บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 1-1 บทท 1 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

บทที่

1

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

1.1 รู้จักระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์คือโปรแกรมระบบงานที่สนับสนุนการทํางานเกี่ยวกับการจัดการเอกสารข้อมูล ทรัพยากร การแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในและนอกองค์กรมีขั้นตอนการใช้งานดังนี้ 1. ขั้นตอนการดําเนินการกับเอกสารเข้า-ออกเป็นขั้นตอนการรับเอกสารเพื่อดําเนินการตามสิทธิที่ได้รับเช่นการ อนุมัติ การออกเลขรับการตรวจสอบเอกสารการลงนามรับทราบให้ความเห็น เมื่อดําเนินการกับเอกสารแล้ว สามารถส่งเอกสารตามเส้นทางต่อไปและสามารถติดตามดูเอกสารได้ 2. ขั้นตอนการสร้างเอกสารด้วยแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่นบันทึกข้อความหนังสือส่งภายนอกหนังสือ ประทับตราแทนการลงนามใบประกาศใบคําสั่งระเบียบเป็นต้นขั้นตอนนี้จะเป็นการสร้างเอกสารโดยการเลือก ข้อมูลเช่นชั้นความลับชั้นความเร็วสมุดทะเบียนวันที่คําขึ้นต้น เอกสารแนบรวมไปถึงการกรอกรายละเอียดต่างๆ เช่น ส่วนราชการ เรื่อง รายละเอียดของเอกสารเป็นต้น 3. ขั้นตอนการส่งเอกสารไปยังผู้รับในแต่ละหน่วยงานในขั้นตอนนี้จะเป็นการเลือกใช้เส้นทางในการส่งเอกสารการ เลือกใช้เส้นทางมีอยู่ 3 วิธีคือ 1. การเลือกผู้รับเอกสารเอง 2. เลือกใช้เส้นทางส่วนบุคคล 3. เลือกใช้เส้นทาง หน่วยงานซึ่งจะอธิบายในรายละเอียดต่อไป 4. ขั้นตอนการลงนามเอกสารในขั้นตอนนี้จะเป็นการเลือกวิธีการลงนามซึ่งหลังจากที่ผู้สร้างเอกสารสร้างเอกสารเสร็จ แล้วและพร้อมที่จะส่ง สามารถเลือกวิธีการลงนามได้ 2 วิธีคือการลงนามเอกสารเองหรือส่งไปลงนามซึ่งเมื่อเลือก วิธีการอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วจะเข้าสู่ขั้นตอนการเลือกผู้รับเอกสาร (ข้อ 4) หลังจากเลือกผู้รับกรณีลงนามเอกสารเอง ผู้สร้างสามารถคลิกปุ่มเพื่อลงนามเอกสาร หรือกรณีส่งไปลงนามผู้สร้างคลิกปุ่มเพื่อส่งเอกสารไปยังผู้รับที่เลือกได้เลย 5. ขั้นตอนการค้นหาเพื่อติดตามสถานะและดูรายงานในขั้นตอนนี้จะเป็นการสืบค้นข้อมูลของเอกสารที่ได้สร้างและส่ง ในระบบจากเงื่อนไขของการค้นหา เช่นค้นหาจากเลขที่หนังสือเลขที่รับเรื่องวันที่เอกสารหน่วยงานเจ้าของเรื่อง เป็นต้นซึ่งจะทําให้ทราบสถานะรวมถึงการติดตามผลการปฏิบัติงานของผู้รับเอกสารที่เกี่ยวข้องส่วนรายงานที่ได้ สามารถพิมพ์ออก Microsoft Word หรือ Microsoft Excel ได้

6. ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารในขั้นตอนนี้จะเป็นการจัดเก็บเอกสารที่ดําเนินเสร็จเรียบร้อยแล้วไปยังตู้เอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานหรือตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ส่วนบุคคลเพื่อแยกเอกสารตามหมวดหมู่ที่ผู้ใช้งานเข้าใจ ง่ายและสามารถทําการสืบค้นย้ายคัดลอกและทําการสํารองข้อมูลได้

ผู้ใช้สามารถเข้าสู่โปรแกรมได้โดยใช้เว็บบราวเซอร์ Microsoft Internet Explorer (IE) โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเปิดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ที่สัญลักษณ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน

2. กรอก URL http://eoffice.parliament.go.th จากนั้นกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดโปรแกรมจะแสดงหน้าจอ

Login ดังภาพที่ 1 3. กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน 4. คลิกปุ่ม “เข้าสู่ระบบ” หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดเพื่อเข้าสู่ระบบดังภาพที่ 1.2-1 5. คลิกเลือกเมนู “สารบรรณ” (เมนูด้านบน) ภาพที่ 1.2-1 ภาพแสดงหน้าจอ Login เข้าสู่โปรแกรม กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน

1.3 การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อผู้ใช้งานทําการ Login และทําการเลือกเมนู “สารบรรณ” (เมนูด้านบน) ซึ่งจะแสดงเมนูย่อย (เมนูด้านข้าง) ของ ระบบสารบรรณเล็กทรอนิกส์ดังภาพที่ 1.3.1-1 ภาพที่ 1.3.1-1 ภาพแสดงหน้าจอหลักของระบบ เมนูด้านบน (เลือกเมนูสารบรรณ) แสดงเมนูด้านข้าง แสดงรายการเอกสารเข้าของด้านงานสารบรรณ

ก่อนที่จะอธิบายการทํางานของแต่ละเมนูจะขออธิบายความหมายของภาพที่ใช้เป็นสัญลักษณ์ก่อนเพื่อเพิ่ม ความเข้าใจในการใช้งานเมนูเอกสารซึ่งมีภาพที่ใช้เป็นสัญลักษณ์ดังนี้ ความหมายของภาพสัญลักษณ์ที่แสดงในหน้ารายการเอกสาร หมายถึงเอกสารใหม่ หมายถึงเอกสารถูกเปิดอ่านแล้ว หมายถึงเอกสารถูกส่งต่อตามเส้นทางแล้ว (ส่งเอกสาร) หมายถึงเอกสารมีการส่งออกนอกเส้นทาง (ส่งต่อ) หมายถึงเอกสารมีเอกสารแนบมาด้วย หมายถึงเอกสารเข้าใหม่ หมายถึงเอกสารเร่งรัด หมายถึงเอกสารเกินกําหนดเวลาแล้วเสร็จ ความหมายของภาพสัญลักษณ์ที่แสดงในหน้ารายละเอียดเอกสาร หมายถึงส่งต่อ หมายถึงตอบกลับ หมายถึงทําการตีกลับเอกสาร หมายถึงทําการดึงเอกสารกลับ หมายถึงทําการเปิดเอกสาร หมายถึงทําการปิดเอกสาร หมายถึงปุ่มกลับไปหน้าแสดงรายการเอกสาร หมายถึงปุ่มติดตามเอกสาร

การจัดการเอกสารเข้า-ออกประกอบด้วยฟังก์ชันการใช้งานดังนี้ 1. เมนู “เอกสารเข้าระบบสารบรรณ” เป็นเมนูที่แสดงรายการเอกสารที่ได้รับจากผู้ส่งซึ่งเอกสารแต่ละฉบับจะแสดงสัญลักษณ์ชั้นความลับชั้น ความเร็วสถานะของเอกสารจาก(หน่วยงานผู้ส่ง) เรื่องวันที่ได้รับสิทธิการดําเนินการกับเอกสารเป็นต้นดังภาพที่ 1.3.1-2 และเมื่อคลิกที่ชื่อเรื่องจะปรากฏหน้าจอดังภาพที่ 1.3.1-3 ภาพที่ 1.3.1-2 ภาพแสดงเมนู “เอกสารเข้าระบบสารบรรณ” แสดงรายการเอกสารเข้าด้านงานสารบรรณ

ภาพที่ 1.3.1-3 ภาพแสดงส่วนของการลงนาม-สั่งการ/ให้ความเห็นกับเอกสาร สิทธิการดําเนินการกับเอกสาร (ข้อ a) เลือกความเห็นมาตรฐาน หรือพิมพ์ความเห็นเอง บันทึกโน้ต เพิ่มไฟล์แนบ

a. สิทธิการดําเนินการกับเอกสารที่ผู้รับเอกสารสามารถดําเนินการกับเอกสาร มี 7 สิทธิดังนี้ (1) สิทธิอ่านอย่างเดียวเป็นสิทธิ์ที่ให้ผู้รับเอกสารอ่านเอกสารเท่านั้นไม่สามารถลงนามสั่งการหรือบันทึกผล การปฏิบัติงานเหมาะสําหรับเอกสารที่ต้องการแจ้งเวียนโดยไม่ต้องลงนามรับทราบ (2) สิทธิตรวจเอกสาร เป็นสิทธิ์ที่ผู้รับเอกสารสามารถแก้ไขและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและ ส่งกลับไปให้ผู้สร้างเอกสารแก้ไขได้ ผู้รับเอกสารที่ได้รับสิทธิ์ตรวจสอบเอกสารจะมีแถบเมนูด้านล่าง ปรากฏดังภาพที่ 1.3.1-4 ภาพที่ 1.3.1-4ภาพแสดงส่วนการทํางานสําหรับผู้ตรวจเอกสาร (3) สิทธิตรวจสอบและลงนามเป็นสิทธิ์ที่ผู้รับเอกสารสามารถแก้ไขและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และสามารถส่งกลับไปให้ผู้สร้างเอกสารแก้ไขได้ผู้รับเอกสารที่ได้รับสิทธิ์ตรวจสอบเอกสารจะมีแถบเมนู ด้านล่างปรากฏดังภาพที่ 1.3.1-5 และลงนามกํากับการตรวจสอบเอกสาร ภาพที่ 1.3.1-5 ภาพแสดงส่วนการทํางานสําหรับผู้ตรวจสอบและลงนาม คลิกแก้ไขเอกสาร เมื่อเอกสารถูกต้องคลิกผ่านการตรวจ คลิกแก้ไขเอกสาร เมื่อเอกสารถูกต้องคลิกตรวจสอบและลงลงนาม

การ/ให้ความเห็น”ให้คลิกดังภาพที่ 1.3.1-6 ภาพที่ 1.3.1-6 ภาพแสดงสิทธิ “ลงนามหลัก” (5) สิทธิรับทราบและดําเนินการเป็นสิทธิ์ที่กําหนดให้ผู้รับเอกสารบันทึกคําสั่งการผลการปฏิบัติงานและ ลงนามซึ่งจะมีปุ่ม“ลงนาม-สั่งการ/ให้ความเห็น”ให้คลิกดังภาพที่ 1.3.1-7 ภาพที่ 1.3.1-7 ภาพแสดงสิทธิ “รับทราบและดําเนินการ” (6) สิทธิลงนามอนุมัติ/อนุญาตงานเป็นสิทธิ์ที่กําหนดให้ผู้รับเอกสารเลือกอนุมัติ/อนุญาตงานและลงนาม ซึ่งจะมีปุ่ม“ลงนาม-สั่งการ/ให้ความเห็น”ให้คลิกดังภาพที่ 1.3.1-8 ภาพที่ 1.3.1-8 ภาพแสดงสิทธิ “ลงนามอนุมัติ/อนุญาตงาน” เลือกการอนุมัติ ลงนามเอกสาร ลงนามเอกสาร เลือกความเห็นในการ เลือกการเห็นชอบ ลงนามเอกสาร

(7) สิทธิออกเลขที่ส่งเอกสารเป็นสิทธิ์ที่กําหนดให้ผู้รับเอกสารทําการออกเลขที่เอกสารและลงนามซึ่งจะมี ปุ่ม“ออกเลขที่เอกสาร”ให้คลิกดังภาพที่ 1.3.1-9 ภาพที่ 1.3.1-9 ภาพแสดงสิทธิ “ออกเลขที่ส่งเอกสาร” b. ฟังก์ชันการทํางานย่อย - ส่งเอกสาร ( ) เป็นฟังก์ชันสําหรับส่งเอกสารให้ผู้รับลําดับถัดไปในเส้นทางโดยระบบจะหาผู้รับจากเส้นทางที่ ถูกสร้างมาจากการลงทะเบียนฟังก์ชันนี้จะปรากฏเมื่อเอกสารผ่านการลงนามหรือผ่านการตรวจสอบแล้ว - ลงนามใหม่ ( ) ใช้สําหรับดําเนินการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใหม่อีกครั้งเมื่อผู้รับลงนามเอกสารแล้ว และต้องการลงนามใหม่ (เฉพาะผู้รับลําดับสุดท้ายเท่านั้นที่จะดําเนินการได้) - ส่งต่อ ( ) ใช้สําหรับการส่งเอกสารให้กับผู้รับที่อยู่นอกเส้นทางที่ถูกกําหนดโดยผู้ใช้งานสามารถเลือกผู้รับได้ เองเช่นเดียวกับฟังก์ชันส่งเอกสารฟังก์ชันนี้จะปรากฏหลังการลงนามเอกสารแล้วเช่นกัน ภาพที่ 1.3.1-10 ภาพแสดงหน้าจอการเลือกผู้รับเพื่อส่งต่อเอกสาร ยืนยันการใช้เลขที่นี้ คลิกออกเลขที่เอกสาร 5. ยืนยันการส่ง 2. ค้นหาผู้รับเอกสาร 1. เลือกสิทธิการดําเนินการกับเอกสาร 4. ผู้รับที่เลือก 3. คลิกเลือกผู้รับ

1. ตีกลับแบบลบเส้นทางคือการส่งเอกสารกลับไปยังผู้ส่งในกรณีที่เอกสารไม่เกี่ยวข้องกับตนเองโดย เส้นทางที่สร้างจะถูกลบตั้งแต่ตัวท่านในฐานะผู้ตีกลับเอกสารจนถึงคนสุดท้ายในเส้นทาง 2. ตีกลับแบบไม่ลบเส้นทางคือการส่งเอกสารกลับไปยังผู้ส่งเพื่อแก้ไขบางส่วนของเอกสารโดย เส้นทางที่สร้างไว้จะยังคงอยู่เพื่อให้ผู้ส่งแก้ไขข้อความเพื่อส่งกลับมายังท่านอีกครั้งหลังการแก้ไข ภาพที่ 1.3.1-11 ภาพแสดงหน้าจอการเลือกผู้รับเอกสารตีกลับ ภาพที่ 1.3.1-12 ภาพแสดงหน้าจอการเลือกประเภทการตีกลับ - ดึงกลับ ( ) ใช้สําหรับการดึงเอกสารกลับโดยผู้ส่งเอกสารถ้ามีการส่งเอกสารไปยังผู้รับเอกสารแล้วสามารถ ดึงเอกสารในระบบกลับมาเพื่อแก้ไขและส่งใหม่ได้ เลือกบุคคลที่ต้องการให้ตีกลับ 1. เลือกประเภทตีกลับ 2. กรอกเหตุผล 3. คลิกปุ่มตกลง

ภาพที่ 1.3.1-13 ภาพแสดงหน้าจอการดึงกลับ ประเภทการดึงกลับเอกสารมีดังนี้ 1. ดึงกลับแบบลบเส้นทาง คือ การดึงเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับแล้วกลับคืนมาในกรณีที่ส่งไปยังผู้รับผิด คนโดยเส้นทางที่ใช้ส่งจะถูกลบตั้งแต่ผู้รับเอกสารคนที่ถัดจากท่านไปจนถึงคนสุดท้ายในเส้นทาง 2. ดึงกลับแบบไม่ลบเส้นทาง คือ การดึงเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับแล้วกลับมาเพื่อแก้ไขโดยเส้นทางที่ สร้างจะยังคงอยู่เพื่อให้ตัวท่านสามารถส่งเอกสารกลับไปอีกครั้งหลังการแก้ไข 3. ดึงกลับแบบลบเลขที่เอกสารเดิม คือ การดึงเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับแล้วกลับคืนมาในกรณีที่ต้องการ แก้ไขเอกสารโดยต้องการลบเลขที่เอกสารเดิมซึ่งเลขที่เอกสารที่ลบไปนั้นสามารถนํากลับมาใช้ได้อีก ครั้ง 4. ดึงกลับแบบไม่ลบเลขที่เอกสาร คือ การดึงเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับแล้วกลับมาเพื่อแก้ไขโดยยังคง รักษาเลขที่และวันที่ลงนามของเอกสารเดิมไว้ - ปิดเรื่อง ( ) เป็นฟังก์ชันสําหรับปิดเรื่องเอกสารที่ดําเนินการเรียบร้อยแล้วโดยเมื่อคลิกปุ่ม “ปิดเรื่อง” ระบบจะแสดงข้อความบนหัวเอกสารดังภาพที่ 1.3.1-14 และแสดงปุ่ม “เปิดเรื่อง ( )” เพื่อให้ผู้ใช้งานเปิด เรื่องและดําเนินการกับเอกสารต่อได้ 1. เลือกประเภทดึงกลับ 3. กรอกเหตุผล 2. เลือกประเภทเลขที่ เอกสารในการดึงกลับ 4. คลิกปุ่มตกลง

ภาพที่ 1.3.1-14 ภาพแสดงหน้าจอการปิดเรื่อง - ติดตามเอกสาร ( ) เป็นฟังก์ชันสําหรับใช้ในการติดตามสถานะการดําเนินการกับเอกสาร ภาพที่ 1.3.1-15 ภาพแสดงหน้าจอการติดตามเอกสาร - กลับ ( ) ใช้สําหรับกลับไปหน้าแสดงรายการเอกสาร ภายในเมนูเอกสารเข้า-ออกนี้ผู้รับเอกสารสามารถเลือกดูเอกสารได้ 3 กลุ่มคือ - เอกสารเข้าทั้งหมด เป็นเมนูที่แสดงรายการเอกสารที่ได้รับทั้งหมดทั้งที่เปิดอ่านแล้วและยังไม่ได้เปิดอ่าน แสดงเอกสารปิดเรือง

- เอกสารที่ยังไม่ได้อ่าน เป็นเมนูที่แสดงรายการเอกสารที่ได้รับและยังไม่ได้เปิดอ่านจะแสดงสัญลักษณ์รูปซอง จดหมายปิด ดังภาพที่ 1.3.1-16 ภาพที่ 1.3.1-16 ภาพแสดงเมนูเอกสารเข้าที่ยังไม่ได้อ่าน - เอกสารเกินกําหนด เป็นเมนูที่แสดงรายการเอกสารที่ได้รับและเกินกําหนดวันแล้วเสร็จที่ผู้ส่งกําหนดไว้ซึ่งจะ แสดงวงกลมสีแดงไว้หน้าซองปิด

ดังภาพที่ 1.3.1-17 ภาพที่ 1.3.1-17 ภาพแสดงเมนูเอกสารเข้าที่เกินกําหนด แสดงรายการเอกสารเข้าที่ยังไม่ได้อ่าน แสดงรายการเอกสารเข้าที่เกินกําหนดวันแล้วเสร็จ

เป็นเมนูที่แสดงรายการเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับซึ่งเอกสารแต่ละฉบับจะแสดงสัญลักษณ์การส่งเอกสาร ชั้นความเร็วชั้นความลับเป็นต้นดังภาพที่ 1.3.1-18 ภาพที่ 1.3.1-18 ภาพแสดงเมนู “เอกสารออกระบบสารบรรณ” 3. เมนู “หนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์” เป็นเมนูแสดงรายการหนังสือแจ้งเวียนในระบบ ซึ่งจะแสดงตามประเภทหนังสือเวียนได้แก่ หนังสือเวียนมาใหม่ระเบียบคําสั่งประกาศและอื่นๆ ภาพที่ 1.3.1-19 ภาพแสดงเมนู “หนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์” แสดงรายการเอกสารออก แสดงรายการหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์

1.3.2

การสร้าง - ส่ง –ลงนามเอกสารด้วยแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ใช้งานสามารถสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้านงานสารบรรณในแบบฟอร์มต่างๆได้ที่เมนูหลัก “สาร บรรณ” และคลิกเลือกที่เมนู “สร้างฟอร์มเอกสาร(ไทย)” หรือ “สร้างฟอร์มเอกสาร (อังกฤษ)” ซึ่งจะแสดงแบบฟอร์ม เช่นบันทึกข้อความ หนังสือส่งภายนอก ใบประกาศ ใบคําสั่ง ระเบียบ หนังสือประทับตราแทนการลงนามเป็นต้น ซึ่งขั้นตอนการสร้างเอกสารด้วยแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะเหมือนกันทุกแบบฟอร์ม 13.2.1 การสร้างบันทึกข้อความ ใช้สําหรับสร้างหนังสือส่งภายในหน่วยงานซึ่งผู้สร้างอาจลงนามเองหรือส่งไปลงนามมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่เมนูหลัก“สารบรรณ” (เมนูบน) 2. คลิกที่เมนูย่อย “บันทึกข้อความ” (เมนูด้านซ้ายมือ) หรือแบบฟอร์มอื่นที่ต้องการซึ่งระบบจะแสดง ทะเบียนบันทึกข้อความที่สร้างไว้แล้วดังภาพที่ 1.3.2-1 3. สามารถค้นหาเอกสารเรียงลําดับรายการเอกสารจากวันที่และดูขั้นตอนการทํางานได้ดังนี้ 3.1 ค้นหาเอกสารบันทึกข้อความที่ต้องการโดยคลิกที่ปุ่ม จะปรากฏหน้าต่างค้นหาดังภาพที่ 1.3.2-2สามารถค้นหาจากช่วงวันที่สร้างเอกสารหรือชื่อเรื่องหรือเลขที่เอกสารแล้วคลิกที่ปุ่ม หาค้นหาพบสามารถเปิดอ่านหรือแก้ไขเอกสารได้ 3.2 จัดเรียงเอกสารจากวันที่สร้างเอกสาร คลิกครั้งแรกจะเรียงวันที่เอกสารจากน้อยไปมากคลิก ครั้งที่สองจะเรียงเอกสารจากมากไปน้อย 3.3 ดูขั้นตอนการทํางานอย่างย่อให้คลิกที่ปุ่ม จะมีหน้าต่างช่วยเหลือขึ้นมา 4. เมื่อต้องการสร้างเอกสารใหม่ให้คลิกที่ (มุม บนซ้าย) หรือ (มุมล่างขวา) ภาพที่ 1.3.2-1 ภาพแสดงหน้าจอรายการเอกสารบันทึกข้อความ 4. คลิกสร้างเอกสารใหม่ _{3. การค้นหาการเรียงลําดับดูการทํางาน}

ภาพที่ 1.3.2-2 ภาพแสดงหน้าจอค้นหาเอกสาร 5. กรอกข้อมูลในแบบฟอร์มดังภาพที่ 1.3.2-3 มีรายละเอียดดังนี้ 5.1 เลือกประเภทหนังสือมี 2 ประเภทคือหนังสือราชการทั่วไปและหนังสือเวียน 5.2 เลือกชั้นความลับ (ด้านบน) ให้เลือกระดับความลับตามต้องการซึ่งหากเลือกที่จะจัดทําเป็น เอกสารลับจะต้องมั่นใจว่าผู้รับได้รับสิทธิ์ให้รับเอกสารลับได้เพราะมิฉะนั้นแล้วระบบจะไม่ให้ส่ง เอกสารลับที่สร้างขึ้นนี้ไปยังผู้รับที่เลือก 5.3 เลือกชั้นความเร็วให้เลือกระดับความเร็วของเอกสาร 5.4 เลือกสมุดทะเบียนให้เลือกสมุดทะเบียนสําหรับสร้างเลขที่เอกสาร (ปกติผู้ดูแลระบบจะตั้งสมุด ทะเบียนให้ตามประเภทแบบฟอร์มและหน่วยงานไว้ให้ล่วงหน้าแล้ว) 5.5 หน่วยงานให้เลือกข้อมูลหน่วยงานที่เจ้าของเรื่องสังกัด (ปกติจะแสดงชื่อหน่วยงานของผู้ใช้งาน โดยอัตโนมัติและเลือกเปลี่ยนได้) 5.6 เลือกวันที่เอกสาร 5.7 กรอกชื่อเรื่อง 5.8 กรอกชื่อผู้รับ 5.9 กรอกรายละเอียดกรณีที่เอกสารมีมากกว่า 1 หน้าสามารถเพิ่มจํานวนหน้าเอกสารได้ 5.10 กรอกหมายเหตุ (ถ้ามี) 5.11 เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง) 5.12 เลือกแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการแนบไฟล์เอกสารที่ภาคผนวกคและภาคผนวกง) 5.13 บันทึกข้อมูล 5.14 ลงนามเอกสารหรือส่งไปลงนาม(โปรดดูขั้นตอนการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ภาคผนวกจ) ความหมายของภาพสัญลักษณ์ที่ใช้ในหน้าสร้างแบบฟอร์ม หมายถึงสร้างข้อความบันทึกโน้ต หมายถึงลงนามเอกสาร หมายถึงดูตัวอย่างเอกสาร หมายถึงส่งไปลงนาม หมายถึงเลือกผู้ลงนาม/ผู้รับ หมายถึงกลับหน้าแสดงรายการ หมายถึงพิมพ์เอกสาร หมายถึง ดูขั้นตอนวิธีการใช้งาน หมายถึงบันทึกเอกสาร 1. เลือกเงื่อนไข 2. คลิกค้นหา

ภาพที่ 1.3.2-3 ภาพแสดงหน้าจอสร้างบันทึกข้อความ 5.10 กรอกหมายเหตุ(ถ้ามี) 5.4 เลือกสมุดทะเบียน 5.2 เลือกชั้นความลับ 5.5 หน่วยงาน 5.6 วันที่เอกสาร 5.7 กรอกชื่อเรื่อง 5.11 เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง) 5.13บันทึกเอกสาร 5.14ลงนามเอกสารหรือส่งไปลงนาม 5.9 กรอกรายละเอียด 5.12 เลือกเอกสารแนบ 5.8 กรอกชื่อผู้รับ 5.1 เลือกประเภทหนังสือ 5.3 เลือกชั้นความเร็ว

6. การแนบไฟล์เอกสารสามารถแนบไฟล์เอกสารได้ 3 ประเภทคือ - อ้างถึงให้กรอกข้อมูลเอกสารอ้างถึงฉบับอื่นโดยคลิกที่รูป เพื่อระบุเอกสารที่ต้องการอ้างถึง (โปรดดูรายละเอียดขั้นตอนการอ้างถึงเอกสารที่ภาคผนวกหัวข้อ “อ้างถึง”) - เอกสารแนบให้กรอกข้อมูลเอกสารที่ส่งมาด้วยโดยคลิกที่รูป เพื่อแนบเอกสาร (โปรดดูรายละเอียดขั้นตอนการแนบเอกสารที่ภาคผนวกหัวข้อ “เอกสารแนบ) กรณีนี้เอกสารที่ แนบเป็นสิ่งที่ส่งมาด้วยนี้จักไม่สามารถแยกลงนามต่างหากจากเอกสารหลักได้ - เอกสารเพื่อการลงนามให้กรอกข้อมูลเอกสารเพื่อการลงนามโดยคลิกที่รูป เพื่อแนบเอกสาร กรณีนี้เอกสารเพื่อการลงนามนี้จะสามารถแยกลงนามจากเอกสารหลักได้ (โปรดดูรายละเอียดขั้นตอนการแนบเอกสารที่ภาคผนวกหัวข้อ “เอกสารเพื่อการลงนาม”) 7. เมื่อกรอกเนื้อความครบถ้วนให้คลิกที่ปุ่ม เพื่อบันทึกข้อมูล และดูเอกสารตัวอย่าง ได้โดยคลิกที่ปุ่ม จะแสดงเอกสารดังภาพที่ 1.3.2-4 ภาพที่ 1.3.2-4 ภาพแสดงตัวอย่างเอกสารบันทึกก่อนลงนาม

8. คลิกปุ่ม “ลงนามเอกสาร” หรือ “ส่งไปลงนาม” โดยเลือกผู้ลงนามเองหรือส่งไปตามเส้นทางที่สร้างไว้ ซึ่งการลงนามเอกสารและการส่งไปลงนามแตกต่างกันคือ - กรณีที่ผู้สร้างบันทึกข้อความเป็นผู้ลงนามเองในบันทึกข้อความให้คลิกที่ปุ่ม - กรณีที่ผู้สร้างบันทึกข้อความต้องการส่งให้บุคคลอื่นลงนามให้คลิกที่ปุ่ม 9. จากนั้นให้ส่งเอกสารโดยเลือกผู้รับเอง หรือ ใช้เส้นทางมาตรฐาน ดังภาพที่ 1.3.2-5 เมื่อเลือกผู้รับแล้วจะ เข้าสู่ขั้นตอนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ให้คลิกที่ปุ่ม (โปรด ดูรายละเอียดการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ในภาคผนวก หัวข้อ การลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) ซึ่งเมื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์แล้วจะแสดงเอกสารดังภาพที่ 1.3.2-6 และแสดงสถานะเอกสารเป็น (อยู่ ระหว่างดําเนินการ) ภาพที่ 1.3.2-5 ภาพแสดงเส้นทางการส่งเอกสาร

1.3.2.2 การสร้างหนังสือส่งภายนอก ใช้สําหรับสร้างเอกสารที่ต้องการส่งไปยังหน่วยงานภายนอกซึ่งจะต้องนําไปแนบกับบันทึกข้อความเพื่อส่ง ผู้บังคับบัญชาลงนามมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่เมนูหลัก“สารบรรณ” (เมนูบน) 2. คลิกที่เมนูย่อย “หนังสือส่งภายนอก” (เมนูด้านซ้ายมือ) จะแสดงทะเบียนเอกสารส่งภายนอกที่ได้สร้างไว้ แล้วดังภาพที่ 1.3.2-7 3. ค้นหาเอกสารประเภทนี้ (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 4. เมื่อต้องการลงทะเบียนเอกสารใหม่ให้คลิกที่ (มุมบนซ้าย) หรือ (มุมล่างขวา) ภาพที่ 1.3.2-7 ภาพแสดงหน้าจอเมื่อเลือกเมนูหนังสือส่งภายนอก คลิกสร้างเอกสารใหม่ _{ปุ่มค้นหาเอกสารเรียงลําดับและช่วยเหลือ} คลิกสร้างเอกสารใหม่

5.1 ชั้นความลับ (ด้านบน) ให้เลือกระดับความลับตามต้องการ ซึ่งหากเลือกที่จะจัดทําเป็นเอกสารลับ จะต้องมั่นใจว่าผู้รับได้รับสิทธิ์ให้รับเอกสารลับได้เพราะมิฉะนั้นแล้วระบบจะไม่ให้ส่งเอกสารลับที่ สร้างขึ้นนี้ไปยังผู้รับที่เลือก 5.2 ชั้นความเร็ว สามารถเลือกได้ตามความเร่งด่วนของเอกสารที่จะสร้างและส่ง 5.3 ชื่อสมุดทะเบียน ให้เลือกสมุดทะเบียนสําหรับสร้างเลขที่เอกสาร (ปกติผู้ดูแลระบบจะตั้งสมุด ทะเบียนให้ตามประเภทแบบฟอร์มและหน่วยงานไว้ให้ล่วงหน้าแล้ว) 5.4 หน่วยงานเจ้าของหนังสือ (ส่วนบน) ให้เลือกข้อมูลหน่วยงานที่เจ้าของเรื่องสังกัด (ปกติจะแสดงชื่อ หน่วยงานของผู้ใช้งานโดยอัตโนมัติและเลือกเปลี่ยนได้) 5.5 วันที่ในเอกสารให้คลิกเลือกใช้วันที่ลงนามหรือใช้วันที่นี้ในเอกสาร 5.6 เรื่องให้กรอกชื่อเรื่องเอกสารและคําขึ้นต้น สามารถเลือกจากคําขึ้นต้นมาตรฐานที่ตั้งค่าไว้ได้ 5.7 เลือกแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการแนบไฟล์เอกสารที่ภาคผนวกคและภาคผนวกง) 5.8 กรอกรายละเอียด 5.9 กรอกคําลงท้ายโดยสามารถเลือกได้จากคําลงท้ายมาตรฐานหรือกรอกเองและหากเลือกทั้ง 2 แบบระบบจะนําคําลงท้ายทั้งสองแบบมาต่อกัน 5.10 กรอกหมายเหตุ (ถ้ามี) 5.11 เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง) 5.12 หน่วยงานเจ้าของเรื่อง (ส่วนล่าง) ให้เลือกหน่วยงานเจ้าของเรื่องหรือเจ้าของหนังสือที่สร้างนี้ ซึ่ง ระบบจะดึงข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรสาร ชื่ออีเมล์ ของหน่วยงานเจ้าของเรื่องขึ้นมา ให้อัตโนมัติ(ถ้ามีข้อมูลจัดเก็บไว้) และกรอกข้อมูลสําเนาถึง(ถ้ามี) 5.13 บันทึกเอกสาร 5.14 ลงนามเอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ภาคผนวกจ)

ภาพที่ 1.3.2.8 ภาพแสดงหน้าจอสร้างหนังสือส่งภายนอก 1.เลือกชั้นความลับ 3.เลือกสมุดทะเบียน 6.กรอกชื่อเรื่องและชื่อผู้รับ 7.เลือกเอกสารแนบ 8.กรอกรายละเอียด 10.กรอกหมายเหตุ (ถ้ามี) 13.บันทึกเอกสาร _{14.ลงนามเอกสาร} 4. หน่วยงาน (ส่วนบน) 5.วันที่เอกสาร 12. หน่วยงานเจ้าของเรื่อง (ส่วนล่าง) 2.เลือกชั้นความเร็ว 9.กรอกคําลงท้าย 11. เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง)

6. การแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 7. เมื่อกรอกเนื้อความครบถ้วนให้คลิกที่ปุ่ม เพื่อบันทึกข้อมูล 8. คลิกปุ่ม “ลงนามเอกสาร”หรือ“ส่งไปลงนาม” (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 9. จากนั้นให้ส่งเอกสารโดยเลือกผู้รับเองหรือใช้เส้นทางมาตรฐานดังภาพที่ 1.3.2-9 เมื่อเลือกผู้รับแล้วจะ เข้าสู่ขั้นตอนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ให้คลิกที่ปุ่ม (โปรด ดูรายละเอียดการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ในภาคผนวกหัวข้อการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) ซึ่งเมื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์แล้วจะแสดงเอกสารดังภาพที่ 1.3.2-10 และแสดงสถานะเอกสารเป็น (อยู่ระหว่างดําเนินการ) 10. กรณีที่ต้องการนําไปแนบกับบันทึกข้อความเพื่อส่งไปให้ผู้บังคับบัญชาลงนาม (โปรดดูรายละเอียดขั้นตอน การแนบเอกสารที่ภาคผนวกหัวข้อ “เอกสารเพื่อการลงนาม”) ภาพที่ 1.3.2-9 แสดงเส้นทางการส่งเอกสารของหนังสือส่งภายนอก เส้นทางการส่งเอกสาร คลิกเพื่อลงนามและส่งเอกสารตามเส้นทาง

ใช้สําหรับสร้างเอกสารประกาศซึ่งจะต้องนําไปแนบกับบันทึกข้อความเพื่อส่งผู้บังคับบัญชาลงนาม มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่เมนูหลัก“สารบรรณ” (เมนูบน) 2. คลิกที่เมนูย่อย “ใบประกาศ” (เมนูด้านซ้ายมือ) จะแสดงทะเบียนใบประกาศที่สร้างไว้แล้วดังภาพที่ 1.3.2-11 3. ค้นหาเอกสารประเภทนี้ (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 4. เมื่อต้องการลงทะเบียนเอกสารใหม่ให้คลิกที่ (มุมบน ซ้าย) หรือ (มุมล่างขวา) ภาพที่ 1.3.2-11 ภาพแสดงหน้าจอการเลือกสร้างใบประกาศ 5. กรอกข้อมูลในแบบฟอร์มดังภาพที่ 1.3.2-12 มีรายละเอียดดังนี้ 5.1 เลือกประเภทหนังสือมี 2 ประเภทคือหนังสือราชการทั่วไปและหนังสือเวียน 5.2 ชั้นความลับ (ด้านบน) ให้เลือกระดับความลับตามต้องการ ซึ่งหากเลือกที่จะจัดทําเป็นเอกสารลับ จะต้องมั่นใจว่าผู้รับได้รับสิทธิ์ให้รับเอกสารลับได้เพราะมิฉะนั้นแล้วระบบจะไม่ให้ส่งเอกสารลับที่ สร้างขึ้นนี้ไปยังผู้รับที่เลือก 5.3 ชั้นความเร็ว สามารถเลือกได้ตามความเร่งด่วนของเอกสารที่จะสร้างและส่ง 5.4 หน่วยงานที่ออกประกาศ ให้เลือกข้อมูลหน่วยงานที่เจ้าของเรื่องสังกัด (ปกติจะแสดงชื่อหน่วยงาน ของผู้ใช้งานโดยอัตโนมัติและเลือกเปลี่ยนได้) 5.5 กรอกชื่อเรื่องเอกสาร 5.6 กรอกรายละเอียด 5.7 วันที่ในเอกสารให้คลิกเลือกใช้วันที่ลงนามหรือใช้วันที่นี้ในเอกสาร 5.8 เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง) 5.9 เลือกแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการแนบไฟล์เอกสารที่ภาคผนวกคและภาคผนวกง) 5.10 บันทึกเอกสาร 5.11 ลงนามเอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ภาคผนวกจ) คลิกสร้างเอกสารใหม่ คลิกสร้างเอกสารใหม่ ปุ่มค้นหาเอกสารเรียงลําดับและช่วยเหลือ

ภาพที่ 1.3.2-12 ภาพแสดงหน้าจอสร้างใบประกาศ 2.เลือกชั้นความลับ 1.เลือกประเภทหนังสือ 5.กรอกชื่อเรื่อง 9.เลือกเอกสารแนบ 6.กรอกรายละเอียด 10.บันทึกเอกสาร 11.ลงนามเอกสาร 4. หน่วยงานที่ออกประกาศ 7.วันที่ประกาศ 3.เลือกชั้นความเร็ว 8. เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง)

7. การแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 8. เมื่อกรอกเนื้อความครบถ้วนให้คลิกที่ปุ่ม เพื่อบันทึกข้อมูล 9. คลิกปุ่ม “ลงนามเอกสาร”หรือ“ส่งไปลงนาม” (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 10. จากนั้นให้ส่งเอกสารโดยเลือกผู้รับเองหรือใช้เส้นทางมาตรฐานดังภาพที่ 1.3.2-12 เมื่อเลือกผู้รับแล้วจะ เข้าสู่ขั้นตอนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ให้คลิกที่ปุ่ม (โปรด ดูรายละเอียดการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ในภาคผนวก หัวข้อ การลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) ซึ่งเมื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์แล้วจะแสดงเอกสารดังภาพที่ 1.3.2-12 และแสดงสถานะเอกสารเป็น (อยู่ระหว่างดําเนินการ) 11. กรณีที่ต้องการนําไปแนบกับบันทึกข้อความเพื่อส่งไปให้ผู้บังคับบัญชาลงนาม (โปรดดูรายละเอียดขั้นตอน การแนบเอกสารที่ภาคผนวกหัวข้อ “เอกสารเพื่อการลงนาม”) ภาพที่ 1.3.2-13 แสดงเส้นทางการล่งเอกสารของใบประกาศ เส้นทางการเดินเอกสาร คลิกเพื่อลงนามและส่งเอกสารตามเส้นทาง

ใช้สําหรับสร้างเอกสารคําสั่งแล้วนําไปแนบกับบันทึกข้อความเพื่อส่งผู้บังคับบัญชาลงนาม มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่เมนูหลัก“สารบรรณ” (เมนูบน) 2. คลิกที่เมนูย่อย “ใบคําสั่ง” (เมนูด้านซ้ายมือ) จะแสดงทะเบียนเอกสารใบคําสั่งที่สร้างไว้แล้วดังภาพที่ 1.3.2-13 3. ค้นหาเอกสารประเภทนี้ (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 4. เมื่อต้องการลงทะเบียนเอกสารใหม่ให้คลิกที่ (มุมบนซ้าย) หรือ (มุมล่างขวา) ภาพที่ 1.3.2-15 ภาพแสดงหน้าจอเมื่อเลือกเมนูใบคําสั่ง คลิกสร้างเอกสารใหม่ _{ปุ่มค้นหาเอกสารเรียงลําดับและช่วยเหลือ} คลิกสร้างเอกสารใหม่

5. กรอกข้อมูลในแบบฟอร์มดังภาพที่ 1.3.2-14 มีรายละเอียดดังนี้ 5.1 เลือกประเภทหนังสือมี 2 ประเภทคือหนังสือราชการทั่วไปและหนังสือเวียน 5.2 ชั้นความลับ (ด้านบน) ให้เลือกระดับความลับตามต้องการ ซึ่งหากเลือกที่จะจัดทําเป็นเอกสารลับ จะต้องมั่นใจว่าผู้รับได้รับสิทธิ์ให้รับเอกสารลับได้เพราะมิฉะนั้นแล้วระบบจะไม่ให้ส่งเอกสารลับที่ สร้างขึ้นนี้ไปยังผู้รับที่เลือก 5.3 ชั้นความเร็ว สามารถเลือกได้ตามความเร่งด่วนของเอกสารที่จะสร้างและส่ง 5.4 เลือกประเภทคําสั่ง 5.5 ชื่อสมุดทะเบียน ให้เลือกสมุดทะเบียนสําหรับสร้างเลขที่เอกสาร (ปกติผู้ดูแลระบบจะตั้งสมุด ทะเบียนให้ตามประเภทแบบฟอร์มและหน่วยงานไว้ให้ล่วงหน้าแล้ว) 5.6 กรอกชื่อเรื่อง 5.7 กรอกรายละเอียด 5.8 วันที่คําสั่ง 5.9 เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง) 5.10 เลือกแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการแนบไฟล์เอกสารที่ภาคผนวกคและภาคผนวกง) 5.11 บันทึกเอกสาร 5.12 ลงนามเอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ภาคผนวกจ) 6. การแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 7. เมื่อกรอกเนื้อความครบถ้วนให้คลิกที่ปุ่ม เพื่อบันทึกข้อมูล 8. คลิกปุ่ม “ลงนามเอกสาร”หรือ“ส่งไปลงนาม” (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 9. จากนั้นให้ส่งเอกสารโดยเลือกผู้รับเองหรือใช้เส้นทางมาตรฐานดังภาพที่ 1.3.2-15 เมื่อเลือกผู้รับแล้วจะ เข้าสู่ขั้นตอนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ให้คลิกที่ปุ่ม (โปรด ดูรายละเอียดการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ในภาคผนวกหัวข้อการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) ซึ่งเมื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์แล้วจะแสดงเอกสารดังภาพที่ 1.3.2-16 และแสดงสถานะเอกสารเป็น (อยู่ระหว่างดําเนินการ) 10. กรณีที่ต้องการนําไปแนบกับบันทึกข้อความเพื่อส่งไปให้ผู้บังคับบัญชาลงนาม (โปรดดูรายละเอียดขั้นตอน การแนบเอกสารที่ภาคผนวกหัวข้อ “เอกสารเพื่อการลงนาม”)

ภาพที่ 1.3.2-16 ภาพแสดงหน้าจอสร้างใบคําสั่ง 2.เลือกชั้นความลับ 1.เลือกประเภทหนังสือ 5.เลือกสมุดทะเบียน 10.เลือกเอกสารแนบ 7.กรอกรายละเอียด 11.บันทึกเอกสาร 12.ลงนามเอกสาร 4. ประเภทคําสั่ง 8.วันที่ประกาศ 3.เลือกชั้นความเร็ว 9. เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง) 6.กรอกชื่อเรื่อง

ภาพที่ 1.3.2-17 แสดงเส้นทางการส่งเอกสารของใบคําสั่ง เส้นทางการส่งเอกสาร

1.3.2.5 ระเบียบ ใช้สําหรับสร้างเอกสารระเบียบซึ่งจะต้องนําไปแนบกับบันทึกข้อความเพื่อส่งผู้บังคับบัญชาลงนาม มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่เมนูหลัก“สารบรรณ” (เมนูบน) 2. คลิกที่เมนูย่อย “ระเบียบ” (เมนูด้านซ้ายมือ) จะแสดงทะเบียนใบระเบียบที่สร้างไว้แล้วดังภาพที่ 1.3.2-17 3. ค้นหาเอกสารประเภทนี้ (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 4. เมื่อต้องการลงทะเบียนเอกสารใหม่ให้คลิกที่ (มุมบนซ้าย) หรือ (มุมล่างขวา) ภาพที่ 1.3.2-19 ภาพแสดงหน้าจอเมื่อเลือกเมนูใบระเบียบ 5. กรอกข้อมูลในแบบฟอร์มระเบียบดังภาพที่ 1.3.2-18 มีรายละเอียดดังนี้ 5.1 เลือกประเภทหนังสือมี 2 ประเภทคือหนังสือราชการทั่วไปและหนังสือเวียน 5.2 ชั้นความลับ (ด้านบน) ให้เลือกระดับความลับตามต้องการซึ่งหากเลือกที่จะจัดทําเป็นเอกสารลับ จะต้องมั่นใจว่าผู้รับได้รับสิทธิ์ให้รับเอกสารลับได้เพราะมิฉะนั้นแล้วระบบจะไม่ให้ส่งเอกสารลับที่ สร้างขึ้นนี้ไปยังผู้รับที่เลือก 5.3 ชั้นความเร็ว สามารถเลือกได้ตามความเร่งด่วนของเอกสารที่จะสร้างและส่ง 5.4 หน่วยงานที่ออกประกาศให้เลือกข้อมูลหน่วยงานที่เจ้าของเรื่องสังกัด (ปกติจะแสดงชื่อหน่วยงาน ของผู้ใช้งานโดยอัตโนมัติและเลือกเปลี่ยนได้) 5.5 กรอกชื่อเรื่องเอกสาร 5.6 กรอกรายละเอียด 5.7 เลือกวันที่ประกาศ 5.8 เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง) 5.9 เลือกแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการแนบไฟล์เอกสารที่ภาคผนวกคและภาคผนวกง) 5.10 บันทึกเอกสาร 5.11 ลงนามเอกสาร (โปรดดูขั้นตอนการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ภาคผนวกจ) คลิกสร้างเอกสารใหม่ ปุ่มค้นหาเอกสารเรียงลําดับและช่วยเหลือ คลิกสร้างเอกสารใหม่

ภาพที่ 1.3.2-20 ภาพแสดงหน้าจอสร้างระเบียบ 2.เลือกชั้นความลับ 1.เลือกประเภทหนังสือ 5.กรอกชื่อเรื่อง 9.เลือกเอกสารแนบ 6.กรอกรายละเอียด 10.บันทึกเอกสาร 11.ลงนามเอกสาร 4. หน่วยงานที่ออกประกาศ 7.วันที่ประกาศ 3.เลือกชั้นความเร็ว 8. เลือกชั้นความลับ (ด้านล่าง)

6. การแนบไฟล์เอกสาร (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 7. เมื่อกรอกเนื้อความครบถ้วนให้คลิกที่ปุ่ม เพื่อบันทึกข้อมูล 8. คลิกปุ่ม “ลงนามเอกสาร”หรือ“ส่งไปลงนาม” (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 9. จากนั้นให้ส่งเอกสารโดยเลือกผู้รับเองหรือ ใช้เส้นทางมาตรฐานดังภาพที่ 1.3.2-19 เมื่อเลือกผู้รับแล้วจะ เข้าสู่ขั้นตอนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ให้คลิกที่ปุ่ม (โปรดดู รายละเอียดการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ในภาคผนวกหัวข้อ การลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) ซึ่ง เมื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์แล้วจะแสดงเอกสารดังภาพที่ 1.3.2-20 และแสดงสถานะเอกสารเป็น (อยู่ ระหว่างดําเนินการ) 10. กรณีที่ต้องการนําไปแนบกับบันทึกข้อความเพื่อส่งไปให้ผู้บังคับบัญชาลงนาม (โปรดดูรายละเอียดขั้นตอน การแนบเอกสารที่ภาคผนวกหัวข้อ “เอกสารเพื่อการลงนาม”) ภาพที่ 1.3.2-21 แสดงเส้นทางการส่งเอกสารของแบบฟอร์มระเบียบ เส้นทางการเดินเอกสาร คลิกเพื่อลงนามและส่งเอกสารตามเส้นทาง

1.3.2.6 หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ใช้สําหรับสร้างเอกสารหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ และมีการประทับตราของหน่วยงานแทนการลงชื่อ มี ขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่เมนูหลัก“สารบรรณ” (เมนูบน) 2. คลิกที่เมนูย่อย “หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ” (เมนูด้านซ้ายมือ) จะแสดงทะเบียนเอกสารหนังสือ ประทับตราแทนการลงชื่อที่ได้สร้างไว้แล้วดังภาพที่ 1.3.2-21 3. ค้นหาเอกสารประเภทนี้ (โปรดดูขั้นตอนนี้ได้ที่หัวข้อการสร้างบันทึกข้อความ) 4. เมื่อต้องการลงทะเบียนเอกสารใหม่ให้คลิกที่ (มุมบนซ้าย) หรือ (มุมล่างขวา) ภาพที่ 1.3.2-23 ภาพแสดงหน้าจอเมื่อเลือกเมนูหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ 5. กรอกข้อมูลในแบบฟอร์มดังภาพที่1.3.2-22 มีรายละเอียดดังนี้ 5.1 ชั้นความลับ (ด้านบน) ให้เลือกระดับความลับตามต้องการ ซึ่งหากเลือกที่จะจัดทําเป็นเอกสารลับ จะต้องมั่นใจว่าผู้รับได้รับสิทธิ์ให้รับเอกสารลับได้ เพราะมิฉะนั้นแล้วระบบจะไม่ให้ส่งเอกสารลับที่ สร้างขึ้นนี้ไปยังผู้รับที่เลือก 5.2 ชั้นความเร็ว สามารถเลือกได้ตามความเร่งด่วนของเอกสารที่จะสร้างและส่ง 5.3 ชื่อสมุดทะเบียน ให้เลือกสมุดทะเบียนสําหรับสร้างเลขที่เอกสาร (ปกติผู้ดูแลระบบจะตั้งสมุด ทะเบียนให้ตามประเภทแบบฟอร์มและหน่วยงานไว้ให้ล่วงหน้าแล้ว) 5.4 หน่วยงานเจ้าของหนังสือ (ส่วนบน) ให้เลือกข้อมูลหน่วยงานที่เจ้าของเรื่องสังกัด (ปกติจะแสดงชื่อ หน่วยงานของผู้ใช้งานโดยอัตโนมัติและเลือกเปลี่ยนได้) คลิกสร้างเอกสารใหม่ คลิกสร้างเอกสารใหม่ ปุ่มค้นหาเอกสารเรียงลําดับและช่วยเหลือ