ใบความร หน วยท 10 โปรแกรมประมวลผลค าก บการจ ดการแฟ มข อม ล

(1)

ใบความรูหนวยที่

10 โปรแกรมประมวลผลคํากับการจัดการแฟมขอมูล

การเปดแฟมขอมูล

การเปดแฟมขอมูล คือ การเปดขอมูลที่เคยพิมพไวอาจจะเปดจากแผนดิสกหรือไดรฟของงานที่เคย ทําการบันทึกไวในการเปดแฟมขอมูลสามารถทําได 2 วิธีคือเปดโดยการใชเครื่องมือ และเปดโดย การใชเมนู

การเปดแฟมโดยการใชเครื่องมือ

1. คลิกที่เครื่องมือเปด 2. จะปรากฏกรอบโตตอบเปด 3. ใหเลือกไดรและโฟลเดอรที่ตองการจะเปด

(2)

4. คลิกเลือกชื่อแฟมที่ตองการเปด 5. คลิกปุม เปด ทางดานขวาดานลางของกรอบโตตอบ

การเลือกขอความ

การพิมพเอกสาร มีความจําเปนอยางยิ่งที่จะตองมีการ สําเนา การยาย และการคัดลอกในกรณีที่ ตองการกระทําการตางๆจะตองมีการเลือกขอความ ซึ่งการเลือกขอความมีหลายวิธีดังนี้คือ

การเลือกขอความเฉพาะที่ตองการ

1. ใหทําการ Drag หรือคลิกแลวลากบริเวณขอความที่ตองการใหปรากฏเปนแถบสีดํา 2. ทําการคัดลอกการลบหรือเปลี่ยนแปลงขอความตามตองการ

(3)

การเลือกขอความทั้งบรรทัด

1. นําเมาสมาวางไวหนาบรรทัดที่ตองการ 2. เมาสพอยเตอรจะมีสัญลักษณกลับดานปกติ 3. ใหคลิกหนึ่งครั้ง 4. จะปรากฏแถบสีดําทั้งบรรทัด 5. ทําการคัดลอก การลบหรือเปลี่ยนแปลงขอความตามตองการ

การเลือกขอความหลายบรรทัด

จะมีลักษณะเดียวกันกับการเลือกขอความทั้งบรรทัดเปลี่ยนขอ 3 ใหคลิกแลวลากมาจนถึงบรรทัดที่ ตองการ

การยกเลิกการเลือกขอความ

ในการเลือกบางครั้ง อาจจะไมตรงกับขอความหรือบรรทัดขอความที่ตองการใหนําเมาสมาวางที่วา งบริเวณที่ไมมีขอความแลวทําการคลิกหนึ่งครั้ง

การจัดการกับขอความ

คือการปรับเปลี่ยนขอความใหมีลักษณะที่โดดเดนขึ้นหรือทําใหมีระเบียบมากขึ้นเพื่อทําให ขอความมีความนาสนใจมากยิ่งขึ้นอาจทําไดหลายวิธีดังนี้

(4)

การเปลี่ยนขนาดแบบอักษร

1. คลิกที่ ในแถบเครื่องมือขนาดแบบอักษร 2. จะปรากฏรายการลําดับของขนาดตัวอักษรเลือกขนาดที่ตองการ

การเปลี่ยนรูปแบบอักษร

1. คลิกที่ ในแถบเครื่องมือแบบอักษร 2. จะปรากฏรายการของรูปแบบอักษร 3. เลือกแบบของอักษรที่ตองการ

(5)

การทําตัวหนา

ตัวเอียง

และ

ขีดเสนใต

1. ทําการ Drag หรือคลิกแลวลากในขอความที่ตองการใหปรากฏเปนแถบสีดํา 2. คลิก เลือกที่จะจัดการกับขอความตามตองการ ถาตองการทําใหขอความเปนตัวหนาใหเลือก ถาตองการทําใหขอความเปนตัวเอียงใหเลือก ถาตองการทําใหขอความมีเสนใตใหเลือก 3. ขอความจะเปลี่ยนไปตามรูปแบบที่เลือก

การคัดลอกขอความ

การใชเครื่องมือในการคัดลอกขอความ 1. เลือกขอความที่ตองการคัดลอก 2. คลิกที่เครื่องมือคัดลอก 3. ใหเลื่อนเมาสไปยังตําแหนงที่ตองการวางขอความแลวคลิกหนึ่งครั้ง 4. คลิกที่เครื่องมือวาง 5. จะปรากฏขอความที่คัดลอกมา

การใชเมาสในการคัดลอกขอความ

1. นําเมาสไปคลิกแลวลากขอความที่ตองการ 2. คลิกขวาหนึ่งครั้ง 3. จะปรากฏกรอบการจัดการกับขอความใหเลือกเครื่องมือคัดลอก 4. ใหเลื่อนเมาสไปยังตําแหนงที่ตองการวางขอความแลวคลิกหนึ่งครั้ง 5. คลิกขวาหนึ่งครั้ง 6. จะปรากฏกรอบการจัดการกับขอความใหเลือกเครื่องมือวาง 7. จะปรากฏขอความที่ไดคัดลอกมา

การจัดตําแหนงของขอความ

ในการพิมพเอกสาร สามารถกําหนดตําแหนงของขอความวาจะใหอยูในตําแหนงใด เพื่อความ สวยงามและความเหมาะสมของงานสามารถทําไดโดยใชเครื่องมือการจัดขอความในแถบเครื่องมือ จัดใหอยูในตําแหนงชิดซาย จัดใหอยูในตําแหนงกึ่งกลาง จัดใหอยูในตําแหนงชิดขวา จัดใหอยูในตําแหนงชิดขอบ

(6)

1. เลือกขอความที่ตองการจัดใหปรากฏเปนแถบสีดํา 2. คลิกที่เครื่องมือการจัดขอความตามตองการ 3. จะไดขอความที่มีลักษณะตามตองการ

การยายขอความ

ในงานเอกสารบางครั้งอาจตองการยายขอความจากตําแหนงเดิมไปยังอีกตําแหนงที่เหมาะสมกวา สามารถทําไดดังนี้ 1. เลือกขอความที่ตองการยายใหปรากฏเปนแถบสีดํา 2. คลิก ที่แถบเครื่องมือขอความที่เลือกไวจะหายไป 3. นําเมาสไปคลิกตําแหนงที่ตองการจะวางแลวคลิกหนึ่งครั้ง 4. คลิก ที่แถบเครื่องมือ 5. ขอความที่ถูกตัดจะปรากฏขึ้น

การลบขอความ

ในงานเอกสารบางครั้งอาจแกขอผิดพลาดหรือมีสิ่งที่จะตองแกไข สามารถทําการลบขอความได การลบนั้นมีอยูหลายวิธีดังนี้ การลบหลังตําแหนงที่เคอรเซอรปรากฏทีละตัวอักษร 1. นําเมาสวางยังตําแหนงตัวอักษรที่ตองการลบ 2. กดปุม Delete หรือ Del ตัวอักษรที่อยูหลังเคอรเซอรจะถูกลบ ลบตัวอักษรหนาเคอรเซอรทีละตัวอักษร 1. นําเมาสวางยังตําแหนงหลังตัวอักษรที่ตองการลบ 2. กดปุม Back Space ตัวอักษรที่อยูหนาเคอรเซอรจะถูกลบ

ลบทั้งบรรทัด

1. ใหนําเมาสมาวางไวหนาบรรทัดที่ตองการลบใหเมาสพอยเตอรมีสัญลักษณกลับทิศทางกับปกติ 2. คลิกหนึ่งครั้งใหปรากฏแถบสีดําทั้งแถว 3. กดปุม Delete หรือคลิก ตัดที่แถบเครื่องมือ 4. ขอความในบรรทัดนั้นจะถูกลบ

(7)

ลบหลายบรรทัด

1. เลือกขอความทุกบรรทัดที่ตองการลบ 2. คลิกที่เครื่องมือตัด

ลบทั้งแฟมขอมูล

1. เลื่อนเคอรเซอรมายังตนบรรทัด 2. กด Ctrl คางไวแลวคลิกหนึ่งครั้ง 3. ขอความจะเปนแถบดําทั้งแฟม 4. กดปุม Delete หรือคลิกที่เครื่องมือตัด 5. ขอความในแฟมนั้นจะถูกลบ

(8)

การออกจากโปรแกรม

1. คลิกที่เมนู แฟม เลื่อนมาเลือกที่จบการทํางาน 2. จะปรากฏกรอบโตตอบใหยืนยันการบันทึกการเปลี่ยนแปลง 3. ถาตองการบันทึกใหคลิกที่ใช แตถาไมตองการบันทึกใหคลิกที่ไมใช หากตองการความรวดเร็วในการ ออกจากโปรแกรมใหคลิกที่ปุม Close ที่มุมบนดานขวาของจอ หรืออาจจะกดปุม Alt + F4 พรอมกันก็สามารถออกจากโปรแกรมไดเชนกัน

(9)

การจัดการเกี่ยวกับรูปภาพ

การจัดการเกี่ยวกับรูปภาพคือ การดําเนินการหรือกระทํากิจกรรมที่เกี่ยวของกับรูปภาพในไฟล เอกสารที่ไดกระทําขึ้นไมวาจะเปนการแทรกรูปภาพการยายการลบเปนตน

การแทรกรูปภาพ

ขั้นตอนในการแทรกรูปภาพลงเอกสารมีดังนี้คือ 1. นําเคอเซอรมาวางตรงตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ 2. ไปที่เมนูแทรกคลิกรูปภาพ แลวเลือกที่รูปภาพตัดปะ 3. จะปรากฎบานหนาตางงานแทรกภาพตัดปะขึ้น 4. ใหพิมพขอความของรูปภาพที่ตองการลงในชองคนหาขอความ 5. แลวคลิกที่คนหา

(10)

6. จะไดผลลัพธของรูปภาพ

7. คลิกรูปภาพที่ตองการเพื่อใสในเอกสาร

การคนหาภาพในกลุมอื่น

1. ไปคลิกที่ปรับเปลี่ยน

(11)

การนําไฟลมัลติมีเดียมาใสลงในเอกสาร

ภาพมัลติมีเดียเปนภาพที่สามารถเคลื่อนไหว และมีเสียงและภาพมาแสดงรวมในเอกสารไดทําได ดังนี้ 1. จากบานหนาตางแทรกภาพตัดปะให ไปคลิกที่ผลลัพธควรเปนใหเลือกภาพยนตรหรือเสียง แลวคลิกที่ปุมคนหา 2. หากตองการดูตัวอยางใหไปคลิกที่ปุมลูกศรหัวลงที่อยูดานขางแลวเลือกคําสั่งตัวอยาง กอนพิมพ/คุณสมบัติ

(12)

3. จะไดภาพตัวอยางตามตองการ

การตั้งแท็บ

(Tab)

คือการจัดตําแหนงของขอมูลโดยจะมีแท็บอยู 4 ชนิดคือ แท็บซาย เปนแท็บที่จัดขอมูลใหชิดทางดานซายเปนหลักแท็บซายนี้โดยปกติโปรแกรมจะตั้งไวแลว สามารถนํามาใชไดทันทีหรือสามารถตั้งแท็บตามความเหมาะสมดังนี้ 1. นําเมาสไปคลิกที่แท็บจนเปนสัญลักษณของแท็บซาย 2. นําเมาสไปคลิกที่ตําแหนงของวัดระยะแนวนอนเพื่อกําหนดตําแหนงของแท็บ 3. ทดลองกดแท็บเคอรเซอรจะกระโดดไปยังระยะที่เรากําหนด แท็บกลาง 1. คลิกที่ตําแหนงแท็บใหเปนสัญลักษณ 2.นําเมาสคลิกที่ระยะของแนวนอนโดยใหคลิกในตําแหนงกึ่งกลางของกั้นหนาและกั้นหลังที่ กําหนดไว 3. ทดลองกดแท็บเคอรเซอรจะกระโดดไปยังระยะกลางตามที่กําหนด

(13)

แท็บพิมพ เปนแท็บที่จัดตําแหนงของขอความทางดานขวามือใหตรงกันตัวอยางเชนการพิมพสารบัญ จุดทศนิยมแท็บ แท็บนี้เปนการใชพิมพตัวเลขที่มีจุดทศนิยมโดยจัดใหมีตําแหนงที่ตรงกัน

การสรางตาราง

ทําไดดังนี้ 1. คลิกที่สัญลักษณตาราง 2. จะปรากฏกรอบใหกําหนดสดมภและแถวของตารางใหกําหนดตามตองการ

(14)

3. จะปรากฏตารางที่กําหนดในขางตน

4. เพิ่มแถวโดยการ Drag เมาสที่ตารางแถวจากนั้นคลิกที่สัญลักษณแทรกแถว สามารถคลิกเพื่อเพิ่มแถวไดตามความตองการ

5. เพิ่มสดมภโดยการ Drag เมาสที่ตาราง 1 สดมภจากนั้นคลิกที่สัญลักษณแทรกคอลัมน

(15)

การตั้งคาหนากระดาษ

คือการกําหนดคาตางๆของขอความใหมีความเหมาะสมทําไดดังนี้ 1. คลิกที่เมนูแฟมเลื่อนไปคลิกที่ตั้งคาหนากระดาษ 2. จะปรากฏกรอบตั้งคาหนากระดาษขึ้นเลือกระยะขอบกระดาษ 3. กําหนดระยะขอบ,การวางแนวใหเหมาะสมกับงานแลวกดตกลงคลิกที่กระดาษกําหนด ขนาดกระดาษ,ความกวาง,ความสูงตามเหมาะสมแลวกดตกลง