ว ธ ปฏ บ ต งาน งานบร หารท วไป 1. ว ตถ ประสงค เพ อเป นกรอบแนวทางในการปฏ บ ต หน าท และเป นค ม อปฏ บ ต งานเก ยวก บงานบร หารท วไปของกองพ ฒนาน กศ กษา

(1)

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยี ราชมงคลพระนคร กองพัฒนานักศึกษา วิธีปฏิบัติงาน งานบริหารทั่วไป รหัสเอกสาร WI 06-1 วันที่บังคับใช 1 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 1 หนาที่ ..1.../... 1. วัตถุประสงค เพื่อเปนกรอบแนวทางในการปฏิบัติหนาที่และเปนคูมือปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานบริหารทั่วไปของกองพัฒนานักศึกษา 2. ขอบขาย เริ่มตั้งแตการศึกษาขอมูล กฎระเบียบ หลักเกณฑตาง ๆ จัดทําแผนงานและกระบวนการปฏิบัติตามขั้นตอน 3. วิธีการปฏิบัติงาน

3.1 งานสารบรรณ

ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ ผูปฏิบัติงานธุรการ 1. การรับหนังสือและลงทะเบียน 1.1 รับหนังสือจากหนวยงานภายในและภายนอก 1.2 จําแนกประเภทหนังสือเขาและคัดแยกความเรงดวนของ หนังสือ เพื่อจัดสงหนังสือใหหนวยงานที่เกี่ยวของตอไป 1.3 ตรวจสอบเอกสารใหครบถวนถูกตองและลงรับในสมุด ทะเบียน เพื่อเสนอใหผูบังคับบัญชาทราบและมอบหมายตอไป

2. การสงหนังสือ

2.1 นําเรื่องใสแฟมเสนอผูบังคับบัญชาทราบ / อนุมัติและนํา เรื่องตาง ๆ คืนเจาของเรื่องเพื่อดําเนินการตอไป 2.2 ดําเนินการลงทะเบียนหนังสือสงและสําเนาหนังสือไวที่ หนวยงานเจาของเรื่องเก็บไว 1 ชุด

3.2 งานธุรการ

ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ - ผูปฏิบัติงานธุรการ - เจาหนาที่บริหารงานทั่วไป 1. ตรวจสอบหนังสือที่สงถึง หนวยงานตางๆ 2. ราง – พิมพ โตตอบหนังสือ ราชการ 1.1 ตรวจสอบความถูกตองของหนังสือ 1.2 บันทึกสรุปขอมูลในหนังสือดําเนินการนําแฟมเรื่อง เสนอตอผูอํานวยการตอไป 1.3 ถาผูอํานวยการลงนามเรียบรอบแลวใหสงคืนเรื่องใหกับ เจาของรับไปดําเนินการตอไป 2.1 ศึกษาและทําความเขาใจรายละเอียดของเรื่อง 2.2 ระบุถึงหนวยงานที่เกี่ยวของและถูกตองชัดเจน และสรุป เนื้อหาในหนังสือใหไดใจความและสั้นที่สุด 2.3 นําเสนอผูอํานวยการเพื่อโปรดพิจารณาลงนามและ สั่งการตอไป 2.4 ดําเนินการสงใหหนวยงานที่เกี่ยวของ

(2)

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยี ราชมงคลพระนคร กองพัฒนานักศึกษา วิธีปฏิบัติงาน งานบริหารทั่วไป รหัสเอกสาร WI 06-1 วันที่บังคับใช 1 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 1 หนาที่ ..1.../... ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ 3. จัดเก็บเอกสารใหเปนหมวดหมู ตามระเบียบ 4. แจงเวียนหนังสือประกาศใหทราบ 5. จัดพิมพและเผยแพร ประชาสัมพันธกิจกรรมของ หนวยงาน 3.1 วิเคราะหตรวจสอบหนังสือ เพื่อแยกเรื่องจัดเก็บ 3.2 จัดแฟมเอกสารตามหมวดหมู เพื่อคนหาเอกสารได อยางรวดเร็ว 4.1 รับหนังสือจากสารบรรณตรวจสอบและกลั่นกรอง เสนอตอผูอํานวยการทราบ 4.2 นําหนังสือที่ผูอํานวยการเซ็นรับทราบนําใสแฟม หนังสือเวียน เพื่อแจงใหบุคลากรภายในหนวยงานทราบ และถือปฏิบัติตอไป 5.1 จัดทําสําเนาหนังสือแผนปายประชาสัมพันธ หนวยงานในสังกัดในการจัดกิจกรรม เพื่อรับทราบขอมูล ขาวสารในการเขารวมกิจกรรม 5.2 จัดทํารูปเลมรายงานของหนวยงานในการจัดกิจกรรม ตางๆ และสรุปสงใหกับหนวยงานในสังกัดทราบถึงผล การดําเนินงานและนําขอมูลรูปถายกิจกรรมตางๆ ลงใน เว็บไซตของหนวยงาน เพื่อเผยแพรตอไป

3.3. งานพัสดุ – ครุภัณฑ

ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ - เจาหนาที่บริหารงานทั่วไป 1. สํารวจพัสดุภายในหนวยงาน 2. จัดทําเรื่องเบิกพัสดุ 3. ดําเนินการจัดซื้อพัสดุที่ขาดเหลือ ของหนวยงาน 1.1 ตรวจสอบวัสดุสํานักงานภายในหนวยงาน สอบถาม บุคลากร เจาหนาที่ของหนวยงานถึงความตองการ เพื่อใช ในการปฏิบัติราชการ 1.2 เขียนจํานวนรายการจํานวนความตองการขอเบิก สิ่งของตาง ๆ 1.3 นําเสนอหนังสือใบเบิกสิ่งของพรอมบัญชีรายการ สิ่งของที่ขอเบิกตอผูบังคับบัญชาทราบ เพื่อเสนอตอกองคลัง 1.4 กรณีที่กองคลังไมมีพัสดุใหเบิกตามความตองการ จะตองดําเนินการจัดทําใบเสนอราคาจากรานที่สั่งซื้อ เพื่อที่จะทําหนังสือเสนอตอผูอํานวยการใหจัดซื้อไดทันที

(3)

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยี ราชมงคลพระนคร กองพัฒนานักศึกษา วิธีปฏิบัติงาน งานบริหารทั่วไป รหัสเอกสาร WI 06-1 วันที่บังคับใช 1 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 1 หนาที่ ..1.../... ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ 4. กรรมการตรวจรับพัสดุ 5. งานครุภัณฑ 6. จัดซื้อครุภัณฑ 7. ลงทะเบียนครุภัณฑ 8. ตรวจสอบรายงานและจัดทําคา เสื่อมราคาครุภัณฑ 4.1 รับพัสดุที่ตองการ โดยเจาหนาที่พัสดุจะนัดเวลารับ พัสดุที่เบิกและตรวจสอบความถูกตองกอนที่จะให กรรมการเซ็นรับพัสดุ 4.2 นําพัสดุที่ขอเบิกมาเก็บรักษาไวในตูและแยกประเภท ของพัสดุแตละรายการ เพื่อสะดวกในการเบิกจาย 5.1 ตรวจสอบครุภัณฑของหนวยงานที่จําเปนตองใชใน งานสํานักงาน 5.2 ขอเสนอตั้งงบประมาณในการจัดซื้อครุภัณฑ 6.1 จัดทําหนังสือเสนอผูบังคับบัญชา จัดสรรงบประมาณ ดําเนินการจัดซื้อและแตงตั้งคณะกรรมการตรวจรับ ครุภัณฑ 6.2 ตรวจสอบครุภัณฑในการจัดสงมีรายการซื้อครุภัณฑ ที่ไดรับกี่เครื่อง ราคาตอหนวย และใหกรรมการตรวจรับ ครุภัณฑเซ็นใหเรียบรอย 7.1 จัดทําทะเบียนคุมครุภัณฑในสมุดคุม ใสรหัส หมายเลขครุภัณฑ หมายเลขเครื่อง ยี่หอรุน ใหครบ 7.2 ลงรหัสครุภัณฑประจําเครื่อง ซึ่งทางกองคลังจะเปนผู ออกรหัสใหและนํารหัสนั้นมามาเขียนตามครุภัณฑตางๆ 7.3 ตรวจสอบครุภัณฑสํานักงานทั้งหมดและคิดคาเสื่อม ราคาครุภัณฑตามปและสงรายงานใหกับกองคลัง

(4)

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยี ราชมงคลพระนคร กองพัฒนานักศึกษา วิธีปฏิบัติงาน งานบริหารทั่วไป รหัสเอกสาร WI 06-1 วันที่บังคับใช 1 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 1 หนาที่ ..1.../...

3.4 งานแผนและงานงบประมาณ

ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ - หัวหนางานบริหารทั่วไป - เจาหนาที่บริหารงานทั่วไป - หัวหนางานทุกงาน 1. ดําเนินการจัดทําแผน 2. จัดทําคําขอตั้งงบประมาณ 3. สงสรุปโครงการที่ไดรับจัดสรร งบประมาณประจําป 4. ติดตามผลการดําเนินงานและสรุป งบประมาณในการดําเนินงาน 5. สรุปผลการดําเนินงาน 1.1 นัดประชุมบุคลากรภายในหนวยงาน ในการ จัดทําแผนและมอบหมายใหแตละงานสรุป แผนการดําเนินงานสงตอฝายบริหาร 1.2 วิเคราะหตรวจสอบขอมูลในการจัดทําแผนที่ แตละงานสงมา และนํามากลั่นกรองวิเคราะห เพื่อ เสนอใหผูบังคับบัญชาทราบ 2.1 สรุปจัดทําแผนปฏิบัติงานตามงบประมาณที่ แตละหัวหนางานเสนอและทําหนังสือถึง ผูอํานวยการ เพื่อเสนอตอผูบังคับบัญชาทราบและ ทําการอนุมัติตอไป 3.1 จัดทําแผนปฏิบัติงานตามที่ไดรับการจัดสรร เงินใหกับหัวหนางานในแตละฝาย เพื่อใหการ ดําเนินงานตรงตามแผนที่ไดกําหนดไวและจัดทํา เลมสรุปรายงานแผน เสนอใหผูบังคับบัญชาทราบ ตอไป 4.1 ใหหัวหนางานแตละฝายรายงานผลการ ปฏิบัติงานทุกวันที่ 10 ของเดือน เพื่อใหทราบถึง ผลการดําเนินงาน สงใหกับหนวยงานที่เกี่ยวของ รับทราบ 5.1 ใหหัวหนางานแตละฝายทําเลมสรุปรายงาน ผลโครงการแตละโครงการ เสนอตอผูบังคับบัญชา ทราบ 5.2 รวบรวมขอมูลการเบิกจายของแตละโครงการ ภายในหนวยงานนํามาสรุปผลคาใชจาย เพื่อเสนอ ใหผูอํานวยการทราบและแจงใหกับหนวยงานที่ เกี่ยวของทราบตอไป

(5)

3.5 งานประกันคุณภาพ

ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ - งานบริหารทั่วไป - หัวหนางานทุกงาน - หนวยงานที่เกี่ยวของ 1. ประชุม/เสนอแตงตั้งคณะกรรมการ งานประกันคุณภาพ 2. กําหนด/วิเคราะหนโยบายงานดาน ประกันคุณภาพ 3. ติดตาม/ผูดูแลกํากับตัวชี้วัดของแตละ หนวยงานที่เกี่ยวของ 4. สรุปขอมูลการรายงานผล 1.1 ผูรับผิดชอบงานประกันคุณภาพประชุม เจาหนาที่หัวหนางานในหนวยงาน เพื่อแตงตั้ง คณะกรรมการงานประกันคุณภาพ 1.2 เสนอแตงตั้งคณะทํางานดานประกันคุณภาพ เสนอผูอํานวยการ เพื่อทําหนาที่รับผิดชอบดูแล งานประกันคุณภาพ 2.1 วิเคราะหกลั่นกรองนโยบายหลักเกณฑงาน ประกันคุณภาพและกําหนดวางแผนงานประกัน คุณภาพและมอบหมายผูดูแลรับผิดชอบตัวชี้วัด 3.1 ประสานงานกับหนวยงานที่เกี่ยวของในการ รวบรวมขอมูลตัวชี้วัดที่รับผิดชอบ เพื่อที่จะนําผล มารายงาน 4.1 นําขอมูลมาวิเคราะหและสรุปผลเสนอตอ ผูอํานวยการทราบและอนุมัติตอไป

3.6 การรายงานผล กพร. / สมศ. / สกอ.

ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ - งานบริหารทั่วไป - หัวหนางานทุกงาน - หนวยงานที่เกี่ยวของ 1. การจัดทําคํารับรองการปฏิบัติราชการ (กพร.) 1.1 ประสานงาน นัดประชุมกับหนวยงานที่ เกี่ยวของ เพื่อทําความเขาใจในการจัดเก็บขอมูล รอบ 6 เดือน , 9 เดือน และ 12 เดือน 1.2 เก็บรวบรวมขอมูลจากหนวยงานที่เกี่ยวของ เพื่อทําการสรุปขอมูลและเก็บเอกสารหลักฐานไว รอการตรวจตอไป 1.3 วิเคราะหสรุปขอมูลเสนอตอผูอํานวยการและ สงขอมูลไปที่หนวยงานที่เกี่ยวของ เพื่อรับทราบ และเก็บรวบรวมขอมูลตอไป

(6)

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยี ราชมงคลพระนคร กองพัฒนานักศึกษา วิธีปฏิบัติงาน งานบริหารทั่วไป รหัสเอกสาร WI 06-1 วันที่บังคับใช 1 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 1 หนาที่ ..1.../... ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ 2 การจัดทําและเก็บรวบรวมขอมูล (สมศ.) 3. การจัดทํารายงานผลการประเมิน ตนเอง (SAR) เกณฑของสกอ. 2.1 นัดประชุมและมอบหมายหนาที่ภายใน หนวยงาน วางแผนในการจัดทําขอมูลและเก็บ รวบรวมขอมูล 2.2 ฝายบริหารเก็บรวบรวมขอมูลจากผูรับผิดชอบ ของงานแตละฝายเพื่อเสนอตอผูบังคับบัญชาทราบ ตอไป 3.1 ประชุมวางแผนเตรียมเอกสารหลักฐาน ประกอบแตละตัวชี้วัด เพื่อเตรียมการตรวจ ประเมิน 3.2 เก็บรวบรวมขอมูล วิเคราะห ตรวจเอกสารไว เปนหลักฐานในการตรวจ 3.3 สรุปขอมูลเสนอตอผูบังคับบัญชาทราบ ถึงผล การดําเนินงานตอไป

3.7 การรายงานผลการดําเนินงานโครงการ

ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ - งานบริหารทั่วไป - หัวหนางานทุกงาน - หนวยงานที่เกี่ยวของ 1. กําหนดวางแผน 2. ดําเนินการประชุม 3. สรุปผลขอมูล 1.1 กําหนดวางแผนงานของแตละฝายในการจัด โครงการ/กิจกรรม เพื่อที่จะนําผลการดําเนินงาน ไปรายงานผลใหกับหนวยงานที่เกี่ยวของทุกวันที่ 10 ของเดือน 2.1 ดําเนินการประชุมนัดหมายแตละงานในการ จัดเก็บรวบรวมขอมูล เพื่อใหงานตรงตามแผนการ ดําเนินงานตอไป 3.1 ตรวจสอบความถูกตองของขอมูลที่แตละฝาย สงขอมูลที่ดําเนินการเสร็จสิ้นแลวเก็บไวเปน หลักฐานและเสนอตอผูบังคับบัญชาทราบและ รายงานใหกับหนวยงานที่เกี่ยวของทราบตอไป

(7)

3. 8. งานบุคลากร

ผูรับผิดชอบ ขั้นตอน / กิจกรรม วิธีปฏิบัติ - หัวหนางานบริหารทั่วไป - เจาหนาที่บริหารงานทั่วไป - หัวหนางานทุกงาน 1. จัดทํากรอบอัตรากําลัง 2. นัดประชุม/วางแผน 3. จัดทําแฟมเอกสารเซ็นชื่อ 4. สรุปและประเมินผล 1.1 วิเคราะหขอมูล ภาระงานของแตละงานแลว สรุปขอมูล เพื่อประชุมวางแผนตอไป 2.1 ประชุมหัวหนางานแตละฝาย เพื่อที่จะจัดสรร บุคลากรตามภาระงานและจัดทํากรอบอัตรากําลัง เสนอตอผูบังคับบัญชาทราบ 3.1 จัดทําเอกสารไวใหบุคลากรเซ็นชื่อปฏิบัติ หนาที่ในแตละวัน 3.2 สรุปวันลา/สาย/ปวย เสนอใหผูบังคับบัญชา ทราบในแตละวันและเก็บเอกสารไวเปนหลักฐาน ตอไป 4.1 ใหบุคลากรแตละคนสรุปวันลา/สาย/ปวย ใหกับฝายบริหารและนํามาสรุป เพื่อเสนอตอ ผูบังคับบัญชาทราบและประเมินผลตอไป