สารบัญ
เรื่อง หนา
1. ความรูเบื้องตนเกี่ยวกับการใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 ... 1
1.1 มีอะไรใหมใน Microsoft Excel 2010 ... 1
1.2 เริ่มใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 ... 5
1.3 สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม ... 5
1.4 การเพิ่มปุมทูลบารใน Quick Access Toolbar ... 6
1.5 การยกเลิกปุมทูลบารใน Quick Access Toolbar ... 6
1.6 การปอนขอมูล แกไขขอมูล ลบขอมูล ... 7 1.7 การบันทึกเอกสาร ... 8 2. การใชงานแผนงานและตาราง ... 9 2.1 การทางานกับแผนงาน (Sheet) ... 9 2.2 การเลือกชวงขอมูล ... 9 2.3 การใชงานตาราง ... 10 2.4 การจัดรูปแบบขอมูลในแผนงาน ... 10 3. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ... 11 3.1 การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข ... 11 3.2 การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่กําหนด ... 13 3.3 การลบรูปแบบขอมูลที่กําหนดเงื่อนไข... 13 3.4 การคนหาเซลลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ... 14 4. การทางานกับกราฟ ... 14 4.1 การสรางกราฟ ... 14 4.2 การเปลี่ยนชนิดของกราฟ ... 15 4.3 การลบกราฟ ... 16 5. การใชงานสูตรและฟงกชั่น ... 16
5.1 การใสสูตรคํานวณปกติ ... 16 5.2 ลาดับความสําคัญของเครื่องหมายทางการคํานวณ ... 16 5.3 การคํานวณหาผลรวม ... 17 5.4 การสรางสูตรดวยฟงกชั่นที่ใชงานบอย ... 17 5.5 การสรางสูตรอยางงายพรอมคาคงที่ ... 18 5.6 ขอผิดพลาดทั่วไปเมื่อสรางสูตร ... 18 6. การเรียงลําดับขอมูล ... 18 6.1 ลาดับการจัดเรียงเริ่มตน ... 18 6.2 การเรียงลําดับขอมูลในชวงหรือตาราง ... 18 7. การตรวจสอบความถูกตองของขอมูล ... 19 7.1 การสรางรายการแบบรายการจากชวงของเซลล ... 19 7.2 การปองกัน การปอนขอมูลที่ไมถูกตองในแผนงาน ... 19 8. การกรองขอมูล ... 21 8.1 การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง ... 21 8.2 การยกเลิกขอมูลที่ทาการกรอง (Filter) ไว ... 22 8.3 การกรองคาที่ไมช้ํากันหรือการเอาคาที่ซ้ํากันออก ... 22 8.4 การกรองโดยใชเงื่อนไขขั้นสูง ... 23
9. การใชงาน Slicer, PivotTable, PivotChart ... 24
9.1 การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง ... 24
9.2 การปรับแตงแผนภูมิแบบ Spark lines ... 27
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
1. ความรูเบื้องตนเกี่ยวกับการใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010
โปรแกรม MS Excel 2010 เปนโปรแกรมประเภท Spread sheet ที่มีประสิทธิภาพ ชวยให สามารถสราง และจัดรูปแบบกระดาษทาการ หรือตารางคํานวณ รวมถึงการวิเคราะห และใชขอมูล รวมกัน ดวยรูปแบบของ User Interface แบบใหมที่เนนผลลัพธ ทาใหสามารถใชงานโปรแกรมได สะดวก และงายมากขึ้น ทั้งยังไดผลลัพธไดตรงตามตองการมากขึ้นอีกดวย 1.1 มีอะไรใหมใน Microsoft Excel 2010 1. สรางแผนภูมิขอมูลไวในเซลลเดียว ดวยเสนแบบประกายไฟ ซึ่งเปนคุณลักษณะใหมใน Excel 2010 ทาใหสามารถสราง แผนภูมิเล็กๆ ไวในเซลลเพียงเซลลเดียวได เพื่อใหสามารถคนพบรูปแบบในขอมูลของเราไดอยาง รวดเร็ว ซึ่งเปนวิธีที่งาย และรวดเร็วในการเนนแนวโนมขอมูลสําคัญ เชน การเพิ่มขึ้นหรือลดลง ตามชวงเวลา 2. มุงเขาหาจุดขอมูลที่ถูกตองอยางรวดเร็ว ใน Excel 2010 มีการปรับปรุงตัวกรองแบบใหมที่นาสนใจ ดวยคุณลักษณะตัวแบง สวนขอมูลชวยใหแสดงขอมูลไดหลากหลาย ดวยมุมมอง PivotTable และ PivotChart สามารถแบง สวน และกรองขอมูลแบบไดนามิกเพื่อแสดงขอมูลไดตรงตามที่ตองการ ดวยตัวกรองการคนหาใหม นี้ จะใชเวลานอยลงในการกลั่นกรองชุดขอมูลขนาดใหญในตาราง และในมุมมอง PivotChart และ PivotTable และมีเวลาเพิ่มขึ้นสาหรับการวิเคราะหขอมูล
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 3. เขาถึงกระดาษคํานวณของคุณไดจากทุกที่ เราสามารถเขาถึง Workbook หรือกระดาษทาการผานระบบออนไลนได โดยสามารถดู และแกไข ไดจากทุกแหงโดยใชคอมพิวเตอรเครื่องใดก็ไดหรือใชโทรศัพทที่ใช Windows ดวย Excel 2010 โดยจะไดรับประโยชนจากการใชงานกระดาษคํานวณที่ดีที่สุดระหวางหลากหลาย อุปกรณ และตางสถานที่ เชน
Microsoft Excel Web App แกไขสมุดงานในเว็บเบราวเซอรได เมื่อเราไมอยูที่สานักงาน บาน หรือโรงเรียน โดยไมพลาดการทางาน
Microsoft Excel Mobile 2010 สามารถดาเนินการไดทันทีเมื่อจําเปนดวย Excel รุน สาหรับโทรศัพทเคลื่อนที่ ซึ่งทางานผานสมารทโฟนได
4. เชื่อมตอ แบงปน และทางานรวมกัน
การสรางเอกสารรวมกันโดยใช Microsoft Excel Web App ทาใหสามารถแกไขกระดาษทา การหรือตารางคํานวณเดียวกันกับผูอื่นไปพรอมๆ กันไดจากคนละตําแหนงที่ตั้ง สามารถเห็นไดวา ใครกาลังทางานบน Workbook พรอมกันกับเรา ทั้งยังมองเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ผูอื่นกระทาได ในทันที และดวยจานวนผูแกไขในสมุดงานที่แสดงอยูบนแถบสถานะ ทาใหเราทราบวามีใครอีกบาง ที่กาลังแกไขสมุดงานพรอมกันกับเรา
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 5. เพิ่มความซับซอนใหกับงานนาเสนอขอมูล การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel 2010 ใหเราสามารถควบคุมลักษณะ และไอคอนได มากขึ้น มีแถบขอมูลที่ปรับปรุงใหม และความสามารถในการเนนรายการที่ตองการดวยการคลิก เพียงไมกี่ครั้ง สามารถแสดงแถบขอมูลสาหรับคาลบเพื่อแสดงภาพขอมูลไดอยางถูกตองแมนยา ยิ่งขึ้นดวย 6. ใชประโยชนจาก PivotChart ที่เปนแบบโตตอบและไดนามิกมากขึ้น
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
ดวยความสามารถในการแสดงมุมมองขอมูลที่หลากหลาย ทาใหรวบรวมรายละเอียดได อยางรวดเร็ว โดยตรงใน PivotChart โดยไมขึ้นกับมุมมอง PivotTable เพื่อวิเคราะหและจับภาพที่ โดดเดนที่สุดของตัวเลขที่ตองการ
7. ทางานตางๆ ไดรวดเร็ว และงายขึ้น
ใน Excel 2010 มีมุมมอง Microsoft Office Backstage เขามาแทนที่เมนูแฟมแบบเดิม เพื่อใหสามารถบันทึก ใชงานรวมกัน พิมพ และแบงปนกระดาษทาการไดดวยการคลิกเพียงไมกี่ครั้ง และดวย Ribbon ที่พัฒนาขึ้น สามารถเขาถึงคาสั่งไดเร็วยิ่งขึ้น โดยการกาหนดแท็บเองหรือสราง แท็บของเราเอง เพื่อปรับแตงการใชงานใหเหมาะกับลักษณะการทางานของแตละคนได 8. ใชประโยชนจากความสามารถที่สูงขึ้นในการสรางกระดาษคํานวณที่มีขนาดใหญ และซับซอนมากยิ่งขึ้น
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
ดวยคุณประโยชนสาหรับผูใชงานขั้นสูง และนักวิเคราะห ดวย Excel 2010 รุน 64 บิต จะ สามารถวิเคราะหขอมูลจานวนมหาศาลไดงายขึ้นอยางไมเคยเปนมากอน วิเคราะหชุดขอมูลที่ ซับซอนและมีขนาดใหญกวาขีดจากัด 2 กิกะไบตของ Excel รุนกอนหนา
9. ประกาศและใชงานรวมกันผาน Excel Services
การรวม SharePoint Server 2010 และ Excel Services ทาใหผูใชดานธุรกิจสามารถใช งานการวิเคราะหและผลลัพธรวมกันทั่วทั้งองคกรไดโดยการประกาศกระดาษคํานวณลงในเว็บ สรางแดชบอรดขาวกรองธุรกิจและใชงานขอมูลทางธุรกิจที่สําคัญรวมกันกับผูรวมงาน ลูกคา และคู คาทางธุรกิจไดกวางขวางขึ้นภายใตสภาพแวดลอมที่มีการพัฒนาดานความปลอดภัย
1.2 เริ่มใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 การเริ่มใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel
1. คลิกปุม Start บนแถบ Task bar
2. เลือก All Programs Microsoft Office
3. เลือก Microsoft Office Excel 2010 จะเปดใหใชงานไดทันที
1.3 สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม
กอนที่จะเริ่มทางานกับโปรแกรม Microsoft Office Excel จะตองรูจักกับสวนประกอบของ หนาจอโปรแกรมกอน เพื่อจะไดเขาใจถึงสวนตางๆ ไดงายขึ้น ดังนี้
Back State Quick Access Ttoolbar Name box Active cell Sheet Tab Title bar Worksheet แถบ Ribbon Formula bar
- Files Back State เปนปุมคาสั่งเกี่ยวกับการทางานของแฟมงาน เชน New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
- Quick Access Toolbar เปนแถบเครื่องมือใหเรียกใชงานไดอยางรวดเร็ว ผูใชสามารถ เพิ่มปุมคาสั่งที่ใชงานบอยๆ ไวในแถบเครื่องมือนี้ได - Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟลปจจุบันที่เปดใชงานอยู งายขึ้น - แถบ Ribbon เปนแถบที่รวบรวมคาสั่งตางๆ ของเมนูหรือทูลบาร เพื่อใหผูใชเลือกใชงาน - Name box แสดงตําแหนงเซลลปจจุบัน - Formula bar แถบแสดงสูตรคํานวณหรือขอมูลที่พิมพเขาไป - Active cell เซลลปจจุบันที่กาลังทางานอยู - Worksheet พื้นที่ใชงานของโปรแกรม
1.4 การเพิ่มปุมทูลบารใน Quick Access Toolbar
ปุมทูลบารที่ตองการใชงานบอยๆ โดยเราสามารถเพิ่มเขามาใน Quick Access Toolbar ได มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกปุมลูกศรลงของ Quick Access Toolbar จะ ปรากฏคาสั่งใหเลือกใช และเลือกที่ More Commands...
2. เลือกคาสั่งที่ตองการใชบอย เชน New, Open, Print Preview, Quick Print, ฯลฯ
1.5 การยกเลิกปุมทูลบารใน Quick Access Toolbar
ปุมทูลบารที่เพิ่มเขามาแลวไมตองการใชงาน คุณสามารถยกเลิกออกได มีขั้นตอนดังนี้
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
1. คลิกขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาสั่งใหเลือกใช
2. หากตองการยกเลิกปุมทูลบารใหเลือกคาสั่ง Remove from Quick Access Toolbar
1.6 การปอนขอมูล แกไขขอมูล ลบขอมูล การปอนขอมูล มี 3 วิธี 1. พิมพขอมูลที่ตองการ เสร็จแลวกดปุม Enter 2. พิมพขอมูลที่ตองการ เสร็จแลวกดปุม Arrow key (ลูกศรสี่ทิศ) ที่คียบอรด 3. พิมพขอมูลที่ตองการ เสร็จแลวคลิกปุม การยกเลิกขอมูลที่กาลังพิมพ มี 2 วิธี วิธีที่ 1 กดปุม Esc ที่คียบอรด
Enter บน Formula bar
วิธีที่ 2 คลิกปุม Cancel บน Formula bar การแกไขขอมูล มี 3 วิธี 1. เลือกตําแหนงเซลลที่ตองการแกไขขอมูล วิธีที่ 1 กดปุม F2 ที่คียบอรด วิธีที่ 2 คลิกตําแหนงที่จะแกไขบน Formula bar วิธีที่ 3 ดับเบิ้ลคลิกที่ตําแหนงเซลลนั้น 2. ทาการแกไขขอมูล เสร็จแลวกด Enter การลบขอมูล มี 3 วิธี เลือกตําแหนงเซลลที่ตองการลบขอมูล วิธีที่ 1 กดปุม Delete ที่คียบอรด วิธีที่ 2 คลิกขวาเลือกคาสั่ง Clear Contents วิธีที่ 3 ที่แท็บ Home คลิกลูกศรลงของปุม Clear จะปรากฏคาสั่งใหเลือกใช
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 ลบทั้งขอมูลและรูปแบบ ลบเฉพาะรูปแบบ เหลือขอมูลเดิม ลบเฉพาะขอมูล เหลือรูปแบบ ลบ Comment 1.7 การบันทึกเอกสาร เมื่อสรางแฟมงานเสร็จแลว ตองทาการบันทึกขอมูลลงใน disk มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกปุม (Save) บนแถบ Quick Access Toolbar หรือคลิก File
เลือกคาสั่ง Save หรือ Save As ก็ได
2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซของ Save As ใหกําหนดรายละเอียด
3. ที่ชอง
ที่ตองการเก็บขอมูล
4. ที่ชอง File name พิมพชื่อไฟล คลิกปุม Save จะไดไฟลนามสกุล .xlsx
Save in เลือก ตําแหนงไดรฟ และโฟลเดอร
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 2. การใชงานแผนงานและตาราง
2.1 การทางานกับแผนงาน (Sheet)
ปกติแฟมงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ใหใชงาน ถาตองการเพิ่ม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ มีขั้นตอนดังนี้
- คลิกขวาชื่อ sheet ที่ตองการ จะปรากฏคาสั่งใหเลือกใช แทรก/เพิ่ม sheet ใหม ลบ sheet ที่เลือก เปลี่ยนชื่อ sheet ยายหรือคัดลอก sheet
แสดง code ที่เขียนในโปรแกรม Visual Basic ปองกันการแกไขขอมูลใน sheet เปลี่ยนสีชื่อ sheet ซอน/แสดง sheet เลือก sheet ทั้งหมด 2.2 การเลือกชวงขอมูล ไมวาจะทาอะไรก็ตามกับขอมูลใน Worksheet อยางแรกที่ตองทาคือ การเลือกชวงขอมูล ซึ่งมีหลายวิธี ดังนี้ วิธีการเลือก เลือกขอมูลแบบเปนชวง เลือกขอมูลแบบเปนชวงหางกัน สัญลักษณของเมาส วางเมาสเปนรูป drag คลุมขอมูลที่ตองการ Drag คลุมขอมูลชวงแรก กดปุม Ctrl+drag คลุมชวง อื่นๆ เลือกขอมูลทั้งคอลัมน ทั้งแถว เลือกขอมูลหมดทั้ง sheet คลิกสวนหัวคอลัมน หรือหัวแถวที่ คลิกจุดตัดระหวางหัวคอลัมนกับหัวแถว ตองการ
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 2.3 การใชงานตาราง ในกรณีที่คุณทางานกับตาราง แลวตองการแทรกขอมูล หรือลบตาราง มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการ เชน คอลัมน C ถึง E 2. คลิกขวาหัวคอลัมน / แถว จะปรากฏคาสั่งใหเลือก Insert Delete แทรกคอลัมน / แถว ลบคอลัมน / แถว Column Width ปรับความกวางของคอลัมน Hide Unhide ซอนคอลัมน / แถว ยกเลิกการซอนคอลัมน / แถว หรือ ใชปุมเครื่องมือในการทางานก็ได ที่แท็บ Home เลือกจาก 2.4 การจัดรูปแบบขอมูลในแผนงาน เมื่อพิมพขอมูลเสร็จแลวก็ทาการตกแตงของมูลใหสวยงาม มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการ 2. แถบ Ribbon ชื่อ Home คลิกปุมเครื่องมือบนทูลบาร หัวขอ Cells ใชตกแตงตัวอักษร การจัดวางขอความ จัดรูปแบบตัวเลข หรือจัดรูปแบบขอมูลโดยการใชเมนู มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการ 2. คลิกขวาเลือกคาสั่ง Format Cells Number Alignment Font Border Fill จัดรูปแบบตัวเลข การจัดวางขอความ ชนิดของตัวอักษร กําหนดเสนขอบ กําหนดสีพื้นและลาย
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 Protection ปองกันการแกไขขอมูล 3. กําหนดรายละเอียดเสร็จแลวคลิกปุม OK 3. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การคนหาเซลลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข 3.1 การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข บางครั้งหากตองการกําหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบขอมูล เชน ตัวเลขของเงินเดือนพนักงาน ใหเปนสีเขียวเฉพาะคนที่เงินเดือนไมเกิน 40,000 ใหใชเรื่องของ Conditional Formatting มีขั้นตอน ดังนี้
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการจัดรูปแบบ จากตัวอยางเงื่อนไขดานบน ใชชวงขอมูลของ Salary ไมรวมหัวขอ (เลือกชวงขอมูลตําแหนง G2-G115)
2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวขอ Styles คลิกปุม 3. จะปรากฏคาสั่งใหเลือกใช Highlight เซลลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กําหนด แสดงขอมูลตัวเลข 10 อันดับสูงสุดหรือต่ําสุด แสดงขอมูลเปนกลุมเดียวกันแบบกราฟแทง แสดงขอมูลเปนกลุมเดียวกันดวยสีตางๆ แสดงขอมูลเปนกลุมเดียวกันดวยสัญลักษณไอคอน สรางเงื่อนไขเอง ลบเงื่อนไขที่ไมตองการใชงาน จัดการกับเงื่อนไขที่กําหนด ในที่นี้เลือกคาสั่ง New Rule จะ ปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ New Formatting Rule เลือก Format only cells that contain กาหนด เงื่อนไขเอง จากตัวอยางเลือกเปน Cell Value less than or equal to 40000 คลิกปุม Format เลือกรูปแบบตัวอักษรที่ตองการ คลิกปุม OK
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 3.2 การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่กําหนด หลังจากกําหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบขอมูลแลว หากตองการเปลี่ยนเงื่อนไขจากเดิม เปนตัวเลขของเงินเดือนพนักงานใหจัดรูปแบบโดยเปลี่ยนสีพื้นเปนสีเหลือง เฉพาะคนที่เงินเดือน ตั้งแต 30,000-50,000 สามารถแกไขได โดยมีขั้นตอน ดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลเดิมที่ทาการจัดรูปแบบไว
2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวขอ Styles คลิกปุม 3. เลือกคาสั่ง Manage Rules คลิกปุม Edit Rule
4. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ Edit Formatting Rule ใหแกไขรายละเอียด เสร็จแลวคลิกปุม OK
3.3 การลบรูปแบบขอมูลที่กําหนดเงื่อนไข
ชวงขอมูลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ตั้งไว เมื่อไมไดใชงานแลว คุณสามารถทาการ ยกเลิกเงื่อนไขนั้นได โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกชวงขอมูลเดิมที่ทาการจัดรูปแบบไว
2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวขอ Styles คลิกปุม
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 3. เลือกคาสั่ง Clear Rules
ในที่นี้เลือกคาสั่ง Clear Rules from Selected Cells 3.4 การคนหาเซลลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข 1. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวขอ Editing คลิกปุม 2. เลือกคาสั่ง Conditional Formatting 3. จะแสดงชวงขอมูลที่มีการกําหนดเงื่อนไขใหทันที 4. การทางานกับกราฟ หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใชงานเกี่ยวกับ :- การสรางกราฟ ชนิดของกราฟ การเปลี่ยนชนิดของกราฟ การลบกราฟ 4.1 การสรางกราฟ ขอมูลในโปรแกรม Excel สวนใหญจะเปนขอมูลเกี่ยวกับตัวเลข หากเรานาตัวเลขเหลานั้น มาแสดงเปนกราฟจะทาใหขอมูลดูงายขึ้น มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการนามาสรางกราฟ ในที่นี้เลือกชวงเซลล A2-B5, D2-D5 2. คลิกแท็บ Insert เลือกประเภทของกราฟจากหัวขอ Chart จากตัวอยางเลือกแบบ Column 3. จะปรากฏรูปแบบยอยใหคลิกเลือกไดทันที
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
4. จากนั้น จะแสดงรูปกราฟที่สรางไว พรอมกับแถบ Ribbon ชื่อ Chart Tools หัวขอ Design ให กําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม 4.2 การเปลี่ยนชนิดของกราฟ หลังจากสรางกราฟเสร็จแลว หากตองการเปลี่ยนแบบกราฟใหม สามารถทาได โดยมี ขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกกราฟที่ตองการเปลี่ยนรูปแบบ
2. แถบ Chart Tools Design หัวขอ Type คลิกปุม
3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ Change Chart Type ใหคลิกเลือกแบบที่ตองการ
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 4.3 การลบกราฟ กราฟที่ไมใชแลว ตองการลบออก มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกกราฟที่ตองการลบ กดปุม Delete ที่คียบอรด 5. การใชงานสูตรและฟงกชั่น 5.1 การใสสูตรคํานวณปกติ 1. เลือกเซลลที่ตองการแสดงผลลัพธ จากตัวอยางนี้ ตําแหนงเซลลอยูที่ D4 2. พิมพเครื่องหมาย = แลวตามดวยตําแหนงเซลล เชน =D2*D3 เสร็จแลวกดปุม Enter 3. ที่เซลล D4 จะแสดงผลลัพธ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคํานวณที่กําหนดไว Formula bar 5.2 ลาดับความสําคัญของเครื่องหมายทางการคํานวณ การคํานวณในเครื่องคอมพิวเตอรกับการคํานวณจากเครื่องคิดเลข ผลลัพธที่ไดจะตางกัน เนื่องจากการคํานวณในเครื่องคอมพิวเตอร โปรแกรมจะดูความสําคัญของเครื่องหมายทางการ คํานวณดวย จึงเปนสิ่งสําคัญอยางยิ่งที่ user จะตองทราบในเรื่องนี้ เพื่อไมใหผลลัพธที่ตองการ ผิดเพี้ยนไปจากปกติ เครื่องหมายที่ใช ( ) ^ * , / + , - ความหมาย วงเล็บ ยกกาลัง คูณ , หาร บวก , ลบ ความสําคัญของเครื่องหมายทางการคํานวณ จะไลจากบนลงลาง บนสุดจะสําคัญสูงสุด และ ลางสุดจะสําคัญต่ําสุด ในสูตรคํานวณสูตรหนึ่ง ถาเครื่องหมายใดสําคัญกวาก็จะทาการคํานวณ เครื่องหมายนั้นกอนแลวไลตามลาดับไปเรื่อยๆ
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 5.3 การคํานวณหาผลรวม หากตองการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตําแหนง เราสามารถใชฟงกชั่นของการหา ผลรวมเขามาชวย มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกเซลลที่ตองการแสดงผลลัพธ จากตัวอยางนี้ ตําแหนงเซลลอยูที่ H4 2. ที่แท็บ Home คลิกปุม Sum บนทูลบาร 3. จะปรากฏสูตรคํานวณ =SUM(B4:G4) ใหดูชวงขอมูลตัวเลขที่จะคํานวณวาถูกตองหรือไม สังเกตจากเสนประวิ่งรอบๆ ขอมูล ถาถูกตองแลวกดปุม Enter ถาไมถูกตอง drag คลุมชวงขอมูล ใหมแลว กดปุม Enter 5.4 การสรางสูตรดวยฟงกชั่นที่ใชงานบอย โปรแกรม Excel จะทาการแบงชุดของสูตรคํานวณตามประเภทการใชงาน หากตองการ ใชสูตรคํานวณประเภทใด คลิกเลือกปุมนั้นไดเลย หรือคลิกปุม Insert Function ก็ได สูตรคํานวณที่ นามายกตัวอยางจะเปนสูตรที่ใชงานบอยๆ มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกเซลลที่ตองการแสดงผลลัพธ จากตัวอยางนี้ ตําแหนงเซลลอยูที่ C13 2. ที่แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคํานวณใหเลือกใช ในที่นี้คลิกปุมลูกศรลง ของ AutoSum 3. จะปรากฏสูตรคํานวณที่ใชงานบอยๆ ใหเลือก Average สูตรการหาคาเฉลี่ย Count Numbers สูตรการนับจานวนขอมูล Max Min สูตรการหาคาสูงสุด สูตรการหาคาต่ําสุด More Functions สูตรอื่นๆ 4. ในที่นี้เลือกคาสูงสุด คลิกที่ฟงกชั่น Max drag คลุมชวงขอมูลตัวเลขที่ตองการ เสร็จแลวกดปุม Enter
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 5.5 การสรางสูตรอยางงายพรอมคาคงที่ ในสูตรคํานวณบางครั้งตองการอางอิงคาตําแหนงเซลลเดียว เวลา copy สูตร ไมตองการให เปลี่ยนแปลง เรียกวา การอางอิงแบบ Absolute ในตัวอยางนี้ตองการคํานวณหาผลตางระหวาง คาใชจาย (B3) กับคาเฉลี่ย (C16) มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกเซลลที่ตองการแสดงผลลัพธ จากตัวอยางนี้ ตําแหนงเซลลอยูที่ C3 2. ใสสูตรคํานวณ =B3-$C$16 เสร็จแลวกดปุม Enter 3. ทาการ copy สูตรคํานวณลงมา จะเห็นวาตําแหนง C16 จะเปนคาคงที่ตลอด ไมมีการ เปลี่ยนแปลง 5.6 ขอผิดพลาดทั่วไปเมื่อสรางสูตร #VALUE! #NAME? หมายถึง ในสูตรคํานวณปกติมีการอางอิงตําแหนงเซลลที่เปนตัวอักษร หมายถึง ชื่อฟงกชั่นที่ใชพิมพผิด 6. การเรียงลาดับขอมูล 6.1 ลาดับการจัดเรียงเริ่มตน หากเรานาขอมูลปริมาณมาก หรือขอมูลที่อยูในรูปแบบของฐานขอมูลมาสรางในโปรแกรม Excel สวนใหญ หลังจากสรางงานเรียบรอยแลว สิ่งที่จะทาตอไป คือ การจัดเรียงขอมูล โดยมี ขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกตําแหนงเซลลในหัวขอที่ตองการจัดเรียง
2. ที่แท็บ Data หัวขอ Sort & Filter คลิกปุมบนทูลบาร เพื่อเลือกเกณฑการจัดเรียง Sort Smallest to Largest จัดเรียงจากนอยไปมาก (A Z)
Sort Largest to Smallest จัดเรียงจากมากไปนอย (Z A)
6.2 การเรียงลาดับขอมูลในชวงหรือตาราง 1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน Database 2. คลิกปุม เพื่อเปดไดอะล็อกบ็อกซ Sort กําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม 3. ที่ชองSort by เลือกหัวขอหลักในการจัดเรียง ที่ชอง Order เลือกเกณฑการจัดเรียง 4. คลิกปุม เพื่อเพิ่มหัวขอรอง, หัวขอที่ 3, 4, 5 ในการจัดเรียง เสร็จแลว
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 คลิกปุม OK 7. การตรวจสอบความถูกตองของขอมูล หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใชงานเกี่ยวกับ :- การสรางรายการแบบรายการจากชวงของเซลล ** การปองกันการปอนขอมูลที่ไมถูกตองในแผนงาน 7.1 การสรางรายการแบบรายการจากชวงของเซลล
1. คลิกปุม Start บนแถบ Task bar
2. เลือก All Programs Microsoft Office เลือก Microsoft Office Word 2007 จะเปดใหใชงานไดทันที
7.2 การปองกัน การปอนขอมูลที่ไมถูกตองในแผนงาน
เพื่อใหการกรอกขอมูลมีความถูกตองมากยิ่งขึ้น เราควรจะกําหนด กฏ หรือขอบังคับในการ ปอนขอมูล โดยมีขั้นตอน ดังนี้
1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการพิมพ
2. ที่แท็บ Data หัวขอ Data Tools คลิกปุม
3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ Data Validation ที่หัวขอ Settings
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 4. ใหกาหนดเงื่อนไข ในที่นี้กาหนดวา ขอมูลตัวเลขที่ปอนจะตองอยูในชวงตั้งแต 8000- 40000 เทานั้น เลือกวาขอมูลที่ปอนเปนชนิดไหน เลือกเครื่องหมายในการเปรียบเทียบ กําหนดชวงตัวเลขเริ่มตน กําหนดชวงตัวเลขสุดทาย 5. คลิกหัวขอ Input Message ระบุขอความที่ตองการแสดงเมื่อตําแหนงเซลลอยูในชวง นั้น เปนการบอกให user รูวาใหทาอะไร
6. คลิกหัวขอ Error Alert เพื่อกําหนดวา ถา user ปอนขอมูลไมตรงตามกฎขอบังคับ ให แสดง Message และไอคอนเตือนดวย เสร็จแลวคลิกปุม OK
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 8. การกรองขอมูล หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใชงานเกี่ยวกับ :- การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง การยกเลิกขอมูลที่ทาการกรองไว การกรองคาที่ไมซ้ํากันหรือการเอาคาที่ซ้ํากันออก การกรองโดยใชเงื่อนไขขั้นสูง 8.1 การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง การทาทางานกับขอมูลปริมาณมาก หรือฐานขอมูล นอกจากการจัดเรียงแลว ก็จะเปนเรื่อง การคนหาขอมูลหรือการกรองขอมูลนั่นเอง โยดมีขั้นตอนดังนี้ 1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน Database
2. ที่แท็บ Data หัวขอ Sort & Filter คลิกปุม จะปรากฏลูกศรลงทุกหัวขอ
3. คลิกปุมลูกศรลงของหัวขอที่จะคนหา เลือกขอมูลที่ตองการ ในที่นี้คลิกหัวขอ Department เลือก Engineering เสร็จแลวคลิกปุม OK
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
สังเกตแถบ Status bar ดานลาง จะแสดงจานวน record ที่คนหาได
8.2 การยกเลิกขอมูลที่ทําการกรอง (Filter) ไว 1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน Database 2. ที่แท็บ Data หัวขอ Sort & Filter คลิกปุม
8.3 การกรองคาที่ไมซ้ํากันหรือการเอาคาที่ซ้ํากันออก
บนทูลบาร
ในการทางานกับขอมูลปริมาณมาก หรือใน Database เมื่อทาการปอนขอมูลจานวนมากๆ อาจมีบาง record ที่พิมพซ้ํากัน โดยเราสามารถเอาคาที่ซ้ํากันออกได มีขั้นตอนดังนี้
1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน database
2. ที่แท็บ Data คลิกปุม Remove Duplicates จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ Remove Duplicates
3. คลิกเลือกหัวขอฟลดที่ใหตรวจสอบขอมูลซ้ํา ในที่นี้เลือกฟลด Emp ID เสร็จแลวคลิก ปุม OK
4. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซแสดงจํานวน record ที่ซ้ํากัน คลิกปุม OK
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 8.4 การกรองโดยใชเงื่อนไขขั้นสูง
การกรองขอมูลที่กลาวมาแลวเปนการกรองขอมูลแบบงายๆ แตมีการกรองขอมูลอีกแบบ หนึ่งเปนการกรองขอมูลที่ซับซอนขึ้น โดยสามารถเลือกแสดงผลในตําแหนงอื่นได มีขั้นตอนดังนี้
1. ทาการคัดลอกขอมูลและหัวขอที่ใชเปนเงื่อนไขในการคนหา จากตัวอยางนี้ หัวขอคือ Department และขอมูลคือ Admin. copy ไปวางไวที่
ตําแหนงเซลล K1-K2
2. ตําแหนงเซลลอยูในงาน database
3. ที่แท็บ Data หัวขอ Sort & Filter เลือกปุม Advanced Filter ใหกําหนดรายละเอียด จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ แสดงผลลัพธที่ไดในงาน database นั้นเลย คัดลอกผลลัพธที่ไดไปวางไวในชวงขอมูลที่เลือก ชวงขอมูลของงาน database ทั้งหมดที่ใชในการกรอง เลือกตําแหนงเซลลที่ใชเปนเงื่อนไข คือ K1-K2 เลือกชวงขอมูลที่ตองการนาผลลัพธไปแสดง แสดงเฉพาะขอมูลที่ไมซ้ํากัน 4. หลังจากเลือกรายละเอียดตางๆ เสร็จแลว คลิกปุม OK 5. จะปรากฏผลลัพธดังรูป และแสดงสรุปที่แถบ Status bar ดานลาง วามีคนที่อยูในแผนก Admin. 14 คน ในจานวนพนักงานทั้งหมด 114 คน
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 9. การใชงาน Slicer, PivotTable, PivotChart
9.1 การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง
เมื่อเราทางานกับขอมูลปริมาณมาก หรือฐานขอมูล นอกจากการจัดเรียงแลว ก็จะ เปนเรื่องของการกําหนดการแสดงผล ขอมูลหรือการกรองขอมูลนั่นเอง มีขั้นตอนดังนี้
1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน Database
2. ที่แท็บ Insert หัวขอ Pivot table คลิกปุม จะปรากฏการเลือกชวงของขอมูล
3. คลิกเลือกชวงของขอมูลที่จะทาการกาหนด Pivot เสร็จแลวคลิกปุม OK 4. จะปรากฏขอมูลใหเลือกดังรูปกรอบสี่เหลี่ยมสีแดง เพื่อก าหนดการแสดงผล
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
5. จากรูปดานบนจะเห็นวาจากการใชทั้งคําสั่ง Pivot Table และ Pivot Chart จะสามารถ แสดงผล หรือสรุป ขอมูลที่ตองการไดงาย แตเนื่องดวยคุณสมบัติใหมที่มีใน Excel 2010 นั้นไดมี เครื่องมือใหมเขามา คือการกําหนดการใช Slicer 6. หลังจากที่ทาการกําหนด Pivot ตางๆๆแลวเรายังสามารถหาคาการแสดงผลดวย Slicer ไดดวย คือการเลือกชวง หรือขอมูลที่ Highlight จะสามารถสรุปขอมูลโดยดึงขอมูลจาก Pivot ตางๆ ที่กําหนดมาแสดงผลอยางรวดเร็ว ดังรูป
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010
7. การใช Slicer ใหไปที่ Insert และเลือก Slicer จะปรากฏฟลดใหเลือกคาการแสดงผล
8. จากรูปเราสามารถเลือกการแสดงผลงายๆ โดยการคลิกที่ ขอมูลของแถบสี Slicer ที่เรา กําหนดขึ้น โดยแถบสีเขมจะเปนการแสดงขอมูลของขอมูลที่เราเลือก จากรูปเปนการเลือก
a. Copier
b. Admin, Engineer
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 9.2 การปรับแตงแผนภูมิแบบ Spark lines
Spark lines เปนการสราง Mini Chart หรือแผนภูมิขนาดเล็กในเซลที่ตองการ ในลักษณะ ของแนวโนมที่คาดวาจะเกิดขึ้นกับขอมูลบางชุด โดยมีขั้นตอน ดังนี้ 1. คลิกเลือก แท็บ Insert 2. เลือกรูปแบบแผนภูมิที่ตองการที่กลุมคาสั่ง Spark lines 3. เลือกกลุมขอมูลที่จะสรางแผนภูมิที่ชอง Data Range 4. เลือกตําแหนงเซลที่ตองการวางแผนภูมิที่ชอง Location Range 5. คลิกปุม OK หากตองการปรับแตงรูปแบบแผนภูมิ Spark lines สามารถทาไดโดย 1. คลิกที่แผนภูมิที่ตองการปรับแตง 2. ปรับแตงรูปแบบแผนภูมิโดยใชเครื่องมือตางๆ ไดที่ แท็บ Design
เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 9.3 การปรับแนวโนมของแผนภูมิ เสนแนวโนม (Trend Line) ในแผนภูมิ เปนเสนที่แสดงทิศทางของขอมูลที่มีการเคลื่อนที่ไป ในแนวทางใดทางหนึ่ง ตามแนวโนมนั้นๆ จึงทาใหทราบถึงแนวโนมของขอมูลในอนาคต โดยเรา สามารถนาเสนแนวโนมไปใชรวมกับ เครื่องมือวิเคราะหทางเทคนิคตัวอื่นๆ ได โดยการสราง เสนแนวโนม สามารถทาได โดย 1. คลิกเลือกแผนภูมิที่ไดสรางไว 2. เลือกแท็บ Layout 3. เลือกคาสั่ง Trend line 4. แลวเลือกรูปแบบ Trend line ที่ตองการ 5. กําหนดคาเริ่มตนของขอมูล 6. คลิกปุม OK