บทท 6 จดหมายเว ยน. Mail Merge (จดหมายเว ยน) องค ประกอบของจดหมายเว ยน ประเภทของเอกสารหล ก

บทที่ 6

จดหมายเวียน

Mail Merge (จดหมายเวียน)

จดหมายเวียนก็คือการทําจดหมายหลายๆฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกันแตมีชื่อและที่อยู ของผูรับที่ไมเหมือนกันเทานั้นซึ่งแทนที่จะตองพิมพจดหมายแตละฉบับสําหรับผูรับแตละรายก็เพียงแต สรางไฟลที่เก็บชื่อและที่อยูไวกอนและสรางไฟลที่เก็บขอความในจดหมายไวอีกไฟลหนึ่งแยกจากกันแลว จึงนําขอมูลทั้งสองไปรวมหรือผนวกกันทําใหไดจดหมายที่มีรูปแบบและขอความที่เหมือนกันหมดเวนแต ชื่อและที่อยูของผูรับเทานั้นเมื่อตองการทําจดหมายเวียนในลักษณะนี้อีกก็เพียงสรางไฟลที่เก็บขอความ ในจดหมายใหมแลวนําไฟลรายชื่อของผูรับที่ไดสรางไวแลวมาใชอีกชวยทําใหทํางานเร็วขึ้น

องคประกอบของจดหมายเวียน

1) เอกสารหลัก (Main document) คือเอกสารที่เริ่มตนจะเปนจดหมายแบบฟอรม ขอความอีเมลของจดหมายหรือปายเลเบลที่ไดกําหนดใหมีขอความขนาดและรูปรางที่ เหมือนกันไวเพื่อใชเปนตนแบบของการพิมพจํานวนมาก

2) แหลงขอมูล (Data Source) คือรายชื่อและที่อยูของผูรับ e-mail Address ฯลฯ ซึ่งสวน ใหญจะเก็บอยูในรูปแบบของตารางของ Word ตารางรายชื่อของ Excel ตาราง ฐานขอมูลของ Access เพื่อนํามาผนวกเขากับตัวเอกสารหลักเมื่อสั่งพิมพจดหมาย ซองหรือปายเลเบลโปรแกรมจะเปลี่ยนรายชื่อในเอกสารแตละชุดใหโดยอัตโนมัติ

ประเภทของเอกสารหลัก

เอกสารหลัก (main document) ที่สามารถสรางเปนจดหมายเวียนไดจะมีใหเลือกในขั้นตอน ที่ 1 ของ Wizard หรือตัวชวยของการสรางจดหมายเวียนดังนี้ 1) Letters (จดหมาย) สงจดหมายไปยังผูรับจํานวนมาก 2) E-mail message (ขอความอีเมล) สงขอความแบบอีเมลไปยังรายชื่อผูรับ 3) Envelopes (ซองจดหมาย) พิมพชื่อ-ที่อยูลงบนซองจดหมาย

สรางจดหมายเวียน

การทําจดหมายเวียนนั้นจะใช Wizard สรางโดยจะทําไปทีละขั้นตอนตามลําดับจะชวยให สรางจดหมายเวียนไดสะดวกและงายขึ้นบางขั้นตอนอาจแตกตางกันบางขึ้นอยูกับวาไดเลือกเอกสารหลัก ที่จะทําจดหมายเวียนเปนประเภทใดซึ่งมีขั้นตอนในการทําทั้งหมด 6 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 ของ 6 : เลือกประเภทของเอกสาร

1) เลือก Tools (เครื่องมือ) ¾ Letters and Mallings (จดหมายและเมล) ¾ Mail Merge (จดหมายเวียน)

2) คลิกเลือกชนิดของเอกสรที่จะทําจดหมายเวียนใหเลือก Letters (จดหมาย) 3) คลิก Next: Starting document (ถัดไป: กําลังเริ่มเอกสาร)

เลือก Tools (เครื่องมือ) ¾ Letters and Mallings (จดหมายและเมล) ¾ Mail Merge (จดหมายเวียน)

3

2 คลิกเลือกชนิดของเอกสารที่จะใช 1

ขั้นตอนที่ 2 ของ 6 : เลือกเอกสารที่จะนํามาใช

ในขั้นตอนนี้จะเลือกไฟลเอกสารที่จะทําจดหมายเวียนซึ่งมี 3 แนวทางดวยกัน

4) คลิก Use the current document (ใชเอกสารปจจุบัน) เพื่อใช ทําจดหมายเวียน

เอกสารที่กําลังเปดอยูนี้อ

• หรือคลิก Start from a template (เริ่มจากแมแบบ)

เพื่อสรางจดหมายจากเทมเพลตที่มีอยูจากนั้นคลิก ที่ Select Template (เลือกแมแบบ...) แลวเลือกเทม เพลตที่ตองการจากแท็บจดหมายเวียน

5 4

• หรือคลิก Start from existing document (เริ่มจาก เอกสารที่มีอยู) เพื่อใชจดหมายที่ไดทําไวแลว จากนั้นเลือกไฟลที่ตองการโดยคลิกปุม Open (เปด) 5) คลิก Next: Select recipients (ถัดไป: เลือกผูรับ)

ขั้นตอนที่ 3 ของ 6 : สรางฐานขอมูลรายชื่อผูรับ ในขั้นตอนนี้จะกําหนดแหลงขอมูลผูรับเชนชื่อที่อยูซึ่งอาจอยูในไฟลของ Excel, Access , รายชื่อผูที่ติดตอดวยของ Outlook หรือแมแตไฟลของ Word ก็ไดเชนเดียวกันแตขอมูลแตละฟลดจะตอง คั่นดวยแท็บหรือเก็บอยูในตารางและขอมูลของผูรับแตละคนตองอยูคนละบรรทัดหรืออาจเลือกวิธีสราง ฐานขอมูลและใสขอมูลลงไปใหมไดเลยดังนี้ 8 6 7 9

6) คลิกออปชั่น Type a new list (พิมพรายการใหม) 7) คลิก Create (สราง) เพื่อเริ่มปอนขอมูลตางๆไวในฐานขอมูล (ถาจะสรางรายชื่อเปน ตารางใน Word เก็บไวกอนใหดูในหัวขอถัดไป) 8) ปอนขอมูลในชองฟลดตางๆ เชนชื่อในชอง FirstName และนามสกุลในชอง LastName และขอมูลอื่นๆของผูรับชื่อแรก 9) คลิกปุม New Entry (รายการใหม) เพื่อปอนรายชื่อตอไป 10)กรอกขอมูลผูรับถัดไปโดยทําซ้ําขั้นที่ 8 – 9 จนกวาจะใสชื่อครบจากนั้นใหคลิกปุม Close (ปด) 11)ขอมูลที่ปอนไวจะถูกเก็บไวเปนไฟลฐานขอมูลใหตั้งชื่อฐานขอมูลนี้ซึ่งเปนฐานขอมูลที่ ใชกับโปรแกรม Microsoft Access (ไฟลชนิด .mdb) จากนั้นคลิก Save (บันทึก) 12)โปรแกรมจะแสดงรายชื่อทั้งหมดที่ไดปอนไวใหคลิกเครื่องหมาย 9 หนาชื่อเพื่อเลือก

สรางจดหมายสงใหชื่อนั้นหรือคลิกซ้ําเพื่อไมเลือก (ถาจะยายคอลัมนใหคลิกลากเมาส ตรงชื่อคอลัมนที่จะยายแลวนําไปปลอยทายคอลัมนที่ตองการ)

13)คลิก OK (ตกลง)

14)คลิก Next: Write your letter (ถัดไป: โปรดเขียนจดหมายของคุณ)

คลิกเลือกชื่อผูรับ 13 12 11 กําหนดชื่อที่จะใช ขั้นตอนที่ 4 ของ 6 : วางองคประกอบในจดหมาย ในขั้นตอนนี้ถายังไมไดสรางจดหมายใหเริ่มเขียนโดยเวนที่ใสชื่อ-ที่อยูของผูรับไว 15)คลิกเมาสตรงตําแหนงที่จะใสขอมูลของผูรับในตัวอยางจะใสชื่อหนวยงานผูรับ 16) คลิกที่ Address block (ชองที่อยู) 17)เลือกรูปแบบการจัดวางชื่อ 18)คลิก OK (ตกลง) 19)คลิกเมาสตรงที่จะใสขอมูลของผูรับในจุดอื่น ในตัวอยางจะใสคํานําหนาชื่อ ชื่อ -นามสกุลของผูรับ

20 19 18 17 16 15 คลิกเมาสตรงที่จะใสขอมูลผูรับคลิกเลือกชื่อผูรับ 20)คลิกที่ More items (รายการเพิ่มเติม) เพื่อเลือกใสเฉพาะขอมูลที่ตองการเพิ่มเขาไป 24 23 22 21

21)คลิกในชื่อฟลดขอมูลที่ตองการใส 22)คลิกปุม Insert (แทรก) 23)ทําซ้ําขั้นตอนที่ 20 – 22 เมื่อใสขอมูลที่ตองการจนครบใหคลิกปุม Close (ปด) 24)จัดระยะหางของแตละขอมูลหรือแยกไวคนละบรรทัดรวมทั้งเลือกฟอนต (Font) หรือ ขนาด (Size) ตามตองการ (ถาตองการลบขอมูลที่ใสไวใหเลือกขอมูลนั้นแลวกด Delete (ลบ)

25)คลิก Next: Previews your letters (ถัดไป: แสดงภาพตัวอยางจดหมายของคุณ) เพื่อไป ยังขั้นตอนตอไปเพื่อดูตัวอยางจดหมาย ขั้นตอนที่ 5 ของ 6 : ดูตัวอยางรายชื่อในจดหมาย 27 26 26) ในขั้นตอนนี้จะแสดงตัวอยางจดหมายแตละฉบับที่มีชื่อ-นามสกุลของผูรับแตละคนใส เขามาเพื่อตรวจสอบความถูกตองใหคลิก เพื่อดูจดหมายของผูรับถัดไปหรือคลิก เพื่อดูจดหมายของผูรับกอนหนา

27) คลิก Next: Complete the merge (ถัดไป: การผสานเสร็จสมบูรณ) ขั้นตอนที่ 6 ของ 6 : พิมพจดหมาย

28)คลิก Print (การพิมพ) เพื่อพิมพจดหมายออกทาง Printer โดยจะเปนการพิมพจดหมาย แตละฉบับที่มีเนื้อหาเหมือนกันและมีชื่อที่อยูของผูรับตางกันออกไปตามที่เลือกไวกอน

หนานี้ (คลิกเลือกไดที่แถบเครื่องมือจดหมายเวียนคลิกเลือก Merge to Print (ผสานไป ยังเครื่องพิมพ) 29)เลือกรายชื่อที่จะพิมพ (สามารถทยอยสั่งพิมพได) จากนั้นคลิก OK (ตกลง) • All (ทั้งหมด) พิมพทุกรายชื่อ • Current record (ระเบียนปจจุบัน) พิมพเฉพาะขอมูลที่เลือกแสดงในขั้นที่ 26 • From: (จาก:) ขอมูลลําดับที่ To: (ถึง:) ถึงลําดับที่ 30)ในไดอะล็อกบ็อกซ Print เลือกชื่อเครื่องพิมพกําหนดจํานวนชุดที่จะพิมพแลวคลิก OK (ตกลง) เลือกรายชื่อแลวคลิก เพื่อพิมพจดหมายออก ทางเครื่องพิมพ 29 28 30

สรางรายชื่อดวยตารางของ Word

ที่ผานมานั้นใชรายชื่อจากที่สรางมาใหมและบันทึกเปนฐานขอมูลของ Access แตสามารถ สรางชื่อ-ที่อยูผูรับขึ้นมาดวยโปรแกรม Word เองโดยเก็บขอมูลในรูปแบบของตารางได ขั้นตอนที่ 1 : สรางตาราง ตารางที่ได 2 คลิกลากเลือกจํานวนชองและแถวตาราง คลิกปุม Insert Table (แทรกตาราง) 1 การสรางตารางทําเชนเดียวกับการสรางตารางในบทที่ 3 เรื่องการทํางานกับตาราง

ขั้นตอนที่ 2 : กรอกขอมูล ตั้งชื่อฟลดที่แถวแรก คลิก Save (บันทึก) ตั้งชื่อฟลดที่แถวแรก 5 กรอกขอมูล แตละแถว 4 3 7 เปนไฟลเอกสาร เวิรด .doc 6 • แถวแรกของตารางตองกําหนดเปนชื่อฟลด (เขตขอมูล) ที่ใชแยกรายการขอมูล • ขอมูลชื่อ-ที่อยู 1 รายการ (1 ระเบียน) จะเก็บอยูในแถวเดียวกันตามชื่อฟลดจากซายไปขวา

ขั้นตอนที่ 3 : เลือกชื่อ-ที่อยู

ขั้นตอนตางๆ ในการการสรางจดหมายเวียนจะเหมือนกับตัวอยางที่เคยทํากอนหนานี้ ยกเวนในขั้นตอน 3 ใน 6) ตองเลือกเปน Use and existing list (ใชรายการที่มีอยู) เพื่อไปเลือกไฟล รายชื่อที่ไดบันทึกไวในขั้นตอนที่ 5 – 7 ที่ผานมา เปดไฟลรายชื่อที่ สรางไว เปดบานหนาตาง งาน Mail Merge (จดหมายเวียน) 12 11 10 9 8 _{เปดไฟลจดหมาย} เลือกไฟลรายชื่อ 14 13 15

ขั้นตอนที่ 4 : แทรกฟลดรายชื่อ เนื่องจากฟลดขอมูลที่สรางขึ้นมานั้น สามารถกําหนดชื่อเองโดยไมใชชื่อมาตรฐานที่ โปรแกรมไดเตรียมไวเมื่อตองการวางฟลดจะใชคําสั่ง More Items (รายการเพิ่มเติม) เพื่อวางขอมูลที ละฟลดหือจะใชวิธี “Match Fields” (จับคูฟลดใหตรงกัน) ใหตรงกับชื่อของโปรแกรมกอนแลวจึงสามารถ วางแบบ Address Block (ชองที่อยู) ทีเดียวทั้งหมดเชนเดียวกับตัวอยางที่ผานมาได ในตัวอยางนี้จะวางทีละชื่อดวยคําสั่ง More Items (รายการเพิ่มเติม) ดังขั้นตอนที่ 17 – 20 และทําขั้นตอนที่ 17 – 20 ซ้ําจนกวาจะไดชื่อฟลดขอมูลครบตามตองการ ชื่อฟลดที่แทรกลงในเอกสารหลักจะแสดงอยูในเครื่องหมาย << >> เชน <<ที่อยู>> เมื่อ คลิกที่ชื่อฟลดจะปรากฏแถบสีเทาขึ้นหากมีการใชคําสั่งจัดรูปแบบใหกับชื่อฟลดเชนเปลี่ยนขนาดหรือสี ตัวอักษรก็จะมีผลกับการแสดงขอมูลที่อยูภายในโดยอัตโนมัติ

คลิกปุมInsert Merge Fields

(แทรกเขตขอมูลการผสาน) 17 19 18 คลิกเลือกฟลด คลิกในตําแหนงที่จะ ใสฟลด ₁₇ 16

แกไขจดหมายเวียน

เมื่อสรางจดหมายเวียนเสร็จแลวจะปรากฏแถบเครื่องมือชุด Mail Merge (จดหมายเวียน)

แกไขชื่อที่อยู

1) คลิกปุม Mail Merge Recipients (ผูรับจดหมายเวียน)

2) ในไดอะล็อกบ็อกซของ Mail Merge Recipients (ผูรับจดหมายเวียน) เลือกการแกไข

• Select All (เลือกทั้งหมด) เลือกรายการทั้งหมด • Clear All (ลางทั้งหมด) ยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมด • Find… (คนหา...) คนหาขอมูลในรายชื่อ • Edit… (แกไข...) แกไขขอมูลในชื่อที่เลือก • Validate (ตรวจสอบความถูกตอง) ตรวจสอบความถูกตองของชื่อ-ที่อยูผูรับ คลิกแกไขขอมูล แกไขรายการขอมูล

เปลี่ยนชนิดเอกสาร

จดหมายเวียนที่สราง เสร็จแลวสามารถเปลี่ยนใหเปน เอกสารชนิดอื่นหรือยกเลิกการทํา จดหมายเวียนได โดยคลิกที่ปุม

Main Document Setup (ตั้งคา เอกสารหลัก) แลวเลือกชนิด เอกสารที่ตองการไดหรือจะเลือก

Normal Word document (เอกสาร Word ปกติ) ใหยกเลิก การผสานของจดหมายเวียน ทั้งหมด

1 คลิก

สรางซองจดหมายเวียน

การพิมพซองจดหมายจํานวนมาก สามารถทําไดเหมือนการสรางจดหมายเวียน แตใน ขั้นตอนที่ 1 ใหเลือกเอกสารหลักเปน Envelops (ซองจดหมาย) และในขั้นตอนที่ 2 เลือกขนาดของซอง จดหมายและวิธีการใสซองในเครื่องพิมพ (ลักษณะการใสซองของตัวเลือกการพิมพ อาจแตกตางกัน ขึ้นอยูกับเครื่องพิมพและรุนของเครื่องพิมพที่ใชอยู) ขั้นตอนอื่นๆจะคลายกัน 1 คลิกเลือกคําสั่ง 3 เลือกซองจดหมาย 2 8 คลิกกําหนดออปชั่น 4 คลิกแท็บPrinting Option(ตัวเลือกการพิมพ) 6 คลิกแท็บEnvelope Option(ตัวเลือกซองจดหมาย) 5

18 17 16 15 • ขั้นตอนที่ 9 – 14 ทําเชนเดียวกับตัวอยางกอนหนานี้ • ทําซ้ําในขั้นตอนที่ 15 – 18 เพื่อแทรกชื่อฟลดขอมูลอื่นใหครบตามตองการ • รายชื่อฟลดที่แทรกเขามาทั้งหมดจะอยูในกรอบของ Text Box สามารถจัดรูปแบบ ตัวอักษรไดโดยเลือกรายชื่อฟลดแลวเลือกการจัดรูปแบบเชน กําหนดขนาด สี ตัวหนาหรือตัวเอียง) • ดานหนาซองจดหมายสามารถจัดวางองคประกอบอื่น เพิ่มเติมได ขอความที่ มุมซายใสรูปครุฑใสชื่อ-ที่อยูหนวยงานเลขที่หนังสือ และใสเลขที่อนุญาตของที่ ทําการไปรษณียเปนตน

• ในขั้นตอนที่ 6 ของ 6 หากเลือกเปน Edit Individual your envelops จะไดซอง จดหมายทั้งหมด (ตามจํานวนรายชื่อ) ซึ่งสามารถสั่งพิมพไดดวยคําสั่ง File (แฟม) ¾ Print (พิมพ) คลิกปุม พิมพเหมือนเอกสารทั่วไป

สรางปายเลเบล

เลเบล (Label) หรือปายผนึกจะเปนสติกเกอรขนาดตางๆที่ใชงานกันแพรหลายเชนใช พิมพชื่อติดหนาซองจดหมาย ทําปายราคาสินคาฯลฯบางครั้งพิมพรายชื่อแบบเลเบลจํานวนมากใส กระดาษ A4 ทั่วไปแลวสั่งตัดเปนปายชื่อนําไปติดหนาซองจดหมายไดเชนกัน วิธีสรางปายเลเบลหลักๆนั้นทําไดเหมือนการสรางจดหมายเวียนและซองจดหมายแตใน ขั้นตอนที่ 1 เลือกเอกสารหลักเปน Labels (ปายผนึก) และขั้นตอนที่ 2 เลือกขนาดของปายผนึกที่จะใช ขั้นตอนอื่นๆจะคลายกัน 1

2 5 4 6 9 3 ₁₀ 7 11 12 8 13 14

15

16

1) คลิกเลือกคําสั่ง Tool (เครื่องมือ) ¾ Letters and Mailing (จดหมายและเมล) ¾ Mail 2) document (ถัดไป: กําลังเริ่มเอกสาร) tion ของปายผนึก Merge (จดหมายเวียน) คลิกเลือกปายผนึก 3) คลิก Next: Starting 4) คลิก Label Options… (ตัวเลือกปายผนึก) เพื่อกําหนด Op 20 17 19 18 21

9) คลิก OK (ตกลง) หลังจากกําหนด Option ของปายผนึก  แรก ิ่มเติม) เพื่อแทรกฟลด t (แทรก) label (ปรับปรุงปายผนึกทั้งหมด) เพื่อปรับปรุงรายชื่อลงปายเลเบล

21) t: Preview your labels (ถัดไป: แสดงตัวอยางปายผนึก) ไปดูตัวอยางเลเบล

10)คลิก Next : Select recipients (ถัดไป: เลือกผูรับ) 11)คลิกเลือกไฟลรายชื่อ 12)คลิก Open (เปด) 13)คลิกเลือกรายชื่อที่จะใช 14)คลิก OK (ตกลง) 15)คลิกในลาเบลชอง 16)คลิกเลือก More Item (รายการเพ 17)คลิกเลือกฟลด 18)คลิกเลือก Inser 19)คลิก Close (ปด) 20)คลิก Update all ทั้งหมด คลิก Nex กอนพิมพ