งานธุรการ
หมายถึง การด าเนินงานเกี่ยวกับงานเอกสารของหน่วยงานสภามหาวิทยาลัย
โดยแบ่งออกเป็น
๙
งาน ดังต่อไปนี้
๑)
งานรับหนังสือ
๒)
งานส่งหนังสือ
๓)
งานพิมพ์และร่างโต้ตอบ
๔)
งานจัดเก็บและค้นหาเอกสาร
๕)
งาน
การเงิน
๖)
งานงบประมาณ
๗)
งานพัสดุ
๘)
งานควบคุมการใช้โทรศัพท์
๙)
งานเผยแพร่ข้อมูล
๑.
งานรับหนังสือ
การลงรับหนังสือราชการ เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการยืนยันการรับหนังสือเข้า เพื่อให้ งานสารบรรณเป็นระบบและป้องกันหนังสือเอกสารราชการสูญหาย เพื่อความสะดวกและง่ายต่อการสืบค้นเมื่อ ต้องการต้นเรื่องของหนังสือราชการ การรับหนังสือ ได้แก่ การรับและเปิดซองหนังสือ ลงเวลา ลงทะเบียน และส่งหนังสือที่ได้รับ เข้ามาจากภายนอกให้แก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อรับหนังสือเอกสารราชการเข้ามาจากหน่วยงานภายในและภายนอก ส่งเรื่องมายัง หน่วยงานสภามหาวิทยาลัย โดยงานธุรการจะลงรับหนังสือและจัดเสนอตามขั้นตอน ดังนี้ ๑) รับหนังสือราชการจากภายในและภายนอก ๒) เปิดซองและตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสาร ๓) คัดแยกล าดับความส าคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ ๔) ลงทะเบียนรับและเปิดหนังสือในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ๕) เสนอหัวหน้าหน่วยงาน เพื่อบันทึกให้ความเห็น ๖) เสนอผู้บริหารพิจารณาสั่งการ ตามล าดับ ๗) หัวหน้าหน่วยงานตรวจแฟ้ม ๘) งานธุรการรับทราบและบันทึกการวินิจฉัยสั่งการ ๙) งานธุรการด าเนินการตามค าวินิจฉัยสั่งการ โดยส่งเอกสารผ่านให้หน่วยงานที่ เกี่ยวข้องด าเนินการ ๑๐) จัดเก็บข้อมูล โดยสแกนเอกสารลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ๑๑) ส าเนาเอกสาร ให้บันทึกลงสมุดส่งเอกสารแล้วน าไปแจกจ่ายให้แก่ส านักงานธุรการของผู้ที่ เกี่ยวข้องที่ได้รับมอบหมายเซ็นรับเรื่องไปเพื่อด าเนินการต่อไป เมื่อส าเนาเอกสารแจกตามที่สั่งการเรียบร้อย สมบูรณ์ ให้ประทับตรา “ด าเนินการแล้ว” หรือ “เรียบร้อยแล้ว” ก ากับไว้ แล้วน าเก็บเข้าแฟ้มให้เรียบร้อย ๑๒) จัดเก็บหนังสือต้นฉบับ เข้าแฟ้มเอกสารของหน่วยงานตามประเภท หัวข้อเรื่องโดยเรียง ตามปีปฏิทิน ๑๓) สิ้นสุดการด าเนินงาน “รับหนังสือ”แก้ไข (ถ้ามี) งานรับหนังสือ ตรวจสอบหนังสือ/เอกสาร งานรับหนังสือ ออกเลขรับ/บันทึกลงระบบ e-document งานรับหนังสือ จัดส่งผู้ที่เกี่ยวข้อง/เวียนเพื่อทราบ หัวหน้าหน่วยงาน บันทึกผ่านเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา งานรับหนังสือ รับทราบ/ด าเนินการ
เริ่มการท างาน
จบการท างาน
ข้อมูลการรับหนังสือ และเอกสารราชการ ส าเนาเข้าแฟ้ม ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/รับทราบ/สั่งการ งานรับหนังสือ บันทึกค าวินิจฉัยสั่งการลงระบบ e-document รับหนังสือ/เอกสาร/ ไปรษณีย์/โทรสาร จาก งานสารบรรณกลางหรือ จากหน่วยงานภายใน/ภายนอก ส่งโดยตรง หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ๒.
งานส่งหนังสือ
เมื่อจัดพิมพ์หนังสือที่ส่งออกจากหน่วยงานสภามหาวิทยาลัยออกไปยังหน่วยงานภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัยให้ปฏิบัติตามขั้นตอน ดังนี้ ๑) ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือรวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน และ ส่งเรื่องที่งานธุรการของหน่วยงานฯ ๒) งานธุรการด าเนินการตรวจความเรียบร้อยของหนังสืออีกครั้งหนึ่งว่าครบถ้วนหรือไม่หรือ ข้อความที่พิมพ์มามีผิดตรงไหนบ้าง ก็จะส่งคืนให้แก้ไข ๓) งานธุรการด าเนินการเสนอผู้บังคับบัญชาลงนามและด าเนินการส่งหนังสือให้ผู้เกี่ยวข้อง ๔) งานธุรการของหน่วยงานลงทะเบียนส่งหนังสือภายใน โดยให้ลงเลขที่และวันเดือนปีใน หนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับและส าเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง ๕) งานธุรการของหน่วยงานลงเลขที่หนังสือภายนอกและวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งออก ทั้งใน ต้นฉบับและส าเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง โดยลงเลขที่หนังสือออก ณ งาน สารบรรณกลาง หน่วยงานบริหารงานทั่วไป กองกลาง ส านักงานอธิการบดี ให้ส าเนาเอกสารเก็บไว้ที่งานสาร บรรณกลาง ๑ ชุด และเก็บไว้ที่งานธุรการของหน่วยงาน ๑ ชุด เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงต่อไป ๖) งานธุรการการด าเนินการจัดส่งหนังสือให้หน่วยงานภายในที่เกี่ยวข้อง โดยให้บันทึกลงสมุดส่ง เอกสาร แล้วน าไปแจกจ่ายให้แก่ส านักงานธุรการของผู้ที่เกี่ยวข้องที่ได้รับมอบหมายเซ็นรับเรื่องเพื่อไปด าเนินการต่อไป ๗) งานธุรการด าเนินการจัดส่งหนังสือให้หน่วยงานภายนอกทางไปรษณีย์ โดยให้บันทึกลงสมุดส่ง เอกสารแล้วน าไปให้ ณ งานสารบรรณกลาง หน่วยงานบริหารงานทั่วไป กองกลาง ส านักงานอธิการบดี เซ็นรับเรื่องเพื่อไป ด าเนินการต่อไป ๘) สิ้นสุดการด าเนินงาน “ส่งหนังสือ”หัวหน้าหน่วยงาน พิจารณา/ผ่านเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา งานส่งหนังสือ ตรวจสอบหนังสือ/เอกสาร/สิ่งที่จะส่งไปด้วย งานส่งหนังสือ ส่งผู้เกี่ยวข้อง/ส่งไปรษณีย์ที่งานสารบรรณกลาง ลงทะเบียนเลขส่งหนังสือภายใน ของหน่วยงานสภามหาวิทยาลัย
เริ่มการท างาน
จบการท างาน
ข้อมูลการส่งหนังสือ และเอกสารราชการ ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/ลงนาม งานส่งหนังสือ รับทราบ/ด าเนินการ รับเอกสารต้นเรื่องที่ จะส่งออกจากหน่วยงาน งานส่งหนังสือ ออกเลขส่ง/บันทึกระบบ e-document ลงทะเบียนเลขส่งหนังสือภายนอก ณ งานสารบรรณกลาง หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ แก้ไข (ถ้ามี) แก้ไข (ถ้ามี) งานส่งหนังสือ รับเอกสารต้นเรื่องที่จะส่งออกจากหน่วยงาน๓.
งานพิมพ์และร่างโต้ตอบ
ด าเนินการร่างโต้ตอบหนังสือราชการและจัดพิมพ์หนังสือราชการประเภทต่าง ๆ ของ หน่วยงาน โดยเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมาย/ระเบียบ/ข้อบังคับ/แนวปฏิบัติที่ก าหนดไว้ ๑) รับงานพร้อมสอบถามความต้องการและวัตถุประสงค์ของการ ร่างหนังสือจาก ผู้บังคับบัญชา/ผู้บริหาร ๒) ตรวจสอบข้อมูลที่ผู้บังคับบัญชา/ผู้บริหาร น ามาประกอบการ ร่างหนังสือว่า เพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่เพียงพอสามารถสืบค้นได้ ดังนี้ ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อขอข้อมูลประกอบการ ร่างหนังสือ ค้นคว้าหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากสื่อต่าง ๆ เพิ่มเติม เช่น หนังสือพิมพ์ อินเตอร์เน็ต กรณีเรื่องที่ผู้บังคับบัญชา/ ผู้บริหารต้องการมีความยุ่งยากซับซ้อนให้ปรึกษาเพื่อขอค าแนะน าจาก หัวหน้าหน่วยงานบริหารทั่วไป (งานสาร บรรณกลาง) หรือหัวหน้าหน่วยงานการเจ้าหน้าที่ กองกลาง ส านักงานอธิการบดี ๓) งานธุรการด าเนินการร่างหนังสือให้ตรงประเด็นและสอดคล้องกับจุดประสงค์ที่ หัวหน้าหน่วยงานต้องการ ๔) งานธุรการด าเนินการพิมพ์หนังสือที่ร่างและตรวจความถูกต้องตามหลักไวยากรณ์และ ความถูกต้องตามความนิยม ๕) งานธุรการส่งงานให้กับหัวหน้าหน่วยงานตรวจความถูกต้องก่อนเสนอผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหาร ลงนาม ๖) จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามประเภทหัวข้อเรื่องโดยเรียงตามปีปฏิทิน ๗) สิ้นสุดการด าเนินงาน “พิมพ์และร่างโต้ตอบ”งานพิมพ์และร่างโต้ตอบ ร่างโต้ตอบหนังสือราชการภายใน/ภายนอก งานพิมพ์และร่างโต้ตอบ ส่งเรื่องผ่านงานส่งหนังสือของหน่วยงาน
เริ่มการท างาน
จบการท างาน
ส าเนาหนังสือส่งออก ภายในและภายนอก หัวหน้าหน่วยงาน พิจารณา/ผ่านเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา ผู้บริหาร พิจารณา/ลงนาม หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ เอกสาร/ข้อมูล/ วัตถุประสงค์ งานพิมพ์และร่างโต้ตอบ พิมพ์และตรวจความถูกต้องตามวัตถุประสงค์ งานพิมพ์และร่างโต้ตอบ จัดเก็บส าเนาหนังสือ/เอกสารเข้าแฟ้ม แก้ไข (ถ้ามี) แก้ไข (ถ้ามี)๔.
งานจัดเก็บและค้นหาเอกสาร
เอกสารที่เข้ามาหน่วยงานสภามหาวิทยาลัยจากแหล่งต่าง ๆ มีทุกประเภทและมีจ านวนมาก เอกสารทุกฉบับมีความส าคัญจะต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานเพื่อการค้นคว้า จึงจ าเป็นต้องเก็บเอกสารให้เป็น หมวดหมู่และมีระเบียบเพื่อความสะดวกในการค้นหาได้ง่ายสะดวกรวดเร็ว และให้เอกสารอยู่ในสภาพเรียบร้อยไม่ ช ารุดเสียหาย ดังนั้นการเก็บเอกสารจึงต้องเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ตามการปฏิบัติจริงแบ่งเป็นหมวดหมู่ ได้ดังนี้ ๑) การเงิน งบประมาณ ๒) ค าสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ พระราชบัญญัติ พระราชกฤษฎีกา กฎ ก.พ.อ. กฎกระทรวง มติคณะรัฐมนตรี ๓) โต้ตอบทั่วไป ขอความร่วมมือ หนังสือเวียน ข่าวสาร ประชาสัมพันธ์ ๔) บริหารงานทั่วไป ๕) บริหารงานบุคคล ๖) เบ็ดเตล็ด ๗) ประชุม ๘) อบรม สัมมนา ศึกษาดูงาน ทุนต่าง ๆ ๙) พัสดุ ครุภัณฑ์ ๑๐) รายงาน สถิติ แบบสอบถาม ประเมินผล ๑๑) โครงการ แผนงาน วิจัย ๑๒) งานพิธี ๑๓) ปริญญากิตติมศักดิ์ ปริญญา ประกาศนียบัตร จบการศึกษา หลักสูตร ๑๔) งานประกันคุณภาพ (สกอ./สมศ.) ๑๕) การปฏิบัติราชการ (ก.พ.ร.) ๑๖) ควบคุมภายใน ๑๗) คดีปกครอง ๑๘) คดีอาญา ส าหรับการเก็บเอกสารที่เป็นแฟกซ์นั้น ให้ถ่ายเอกสารพร้อมแนบเอกสารแฟกซ์เข้าไว้ ด้วยกันแล้วจึงเก็บเอกสารตามระบบ เพื่อป้องกันการเก็บเป็นเวลานานแล้วข้อความในเอกสารแฟกซ์จะเลือนลาง ไม่ชัดเจนงานจัดเก็บและค้นหาเอกสาร จัดเก็บและบันทึกรายการเอกสารประจ าแฟ้ม
เริ่มการท างาน
งานจัดเก็บและค้นหาเอกสาร คัดแยกข้อมูลหนังสือ/เอกสาร งานจัดเก็บและค้นหาเอกสาร จัดเก็บข้อมูลประจ าปีเพื่อค้นหาและอ้างอิง งานจัดเก็บและค้นหาเอกสาร คัดแยกเอกสารจัดเก็บหรือส่งท าลายประจ าปี หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ งานจัดเก็บและค้นหาเอกสาร รวมรวมข้อมูลการจัดเก็บเอกสารประจ าปี รายการจัดเก็บ หนังสือ/เอกสาร ประจ าแฟ้ม แก้ไข (ถ้ามี) หัวหน้าหน่วยงาน พิจารณา/ให้ความเห็นชอบ เอกสาร/ข้อมูล อ้างอิงประจ าปี หนังสือ/เอกสาร รายงานประชุม/ ค าสั่ง/ประกาศ/ ระเบียบ/ข้อบังคับจบการท างาน
หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ๕.
งานการเงิน
ด าเนินงานการเงินของหน่วยงาน และจัดท าเอกสารด้านงานการเงินของหน่วยงาน ให้ ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้ ๑) จัดท าค าขออนุญาตไปราชการ เสนอผู้บังคับบัญชา/ผู้มีอ านาจพิจารณาลงนาม ตามล าดับ ๒) ด าเนินการและจัดท าค าขออนุมัติยืมเงินทดรองจ่ายค่าใช้จ่ายงานต่าง ๆ ตามภารกิจของ หน่วยงานเสนอผู้บังคับบัญชา/ผู้มีอ านาจพิจารณาลงนาม ตามล าดับ ๓) ด าเนินการและจัดท าค าขออนุมัติเบิกจ่ายจากเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรรของ หน่วยงาน เสนอผู้บังคับบัญชา/ผู้มีอ านาจพิจารณาลงนามตามล าดับ ๔) บันทึกรายการเบิกจ่ายลงบัญชีการเบิกจ่ายเงินในระบบการเงิน (ระบบ MIS) ๕) ตรวจสอบและรวบรวมหลักฐานเอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงินที่ถูกต้องครบถ้วน ตามกฎหมาย/ระเบียบ/ข้อบังคับที่ก าหนด ๖) กรณีที่ไม่สามารถเบิกจ่ายจากเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรรของหน่วยงานได้ ให้ ด าเนินการจัดท าค าขออนุมัติเบิกจ่ายจากเงินดังกล่าวจากเงินสวัสดิการส านักงานอธิการบดี เสนอผู้บังคับบัญชา/ผู้ มีอ านาจพิจารณาลงนาม ตามล าดับ ๗) สรุปข้อมูลการปฏิบัติงานการเงินของหน่วยงาน และส่งคืนเงินยืมทดรองจ่ายคงเหลือ ให้หน่วยงานการเงินของมหาวิทยาลัย ภายใน ๓๐ วันท าการ หลังจากได้รับแจ้งการอนุมัติเงินยืมทดรองจ่าย ๘) สิ้นสุดการด าเนินงาน “การเงิน”เริ่มการท างาน
งานการเงิน จัดท าหนังสือขออนุมัติเงิน/ยืมเงินทดรองจ่ายจบการท างาน
งานการเงิน รับแจ้งเงินเข้าบัญชี/ขออนุมติเบิกจ่ายเงิน หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ งานการเงิน บันทึกระบบ MIS/ส่งเรื่องผ่านหน่วยงานการเงิน ) งานการเงิน บันทึกระบบ MIS/ส่งเรื่องผ่านหน่วยงานการเงิน งานการเงิน สรุปค่าใช้จ่าย/ส่งคืนเงินยืมคงเหลือ หน่วยงานการเงิน ตรวจหลักฐาน/ตัดเงินในระบบ MIS รายการ ค่าใช้จ่าย ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/อนุมัติ แก้ไข (ถ้ามี) หลักฐานคืนเงินยืม/ ส าเนาการเบิกจ่าย หัวหน้าหน่วยงาน ลงนาม/เสนอผ่านผู้บังคับบัญชา แก้ไข (ถ้ามี)๖.
งานงบประมาณ
ด าเนินการจัดสรรและควบคุมการใช้จ่ายงบประมาณของหน่วยงาน และจัดท าเอกสารด้าน งบประมาณของหน่วยงาน ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้ ๑) ส ารวจข้อมูลการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จากเงินงบประมาณของหน่วยงานประจ าปี งบประมาณที่ผ่านมาและปีปัจจุบัน ๒) จัดท าประมาณการค่าใช้จ่ายขั้นต่ าประจ าปีงบประมาณต่อไป เพื่อใช้เป็นข้อมูลเสนอ อนุมัติจัดสรรงบประมาณของหน่วยงาน ๓) จัดท าค าขออนุมัติจัดสรรเงินงบประมาณประจ าปีของหน่วยงาน เสนอผู้บังคับบัญชา/ ผู้มีอ านาจพิจารณาลงนาม ตามล าดับ ๔) จัดท ารายงานการเบิกจ่ายเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรรของหน่วยงานในระบบ งบประมาณ (ระบบ MIS) ๕) ตรวจสอบข้อมูลการเบิกจ่ายเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรรของหน่วยงาน ๖) กรณี เงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรรของหน่วยงานไม่เพียงพอให้จัดท าค าขออนุมัติ งบประมาณดังกล่าวเพิ่มเติม เสนอผู้บังคับบัญชา/ผู้มีอ านาจพิจารณาลงนาม ตามล าดับ ๗) สิ้นสุดการด าเนินงาน “งบประมาณ”เริ่มการท างาน
งานงบประมาณ ประมาณการงบประมาณประจ าปีจบการท างาน
หัวหน้าหน่วยงาน รับแจ้งยอดเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรร งานงบประมาณ ควบคุมค่าใช้จ่าย/บันทึกระบบ MIS หัวหน้าหน่วยงาน ลงนาม/เสนอเรื่องผ่านผู้บังคับบัญชา งบประมาณไม่เพียงพอ ขอจัดสรรเพิ่มเติม งานงบประมาณ ส่งเรื่องเสนอผ่านกองกลาง/กองนโยบายและแผน ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/อนุมัติ ข้อมูลการเบิกจ่าย งบประมาณประจ าปี ข้อมูลการเบิกจ่ายเงิน ปีงบประมาณที่ผ่านมา แก้ไข (ถ้ามี) หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ งานงบประมาณ จัดท าค าของบประมาณประจ าปี แก้ไข (ถ้ามี)๗.
งานพัสดุ
ด าเนินการงานพัสดุและควบคุมดูแลบ ารุงรักษาวัสดุครุภัณฑ์ของหน่วยงาน และจัดท า เอกสารด้านงานพัสดุของหน่วยงาน ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้ ๑) ส ารวจและจัดท ารายการวัสดุครุภัณฑ์คงเหลือปัจจุบัน ๒) ตรวจสอบประสิทธิภาพการใช้งานวัสดุครุภัณฑ์คงเหลือประจ าปี ๓) ส ารวจปริมาณความต้องการใช้งานวัสดุครุภัณฑ์ประจ าปี ๔) จัดท าค าขออนุมัติจัดซื้อ จัดจ้าง แจ้งซ่อม แจ้งเปลี่ยนหรือส่งคืน เสนอผู้บังคับบัญชา/ ผู้มีอ านาจพิจารณาลงนาม ตามล าดับ ๕) ด าเนินการน าเสนอผ่านหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และติดตามผล ๖) ด าเนินการประสานงานรับมอบ ตรวจรับ และการเบิกจ่าย วัสดุครุภัณฑ์ของ หน่วยงาน ๗) จัดเก็บและบันทึกรายการวัสดุครุภัณฑ์คงเหลือของหน่วยงาน ๘) สิ้นสุดการด าเนินงาน “พัสดุ”เริ่มการท างาน
งานพัสดุ บันทึกรายการเบิกจ่ายวัสดุและครุภัณฑ์จบการท างาน
ปริมาณความต้องการใช้งาน วัสดุและครุภัณฑ์ประจ าปี งานพัสดุ ตรวจสอบประสิทธิภาพการใช้งานปัจจุบัน งานพัสดุ บันทึกจัดซื้อ/จัดจ้าง/แจ้งซ่อม/เปลี่ยน/ส่งคืน หัวหน้าหน่วยงาน ลงนาม/เสนอเรื่องผ่านผู้บังคับบัญชา งานพัสดุ เสนอเรื่องผ่านหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและติดตามผล งานพัสดุ รับมอบ/ตรวจรับ/จัดเก็บวัสดุครุภัณฑ์ แก้ไข (ถ้ามี) แก้ไข (ถ้ามี) รายการวัสดุและ ครุภัณฑ์คงเหลือ ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/อนุมัติ หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ๘.
งานควบคุมการใช้โทรศัพท์
ด าเนินงานควบคุมดูแลการติดต่อประสานงานราชการทางโทรศัพท์/โทรสารของหน่วยงาน หมายเลข ๐ ๓๙๔๗ ๑๖๖๑ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้ ๑) บันทึกข้อมูลและรายละเอียดเกี่ยวกับการติดต่อประสานงานราชการโดยใช้โทรศัพท์/ โทรสารหมายเลข ๐ ๓๙๔๗ ๑๖๖๑ ตามแบบฟอร์มที่ก าหนด ๒) ติดต่อประสานงานหน่วยงานบริหารงานทั่วไปเพื่อรับใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายส าหรับ โทรศัพท์หมายเลข ๐ ๓๙๔๗ ๑๖๖๑ ๓) ตรวจสอบข้อมูลรายการใช้โทรศัพท์ประจ าวันกับใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายโทรศัพท์ หมายเลข ๐ ๓๙๔๗ ๑๖๖๑ อย่างถูกต้องครบถ้วนตรง ๔) จัดท ารายการใช้โทรศัพท์หมายเลข ๐ ๓๙๔๗ ๑๖๖๑ และเสนอผู้บังคับบัญชา/ผู้มี อ านาจพิจารณาลงนาม ตามล าดับ ๕) จัดเก็บส าเนาข้อมูลหลักฐานค่าใช้จ่ายโทรศัพท์ของหน่วยงาน หมายเลข ๐ ๓๙๔๗ ๑๖๖๑ ๖) สิ้นสุดการด าเนินงาน “ควบคุมการใช้โทรศัพท์”งานควบคุมการใช้โทรศัพท์ ตรวจสอบและจัดท ารายการใช้โทรศัพท์ งานควบคุมการใช้โทรศัพท์ เสนอเรื่องผ่านหน่วยงานบริหารงานทั่วไป
เริ่มการท างาน
งานควบคุมการใช้โทรศัพท์ รับใบแจ้งค่าโทรศัพท์จากหน่วยงานที่รับผิดชอบจบการท างาน
งานควบคุมการใช้โทรศัพท์ จัดเก็บส าเนาการใช้โทรศัพท์ ผู้บริหาร/ผู้มีอ านาจ พิจารณา/อนุมัติ หลักฐาน/ค่าใช้จ่าย โทรศัพท์หน่วยงาน ๐ ๓๙๔๗ ๑๖๖๑ ใบแจ้งค่าโทรศัพท์ ๐ ๓๙๔๗ ๑๖๖๑ งานควบคุมการใช้โทรศัพท์ บันทึกและควบคุมการใช้โทรศัพท์ประจ าวัน หัวหน้าหน่วยงาน รับทราบ/แจ้งผู้บังคับบัญชาทราบ แก้ไข (ถ้ามี) ข้อมูลการใช้โทรศัพท์ สายนอก/โทรสาร๙.
งานเผยแพร่ข้อมูล
ด าเนินงานเผยแพร่ข้อมูลตามภารกิจของหน่วยงาน ได้แก่ รายงานการประชุมสภา มหาวิทยาลัย มติที่ประชุมสภามหาวิทยาลัย ข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ และค าสั่งสภามหาวิทยาลัย รายงานผล การติดตามตรวจสอบและประเมินผลงานของมหาวิทยาลัย คู่มือและหลักเกณฑ์การติดตามตรวจสอบและ ประเมินผลงานของมหาวิทยาลัย ซึ่งเผยแพร่บนเว็บไซด์ของมหาวิทยาลัย ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้ ๑) รวมรวมข้อมูลเอกสารการด าเนินงานประจ าปี ๒) ตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องของเอกสารงานเผยแพร่ข้อมูล ๓) จัดท าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และส าเนาเอกสารส่งเผยแพร่ ๔) จัดท าหนังสือส่งเอกสารเผยแพร่ข้อมูลลงเว็บไซด์มหาวิทยาลัย ตามแบบฟอร์มที่ ก าหนด ๕) ด าเนินการน าเสนอหนังสือน าส่ง เสนอผู้บังคับบัญชา/ผู้มีอ านาจพิจารณาลงนาม ตามล าดับ ๖) จัดส่งหนังสือน าส่งพร้อมเอกสารข้อมูล โดยผ่านงานส่งหนังสือของหน่วยงาน ๗) ประสานงานผู้รับผิดชอบงานเผยแพร่ข้อมูลบนเว็บไซด์ของมหาวิทยาลัย ๘) ตรวจสอบเอกสารที่เผยแพร่บนเว็บไซด์ของมหาวิทยาลัย ๙) สิ้นสุดการด าเนินงาน “เผยแพร่ข้อมูล”งานเผยแพร่ข้อมูล จัดท าหนังสือขอให้เผยแพร่ข้อมูล งานเผยแพร่ข้อมูล ส่งเรื่องผ่านงานส่งหนังสือของหน่วยงาน
