• No results found

USING DASHBOARDS AND REPORTS V1.0

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "USING DASHBOARDS AND REPORTS V1.0"

Copied!
57
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

U

SING

D

ASHBOARDS AND

R

EPORTS

(2)

©2013. SuccessFactors An SAP Company. All rights reserved. No part of this document may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical,  without the express written permission of SuccessFactors. This software is commercial computer software developed  exclusively at private expense. The software and documentation are provided with RESTRICTED RIGHTS. Use, duplication or  disclosure by the U.S. Government is subject to restrictions as set forth in DFARS 252.227.7202‐3 or FAR 52.227‐19, as  applicable. Developer is SuccessFactors An SAP Company, SuccessFactors Global Headquarters, 1 Tower Place, Suite 1100,  South San Francisco, CA 94080, USA "Rwiz" is a trademark of Enterprise Information Resources, Inc. The product described herein includes software developed  by the Apache Software Foundation (http://www.apache.org/). All other brand and product names that are mentioned  herein are the trademarks or registered trademarks of their respective holders. All examples, including the names of people in the examples or screen shots are fictitious. No association with any real  person (living or deceased), company (existing currently or in the past), or events should be inferred from any example  whatsoever. Information in this document is subject to change without notice and does not represent a commitment on the part of  SuccessFactors. SuccessFactors An SAP Company SuccessFactors Global Headquarters 1 Tower Place, Suite 1100 South San Francisco, CA  94080 USA

(3)

Joining the WebEx Meeting

1.

Select Call me at a new 

number.

2.

Select your country and type 

your phone number.

3.

Click Call Me and follow the 

instructions given on the line.

11

22

33

Use the call back number to join the conference call. 

Another option is I will call in.

Be sure to enter your Attendee ID after 

you join the meeting (there’s no prompt).

(4)

WebEx Tips

1.

These arrows expand and 

collapse the control box.

2.

Click the Hand Raised 

icon to raise your hand.

3.

Use the 

Green check 

or 

Red X

to respond during 

the session.

4.

Use the Emoticons 

Palette to provide 

feedback.

For example, use the 

coffee cup icon if you 

need to step away.

5.

Type questions, 

comments or notes in 

the Chat box.

Telephone connection 

may provide the best 

sound quality for sharing.

Only use Mic and 

Speakers if you have 

a USB headset connected 

to your computer.

11

22

33

44

55

11

(5)

Welcome!

Introductions

Name, Role 

(6)

Agenda

Introduction

Types of reports

Dashboards

Line of Site

Filtering

Analytics

List Views

Spotlight Views

Spreadsheet Reports

Classic Reports

(7)

Report Type

Description

Report Features

Dashboards

Provide a summary‐level view of information in 

a graphical format.

Managers can click on any chart to drill into 

a list view of the data behind the chart. 

List Views

Provide on‐demand detailed views into the 

numbers behind the Dashboards for associates, 

forms, and performance factors.

Each list focuses on only one topic, such as 

associates, and allows managers to sort 

and drill through the data.

Spotlight Views

Spotlight reports are on‐demand, at‐a‐glance, 

graphical representations of statistics about 

one very focused subject.

All the information is presented on one 

page.  Managers can use these reports to 

quickly check up on a key process. 

Spreadsheet

Allow for in‐depth analysis about key 

processes.  These reports are scheduled and 

generated system according to selected criteria 

and presented in a spreadsheet format. 

HR can easily download the generated 

report, making it convenient to further 

analyze the data offline.

Classic

Classic Reports provide access to the core 

processes and data within the system.  Data 

may be exported from the system.

Reports offer detailed data sets and 

formats for usage with external systems 

and reporting tools. 

Report Types

(8)

Line of Sight

Dashboards, List Views and Spotlight Views utilize an advanced 

filtering model to allow you to see data based on user’s role

Managers see everyone in their team, from their direct reports all the 

way down their management hierarchy.

HR Representatives will be able to view everyone within their specific 

client group or business unit

Specific additional access given to user by an Administrator

Detailed Reporting Rights are advanced settings to allow specific users 

to see across Divisions, Departments and Locations

(9)
(10)

Dashboards

Dashboards 

provide 

information that is 

viewed in visually 

intuitive graphics.

Managers can click 

on any chart to 

drill into a list view 

of the data behind 

the chart. 

(11)

Dashboard Features

1.

View Dashboards: 

Use the drop‐down 

menu to select a 

Dashboard from the 

list. Dashboards 

change throughout 

the year as new 

processes start.  

2.

Filter Options: Filter 

data to show levels 

of the organization, 

processes, and 

audience. 

3.

Date Options: Enter 

the date range to be 

displayed in the 

charts. 

1

1

2

2

3

3

(12)

Dashboard Features

4.

Update the Data: 

Click to refresh the 

data displayed in 

the charts. 

5.

Filter Summary: 

Displays a summary 

of your filters for 

review.

6.

Drill Down Into 

Details: 

Dashboards are 

interactive. Click on 

a chart segment, 

underlined text, or 

chart label on the 

Dashboard to 

reveal underlying 

data in a report 

4

4

5

5

6

6

(13)

Filter Options: Line of Sight

Available at the report/dashboard level and used to select a 

reporting role and/or narrow the number of results returned 

by the data outputs

(14)

Processes

Process are the 

underlying data that 

displays in the 

dashboard

Most organizations 

have one process 

which contains data 

from their forms and 

objective plans for 

one performance 

review cycle

When a new 

performance cycle 

begins, a new 

process should be 

created that includes 

the performance 

forms and objective 

plan for the new 

cycle

(15)

Date Options

Used to specify which forms to include in the data for the 

(16)

All Filter Options

Used at the report/dashboard level and can be combined to 

(17)

How to Use Filters

1.

Click + to expand 

Filter and Date 

Options.

2.

Select the reporting 

structure to report 

on using the Show 

criterion.

3.

Select the 

performance Process 

to report on.

4.

Use View filters to 

segment areas of the 

organization.

5.

Change the date 

range of the report.

6.

Click Update to 

generate the report.

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

(18)

Common Problems When Viewing

Dashboards

Charts may display with no data if:

The manager does not have permission to view data for the options 

selected in the filter, department, or location outside of their own.

Data is not present for the options selected in the Process menu.

The date range selected in Date Options does not contain data for the 

time period defined.

Any combination of the above.

(19)

Interacting with the Dashboard

Reports enable managers to 

take action, by emailing 

individuals or extracting the 

data to Microsoft Excel for 

advanced reporting.

Dashboards are interactive, 

enabling managers to drill 

down to underlying data. 

Clicking on a chart display or 

chart segment reveals the 

underlying support data 

organized by team, form, or 

other critical process. 

(20)

Dashboard Result Report Table

1.

After clicking to drill 

down into the 

Dashboard chart you 

will be taken to a list 

view of the 

information.

2.

Expand the Display 

Options to control the 

information displayed 

in the list.

3.

Save the list as a 

report for access later.

4.

Click the Export to 

Excel button to 

download the report 

list to Microsoft Excel. 

5.

Click the         icon to 

email participants 

listed for follow up and 

action.

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

(21)

Saving List Reports

1.

Click the Save Settings 

button.

2.

Enter a Report Name.

3.

Select a Destination 

folder (you can create 

new folders from the 

Saved Reports page).

4.

Choose to return to 

your report or go to the 

Saved Reports page.

5.

Click the Save button.

6.

View saved reports in 

the Saved Reports 

section of the Reports, 

Analytics tab.  (not 

shown)

7.

Use the Export to Excel 

button to save a static 

1

1

2

2

3

3

4

4

7

7

(22)

Analytics

(23)

Navigating the Reports Center

1.

Reports appear in 

multiple locations 

and can be accessed 

several ways based 

on the information 

you are looking for.

2.

The Reports Center 

is the landing page 

that appears when 

you click on the 

Analytics sub tab on 

the Reports tab.

There are different 

groups of reports on 

this page depending 

on your permissions.

1

1

2

2

(24)

Reports Center

3.

Use the Reports Center 

menu to view reports 

by type or category as 

well as access saved or 

scheduled reports.

4.

Organize Saved Reports 

into folders for quick 

identification.

5.

Download Scheduled 

Reports here. The 

system will email you 

when your report is 

ready for download. 

Out‐of‐date reports are 

periodically removed by 

the system.

6.

Create or view Ad Hoc 

Reports 

3

3

4

4

5

5

6

6

(25)

List View Reports

Key feature: Export to 

Microsoft Excel.

List View Reports provide 

detailed views into the 

numbers behind the 

Dashboards for employees, 

forms, and performance 

factors.  

Each list focuses on only one 

topic, such as objectives, and 

allows you to sort and drill 

through the data to quickly 

view the information you 

want. 

(26)

List View Report Types

Report Type

Description

Form List

View form status and ratings for each employee

Access a read only version of the form

Competency List

View ratings for each competency

Objective List

View objective status and ratings for each employee

Development

Objective List

View development objective status, due date, % complete, and progress

Employee List

For each employee, view counts and ratings for objectives and 

competencies

(27)

Spotlight View Reports

Key feature: 

All the information is 

presented on one page.

Spotlight reports are at‐a‐

glance graphical 

representations of statistics 

about one very focused 

subject, such as the number 

of completed reviews.

Managers use these reports 

to quickly check up on a key 

process.  

(28)

Spotlight View Reports Types

Report Type

Description

Competency Breakdown 

Spotlight

View average ratings for each competency.

Employee Comparison 

Compare competency ratings for each competency across employees.

Objective Alignment Spotlight

View the count of employees aligned/not aligned and the objective status for a 

specific objective on a specific employee’s Objective Plan.

Objective Plan Summary Report

Identify the number of objectives each employee has on his/her Objective Plan and 

the total weight of those objectives.

(29)
(30)

Select a Report

To generate a report 

in the Reports 

Center:

1.

Click the Reports 

tab.

2.

Click the Analytics 

sub tab.

3.

Identify the report 

you want to create 

by clicking on a link 

in the Reports 

Center.

4.

Click on the 

report’s link to 

create the report. A 

new window opens

3

3

4

4

2

2

1

1

(31)

Generate a Report

1.

Click + to expand 

Filter Options to 

filter the data to 

be shown in the 

report. 

2.

Click + to expand 

Date Options to 

change the date 

range of the 

report.

3.

Click Generate 

Report to 

generate the 

report results.  

(not shown)

NOTE: Reports are updated with the most recent information each time you 

1

1

2

2

(32)

Work with Report

1.

Use Display Options to 

control the 

information displayed 

in the report table. 

Display Option choices 

vary from one report 

to another.

2.

If you wish, save your 

report settings or 

export data to 

Microsoft Excel for 

additional analysis.

3.

To send an email to 

everyone on the 

report list (e.g., to 

send an email 

reminder), click email 

icon. 

4.

Click any of the 

column headers to 

sort the list by data in 

that column.

1

1

2

2

3

3

4

4

(33)
(34)

Spreadsheet Reports

Spreadsheet Reports 

provide in‐depth 

analysis about key 

processes.

These reports must be 

scheduled and are 

generated by the 

system according to 

selected criteria.

Reports are presented 

in a spreadsheet 

format.  

HR managers can 

easily download the 

generated report, 

making it convenient 

to further analyze the 

(35)

Spreadsheet Report Basics

Enter a Name 

for your report. 

Select the Filter 

Criteria, 

including a 

date range (if 

applicable) for 

your report.

Click the 

Submit Report 

Request button 

to schedule 

your report.  

NOTE: Hold down the Ctrl key on your

keyboard while clicking to select more

1

1

2

2

3

3

(36)

Spreadsheet Report Basics

Continued

You may receive 

an e‐mail 

notification that 

your report is 

ready to 

download.

Download your 

report from the 

Scheduled 

Reports section 

of the Reports, 

Analytics tab.  

Right click the 

[#] file link in the 

Download 

column and save 

the report to 

your hard drive.

(37)

Spreadsheet Report Basics

Continued

Some Spreadsheet Reports will contain several worksheets of 

information (represented by tabs at the bottom of the window).

The first worksheet contains links and descriptions for each 

additional worksheet located in the report.

(38)

Spreadsheet Report Basics

Continued

Click the link on 

the Report 

Descriptions page 

or click directly on 

a worksheet tab 

to open that 

section of the 

report.

Filters within 

each worksheet 

allow you to 

further  segment 

the data.

Double click on a 

number to drill 

down further.

(39)
(40)

Classic Reports

Classic Reports 

provide 

detailed 

information on 

the core 

processes and 

data within the 

system.    

Generate 

information to 

view onscreen 

or export for 

usage with 

external 

systems and 

reporting 

(41)

Classic Report Basics

1.

Select Search Criteria.

Options will vary based on 

report.

2.

Click the Generate Report 

button to display results on 

screen.

3.

Scroll down to view your 

results.

4.

If you prefer to export your 

report, click the Open 

Export Options link to 

select the information to 

1

1

2

2

3

3

4

4

(42)

Classic Report Basics

Exporting Reports

1.

Choose an Export File 

Format.

If you expect your 

report will contain over 

500 records, select 

SuccessFactors’ v4e.

Otherwise, select 

Microsoft Excel. 

Both formats can be 

viewed in Microsoft 

Excel.

2.

Select which fields to 

include in your report.

3.

Save your export 

selections for reuse.

4.

Click  the Export Report 

button to export the 

1

1

2

2

3

3

4

4

(43)

Classic Report Types

Report Type

Description

Overdue Document  

This page shows which forms are overdue and who currently has an 

overdue form. 

Form Status Summary  

This page lists the status and progress of forms, such as types of forms, 

number of completed forms, and workflow status. 

Aggregate and Individual 

Workflow Status  

This page shows the progress and number of forms being used by your 

team as a whole and as individual associates. 

Detailed Document Search  

This feature allows you to extract additional BASF specific data 

elements for use in further analysis via Microsoft Excel or Access.

Deactivated User Inboxes  

This page lets you search for inactive associates who still have in‐

progress forms in their Inboxes. 

Ratings Distribution by 

Hierarchy  

This page shows how ratings were distributed across your team. 

Ratings Summary  

This page displays ratings data for the forms you selected to view.

(44)

Detailed Document Search

Continued

The Detailed Document Search report is extremely flexible, allowing 

you to include as much or as little information as you need. 

For example, if you want to find the Document ID of the form and don't 

need to know who has the form, you can exclude associate information 

from your report. 

Once the report is generated, you can easily view it on your screen or 

export it to Microsoft Excel. 

(45)

Detailed Document Search

Search Options

This Option...

Specifies This...

Department, Division,  Location The departments, divisions, and locations to report on Active Document Associates  only If selected, the report includes only forms for Active associates.  Clear this check box to report on both Active and Inactive associates. Created by Username The username of the form's originator Associate Username The username of the form's subject Associate Job Code The Job Code of the form's subject Hire Date The hire date of the form's subject Document Name  Specifies whether to report on all forms or only specific ones.  The options are: • All: Reports on all forms • Other: Reports only on selected forms.  Select the forms that you want to report on Tip: To select several forms at once, hold down the CTRL key on your keyboard while selecting each  one.

Specify which forms to include in your report.

(46)

Detailed Document Search

Search Options (continued)

This Option...

Specifies This...

Status Includes only the forms in the selected stage Appropriate options are: • All (Except Draft and Deleted) Note: If you select this option, the report will not contain forms in the Draft stage or deleted forms.  To report on draft or deleted forms, you need to run a report specifically for those forms. • Draft • Modify Stage • Signoff Stage • Completed • Deleted Document Ended Reports only on forms that ended within the specified date range Specify the date range in the From/On and To fields.  Tip: To report on forms that ended on a specific date, type that date in the From/On field and leave the  To field empty. Date Completed Reports only on forms that were completed as specified The options are: • None: Reports on all forms • Today: The form was completed on the day that the report is generated • From/On To: The form was completed within the specified range of dates

(47)

Detailed Document Search

Search Options (continued)

This Option...

Specifies This...

Last Modified Reports only on forms that were last modified as specified The options are: • None: Reports on all forms • Today: The form was last routed on the day that the report is generated • From/On To: The form was last routed within the specified date range Tip: To report on forms that were last modified on a specific date, type that date in the From/On field  and leave the To field empty. Last Routed Reports only on forms that were last routed as specified   The options are: • None: Reports on all forms • Today: The form was last routed on the day that the report is generated • From/On To: The form was last routed within the specified date range Tip: To report on forms that were last routed on a specific date, type that date in the From/On field and  leave the To field empty.

(48)

Detailed Document Search

Report Generation Options

Select This Option...

To Get This Level of 

Detail...

Use this Option to...

Creates a Report Displaying This 

Information...

Generate Report High level form data,  displayed on your screen Find the form's Document  ID Check the status of a  specific form Find out who has the form  or when it was completed Only the following fields, pre‐selected by  the system: Title  Originator Full Name  Associate Full Name  Department Division Location Status  Rating  Scale Max  Review Start  Review End  Created On  Last Modified On  Last Routed On  Completed On  Document Id  Process Owner/Currently With

Specify the level of detail to include in your report.

(49)

Detailed Document Search

Report Generation Options (continued)

Select This Option...

To Get This Level of 

Detail...

Use this Option to...

Creates a Report Displaying This 

Information...

Export Report  Limited information in a  form, exported to a file Find out which associates  received a specific form  and when the form was  completed Export the Document ID Any field in the following sections: • Document Fields Includes all information about the form,  such as the name, Document Id, and  due date • Associate Fields Includes all information about the  associate, such as the name, username,  job title, and Facility • Misc Info Fields Includes additional information about  the form, such as the originator, current  owner, and current step

(50)

Detailed Document Search

Report Generation Options (continued)

Select This Option...

To Get This Level of 

Detail...

Use this Option to...

Creates a Report Displaying This 

Information...

Export Doc Contents  (Compact) All information in a form,  including information about  each item, such as objective  ratings, exported to a file Slice and dice form data,  such as ratings and  comments Get data about specific  items, for example  Objectives or  Competencies Ideal for pivot tables Any field in all sections At least one option in the Document  Content Fields section Export Doc Contents All information in a form  except information about  each item, exported to a file Get specific data, for  example an associate’s job  code, hire date or  manager’s name Get all data in forms  except data about each  item, for example  Objective ratings Any field in all sections At least one option in the Document  Content Fields section

(51)

Detailed Document Search

Export Options

This Field Section..

Shows Information About...

Document Fields All information about the form Associate Fields All information about the subject of the form Associate Misc Info Fields Custom information about the subject of the form Manager Info Fields Information about the form subject's manager Matrix Manager Info Fields Information about the form subject's matrix manager Document Content Fields Additional information in the form, for example, data in Objectives sections. PF = Performance Factor The PF fields are: • PF Id: The unique key that identifies the element • PF Index: The index that identifies the element • PF Type: The element type • PF Name: The name that associates see • PF Desc: The content of the element in the form If you have several sections of the same type, for example several Objective sections, select the Parent  Id and Parent Name fields.  When you select these fields, the report will show which section the 

Specify the information to include in your report.

(52)

Detailed Document Search

Export Options (continued)

This Field Section..

Shows Information About...

Objective Info Fields Information about objectives in the form, such as ratings and status

Tip: You should include at least some fields in this group if you are using the Export Doc Objectives  option.

(53)

Detailed Document Search

Summary

Use the Generate Report option to quickly view information on 

screen and drill down to form information.

Use the Export Report option to export limited amounts of 

information from the Document, Associate, and Misc Info Fields 

sections.

Use the Export Doc option to export limited amounts of information 

with fields from any section.

Use the Export Doc Contents (Compact) option to export data with 

information on each objective and competency rating for use in pivot 

tables.

Use the Export Objectives option to export summary information on 

(54)
(55)
(56)
(57)

Success Academy

A solid educational strategy is the 

cornerstone to effective user adoption. 

That’s why our Success Academy team is 

committed to helping 

you

realize a total 

strategic talent and performance 

management solution for your organization 

and build the ultimate success story.

References

Related documents

Revisions exclusively adding new information (“news”) are said to be efficient; non-efficient revisions reduce “noise” instead (Mankiw and Shapiro, 1986). Efficient revisions

Nabiksimol, ekstrakt medicinske konoplje s definiranim omjerom THC-a i CBD-a, dolazi u obliku oralnog spreja i indiciran je za liječenje i olakšanje simptoma spastičnosti

The Spotlight Grant had a record-breaking year: 1,043 stand-alone Spotlight Grants were approved, and 345 Lodges opted to merge the Spotlight Grant with their Beacon Grant.. In

Hostels Guide > Western Europe > Germany > Berlin State > Berlin Hostels > Mittes Backpacker Hostel.. Mittes Backpacker Hostel Berlin, Berlin

Overhead cantilevered sign and traffic signal support structures shall be designed for galloping-induced cyclic loads by applying an equivalent static shear pressure vertically to

Spotlight Reporting and Trending includes a set of example reports that demonstrate how stored procedures are used to query the Spotlight Statistics Repository.. Example reports

Incident history Attacker threat level Attacker global name (in Spotlight).. Highlighted responses are most appropriate for each type

This series presents the fire and emergency medical services (EMS) supervisor with the basic leadership skills and tools needed to perform effectively in the fire and EMS