเลื่อนแลวคลิกเลือกคําวาไมมี ในสวนของทายกระดาษใชเมาส คลิกปุมเลื่อนแลวคลิกเลือกคําวาไมมี 8. จากรูปที่ 2.25 คลิกเมาสที่ แผน บนจอภาพจะปรากฏภาพดังรูปที่ 2.26 ในสวนพิมพ ถาตองการ พิมพลงบนกระดาษโดยไมใหเห็นเสนแบงเซลใหคลิกที่ชองแบงเซลไมใหมีปุมดํา 9. ตอบตกลงโดยคลิกที่ ตกลง รูปที่ 2.24

(13)

รูปที่ 2.25 รูปที่ 2.26

การใชแถบคําสั่งเพื่อเลือกมุมมองของโปรแกรมเอ็กเซล

แถบเครื่องมือตาง ๆ ของ โปรแกรมเอ็กเซล ผูใชงาน ตองการใหแถบเครื่องมือใด ปรากฏบนจอภาพหรือไม ปรากฏบนจอภาพก็สามารถทํา ไดโดยมีวิธีการดังนี้ 1. คลิกเมาสที่ มุมมอง และเลื่อนเมาสไปที่คําสั่งยอยชื่อ แถบเครื่องมือบนจอภาพจะ ปรากฏคําสั่งยอยชื่อแถบ เครื่องมือตาง ๆ อีกหลายชื่อแถบ เครื่องมือดังรูปที่ 2.27 ผูใชงาน ตองการใหเครื่องมือใดปรากฏ บนจอภาพใหคลิกที่ชื่อแถบ

(14)

เครื่องมือนั้นใหมีเครื่องหมายถูก ( ) อยูหนาชื่อแถบเครื่องมือ รูปที่ 2.27 2. โดยทั่วไปแถบเครื่องมือที่ปรากฏบนจอภาพจะมีอยู 2 แถบเครื่องมือคือ แถบเครื่องมือมาตรฐาน และแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบดังนั้นชื่อคําสั่งยอยของแถบเครื่องมือชื่อ มาตรฐาน และ จัดรูปแบบ จะตองมีเครื่องหมายถูก ( ) อยูหนาชื่อ ดังรูปที่ 2.27 3. จากรูปที่ 2.27 ใหคลิกเมาสที่แถบเครื่องมือชื่อ รูปวาด หนาตาของโปรแกรมเอ็กเซลจะ เปลี่ยนไปเหมือนกับรูปที่ 2.28 รูปที่ 2.28

การเรียกใชแถบเครื่องมือ

แถบเครื่องที่มีไวใชงานมีอยูดวยกันหลายชนิด แตที่ใชงานอยูเปนประจํามีอยูดวยกัน 2 ชนิดคือ แถบเครื่องมือมาตรฐานและแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ แถบเคื่องมือทั้ง 2 ชนิดจะเปนที่ตั้งของ Icon ที่ ใชแทนคําสั่ง ผูใชงานสามารถใชงานไดโดยการคลิกที่ Icon นั้น

(15)

ตัวอยางของแถบเครื่องมือและการใชงาน

ตัวอยางแถบเครื่องมือมาตรฐานและการใชงาน

Icon (สัญรูป) ประโยชนของการใชงาน ใชในการสรางแฟมเอกสารใหม ใชในการเปดแฟมเอกสารขึ้นมาใชงาน ใชในการเก็บแฟมเอกสารที่ใชงานอยูในขณะนั้นลงบนฮารดดิสกหรือแผนบันทึก พิมพเอกสารที่ใชงานอยูในขณะนั้นออกมาทางเครื่องพิมพ ตัดขอความหรือตัดภาพออกจากแฟม ใชในการคัดลอกขอความหรือภาพ วางขอความหรือภาพลงในตําแนงที่ตองการจากการใชคําสั่งการคัดลอกมาแลว ยกเลิกคําสั่งที่เราไดสั่งงานมาแลว

ตัวอยางแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบและการใชงาน

Icon (สัญรูป) ประโยชนของการใชงาน กําหนดรูปแบบ (Font) ของตัวอักษร กําหนดขนาดของตัวอักษร กําหนดขอความใหเปนตัวหนาหรือตัวปกติ กําหนดขอความใหเปนตัวเอียงหรือตัวปกติ กําหนดขอความใหเปนตัวขีดเสนใต หรือไมขีดเสนใต กําหนดขอความใหเปนแบบชิดซายสุดของบรรทัด กําหนดขอความใหเปนแบบอยูกึ่งกลางบรรทัด กําหนดขอความใหเปนแบบชิดขวาสุดของบรรทัด กําหนดขอความใหชิดขอบซายและขอบขวา

(16)

การกําหนดเรียกเครื่องมือเอง

ในการเรียกใชเครื่องมือบางเครื่องมือขึ้นมาใชงานมีวิธีการและขั้นตอนดังนี้ 1. ใหคลิกที่มุมมองและเลื่อนเมาสไปที่ แถบเครื่องมือ และเลื่อนเมาสตอไปยัง กําหนดเอง พรอม กับคลิกเมาสจะพบหนาตางใหผูใชงานสามารถเลือกเครื่องมือเพื่อนํามาใชงานไดตามความตองการ (ดูรูป ที่ 2.29 ประกอบ) ถารูปภาพที่ปรากฏไมเหมือนกับรูปที่ 2.29 ใหคลิกที่คําสั่ง รูปที่ 2.29 2. ในสวนของประเภทเปนรายการใหเลือกเมนูเครื่องมือ เชนถาคลิกที่แฟมทางดานขวาจะปรากฏ Icon ของเครื่องมือดังรูปที่ 2.29 แตถาคลิกที่แกไขในสวนของประเภททางดานขวาจะปรากฏ Icon ของ เครื่องมือดังรูปที่ 2.30 รูปที่ 2.30

(17)

3. ตองการเครื่องมือใดใหใชเมาสคลิกลากเครื่องมือนั้นไปวางบนแถบเครื่องมือ 4. คลิกที่ปุมปด

2.2.2 ลักษณะของตัวชี้

การติดตอสื่อสารระหวางผูใชงานกับโปรแกรมเอ็กเซลมีวิธีการ ติดตอสื่อสารที่สะดวกและรวดเร็วไมวาจะเปนการใสขอมูล การลบขอมูล การทํางานตาง ๆ ทั้งหมดที่เรา ตองการสามารถทําไดอยางงายดายโดยการใชเมาสเลื่อนไปชี้ยังตําแหนงที่ตองการและใชการคลิกเมาส หรือการลากเมาส แตเมื่อผูใชงานเลื่อนเมาสไปยังตําแหนงตาง ๆ บนหนาตางโปรแกรมเอ็กเซล ลักษณะ ของตัวชี้จะเปลี่ยนไปตามตําแหนงที่อยูดังนี้ รูปรางของตัวชี้ ความหมาย บริเวณที่ปรากฏ ใหเลื่อนตัวชี้ไปชี้ยังตําแนงของ คําสั่งที่ตองการ พรอมที่จะพิมพขอความ ชี้ตําแหนงของสดมภและแถวที่ ตองการจะเปลี่ยนความกวาง ชี้ตําแหนงเซลที่ตองการเพิ่มเติม ขอมูลโดยอัตโมัติ ชี้ตําแหนงในเซลตารางทํางาน แถบชื่อโปรแกรม แถบคําสั่ง แถบเครื่องมือมาตรฐาน แถบการ จัดรูปแบบ แถบเลื่อน ในกรอบสําหรับเติมขอความ ขอบของหัวสดมภหรือขอบของ หัวแถว มุมลางขวาของพื้นที่ทํางานหรือ เซลทํางาน เซลในตารางทํางาน

2.3 องคประกอบของตารางทํางาน

หนาตางของโปรแกรมเอ็กเซลจะประกอบดวยสวนตาง ๆ หลายสวน ในสวนที่กลาวมาแลวคือ สวนของเครื่องมือที่ตั้งอยูบนแถบเครื่องมือ นอกจากสวนของเครื่องมือแลวสวนที่สําคัญตอมาคือสวน ของตารางทํางานซึ่งจะถูกออกแบบใหอยูในรูปของหนาตางที่สามารถขยายหรือลดขนาดของหนาตางลง ได ตารางทํางานของโปรแกรมเอ็กเซลเปรียบเหมือนกระดาษแผนใหญที่ถูกกําหนดใหพื้นที่ทั้งหมด ทํางานในรูปของตาราง โดยแบงพื้นที่สําหรับใสขอมูลออกเปนสวน ๆ ซึ่งเรียกวาเซล (Cell) แตละเซลจะ เกิดจากการตัดกันของสดมภและแถว จํานวนสดมภจะมีทั้งหมด 256 สดมภตั้งชื่อเปน

(18)

ชื่อของเซลแตละเซลจะถูกเรียกชื่อตามชื่อของสดมภและชื่อของแถว ตัวอยางเชน ชื่อเซล A1 คือเซลที่อยู ในสดมภที่ A แถวที่ 1 ชื่อเซล E7 คือเซลที่อยูในสดมภที่ E แถวที่ 7 เปนตน ในการเปดใชงานตารางทํางานของโปรแกรมเอ็กเซลแตละครั้งจะเปรียบเหมือนกับทํางานอยูบน สมุดงาน 1 เลม ซึ่งในสมุดงาน 1 เลมจะประกอบดวย แผนงาน (Sheet) จํานวน 255 แผนงาน ซึ่งแผนงาน 1 แผนงานก็คือกระดาษแผนใหญที่แบงพื้นที่ทั้งหมดเปนตารางทํางานโดยแบงเปน 256 สดมภ 65536 แถว ดังนั้นการจัดเก็บแฟมขอมูลของโปรแกรมเอ็กเซลแตละแฟมขอมูลหมายถึงการจัดเก็บแฟมสมุดงาน 1 เลมนั่นเอง แถบชื่อแฟมขอมูล แถบชื่อสดมภ 1. แถบชื่อแฟมขอมูล เปนที่ตั้งของชื่อแฟมขอมูล หรือชื่อสมุดทํางาน ที่กําลังใชงานอยู ในกรณีที่ สรางแฟมขอมูลใหมโปรแกรมเอ็กเซลจะตั้งชื่อใหเองโดยอัตโนมัติจะใชชื่อแฟมขอมูลวา Book1 2. แถบสดมภ เปนแถบตามแนวนอนมีชื่อเริ่มตั้งแต A,B,C…,Z,AA,BB,CC…,IV รวมทั้งหมด 256 สดมภโดยทั่วไปสดมภจะปรากฏใหเห็นในหนาตางประมาณ 9 สดมภแตสามารถเรียกใชงานสดมภอื่น ๆ ใหมาปรากฏในหนาตางไดโดยการใชเมาสคลิกที่ปุมเลื่อนขวาซายที่อยูดานลางของหนาตาง 3. แถบชื่อแถว เปนแถบตามแนวตั้งมีชื่อเริ่มตั้งแต 1,2,3…,65536 รวมทั้งหมด 65536 แถวสําหรับ แถวที่มองไมเห็นในหนาตางสามารถเรียกใชงานแถวอื่น ๆ ใหมาปรากฏในหนาตางไดโดยการใชเมาส คลิกที่ปุมเลื่อนขึ้นลงที่อยูดานขวาสุดของหนาตาง 4. พื้นที่ใสขอมูล (เซล) พื้นที่ใสขอมูลซึ่งเราเรียกวาเซล ถาจะกําหนดใหเซลใดสามารถใสขอมูลได ผูใชงานตองใชเมาสคลิกที่เซลนั้น เซลแตละเซลสามารถที่จะขยายใหใหญไดตามความตองการหรือจะ แถบชื่อแถว แถบชื่อ ตารางทํางาน พื้นที่ใสขอมูล (เซล) เซล E2

(19)

ลดขนาดลงก็ได ขอมูลที่ใสลงในเซลจะเปนขอมูลที่เปนขอความ ขอมูลจํานวน หรือสูตรก็ได 5. แถบชื่อตารางทํางาน เปนแถบที่อยูดานลางสุดของหนาตางที่มีขอความ Sheet1,Sheet2,Sheet3 ซึ่งเปนชื่อของตารางทํางานในแตละแผนงานจากทั้งหมดจํานวน 255 แผนงาน ถาตองการไปทํางานที่ แผนงานใดใหใชเมาสคลิกไปที่แผนงานนั้น เชนตองการทํางานที่แผนงานที่ 2 ใหใชเมาสคลิกที่ขอความ Sheet 2 การปอนขอมูลจะทําไดก็ตอเมื่อผูใชงานตองทําใหเซลที่ตองการปอนขอมูลเปนเซลทํางาน (Active cell) โดยการคลิกเมาสที่เซลที่ตองการปอนขอมูล เมื่อเซลใดเปนเซลทํางาน ชื่อและตําแหนงของเซลจะ ปรากฏในแถบสูตรพรอมขอมูลที่ปอนลงในเซล การเลือกเซลใหเปนเซลทํางานนอกจากจะเลือกครั้งละ 1 เซลแลวยังมีวิธีการเลือกเซลใหเปนเซลทํางานครั้งละหลาย ๆ เซลไดอีก ในกรณีที่ตองการเลือกเซลหลาย ๆ เซลติดกันใหเปนเซลทํางานพรอมกันทําไดโดยคลิกเมาสที่เซลแรกที่อยูขอบซายบนสุดใหเปนเซล ทํางาน แลวเลื่อนตัวชี้ไปที่เซลสุดทายที่ตองการใหเปนเซลทํางานจะอยูที่ขอบขวาลางสุดกดแปน Shift คางไวพรอมกับคลิกเมาส หรือจะทําโดยการคลิกเมาสที่เซลแรกที่อยูที่ขอบซายบนสุดและลากเมาสไปยัง เซลลางขวาสุดก็จะไดเซลทํางานหลาย ๆ เซลติดกัน แตถาตองการเลือกเซลทํางานพรอมกันหลาย ๆ เซล และเซลเหลานั้นไมติดกันทําไดโดยคลิกเมาสที่เซลแรกที่ตองการใหเปนเซลทํางานแลวกดแปน Ctrl คาง ไวและเลื่อนตัวชี้ไปยังเซลที่ตองการใหเปนเซลทํางานพรอมกับคลิกเมาสทําเชนนี้เรื่อยไปถาตองใหเซล อื่น ๆ เปนเซลทํางานอีก รูปที่ 2.31 แสดงการเลือกเซล B2 ใหเปนเซลทํางาน เพียงเซลเดียวทําไดโดยเลื่อนตัวชี้ไปคลิกที่เซล B2 รูปที่ 2.32 แสดงการเลือกเซลหลาย ๆ เซลที่อยู ติดกันใหเปนเซลทํางานไดแกเซลA2,A3,A4,B2,B3,B4 กระทําไดโดยคลิกเมาสที่เซล A2 ใหเปนเซลทํางาน แลว เลื่อนตัวชี้ไปที่เซล B4 กดแปน Shift คางไวพรอมกับคลิก เมาส หรือจะทําโดยการคลิกเมาสที่เซล A2 และลากเมาส รูปที่ 2.31

(20)

ไปยังเซล B 4 ก็ได รูปที่ 2.33 แสดงการเลือกเซลหลาย ๆ เซลที่ไมติดกัน ใหเปนเซลทํางานไดแกเซล B1,A3,C3 ทําไดโดยคลิกเมาสที่ เซล B1 แลวกดแปน Ctrl คางไวและเลื่อนตัวชี้ไปยังเซล A3 พรอมกับคลิกเมาส เลื่อนตัวชี้ไปยังเซล C3 และกดแปน Ctrl คางไวพรอมกับคลิกเมาสก็จะได เซล B1,A3,C3 เปนเซล ทํางานพรอม ๆ กันตามที่ตองการ

2.4 การออกจากโปรแกรมเอ็กเซล

ถาตองการออกจากโปรแกรมเอ็กเซลหรือตองการเลิกทํางานเพื่อกลับไปยังโปรแกรม Windows มี วิธีการทําอยู 2 วิธีคือ 1. คลิกที่ปุมปด ( ) บนแถบชื่อที่มีขอความ Microsoft Excell หรือ 2. คลิกที่แถบคําสั่งตรงคําสั่งหลักคําสั่ง แฟม แลวเลื่อนตัวชี้ไปที่คําสั่งยอยชื่อ จบการทํางาน พรอม กับคลิกเมาส (ดูรูปที่ 2.34 ประกอบ) การเลิกทํางานหรือออกจากโปรแกรมเอ็กเซลถาผูใชงานยังไมไดบันทึกแฟมขอมูลที่กําลังทํางาน อยูในขณะนั้นโปรแกรมเอ็กเซลจะยังไมเลิกทํางานแตจะเปดหนาตางกรอบโตตอบเพื่อสอบถามผูใชงาน วาตองการบันทึกแฟมขอมูลนี้หรือไม ดังรูปที่ 2.35 ถาตอบใช โดยการคลิกที่ใช โปรแกรมเอ็กเซลจะทํา การบันทึกแฟมขอมูล แตถา ตอบไมคือคลิกที่ไม โปรแกรมเอ็กเซลจะไมบันทึก แฟมขอมูลและจะออกจาก โปรแกรมเอ็กเซลทันทีแตถา ตอบยกเลิกคือคลิกที่ยกเลิก โปรแกรมเอ็กเซลจะกลับมา ยังตารางทํางานเชนเดิมจะไม สามารถออกจาก โปรแกรมเอ็กเซลได รูปที่ 2.33 รูปที่ 2.34

(21)