บทท 1 ความร เบ องต นส าหร บโปรแกรม Ms Excel ว ตถ ประสงค

(1)

บทที่ 1 ความรูเบื้องตนสํ าหรับโปรแกรม Ms Excel วัตถุประสงค ในบทนี้คุณจะไดศึกษาถึง • หนาที่และความสามารถของโปรแกรม • สวนประกอบตางๆ ของโปรแกรม • การเริ่มตนการใชงานโปรแกรม • การทํ างานกับไฟลขอมูล Introduction to Ms Excel Ms Excel เปนโปรแกรมหนึ่งในชุด Ms Office ของบริษัทไมโครซอฟท ที่ใชในการทํ างานดานตาราง การคํ านวณ เปนโปรแกรมที่ถือวาฉลาดลํ้ าเลิศ ซึ่งคํ าวา Ms Excel ยอมาจาก Excellent ซึ่งมาความ เกงกาจมากดานงานคํ านวณ และดานการสรางตาราง กระดาษทํ าการ (Worksheet) ทางบัญชี โดย ปจจุบันโปรแกรม Ms Excel ก็เขามามีบทบาทกับเราคอนขางมาก เอกสารงานไมวาจะเปนดานงาน บัญชี, สถิติ, ขอมูล, ดานวิทยาศาสตรและวิศวกรรมศาสตร ดังนั้น จึงเปนโปรแกรมหนึ่งที่นาสนใจ และหากไดทํ าการศึกษาและใชงานไดคลองแลวยอมจะเกิดประโยชนในการทํ างานอยางมากมาย หนาที่และความสามารถของโปรแกรม Ms Excel ขอสรุปความสามารถของโปรแกรม Ms Excelที่มีเปนขอๆ ดังนี้ 1. สรางตารางเอกสาร 2. สรางตารางที่มีการคํ านวณ 3. สรางตารางที่มีการทํ างานกับขอมูลมากๆ 4. สรางกราฟเพื่อเปนตัวแทนของขอมูล 5. ชวยคาดสถานการณและแนวโนมของขอมูล 6. สรางเปนโปรแกรมขนาดเล็กเพื่อชวยในการทํ างานตางๆ 7. สรางเปนตารางขอมูลเพื่อทํ างานรวมกันมากกวา 1 คน โปรแกรม Ms Excel 2000 นั้นเปนโปรแกรมหนึ่งในชุด Ms Office 2000 ซึ่งมีมาพรอมกับโปรแกรม ในชุด Ms Office 2000 ซึ่งจะมี 3 รุน ไดแก

(2)

- Ms Office 2000 Professional Edition

- Ms Office 2000 Premium Edition ดังนั้นเราสามารถใชงานโปรแกรม Ms Excel ไดโดยติด ตั้งตัวใดตัวหนึ่งเขาไป เริ่มตนเขาสูโปรแกรม เมื่อตองการเริ่มตนการใชงานโปรแกรม Ms Excel ก็สามารถทํ าไดดวยขั้นตอนดังตอไปนี้ 1. คลิกเมาสที่ปุม Start 2. ที่เมนู Programs 3. เลือกรายการ Microsoft Excel สวนประกอบของหนาจอ เมื่อไดเขาสูโปรแกรมแลวในหัวขอนี้จะพูดถึงสวนประกอบของโปรแกรมและหนาที่ของโปรแกรม

(3)

Title Bar–แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟลเอกสารที่ทํ างานอยู โดยทางดานขวาจะมีปุม 3 ปุม ดังนี้ Minimize – ใชลดขนาดของหนาตางโปรแกรมลงทั้งหมดมาไวที่แถบดานลาง Maximize – ใชเพิ่มขนาดของหนาตางโปรแกรมใหเต็มหนาจอเพื่อใหแสดงรายละเอียดของ เอกสารเพิ่มมากขึ้น Restore – จะแสดงใหเห็นตอนเมื่อคุณ ทํ าการ Maximize ปุมแลว โดยปุมนี้จะทํ าหนาที่ปรับ ขนาดหนาตางกลับมาเหมือนเดิม Close – ทํ าหนาที่ในการปดหนาตาง

Menu Bar – แสดงรายการคํ าสั่งตางๆ ของโปรแกรม Ms Excel

Tool Bar – แสดงปุมคํ าสั่งตางๆ ที่ สามารถทํ าไดใน Ms Excel 2000 ซึ่งจะทํ าใหคุณเขาถึงคํ าสั่งของ โปรแกรมไดงายขึ้น

Formular Bar – ชองสํ าหรับใสสูตร

Status Bar – แสดงสถานการณทํ างานของโปรแกรม เชน คํ าวา NUM ที่เห็นแสดงวากดปุม Numlock เปนตน

สวนประกอบในการทํ างาน

เซลล (Cell) – ชองสี่เหลี่ยมแตละชองที่ใชในการใสขอความ ตัวเลขเกิดจากการตัดกันของ Column และ Row ตางๆ

แถว (Row) – แถวในแนวนอน โดยจะเริ่มตั้งแต Row ที่ 1 จนถึง Row ที่ 65536 สดมภ(Column) – แถวในแนวตั้ง โดยเริ่มตนตั้งแต Column ที่ A จนถึง Column ที่ IV

(4)

แผนงาน (Worksheet) – เปนเสมือนแผนกระดาษแตละแผนที่ใชในการทํ างานโดยปกติจะมีดวยกัน 3 แผนตั้งตนให คือ Sheet1 ถึง Sheet3 (สามารถเพิ่ม/ลบได ดูหัวขอการทํ างานกับWorksheet) สมุดงาน (Workbook) – เปนตัวแทนของไฟลขอมูลซึ่งเปนที่เก็บ Worksheet ทั้งหมด โดยไฟลขอมูล ของ Ms Excel จะมีนามสกุล .xls

สํ าหรับการเขียนหนังสือเลมนี้ จะใชเปนทับศัพทเปนภาษาอังกฤษมากกวา ในการอางถึงสวน ประกอบตางๆ เหลานี้ไมวาจะเปน Cell, Row, Column, Worksheet, Workbook แทนเนื่องจาก อยากใหคุนเคยกับศัพทเหลานี้มากกวาซึ่งเปนพื้นฐานในการศึกษาการใชงานขั้นสูงตอไป

(5)

เลือกขอมูลหรือเซลล ตองการจะ เลือก ทํ าสิ่งนี้ ขอความใน เซลล ถาคุณเลือกการทํ างานแบบแกไขโดยตรงในเซลลไว ใหเลือกเซลลที่ตองการ แกไข แลวดับเบิ้ลคลิกที่เซลลนั้น จากนั้นเลือกขอความในเซลล ถาคุณ ไมได เลือกการทํ างานแบบแกไขโดยตรงในเซลลไว ใหเลือกที่เซลล นั้น แลวเลือกขอความบนแถบสูตร เซลลเดียว คลิกที่เซลล หรือใชแปนลูกศรเพื่อยายไปที่เซลลนั้น เซลลเปนชวง คลิกที่เซลลในลํ าดับแรกสุดของชวง แลวลากไปจนถึงเซลลทายสุด ชวงของเซลล ขนาดใหญ คลิกเซลลแรกของชวง แลวกด SHIFT คางไวและคลิกเซลลสุดทายในชวง คุณสามารถเลื่อนเพื่อใหมองเห็นเซลลสุดทาย เซลลทั้งหมด บนแผนงาน คลิกปุม ที่มุมบนดานซายที่เปนจุดตัดกันของ Column เซลลที่ไมได อยูติดกัน หรือ ชวงของเซลล เลือกเซลลแรกหรือชวงของเซลล แลวกดแปน Ctrl คางไว และเลือกเซลล อื่น ๆ หรือชวงอื่น ๆ แถวหรือ คอลัมนทั้ง หมด คลิกหัวขอแถวหรือคอลัมน คลิกเพื่อเลือกทั้งColumn C คลิกเพื่อเลือกทั้งRow 3 แถวหรือ คอลัมนที่อยู ติดกัน ลากขามหัวขอแถวหรือคอลัมน หรือเลือกแถวหรือคอลัมนแรก จากนั้นกด Shift คางไวและเลือกแถวหรือคอลัมนสุดทาย แถวหรือ คอลัมนที่ไมได อยูติดกัน เลือกแถวหรือคอลัมนแรก แลวกดแปน Ctrl คางไว และเลือกแถวหรือ คอลัมนอื่น ๆ เพิ่มหรือลด จํ านวนเซลล จากที่เลือกอยู กดแปน Shift คางไวแลวคลิกเซลลสุดทายที่คุณตองการรวมในการเลือก ใหม ชวงที่เปนสี่เหลี่ยมผืนผาที่อยูระหวางเซลลที่ใชงานอยูกับเซลลที่คุณ คลิกจะกลายเปนการเลือกใหม การยกเลิกการ เลือกเซลล คลิกเซลลใดก็ไดในแผนงาน

(6)

เทคนิคการเลือกโดยใชคียลัด CTRL+SPACEBAR เลือกทั้งคอลัมน SHIFT+SPACEBAR เลือกทั้งแถว CTRL+A เลือกทั้งแผนงาน SHIFT+BACKSPACE เลือกเฉพาะเซลลที่ใชงานอยู ขณะที่เลือกหลาย ๆ เซลลไว CTRL+SHIFT+SPACEBAR เลือกวัตถุทั้งหมดบนแผนงาน ขณะที่เลือกวัตถุชิ้นใดชิ้นหนึ่งไว CTRL+6 สลับระหวางการซอนวัตถุ การแสดงวัตถุ และการแสดงตัวยึด ตํ าแหนงของวัตถุ การทํ างานกับไฟล/WorkBook สิ่งสํ าคัญสิ่งหนึ่งของการทํ างานกับโปรแกรมตางๆ ก็คือ การทํ างานกับไฟลขอมูล ซึ่งใน Ms Excel นั้นจะเรียกเอกสาร 1 เอกสารวา WorkBook ซึ่งจะมีนามสกุลคือ .xls การสรางเอกสาร โดยปกติเมื่อเขาสูโปรแกรม Ms Excel จะเปนการสรางเอกสารใหมมาใหทันทีโดยจะเปนเอกสาร วางๆ ขึ้นมา หรือหากเมื่อทํ างานอยูหรือวาตองการสรางไฟลเอกสารใหมสามารถทํ าไดดังนี้ 1. คลิกเมนู File 2. เลือกรายการ New… 3. เลือกรายการที่จะตองการสรางใหม 4. กดปุม OK หรือ 1. สามารถคลิกที่ทูลบาร จากนั้น Ms Excel จะทํ าการสรางเอกสารใหมใหทันที หากคุณทํ างานใน Ms Excel แลวสามารถทํ าการจัดเก็บเปนไฟลเอกสารใน ดิสกได โดยมีวิธีการดัง ตอไปนี้ การบันทึกเอกสารเพื่อสรางไฟลใหม 1. คลิกเมนู File 2. เลือกคํ าสั่ง Save As...

(7)

จะปรากฎหนาจอดังตอไปนี้ สิ่งที่ตองกํ าหนด Save in - ใชกํ าหนดวาคุณตองการจะบันทึกขอมูลไวที่ใด File name - กํ าหนดชื่อไฟลที่ตองการจะบันทึก ซึ่งควรจะตั้งชื่อใหสื่อความหมาย Save as type - ระบุประเภทของไฟลที่ตองการจะบันทึก จากนั้นคลิกที่ปุม Save การบันทึกไฟลทํ าไฟลเดิม ใชเพื่อตองการที่จะทํ าการบันทึกขอมูลเพื่อใหขอมูล ในเอกสารปจจุบันไปแทนที่เอกสารเดิม ขั้นตอน 1. คลิกที่ปุม หรือ 1. คลิกเมนู File 2. เลือกรายการ Save

สํ าหรับคํ าสั่ง Save นั้นจะตางจาก Save As คือ Save จะไมมีกรอบหนาตางขึ้นมาถาม แต Save As จะแสดงกรอบหนาตางขึ้นมาถามวาจะตั้งชื่อไฟลวาอะไรและจะบันทึกไวที่ใดเสมอ

(8)

การบันทึก Workspace เปนการเก็บกลุมไฟลที่เปดขึ้นมาทํ างานพรอมกัน ในขณะนั้น ขั้นตอนการบันทึกไฟล Workspace 1. คลิกที่เมนู File 2. คลิกเลือก Save Workspace... 3. กํ าหนดชื่อไฟล / ตํ าแหนงที่จัดเก็บ Workspace จะเปนไฟลที่มีนามสกุล .xlw ที่ใชเรียกไฟลเอกสาร ของ Ms Excel ใหขึ้นมา พรอมๆ กัน การเปดเอกสาร เมื่อตองการทํ าการนํ าเอกสารเดิมที่ไดบันทึกไวมาทํ างานตอนั้นสามารถทํ าการเปดเอกสารไดโดยวิธี ดังตอไปนี้ 1. คลิกที่ทูลบาร หรือ 1. คลิกที่เมนู File 2. คลิกเลือกคํ าสั่ง Open จะปรากฏหนาตางขึ้นเพื่อใหทํ าการกํ าหนดวาจะเปดไฟลที่ใด / ไฟลชื่ออะไร

(9)

ใหทํ าการเลือกไฟล แลวทํ าการคลิกปุม Open การแสดง/ซอนทูลบาร (Toolbar) เมื่อมีความตองการทํ างานกับเรื่องใดเปนพิเศษ เชนตองการทํ างานกับรูปภาพ รูปวาด หรือทํ างานกับ ตาราง เราอาจจะเรียกเครื่องมือมาทํ างานโดยเฉพาะได หรือหากตองการจะยกเลิกการแสดงทูลบาร (Toolbar) ก็สามารถทํ าไดโดย วิธีที่ 1 1. คลิกที่เมนู View 2. เลือกคํ าสั่ง Toolbar 3. เลือกทูลบารที่ตองการแสดง/ซอน วิธีที่ 2 1. คลิกเมาสปุมขวาที่ทูลบาร 2. เลือกทูลบารที่ตองการแสดง/ซอน

(10)

บทสงทาย

ในบทนี้คุณไดเรียนรูหนาที่และความสามารถของโปรแกรม รวมถึงสวนประกอบตางๆ และการเริ่ม ตนการใชงานกับโปรแกรม Ms Excel แลว ในบทถัดไปจะเปนการจัดรูปแบบเอกสารเพื่อใหคุณจัด เอกสารใหไดตามที่ตองการ