How To Use Microsoft Office Excel 2010

(1)

(2)

สารบัญ

เรื่อง หนา

1. ความรูเบื้องตนเกี่ยวกับการใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 ... 1

1.1 มีอะไรใหมใน Microsoft Excel 2010 ... 1

1.2 เริ่มใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 ... 5

1.3 สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม ... 5

1.4 การเพิ่มปุมทูลบารใน Quick Access Toolbar ... 6

1.5 การยกเลิกปุมทูลบารใน Quick Access Toolbar ... 6

1.6 การปอนขอมูล แกไขขอมูล ลบขอมูล ... 7 1.7 การบันทึกเอกสาร ... 8 2. การใชงานแผนงานและตาราง ... 9 2.1 การทางานกับแผนงาน (Sheet) ... 9 2.2 การเลือกชวงขอมูล ... 9 2.3 การใชงานตาราง ... 10 2.4 การจัดรูปแบบขอมูลในแผนงาน ... 10 3. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ... 11 3.1 การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข ... 11 3.2 การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่กําหนด ... 13 3.3 การลบรูปแบบขอมูลที่กําหนดเงื่อนไข... 13 3.4 การคนหาเซลลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ... 14 4. การทางานกับกราฟ ... 14 4.1 การสรางกราฟ ... 14 4.2 การเปลี่ยนชนิดของกราฟ ... 15 4.3 การลบกราฟ ... 16 5. การใชงานสูตรและฟงกชั่น ... 16

(3)

5.1 การใสสูตรคํานวณปกติ ... 16 5.2 ลาดับความสําคัญของเครื่องหมายทางการคํานวณ ... 16 5.3 การคํานวณหาผลรวม ... 17 5.4 การสรางสูตรดวยฟงกชั่นที่ใชงานบอย ... 17 5.5 การสรางสูตรอยางงายพรอมคาคงที่ ... 18 5.6 ขอผิดพลาดทั่วไปเมื่อสรางสูตร ... 18 6. การเรียงลําดับขอมูล ... 18 6.1 ลาดับการจัดเรียงเริ่มตน ... 18 6.2 การเรียงลําดับขอมูลในชวงหรือตาราง ... 18 7. การตรวจสอบความถูกตองของขอมูล ... 19 7.1 การสรางรายการแบบรายการจากชวงของเซลล ... 19 7.2 การปองกัน การปอนขอมูลที่ไมถูกตองในแผนงาน ... 19 8. การกรองขอมูล ... 21 8.1 การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง ... 21 8.2 การยกเลิกขอมูลที่ทาการกรอง (Filter) ไว ... 22 8.3 การกรองคาที่ไมช้ํากันหรือการเอาคาที่ซ้ํากันออก ... 22 8.4 การกรองโดยใชเงื่อนไขขั้นสูง ... 23

9. การใชงาน Slicer, PivotTable, PivotChart ... 24

9.1 การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง ... 24

9.2 การปรับแตงแผนภูมิแบบ Spark lines ... 27

(4)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010

1. ความรูเบื้องตนเกี่ยวกับการใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010

โปรแกรม MS Excel 2010 เปนโปรแกรมประเภท Spread sheet ที่มีประสิทธิภาพ ชวยให สามารถสราง และจัดรูปแบบกระดาษทาการ หรือตารางคํานวณ รวมถึงการวิเคราะห และใชขอมูล รวมกัน ดวยรูปแบบของ User Interface แบบใหมที่เนนผลลัพธ ทาใหสามารถใชงานโปรแกรมได สะดวก และงายมากขึ้น ทั้งยังไดผลลัพธไดตรงตามตองการมากขึ้นอีกดวย 1.1 มีอะไรใหมใน Microsoft Excel 2010 1. สรางแผนภูมิขอมูลไวในเซลลเดียว ดวยเสนแบบประกายไฟ ซึ่งเปนคุณลักษณะใหมใน Excel 2010 ทาใหสามารถสราง แผนภูมิเล็กๆ ไวในเซลลเพียงเซลลเดียวได เพื่อใหสามารถคนพบรูปแบบในขอมูลของเราไดอยาง รวดเร็ว ซึ่งเปนวิธีที่งาย และรวดเร็วในการเนนแนวโนมขอมูลสําคัญ เชน การเพิ่มขึ้นหรือลดลง ตามชวงเวลา 2. มุงเขาหาจุดขอมูลที่ถูกตองอยางรวดเร็ว ใน Excel 2010 มีการปรับปรุงตัวกรองแบบใหมที่นาสนใจ ดวยคุณลักษณะตัวแบง สวนขอมูลชวยใหแสดงขอมูลไดหลากหลาย ดวยมุมมอง PivotTable และ PivotChart สามารถแบง สวน และกรองขอมูลแบบไดนามิกเพื่อแสดงขอมูลไดตรงตามที่ตองการ ดวยตัวกรองการคนหาใหม นี้ จะใชเวลานอยลงในการกลั่นกรองชุดขอมูลขนาดใหญในตาราง และในมุมมอง PivotChart และ PivotTable และมีเวลาเพิ่มขึ้นสาหรับการวิเคราะหขอมูล

(5)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 3. เขาถึงกระดาษคํานวณของคุณไดจากทุกที่ เราสามารถเขาถึง Workbook หรือกระดาษทาการผานระบบออนไลนได โดยสามารถดู และแกไข ไดจากทุกแหงโดยใชคอมพิวเตอรเครื่องใดก็ไดหรือใชโทรศัพทที่ใช Windows ดวย Excel 2010 โดยจะไดรับประโยชนจากการใชงานกระดาษคํานวณที่ดีที่สุดระหวางหลากหลาย อุปกรณ และตางสถานที่ เชน

Microsoft Excel Web App แกไขสมุดงานในเว็บเบราวเซอรได เมื่อเราไมอยูที่สานักงาน บาน หรือโรงเรียน โดยไมพลาดการทางาน

Microsoft Excel Mobile 2010 สามารถดาเนินการไดทันทีเมื่อจําเปนดวย Excel รุน สาหรับโทรศัพทเคลื่อนที่ ซึ่งทางานผานสมารทโฟนได

4. เชื่อมตอ แบงปน และทางานรวมกัน

การสรางเอกสารรวมกันโดยใช Microsoft Excel Web App ทาใหสามารถแกไขกระดาษทา การหรือตารางคํานวณเดียวกันกับผูอื่นไปพรอมๆ กันไดจากคนละตําแหนงที่ตั้ง สามารถเห็นไดวา ใครกาลังทางานบน Workbook พรอมกันกับเรา ทั้งยังมองเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ผูอื่นกระทาได ในทันที และดวยจานวนผูแกไขในสมุดงานที่แสดงอยูบนแถบสถานะ ทาใหเราทราบวามีใครอีกบาง ที่กาลังแกไขสมุดงานพรอมกันกับเรา

(6)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 5. เพิ่มความซับซอนใหกับงานนาเสนอขอมูล การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel 2010 ใหเราสามารถควบคุมลักษณะ และไอคอนได มากขึ้น มีแถบขอมูลที่ปรับปรุงใหม และความสามารถในการเนนรายการที่ตองการดวยการคลิก เพียงไมกี่ครั้ง สามารถแสดงแถบขอมูลสาหรับคาลบเพื่อแสดงภาพขอมูลไดอยางถูกตองแมนยา ยิ่งขึ้นดวย 6. ใชประโยชนจาก PivotChart ที่เปนแบบโตตอบและไดนามิกมากขึ้น

(7)

ดวยความสามารถในการแสดงมุมมองขอมูลที่หลากหลาย ทาใหรวบรวมรายละเอียดได อยางรวดเร็ว โดยตรงใน PivotChart โดยไมขึ้นกับมุมมอง PivotTable เพื่อวิเคราะหและจับภาพที่ โดดเดนที่สุดของตัวเลขที่ตองการ

7. ทางานตางๆ ไดรวดเร็ว และงายขึ้น

ใน Excel 2010 มีมุมมอง Microsoft Office Backstage เขามาแทนที่เมนูแฟมแบบเดิม เพื่อใหสามารถบันทึก ใชงานรวมกัน พิมพ และแบงปนกระดาษทาการไดดวยการคลิกเพียงไมกี่ครั้ง และดวย Ribbon ที่พัฒนาขึ้น สามารถเขาถึงคาสั่งไดเร็วยิ่งขึ้น โดยการกาหนดแท็บเองหรือสราง แท็บของเราเอง เพื่อปรับแตงการใชงานใหเหมาะกับลักษณะการทางานของแตละคนได 8. ใชประโยชนจากความสามารถที่สูงขึ้นในการสรางกระดาษคํานวณที่มีขนาดใหญ และซับซอนมากยิ่งขึ้น

(8)

ดวยคุณประโยชนสาหรับผูใชงานขั้นสูง และนักวิเคราะห ดวย Excel 2010 รุน 64 บิต จะ สามารถวิเคราะหขอมูลจานวนมหาศาลไดงายขึ้นอยางไมเคยเปนมากอน วิเคราะหชุดขอมูลที่ ซับซอนและมีขนาดใหญกวาขีดจากัด 2 กิกะไบตของ Excel รุนกอนหนา

9. ประกาศและใชงานรวมกันผาน Excel Services

การรวม SharePoint Server 2010 และ Excel Services ทาใหผูใชดานธุรกิจสามารถใช งานการวิเคราะหและผลลัพธรวมกันทั่วทั้งองคกรไดโดยการประกาศกระดาษคํานวณลงในเว็บ สรางแดชบอรดขาวกรองธุรกิจและใชงานขอมูลทางธุรกิจที่สําคัญรวมกันกับผูรวมงาน ลูกคา และคู คาทางธุรกิจไดกวางขวางขึ้นภายใตสภาพแวดลอมที่มีการพัฒนาดานความปลอดภัย

1.2 เริ่มใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 การเริ่มใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel

1. คลิกปุม Start บนแถบ Task bar

2. เลือก All Programs Microsoft Office

3. เลือก Microsoft Office Excel 2010 จะเปดใหใชงานไดทันที

1.3 สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม

กอนที่จะเริ่มทางานกับโปรแกรม Microsoft Office Excel จะตองรูจักกับสวนประกอบของ หนาจอโปรแกรมกอน เพื่อจะไดเขาใจถึงสวนตางๆ ไดงายขึ้น ดังนี้

Back State Quick Access Ttoolbar Name box Active cell Sheet Tab Title bar Worksheet แถบ Ribbon Formula bar

- Files Back State เปนปุมคาสั่งเกี่ยวกับการทางานของแฟมงาน เชน New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

(9)

- Quick Access Toolbar เปนแถบเครื่องมือใหเรียกใชงานไดอยางรวดเร็ว ผูใชสามารถ เพิ่มปุมคาสั่งที่ใชงานบอยๆ ไวในแถบเครื่องมือนี้ได - Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟลปจจุบันที่เปดใชงานอยู งายขึ้น - แถบ Ribbon เปนแถบที่รวบรวมคาสั่งตางๆ ของเมนูหรือทูลบาร เพื่อใหผูใชเลือกใชงาน - Name box แสดงตําแหนงเซลลปจจุบัน - Formula bar แถบแสดงสูตรคํานวณหรือขอมูลที่พิมพเขาไป - Active cell เซลลปจจุบันที่กาลังทางานอยู - Worksheet พื้นที่ใชงานของโปรแกรม

1.4 การเพิ่มปุมทูลบารใน Quick Access Toolbar

ปุมทูลบารที่ตองการใชงานบอยๆ โดยเราสามารถเพิ่มเขามาใน Quick Access Toolbar ได มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกปุมลูกศรลงของ Quick Access Toolbar จะ ปรากฏคาสั่งใหเลือกใช และเลือกที่ More Commands...

2. เลือกคาสั่งที่ตองการใชบอย เชน New, Open, Print Preview, Quick Print, ฯลฯ

1.5 การยกเลิกปุมทูลบารใน Quick Access Toolbar

ปุมทูลบารที่เพิ่มเขามาแลวไมตองการใชงาน คุณสามารถยกเลิกออกได มีขั้นตอนดังนี้

(10)

1. คลิกขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาสั่งใหเลือกใช

2. หากตองการยกเลิกปุมทูลบารใหเลือกคาสั่ง Remove from Quick Access Toolbar

1.6 การปอนขอมูล แกไขขอมูล ลบขอมูล การปอนขอมูล มี 3 วิธี 1. พิมพขอมูลที่ตองการ เสร็จแลวกดปุม Enter 2. พิมพขอมูลที่ตองการ เสร็จแลวกดปุม Arrow key (ลูกศรสี่ทิศ) ที่คียบอรด 3. พิมพขอมูลที่ตองการ เสร็จแลวคลิกปุม การยกเลิกขอมูลที่กาลังพิมพ มี 2 วิธี วิธีที่ 1 กดปุม Esc ที่คียบอรด

Enter บน Formula bar

วิธีที่ 2 คลิกปุม Cancel บน Formula bar การแกไขขอมูล มี 3 วิธี 1. เลือกตําแหนงเซลลที่ตองการแกไขขอมูล วิธีที่ 1 กดปุม F2 ที่คียบอรด วิธีที่ 2 คลิกตําแหนงที่จะแกไขบน Formula bar วิธีที่ 3 ดับเบิ้ลคลิกที่ตําแหนงเซลลนั้น 2. ทาการแกไขขอมูล เสร็จแลวกด Enter การลบขอมูล มี 3 วิธี เลือกตําแหนงเซลลที่ตองการลบขอมูล วิธีที่ 1 กดปุม Delete ที่คียบอรด วิธีที่ 2 คลิกขวาเลือกคาสั่ง Clear Contents วิธีที่ 3 ที่แท็บ Home คลิกลูกศรลงของปุม Clear จะปรากฏคาสั่งใหเลือกใช

(11)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 ลบทั้งขอมูลและรูปแบบ ลบเฉพาะรูปแบบ เหลือขอมูลเดิม ลบเฉพาะขอมูล เหลือรูปแบบ ลบ Comment 1.7 การบันทึกเอกสาร เมื่อสรางแฟมงานเสร็จแลว ตองทาการบันทึกขอมูลลงใน disk มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกปุม (Save) บนแถบ Quick Access Toolbar หรือคลิก File

เลือกคาสั่ง Save หรือ Save As ก็ได

2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซของ Save As ใหกําหนดรายละเอียด

3. ที่ชอง

ที่ตองการเก็บขอมูล

4. ที่ชอง File name พิมพชื่อไฟล คลิกปุม Save จะไดไฟลนามสกุล .xlsx

Save in เลือก ตําแหนงไดรฟ และโฟลเดอร

(12)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 2. การใชงานแผนงานและตาราง

2.1 การทางานกับแผนงาน (Sheet)

ปกติแฟมงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ใหใชงาน ถาตองการเพิ่ม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ มีขั้นตอนดังนี้

- คลิกขวาชื่อ sheet ที่ตองการ จะปรากฏคาสั่งใหเลือกใช แทรก/เพิ่ม sheet ใหม ลบ sheet ที่เลือก เปลี่ยนชื่อ sheet ยายหรือคัดลอก sheet

แสดง code ที่เขียนในโปรแกรม Visual Basic ปองกันการแกไขขอมูลใน sheet เปลี่ยนสีชื่อ sheet ซอน/แสดง sheet เลือก sheet ทั้งหมด 2.2 การเลือกชวงขอมูล ไมวาจะทาอะไรก็ตามกับขอมูลใน Worksheet อยางแรกที่ตองทาคือ การเลือกชวงขอมูล ซึ่งมีหลายวิธี ดังนี้ วิธีการเลือก เลือกขอมูลแบบเปนชวง เลือกขอมูลแบบเปนชวงหางกัน สัญลักษณของเมาส วางเมาสเปนรูป drag คลุมขอมูลที่ตองการ Drag คลุมขอมูลชวงแรก กดปุม Ctrl+drag คลุมชวง อื่นๆ เลือกขอมูลทั้งคอลัมน ทั้งแถว เลือกขอมูลหมดทั้ง sheet คลิกสวนหัวคอลัมน หรือหัวแถวที่ คลิกจุดตัดระหวางหัวคอลัมนกับหัวแถว ตองการ

(13)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 2.3 การใชงานตาราง ในกรณีที่คุณทางานกับตาราง แลวตองการแทรกขอมูล หรือลบตาราง มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการ เชน คอลัมน C ถึง E 2. คลิกขวาหัวคอลัมน / แถว จะปรากฏคาสั่งใหเลือก Insert Delete แทรกคอลัมน / แถว ลบคอลัมน / แถว Column Width ปรับความกวางของคอลัมน Hide Unhide ซอนคอลัมน / แถว ยกเลิกการซอนคอลัมน / แถว หรือ ใชปุมเครื่องมือในการทางานก็ได ที่แท็บ Home เลือกจาก 2.4 การจัดรูปแบบขอมูลในแผนงาน เมื่อพิมพขอมูลเสร็จแลวก็ทาการตกแตงของมูลใหสวยงาม มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการ 2. แถบ Ribbon ชื่อ Home คลิกปุมเครื่องมือบนทูลบาร หัวขอ Cells ใชตกแตงตัวอักษร การจัดวางขอความ จัดรูปแบบตัวเลข หรือจัดรูปแบบขอมูลโดยการใชเมนู มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการ 2. คลิกขวาเลือกคาสั่ง Format Cells Number Alignment Font Border Fill จัดรูปแบบตัวเลข การจัดวางขอความ ชนิดของตัวอักษร กําหนดเสนขอบ กําหนดสีพื้นและลาย

(14)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 Protection ปองกันการแกไขขอมูล 3. กําหนดรายละเอียดเสร็จแลวคลิกปุม OK 3. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การคนหาเซลลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข 3.1 การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข บางครั้งหากตองการกําหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบขอมูล เชน ตัวเลขของเงินเดือนพนักงาน ใหเปนสีเขียวเฉพาะคนที่เงินเดือนไมเกิน 40,000 ใหใชเรื่องของ Conditional Formatting มีขั้นตอน ดังนี้

(15)

1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการจัดรูปแบบ จากตัวอยางเงื่อนไขดานบน ใชชวงขอมูลของ Salary ไมรวมหัวขอ (เลือกชวงขอมูลตําแหนง G2-G115)

2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวขอ Styles คลิกปุม 3. จะปรากฏคาสั่งใหเลือกใช Highlight เซลลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กําหนด แสดงขอมูลตัวเลข 10 อันดับสูงสุดหรือต่ําสุด แสดงขอมูลเปนกลุมเดียวกันแบบกราฟแทง แสดงขอมูลเปนกลุมเดียวกันดวยสีตางๆ แสดงขอมูลเปนกลุมเดียวกันดวยสัญลักษณไอคอน สรางเงื่อนไขเอง ลบเงื่อนไขที่ไมตองการใชงาน จัดการกับเงื่อนไขที่กําหนด ในที่นี้เลือกคาสั่ง New Rule จะ ปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ New Formatting Rule เลือก Format only cells that contain กาหนด เงื่อนไขเอง จากตัวอยางเลือกเปน Cell Value less than or equal to 40000 คลิกปุม Format เลือกรูปแบบตัวอักษรที่ตองการ คลิกปุม OK

(16)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 3.2 การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่กําหนด หลังจากกําหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบขอมูลแลว หากตองการเปลี่ยนเงื่อนไขจากเดิม เปนตัวเลขของเงินเดือนพนักงานใหจัดรูปแบบโดยเปลี่ยนสีพื้นเปนสีเหลือง เฉพาะคนที่เงินเดือน ตั้งแต 30,000-50,000 สามารถแกไขได โดยมีขั้นตอน ดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลเดิมที่ทาการจัดรูปแบบไว

2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวขอ Styles คลิกปุม 3. เลือกคาสั่ง Manage Rules คลิกปุม Edit Rule

4. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ Edit Formatting Rule ใหแกไขรายละเอียด เสร็จแลวคลิกปุม OK

3.3 การลบรูปแบบขอมูลที่กําหนดเงื่อนไข

ชวงขอมูลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ตั้งไว เมื่อไมไดใชงานแลว คุณสามารถทาการ ยกเลิกเงื่อนไขนั้นได โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกชวงขอมูลเดิมที่ทาการจัดรูปแบบไว

2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวขอ Styles คลิกปุม

(17)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 3. เลือกคาสั่ง Clear Rules

ในที่นี้เลือกคาสั่ง Clear Rules from Selected Cells 3.4 การคนหาเซลลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข 1. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวขอ Editing คลิกปุม 2. เลือกคาสั่ง Conditional Formatting 3. จะแสดงชวงขอมูลที่มีการกําหนดเงื่อนไขใหทันที 4. การทางานกับกราฟ หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใชงานเกี่ยวกับ :- การสรางกราฟ ชนิดของกราฟ การเปลี่ยนชนิดของกราฟ การลบกราฟ 4.1 การสรางกราฟ ขอมูลในโปรแกรม Excel สวนใหญจะเปนขอมูลเกี่ยวกับตัวเลข หากเรานาตัวเลขเหลานั้น มาแสดงเปนกราฟจะทาใหขอมูลดูงายขึ้น มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการนามาสรางกราฟ ในที่นี้เลือกชวงเซลล A2-B5, D2-D5 2. คลิกแท็บ Insert เลือกประเภทของกราฟจากหัวขอ Chart จากตัวอยางเลือกแบบ Column 3. จะปรากฏรูปแบบยอยใหคลิกเลือกไดทันที

(18)

4. จากนั้น จะแสดงรูปกราฟที่สรางไว พรอมกับแถบ Ribbon ชื่อ Chart Tools หัวขอ Design ให กําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม 4.2 การเปลี่ยนชนิดของกราฟ หลังจากสรางกราฟเสร็จแลว หากตองการเปลี่ยนแบบกราฟใหม สามารถทาได โดยมี ขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกกราฟที่ตองการเปลี่ยนรูปแบบ

2. แถบ Chart Tools Design หัวขอ Type คลิกปุม

3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ Change Chart Type ใหคลิกเลือกแบบที่ตองการ

(19)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 4.3 การลบกราฟ กราฟที่ไมใชแลว ตองการลบออก มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกกราฟที่ตองการลบ กดปุม Delete ที่คียบอรด 5. การใชงานสูตรและฟงกชั่น 5.1 การใสสูตรคํานวณปกติ 1. เลือกเซลลที่ตองการแสดงผลลัพธ จากตัวอยางนี้ ตําแหนงเซลลอยูที่ D4 2. พิมพเครื่องหมาย = แลวตามดวยตําแหนงเซลล เชน =D2*D3 เสร็จแลวกดปุม Enter 3. ที่เซลล D4 จะแสดงผลลัพธ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคํานวณที่กําหนดไว Formula bar 5.2 ลาดับความสําคัญของเครื่องหมายทางการคํานวณ การคํานวณในเครื่องคอมพิวเตอรกับการคํานวณจากเครื่องคิดเลข ผลลัพธที่ไดจะตางกัน เนื่องจากการคํานวณในเครื่องคอมพิวเตอร โปรแกรมจะดูความสําคัญของเครื่องหมายทางการ คํานวณดวย จึงเปนสิ่งสําคัญอยางยิ่งที่ user จะตองทราบในเรื่องนี้ เพื่อไมใหผลลัพธที่ตองการ ผิดเพี้ยนไปจากปกติ เครื่องหมายที่ใช ( ) ^ * , / + , - ความหมาย วงเล็บ ยกกาลัง คูณ , หาร บวก , ลบ ความสําคัญของเครื่องหมายทางการคํานวณ จะไลจากบนลงลาง บนสุดจะสําคัญสูงสุด และ ลางสุดจะสําคัญต่ําสุด ในสูตรคํานวณสูตรหนึ่ง ถาเครื่องหมายใดสําคัญกวาก็จะทาการคํานวณ เครื่องหมายนั้นกอนแลวไลตามลาดับไปเรื่อยๆ

(20)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 5.3 การคํานวณหาผลรวม หากตองการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตําแหนง เราสามารถใชฟงกชั่นของการหา ผลรวมเขามาชวย มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกเซลลที่ตองการแสดงผลลัพธ จากตัวอยางนี้ ตําแหนงเซลลอยูที่ H4 2. ที่แท็บ Home คลิกปุม Sum บนทูลบาร 3. จะปรากฏสูตรคํานวณ =SUM(B4:G4) ใหดูชวงขอมูลตัวเลขที่จะคํานวณวาถูกตองหรือไม สังเกตจากเสนประวิ่งรอบๆ ขอมูล ถาถูกตองแลวกดปุม Enter ถาไมถูกตอง drag คลุมชวงขอมูล ใหมแลว กดปุม Enter 5.4 การสรางสูตรดวยฟงกชั่นที่ใชงานบอย โปรแกรม Excel จะทาการแบงชุดของสูตรคํานวณตามประเภทการใชงาน หากตองการ ใชสูตรคํานวณประเภทใด คลิกเลือกปุมนั้นไดเลย หรือคลิกปุม Insert Function ก็ได สูตรคํานวณที่ นามายกตัวอยางจะเปนสูตรที่ใชงานบอยๆ มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกเซลลที่ตองการแสดงผลลัพธ จากตัวอยางนี้ ตําแหนงเซลลอยูที่ C13 2. ที่แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคํานวณใหเลือกใช ในที่นี้คลิกปุมลูกศรลง ของ AutoSum 3. จะปรากฏสูตรคํานวณที่ใชงานบอยๆ ใหเลือก Average สูตรการหาคาเฉลี่ย Count Numbers สูตรการนับจานวนขอมูล Max Min สูตรการหาคาสูงสุด สูตรการหาคาต่ําสุด More Functions สูตรอื่นๆ 4. ในที่นี้เลือกคาสูงสุด คลิกที่ฟงกชั่น Max drag คลุมชวงขอมูลตัวเลขที่ตองการ เสร็จแลวกดปุม Enter

(21)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 5.5 การสรางสูตรอยางงายพรอมคาคงที่ ในสูตรคํานวณบางครั้งตองการอางอิงคาตําแหนงเซลลเดียว เวลา copy สูตร ไมตองการให เปลี่ยนแปลง เรียกวา การอางอิงแบบ Absolute ในตัวอยางนี้ตองการคํานวณหาผลตางระหวาง คาใชจาย (B3) กับคาเฉลี่ย (C16) มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกเซลลที่ตองการแสดงผลลัพธ จากตัวอยางนี้ ตําแหนงเซลลอยูที่ C3 2. ใสสูตรคํานวณ =B3-$C$16 เสร็จแลวกดปุม Enter 3. ทาการ copy สูตรคํานวณลงมา จะเห็นวาตําแหนง C16 จะเปนคาคงที่ตลอด ไมมีการ เปลี่ยนแปลง 5.6 ขอผิดพลาดทั่วไปเมื่อสรางสูตร #VALUE! #NAME? หมายถึง ในสูตรคํานวณปกติมีการอางอิงตําแหนงเซลลที่เปนตัวอักษร หมายถึง ชื่อฟงกชั่นที่ใชพิมพผิด 6. การเรียงลาดับขอมูล 6.1 ลาดับการจัดเรียงเริ่มตน หากเรานาขอมูลปริมาณมาก หรือขอมูลที่อยูในรูปแบบของฐานขอมูลมาสรางในโปรแกรม Excel สวนใหญ หลังจากสรางงานเรียบรอยแลว สิ่งที่จะทาตอไป คือ การจัดเรียงขอมูล โดยมี ขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกตําแหนงเซลลในหัวขอที่ตองการจัดเรียง

2. ที่แท็บ Data หัวขอ Sort & Filter คลิกปุมบนทูลบาร เพื่อเลือกเกณฑการจัดเรียง Sort Smallest to Largest จัดเรียงจากนอยไปมาก (A Z)

Sort Largest to Smallest จัดเรียงจากมากไปนอย (Z A)

6.2 การเรียงลาดับขอมูลในชวงหรือตาราง 1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน Database 2. คลิกปุม เพื่อเปดไดอะล็อกบ็อกซ Sort กําหนดรายละเอียดเพิ่มเติม 3. ที่ชองSort by เลือกหัวขอหลักในการจัดเรียง ที่ชอง Order เลือกเกณฑการจัดเรียง 4. คลิกปุม เพื่อเพิ่มหัวขอรอง, หัวขอที่ 3, 4, 5 ในการจัดเรียง เสร็จแลว

(22)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 คลิกปุม OK 7. การตรวจสอบความถูกตองของขอมูล หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใชงานเกี่ยวกับ :- การสรางรายการแบบรายการจากชวงของเซลล ** การปองกันการปอนขอมูลที่ไมถูกตองในแผนงาน 7.1 การสรางรายการแบบรายการจากชวงของเซลล

1. คลิกปุม Start บนแถบ Task bar

2. เลือก All Programs Microsoft Office เลือก Microsoft Office Word 2007 จะเปดใหใชงานไดทันที

7.2 การปองกัน การปอนขอมูลที่ไมถูกตองในแผนงาน

เพื่อใหการกรอกขอมูลมีความถูกตองมากยิ่งขึ้น เราควรจะกําหนด กฏ หรือขอบังคับในการ ปอนขอมูล โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. เลือกชวงขอมูลที่ตองการพิมพ

2. ที่แท็บ Data หัวขอ Data Tools คลิกปุม

3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ Data Validation ที่หัวขอ Settings

(23)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 4. ใหกาหนดเงื่อนไข ในที่นี้กาหนดวา ขอมูลตัวเลขที่ปอนจะตองอยูในชวงตั้งแต 8000- 40000 เทานั้น เลือกวาขอมูลที่ปอนเปนชนิดไหน เลือกเครื่องหมายในการเปรียบเทียบ กําหนดชวงตัวเลขเริ่มตน กําหนดชวงตัวเลขสุดทาย 5. คลิกหัวขอ Input Message ระบุขอความที่ตองการแสดงเมื่อตําแหนงเซลลอยูในชวง นั้น เปนการบอกให user รูวาใหทาอะไร

6. คลิกหัวขอ Error Alert เพื่อกําหนดวา ถา user ปอนขอมูลไมตรงตามกฎขอบังคับ ให แสดง Message และไอคอนเตือนดวย เสร็จแลวคลิกปุม OK

(24)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 8. การกรองขอมูล หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใชงานเกี่ยวกับ :- การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง การยกเลิกขอมูลที่ทาการกรองไว การกรองคาที่ไมซ้ํากันหรือการเอาคาที่ซ้ํากันออก การกรองโดยใชเงื่อนไขขั้นสูง 8.1 การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง การทาทางานกับขอมูลปริมาณมาก หรือฐานขอมูล นอกจากการจัดเรียงแลว ก็จะเปนเรื่อง การคนหาขอมูลหรือการกรองขอมูลนั่นเอง โยดมีขั้นตอนดังนี้ 1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน Database

2. ที่แท็บ Data หัวขอ Sort & Filter คลิกปุม จะปรากฏลูกศรลงทุกหัวขอ

3. คลิกปุมลูกศรลงของหัวขอที่จะคนหา เลือกขอมูลที่ตองการ ในที่นี้คลิกหัวขอ Department เลือก Engineering เสร็จแลวคลิกปุม OK

(25)

สังเกตแถบ Status bar ดานลาง จะแสดงจานวน record ที่คนหาได

8.2 การยกเลิกขอมูลที่ทําการกรอง (Filter) ไว 1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน Database 2. ที่แท็บ Data หัวขอ Sort & Filter คลิกปุม

8.3 การกรองคาที่ไมซ้ํากันหรือการเอาคาที่ซ้ํากันออก

บนทูลบาร

ในการทางานกับขอมูลปริมาณมาก หรือใน Database เมื่อทาการปอนขอมูลจานวนมากๆ อาจมีบาง record ที่พิมพซ้ํากัน โดยเราสามารถเอาคาที่ซ้ํากันออกได มีขั้นตอนดังนี้

1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน database

2. ที่แท็บ Data คลิกปุม Remove Duplicates จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ Remove Duplicates

3. คลิกเลือกหัวขอฟลดที่ใหตรวจสอบขอมูลซ้ํา ในที่นี้เลือกฟลด Emp ID เสร็จแลวคลิก ปุม OK

4. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซแสดงจํานวน record ที่ซ้ํากัน คลิกปุม OK

(26)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 8.4 การกรองโดยใชเงื่อนไขขั้นสูง

การกรองขอมูลที่กลาวมาแลวเปนการกรองขอมูลแบบงายๆ แตมีการกรองขอมูลอีกแบบ หนึ่งเปนการกรองขอมูลที่ซับซอนขึ้น โดยสามารถเลือกแสดงผลในตําแหนงอื่นได มีขั้นตอนดังนี้

1. ทาการคัดลอกขอมูลและหัวขอที่ใชเปนเงื่อนไขในการคนหา จากตัวอยางนี้ หัวขอคือ Department และขอมูลคือ Admin. copy ไปวางไวที่

ตําแหนงเซลล K1-K2

2. ตําแหนงเซลลอยูในงาน database

3. ที่แท็บ Data หัวขอ Sort & Filter เลือกปุม Advanced Filter ใหกําหนดรายละเอียด จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ แสดงผลลัพธที่ไดในงาน database นั้นเลย คัดลอกผลลัพธที่ไดไปวางไวในชวงขอมูลที่เลือก ชวงขอมูลของงาน database ทั้งหมดที่ใชในการกรอง เลือกตําแหนงเซลลที่ใชเปนเงื่อนไข คือ K1-K2 เลือกชวงขอมูลที่ตองการนาผลลัพธไปแสดง แสดงเฉพาะขอมูลที่ไมซ้ํากัน 4. หลังจากเลือกรายละเอียดตางๆ เสร็จแลว คลิกปุม OK 5. จะปรากฏผลลัพธดังรูป และแสดงสรุปที่แถบ Status bar ดานลาง วามีคนที่อยูในแผนก Admin. 14 คน ในจานวนพนักงานทั้งหมด 114 คน

(27)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 9. การใชงาน Slicer, PivotTable, PivotChart

9.1 การกรองขอมูลในชวงหรือตาราง

เมื่อเราทางานกับขอมูลปริมาณมาก หรือฐานขอมูล นอกจากการจัดเรียงแลว ก็จะ เปนเรื่องของการกําหนดการแสดงผล ขอมูลหรือการกรองขอมูลนั่นเอง มีขั้นตอนดังนี้

1. ตําแหนงเซลลอยูในงาน Database

2. ที่แท็บ Insert หัวขอ Pivot table คลิกปุม จะปรากฏการเลือกชวงของขอมูล

3. คลิกเลือกชวงของขอมูลที่จะทาการกาหนด Pivot เสร็จแลวคลิกปุม OK 4. จะปรากฏขอมูลใหเลือกดังรูปกรอบสี่เหลี่ยมสีแดง เพื่อก าหนดการแสดงผล

(28)

5. จากรูปดานบนจะเห็นวาจากการใชทั้งคําสั่ง Pivot Table และ Pivot Chart จะสามารถ แสดงผล หรือสรุป ขอมูลที่ตองการไดงาย แตเนื่องดวยคุณสมบัติใหมที่มีใน Excel 2010 นั้นไดมี เครื่องมือใหมเขามา คือการกําหนดการใช Slicer 6. หลังจากที่ทาการกําหนด Pivot ตางๆๆแลวเรายังสามารถหาคาการแสดงผลดวย Slicer ไดดวย คือการเลือกชวง หรือขอมูลที่ Highlight จะสามารถสรุปขอมูลโดยดึงขอมูลจาก Pivot ตางๆ ที่กําหนดมาแสดงผลอยางรวดเร็ว ดังรูป

(29)

7. การใช Slicer ใหไปที่ Insert และเลือก Slicer จะปรากฏฟลดใหเลือกคาการแสดงผล

8. จากรูปเราสามารถเลือกการแสดงผลงายๆ โดยการคลิกที่ ขอมูลของแถบสี Slicer ที่เรา กําหนดขึ้น โดยแถบสีเขมจะเปนการแสดงขอมูลของขอมูลที่เราเลือก จากรูปเปนการเลือก

a. Copier

b. Admin, Engineer

(30)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 9.2 การปรับแตงแผนภูมิแบบ Spark lines

Spark lines เปนการสราง Mini Chart หรือแผนภูมิขนาดเล็กในเซลที่ตองการ ในลักษณะ ของแนวโนมที่คาดวาจะเกิดขึ้นกับขอมูลบางชุด โดยมีขั้นตอน ดังนี้ 1. คลิกเลือก แท็บ Insert 2. เลือกรูปแบบแผนภูมิที่ตองการที่กลุมคาสั่ง Spark lines 3. เลือกกลุมขอมูลที่จะสรางแผนภูมิที่ชอง Data Range 4. เลือกตําแหนงเซลที่ตองการวางแผนภูมิที่ชอง Location Range 5. คลิกปุม OK หากตองการปรับแตงรูปแบบแผนภูมิ Spark lines สามารถทาไดโดย 1. คลิกที่แผนภูมิที่ตองการปรับแตง 2. ปรับแตงรูปแบบแผนภูมิโดยใชเครื่องมือตางๆ ไดที่ แท็บ Design

(31)

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 9.3 การปรับแนวโนมของแผนภูมิ เสนแนวโนม (Trend Line) ในแผนภูมิ เปนเสนที่แสดงทิศทางของขอมูลที่มีการเคลื่อนที่ไป ในแนวทางใดทางหนึ่ง ตามแนวโนมนั้นๆ จึงทาใหทราบถึงแนวโนมของขอมูลในอนาคต โดยเรา สามารถนาเสนแนวโนมไปใชรวมกับ เครื่องมือวิเคราะหทางเทคนิคตัวอื่นๆ ได โดยการสราง เสนแนวโนม สามารถทาได โดย 1. คลิกเลือกแผนภูมิที่ไดสรางไว 2. เลือกแท็บ Layout 3. เลือกคาสั่ง Trend line 4. แลวเลือกรูปแบบ Trend line ที่ตองการ 5. กําหนดคาเริ่มตนของขอมูล 6. คลิกปุม OK

(32)