Company Setup Payroll Groups Tab

Company Setup | Payroll Groups Tab

Use the Payroll Groups tab to create groups of employees that are associated with payroll 

functions. Specifically, you can use payroll groups to determine which employees—when  applied to calendar records—are paid, placed in batches, allowed to use third‐party add‐ ons, and so on.

You define these groups using SQL filters (WHERE clauses within SQL statements). The  clauses act as “filters” because they narrow your results based on employee data, such as  autopay salary or hours, active employees, and so on.

You can set up as many payroll groups as you like based on any data field in the EInfo file.

Payroll groups do not need to be exclusive; in other words, an employee can belong to  multiple groups if they fit the criteria of each group.

You can access payroll groups from two different locations in Millennium: • This tab, –or–

• [company] > Company Maintenance > Calendar Schedule Setup > Payroll Groups tab

To work with company payroll groups, select [company] > Company Maintenance > Company Setup > Payroll Groups tab. The system displays the Payroll Groups page and 

Figure 1: Payroll Groups page

Details sub-tab

You define the characteristics of each payroll group by filling in the fields of the Details sub‐

page. Explanations of the fields on the sub‐page are as follows:

Description Enter a concise definition of the payroll group that the label represents. Employee Auto Add

SQL Filter If you want to automatically add employees that meet certain criteria to  this payroll group, enter the SQL statements that defines the criteria in  this text area. This filter is sometimes referred to as the “auto‐add filter.” Auto Remove employees not matching Auto Add

If you put a check in this check box, any employees that do not match the  criteria in the Employee Auto Add SQL Filter field will be removed from  the group.

Employee Auto Remove SQL Filter If you want to automatically remove employees that meet certain criteria  from this payroll group, enter the SQL statements that defines the criteria  in this text area. This filter is sometimes referred to as the “auto‐remove filter.”

Reapply Filters Click this button after adding new or modifying existing payroll groups.  When you click the button, filters are applied to the employees again and  the system: • Rebuilds the payroll groups • Adds employees to/removes employees from the groups, based on  their information and the filter criteria Employees The list of employees that are currently associated with the currently  selected payroll group (the one highlighted in the items list).

Adding Payroll Groups

To create a new payroll group:

1. Click the yellow star button in the page header:

Figure 2: Yellow star button to add an item

The system displays a pop‐up window in which you define the label for the new  payroll group:

Figure 3: Pop-up to create a label for a new payroll group

2. Enter a descriptive label for this new payroll group and click the OK button.

The system creates a new payroll group, adds it to the items list, and puts the cursor in  the Description field of the Details sub‐tab.

Deleting Payroll Groups

To remove a payroll group:

1. Highlight the payroll group in the items list. 2. Click the black X button in the page header:

Figure 4: Black X button to delete an item

The system removes the payroll group.

Adding Employees to Groups

Notes

If you add an employee that is already in the group, the system is display a warning  message. Use this method only if you cannot write a SQL statement to include the correct employees. To add an employee to a payroll group: 1. Highlight the payroll group in the items list. 2. Click the yellow star button to the right of the Reapply Filters button:

Figure 5: Yellow star button to add an item

The system displays a pop‐up window in which you select an employee for the payroll  group:

Deleting Employees from Groups

To remove an employee from the payroll group: 1. Highlight the payroll group in the items list.

2. In the Employees area on the right of the Details sub‐page, click any cell within the 

line item of the employee you want to delete from the group. 3. Click the black X button to the right of the Reapply Filters button:

Figure 7: Black X button to delete an item