ใบความร เร อง สม ดงาน

(1)

เรื่อง สมุดงาน (Workbook) Microsoft Office Excel 2007

---

Microsoft Office Excel 2007 เป็นโปรแกรมประเภทตารางท างาน หรือ สเปรดชีด (Spread Sheet) มีลักษณะเป็นตาราง เหมาะส าหรับเก็บข้อมูลที่เป็นตัวเลขลงในช่องของตาราง หรือ “เซล” (Cell) เพื่อน าข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์หรือค านวณค่า โดยการอ้างอิงจากต าแหน่ง ของเซลและใช้กระบวนการทางคณิตศาสตร์มาค านวณหาผลลัพธ์ได้โดยอัตโนมัติ พื้นที่การท างานของ Excel จะมีลักษ ณะเป็นช่องตารางซึ่งประกอบด้วยคอลัมน์ (Column) หรือแถวแนวตั้ง ซึ่งเริ่มจากคอลัมน์ A ไปจนถึงคอลัมน์ XFD นับรวมได้ 16,384 คอลัมน์ และแถว (Row) หรือแถวแนวนอน ซึ่งมีจ านวนถึง 1,048,576 แถว ตารางที่แสดง ใน หน้าจอหนึ่งๆ เรียกว่า “เวิร์คชีต” (Worksheet) ซึ่งในไฟล์ Microsoft Office Excel 2007

หนึ่งไฟล์จะมีเวิ ร์คชีตหลายหน้าก็ได้ เราเรียกไฟล์ Microsoft Office Excel 2007 ว่า“เวิร์คบุ๊ค” (Workbook) ซึ่งเปรียบเสมือนสมุด 1 เล่ม ที่มีหน้ากระดาษหลาย ๆ หน้านั่นเอง

(2)

ส่วนประกอบของ Workbook (สมุดงาน)

ปุ่ม Microsoft Office แสดงเมนูที่ใช้จัดการทั่วไป เช่น New ,Open ,Save as, Print , และ Publish เป็นต้น

แถบ Quick Access Toolbar แสดงปุ่มค าสั่งที่ใช้บ่อยๆ โดย ปกติดีฟอลต์ (ค่าเริ่มต้น) จะแสดงเครื่องมือ Save, Undo และ Redo ซึ่ง เราสามารถก าหนดเครื่องมือในส่วนนี้เองได้ ปุ่ม Microsoft Office แถบ Quick Access Toolbar แท็บ Ribbon แท็บ Title bar ปุ่มควบคุมวินโดว์ แท็บรายชื่อเวิร์คชีต แถบสถานะ สถานะ พื้นที่เวิร์คชีต _{มุมมองเอกสาร} ซูมย่อ-ขยายเอกสาร แท็บรายการเวิร์คชีต

(3)

Title Bar แสดงชื่อเวิร์คบุ๊คที่ใช้งานอยู่และชื่อ โปรแกรม ในที่นี้คือ Microsoft Office Excel

Ribbon เป็นกลุ่มค าสั่งที่เก็บเครื่องมือออกเป็นหมวดหมู่ โดยแสดงเป็นแท็บ แทนที่การ เรียกใช้เมนูค าสั่งต่างๆ ในเวอร์ชั่นก่อนๆ

Worksheet หรือแผ่นงานเป็นตารางที่ใช้เก็บข้อมูลลงไป ซึ่งเราสามารถเพิ่มจ านวน เวิร์คชีตในเวิร์คบุ๊คได้ตามต้องการ

Zoom และ Zoom Slider แสดงเครื่องมือ ย่อ – ขยายหน้าจอ โดยเลือกขนาดตามเปอร์เซ็นต์ที่ต้องการ ย่อ – ขยาย หรือเลื่อนสไลเดอร์ที่

(4)

ส่วนประกอบหลักของแผ่นงาน (Worksheet) Formula bar แถบสูตรค านวณที่ใช้ส าหรับใช้สูตร แก้ไข และแสดงสูตรค านวณของเซลที่เลือก Row (แถว) พื้นที่ของแถวแนวนอนจากบนลงล่าง เริ่มจากแถวที่ 1 ไปจนถึงแถวที่ 1,048,576 มีทั้งหมดล้านกว่าแถว Column (คอลัมน์) พื้นที่ของ คอลัมน์แนวตั้งจากซ้ายไปขวา เริ่มจากคอลัมน์ A ไปจนถึงคอลัมน์ XFD รวมทั้งหมด 16,384 คอลัมน์ ชื่อเซล คอลัมน์ เซล แถว ชื่อแผ่นงาน ต่างๆ คลิกเพิ่มแผ่นงานใหม่ แถบเลื่อนหน้าจอซ้าย-ขวา แถบสูตรค านวณ แถบเลื่อนหน้าจอ ซ้าย-ขวา แอคทีฟเซล

(5)

Cell (เซล) คือช่องตารางที่เป็นจุดตัดระหว่าง Row และ Column ซึ่งจะเรียกชื่อเซล จากชื่อคอลัมน์ตามด้วยหมายเลขแถว เช่น จุดตัดที่คอลัมน์ A ในแถวที่ 10 จะเรียกว่าเซล “A10” เป็นต้น Name Box (กล่องชื่อ) แสดงชื่อเซลที่เลือกและชื่อเซลที่ก าหนดขึ้นมาใหม่ เมื่อคลิก ในเซลใดจะแสดงชื่อเซลในช่องนี้ และสามารถกรอกชื่อเซลเพื่อกระโดดไปยังเซลอยู่ไกลๆได้ Active Cell คือต าแหน่งเซลที่เลือกใช้งานปัจจุบัน สังเกตได้จากเส้นขอบหนาๆ ที่แสดง อยู่รอบเซล Sheet Tab แท็บแสดงชื่อของเวิร์คชีต ซึ่งเราสามารถเพิ่มจ านวนชีตใหม่ได้

(6)

เรื่อง สร้างสมุดงานใหม่แบบว่างๆ และการจัดการเวิร์คชีต

เมื่อเราเปิดโปรแกรม Microsoft Office Excel 2007 เข้ามาครั้งแรกจะมีเวิร์คบุ๊ค (Workbook) ว่างๆ ให้ใช้งานอยู่ 1 แผ่นงาน (Workbook) และมีเวิร์คชีต (Worksheet) ให้ใช้ งานเริ่มต้นที่ 3 เวิร์คชีต ซึ่งคุณสามารถใช้งานได้เลย หรือจะเพิ่มเวิร์คชีตใหม่เข้ามาก็ได้โดยไม่ จ ากัดจ านวน ซึ่งสามารถท าได้ดังนี้

หรือ  กดคีย์ Crtl+N เพื่อสร้างเวิร์คบุ๊คใหม่แบบรวดเร็ว คลิกปุ่ม Office แล้วเลือก New (สร้าง)

 คลิกBlank and Recent (เอกสารว่างเปล่า)

 คลิก Create (สร้าง)

แบบฝึกปฏิบัติ

(7)

การเปลี่ยนชื่อเวิร์คชีต

ปกติโปรแกรมจะตั้งชื่อเวิร์คชีตเป็น “Sheet1” , “Sheet2” , “Sheet3” ตามล าดับไป เรื่อยๆ ซึ่งคุณสามารถตั้งชื่อใหม่ให้แต่ละเวิร์คชีต เพื่อให้สื่อความหมายถึงข้อมูลที่เก็บไว้ในแต่ละ เวิร์คชีตได้ดังนี้ วิธีที่ 1 วิธีที่ 2  ดับเบิลคลิกบนชื่อเดิม  กรอกชื่อใหม่แล้วกดคีย์ [Enter]  คลิกขวาบนชื่อเวิร์คชีต  กรอกชื่อใหม่แล้วกดคีย์ [Enter]

(8)

การเพิ่ม Worksheet ใหม่

เวิร์คชีตแต่ละชีตที่ใช้เก็บข้อมูลนั้นจะมีการแบ่งออกเป็นชีตแตกแยกออกจากกัน เพื่อ ความสะดวกในการจัดการและจัดแบ่งข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ซึ่งจะมีเริ่มต้นให้ 3 ชีต หากคุณใช้ หมด

วิธีที่ 1

คลิกแท็บ แทรกผ่านงาน [Shift+F11] (Insert Worksheet [Shift]+[F11])

วิธีที่ 2 กดคีย์ [Shift]+[F11] แทรกชีตใหม่ด้านหน้าต าแหน่งของชีตที่คลิกเลือก วิธีที่ 3  คลิกขวาบนเวิร์คชีตใด ๆ แล้วเลือกค าสั่ง แทรก (Insert)  คลิกเลือกแผ่นงาน (Work sheet)  คลิกตกลง (OK)

(9)

การลบเวิร์คชีต

เวิร์คชีตไหนที่ไม่ต้องการใช้แล้วก็ลบออกจากเวิร์คบุ๊คได้ดังนี้  คลิกขวาบนเวิร์คชีตที่ต้องการ ลบทิ้งแล้วเลือกค าสั่ง ลบ (Delete) คลิกปุ่ม (Delete) เพื่อยืนยันการลบ หรือ คลิกปุ่ม (Cancel) หากเปลี่ยนใจไม่ลบ 

(10)

การเปลี่ยนสีชีตแท็บ (Tab Color)

บนแท็บชื่อเวิร์คชีตโดยปกติจะมีเฉพาะชื่อชีตอย่างเดียว ในกรณีที่คุณมีเวิร์คชีตจ านวน มากการแยกชีตแต่ละชีตออกจากกันเป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้การท างานได้เร็วขึ้น โดยอาจใส่สี แต่ละแท็บเพื่อให้ดูแตกต่างกันซึ่งจะเข้าถึงข้อมูลในแต่ละชีตได้ง่ายขึ้นดังนี้ หรือ ลักษณะของสีแท็บเวิร์คชีตที่ได้  คลิกขวาบนเวิร์คชีตที่ต้องการ แล้วเลือกค าสั่ง สีแท็บ (Tab Color)  เลือกสี จากตาราง คลิกหากต้องการยกเลิกสีที่เลือกไว้ เลือกสีจากตาราง คลิกสีเพิ่มเติม (More Colors) เพื่อเลือกสีอื่น ๆ

(11)

การย้ายเวิร์คชีต

การย้ายเวิร์คชีตโดยใช้เมาส์ ในเวิร์คบุ๊คที่มีเวิร์คชีตหลายหน้า คุณสามารถจัดเรียงเวิร์คชีตใหม่ โดยการคลิกลากเวิร์ค ชีตย้ายไปยังต าแหน่งที่ต้องการได้โดยมีขั้นตอนต่อไปนี้  คลิกเมาส์ค้างบนชื่อเวิร์คชีต  คลิกลากมาปล่อยในต าแหน่งที่ต้องการ เวิร์คชีตที่ย้ายมาต าแหน่งใหม่

(12)

การบันทึกเวิร์คบุ๊ค (Save)

การจัดเก็บข้อมูลที่อยู่เ วิร์คบุ๊คเอาไว้ในรูปแบบไฟล์เพื่อน ากลับมาใช้งานภายหลังนั้น ท าได้หลายวิธีดังนี้  คลิกปุ่ม Office แล้วเลือก บันทึก (Save)  เลือกไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่จะเก็บไฟล์  ตั้งชื่อไฟล์  เลือกประเภทของไฟล์ Excel Worksheet  เพิ่มรายละเอียดของไฟล์  คลิกปุ่ม บันทึก( Save )

(13)

รายละเอียดในไดอะล็อกบ็อกซ์ Save As (บันทึกเป็น) มีดังนี้

ชื่อแฟ้ม (File name) ตั้งชื่อไฟล์เวิร์คบุ๊ค

บันทึกเป็นชนิด (Save as type) เลือกประเภทของไฟล์ที่จะบันทึก

 Excel Workbook บันทึกเป็นไฟล์ที่ใช้งานบน Excel 2007 เท่านั้น ไฟล์ มีนามสกุลเป็น .xlsx (เปิดในเวอร์ชั่นเก่ากว่านี้ไม่ได้)

 Excel 97-2003 workbook บันทึกเป็นไฟล์ .xls ที่น าไปใช้กับ excel เวอร์ชั่นก่อนหน้านี้ได้ Authors ใส่ชื่อเจ้าของที่สร้างเอกสารนี้ Tags ใส่ข้อความพิเศษเพื่อช่วยในการค้นหาและจัดหมวดหมู่เอกสาร คลิกเลือก (Save Thumbnail) เพื่อให้แสดงตัวอย่าง เอกสารบนไอคอนไฟล์ (ใช้ได้กับ Windows Vista)

(14)

การบันทึกลงชื่อใหม่หรือประเภทใหม่ (Save As)

ไฟล์เวิร์คบุ๊คที่ผ่านการบันทึกไปแล้วนั้น หากคลิกปุ่ม Save หรือใช้ค าสั่ง Save โปรแกรมจะบันทึกลงในชื่อเดิมและต าแหน่งเดิม โดยจะขึ้นไดอะล็อกบ๊อกซ์ ขึ้นมาถามอีก หาก คุณต้องการจะบันทึกลงชื่อใหม่ ต าแหน่งใหม่ หรือเลือกประเภทของไฟล์ใหม่จะตองใช้ค าสั่ง บันทึกเป็น (Save As) เพื่อบันทึกและเปลี่ยนแปลงค่าได้ดังนี้

สมุดงาน Excel (Excel Workbook) บันทึกเป็นไฟล์เวิร์คบุ๊คที่ใช้งานบน Microsoft Office Excel 2007 (.xlsx)

สมุดงานExcel แบบใช้มาโคร (Excel Macro-Enabled Workbook) บันทึกเป็นไฟล์ เวิร์คบุ๊คที่ใช้มาโครได้

สมุดงานไบนารี่ Excel (Excel Binary Workbook) บันทึกเป็นไฟล์ Binary (BIFF12) สมุดงาน Excel 97-2003 (Excel 97-2003 Workbook) บันทึกเป็นไฟล์เวิร์คบุ๊ค(*.xls) ของExcel เวอร์ชั่น 97-2003

 คลิกปุ่ม Office แล้วเลือก บันทึกเป็น (Save As) หรือ

เลือกประเภทไฟล์ที่ จะบันทึก

 คลิกปุ่ม Office >> คลิกค้าที่ลูกศรแล้วเลือกประเภทของไฟล์จากกรอบ ขวา