1. การเรียกใชโปรแกรม
Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007 2. การสรางฐานขอมูลใหม • สรางดวยตนเอง • สรางจากแมแบบ (Template) การสรางฐานขอมูลดวยตนเอง • คลิกที่ • พิมพชื่อแฟมฐานขอมูลชื่อ "การขายสินคา" และคลิก จะไดหนาตางฐานขอมูล "การขายสินคา" 3. การสรางตารางในมุมมองออกแบบ • คลิกที่เมนู Create และไอคอน จะไดหนาตางในการกําหนดโครงสรางของตาราง
Field Name กําหนดชื่อฟลด Data Type กําหนดชนิดของขอมูล Text อักขระ ไมเกิน 255 ตัว Memo อักขระที่มีความยาวมาก ไมเกิน 65,535 ตัว Number ตัวเลข สามารถกําหนดชนิดและขนาดได Date/Time วันที่หรือเวลา Currency จํานวนเงิน AutoNumber ตัวเลข กําหนดอัตโนมัติโดยโปรแกรม Yes/No จริง / เท็จ Description อธิบายความหมายของขอมูลเพื่อชวยในการเตือนความจํา ซึ่งจะใสหรือไมก็ได 3.1 การสรางตาราง (1) ตาราง "ลูกคา" ลูกคา ( รหัสลูกคา Field Name , ชื่อลูกคา, ที่อยู ) • พิมพรายละเอียดของแตละฟลด ประกอบดวย Data Type ขนาด / ประเภท รหัสลูกคา Number Integer ชื่อลูกคา Text 50 ที่อยู Text 100 • กําหนดคียหลัก คลิกที่ดานหนาฟลด “รหัสลูกคา” และคลิก • จัดเก็บตาราง คลิกปุม และใสชื่อตาราง "ลูกคา" (2) ตาราง "สินคา" สินคา ( รหัสสินคา Field Name , ชื่อสินคา, ราคา ) Data Type ขนาด / ประเภท รหัสสินคา Number Integer ชื่อสินคา Text 30 ราคา Number Integer
(3) ตาราง "รายการสั่ง" รายการสั่ง ( รหัสลูกคา, รหัสสินคา Field Name , จํานวน ) Data Type ขนาด / ประเภท รหัสลูกคา Number Integer รหัสสินคา Number Integer จํานวน Number Integer 3.2 การแกไขโครงสรางของตาราง • คลิกขวามือที่ตาราง “รายการสั่ง” • เลือกเมนู • แกไขคียหลักของตาราง - คลิกดานหนาฟลด “รหัสลูกคา” กดแปน <SHIFT> คางไว และคลิกที่ดานหนาฟลด “รหัสสินคา” - คลิก • คลิกปุม เพื่อบันทึก 4. การเพิ่มขอมูลลงในตาราง (1) ตาราง "ลูกคา" • ดับเบิ้ลคลิกที่ตาราง • ใสขอมูลลงในฟลดตาง ๆ ของตาราง (2) ตาราง "สินคา" รหัสสินคา ชื่อสินคา ราคา 101 กระเปา 500 102 เข็มขัด 200 (3) ตาราง "รายการสั่ง" รหัสลูกคา รหัสสินคา จํานวน 1 101 10 1 102 20 2 101 10 2 102 50 5. การลบขอมูลในตาราง • คลิกขวามือที่ดานหนาของระเบียนที่ตองการลบ และเลือก หรือ • คลิก
6. การแกไขขอมูลในตาราง • ดับเบิ้ลคลิกที่ตารางที่ตองการ • คลิกที่ระเบียนที่ตองการแกไข และพิมพขอความแกไข 7. การแกไขโครงสรางของตาราง ในมุมมองแผนขอมูล (Datasheet View) สามารถใชในการเพิ่ม ลบ ซอน แสดง ปรับขนาด หรือเคลื่อนยายฟลดตาง ๆ ภายในตารางได • ดับเบิ้ลคลิกที่ตาราง “ลูกคา” 7.1 การเพิ่มคอลัมน • แทรกฟลดดานหนาฟลด "ชื่อลูกคา" คลิกที่ดานบนของฟลด "ชื่อลูกคา" - คลิกขวามือ ที่ฟลด “ชื่อลูกคา” และเลือก - คลิกขวามือที่ฟลด “Field1” และเลือก เพื่อเปลี่ยนชื่อฟลด 7.2 การลบคอลัมน • คลิกที่คอลัมน "Field1" - คลิกขวามือ ที่ฟลด “Field1” และเลือก 7.3 การซอนคอลัมน • คลิกขวามือที่คอลัมน "ที่อยู" และเลือก 7.4 การแสดงคอลัมนที่ซอนไว • คลิกขวามือที่ฟลดใด ๆ และเลือก • คลิกเลือกฟลด “ที่อยู”
7.5 การปรับขนาดของคอลัมน • คลิกขวามือที่คอลัมน "ที่อยู" และเลือก • ใสคาความกวาง 20 7.6 การเคลื่อนยายคอลัมน • คลิกที่คอลัมนที่ตองการและลากเมาสไปวาง ณ ตําแหนงที่ตองการ 8. การคนหาขอมูล • คลิกที่คอลัมนที่ตองการคนหา • คลิก • พิมพคําที่ตองการคนหา 9. การเรียงลําดับขอมูล • เปดตาราง “รายการสั่ง” • คลิกขวามือทีฟลด “รหัสสินคา” • เรียงลําดับ - คลิก เพื่อเรียงลําดับจากนอยไปมาก - คลิก เพื่อเรียงลําดับจากมากไปนอย 10. การเปลี่ยนชื่อตาราง • คลิกขวามือที่ตารางที่ตองการ และเลือก • พิมพชื่อตารางใหม 11. การลบตาราง • คลิกขวามือที่ตารางที่ตองการ และเลือก หรือ • คลิกที่ตารางที่ตองการและคลิก 12. การคัดลอกตาราง (1) คัดลอก • คลิกขวามือที่ตารางที่ตองการ และเลือก หรือ • คลิกที่ตารางที่ตองการและคลิก (2) วาง • คลิกขวามือที่พื้นที่วาง และเลือก หรือ
• คลิกที่ตารางที่ตองการและคลิก
(3) สรางตารางใหม
• พิมพชื่อตารางใหม
• เลือกตัวเลือกในการคัดลอก
Structure Only เฉพาะฟลดในตารางไมรวมขอมูล
Structure and Data ทั้งฟลดและขอมูล
Append Data to Existing Table เฉพาะขอมูลและนําไปตอทายตารางตามที่กําหนดในชื่อ
ตาราง 13. การกําหนดดัชนี • คลิกขวามือที่ตาราง “รายการสั่ง” • เลือกเมนู • เลือกฟลด “รหัสลูกคา” คลิกตัวเลือก "Indexed" ที่ดานลางจะมีคาดัชนี - No ไมสรางดัชนี
- Yes (Duplicates OK) ดัชนีที่มีคาซ้ํากันได - Yes (No Duplicates) ดัชนีที่มีคาซ้ํากันไมได
• คลิกเลือก Yes (Duplicates OK)
• เลือกฟลด "รหัสสินคา" คลิกตัวเลือก "Indexed" และเลือก Yes (Duplicates OK) • คลิก เพื่อบันทึก 14. การกําหนดความสัมพันธระหวางตาราง • เลือกเมนู Database Tools • คลิก • คลิกตารางที่ตองการ - คลิกที่ตาราง "ลูกคา" และคลิก - คลิกที่ตาราง "รายการสั่ง" และคลิก - คลิกที่ตาราง "สินคา" และคลิก
• กําหนดฟลดที่ใชในการเชื่อมความสัมพันธ
- ลากเมาสจากฟลด "รหัสลูกคา" ในตาราง "ลูกคา" ไปหาฟลด "รหัสลูกคา" ในตาราง "รายการสั่ง" จะแสดงหนาตาง " Edit Relationship"
- คลิกที่ "Enforce Reference Integrity" และคลิก
- ลากเมาสจากฟลด "รหัสสินคา" ในตาราง "รายการสั่ง" ไปหาฟลด "รหัสสินคา" ในตาราง "สินคา" - คลิกที่ " Enforce Reference Integrity" และคลิก
จะไดหนาตางแสดงความสัมพันธระหวางตาราง 15. องคประกอบของฐานขอมูล • คลิกเมนู Create (1) ตาราง (Table) สวนเก็บขอมูลในรูปแบบแถวและคอลัมน (2) ฟอรม (Form) เครื่องมือในการสรางสวนติดตอผูใชกับฐานขอมูล
(3) รายงาน (Report) เครื่องมือในการแสดงผลขอมูล (4) แบบสอบถาม (Query) เครื่องมือในการสอบถามขอมูลที่ตองการจากตาราง 16. การสรางแบบสอบถามจากมุมมองการออกแบบ 16.1 การสรางแบบสอบถาม • คลิกที่ • เลือกตาราง "ลูกคา" "รายการสั่ง" "สินคา" จากหนาตาง "แสดงตาราง" ดวยการคลิกปุม และ คลิกปุม เมื่อเสร็จสิ้นการทํางาน • ที่ Field: เลือก "รายการสั่ง.รหัสลูกคา" เลือก "ลูกคา.ชื่อลูกคา" เลือก "รายการสั่ง.รหัสสินคา" เลือก "สินคา.ชื่อสินคา" เลือก "รายการสั่ง.จํานวน" • คลิก และพิมพชื่อแบบสอบถาม "การสั่งสินคา"
• คลิกที่ หรือเลือกเมนู แบบสอบถาม > เรียกใช จะแสดงขอมูลตามที่ออกแบบไว 16.2 การเรียงลําดับขอมูล • ที่เขตขอมูล "รายการสั่ง.รหัสลูกคา" ที่ Sort: เลือก "Ascending" • คลิกที่ 16.3 การเรียกดูขอมูลตามเงื่อนไข • ที่เขตขอมูล "รายการสั่ง.รหัสลูกคา" ที่ Criteria: พิมพ "1" • คลิกที่ 16.4 การกําหนดใหแสดง / ไมแสดงฟลดใด ๆ • ที่เขตขอมูล "ลูกคา.ชื่อลูกคา" ที่ Show: คลิกเครื่องหมายถูกในชอง 4 เหลี่ยม • คลิกที่ 17. การเรียกดูแบบสอบถาม • ดับเบิ้ลคลิกที่แบบสอบถาม "การสั่งสินคา" จะแสดงขอมูลตามที่ไดออกแบบไว 18. การแกไขแบบสอบถาม 18.1 การเพิ่มฟลด • คลิกขวามือที่แบบสอบถาม "การสั่งสินคา" • เลือกเมนู • ที่ Field: เลือก "สินคา.ราคา"
• คลิก เพื่อบันทึก 18.2 การลบฟลด • คลิกขวามือที่ฟลด "สินคา.ราคา" • เลือก • คลิก เพื่อบันทึก 19. การกําหนดพารามิเตอรสําหรับแบบสอบถาม ใชในการเรียกดูขอมูลเฉพาะตามเงื่อนไขที่ตองการ • เลือกฟลดที่ตองการใชเปนเงื่อนไข - ที่ เขตขอมูล "รหัสลูกคา" พิมพ " [รหัสลูกคา] " ที่ชอง Criteria: • คลิก • ที่ชอง Parameter พิมพ "[รหัสลูกคา]" และที่ชอง ชนิดขอมูล เลือก Integer • คลิก เพื่อบันทึก • ดับเบิ้ลคลิกที่แบบสอบถาม "การสั่งซื้อสินคา" จะแสดงหนาตาง "ใสคาพารามิเตอร" ใสรหัสลูกคาที่ตองการเรียกดู แบบฝกหัด กําหนดฐานขอมูล "การจองทัวร" ประกอบดวย 5 ตาราง ดังนี้ ใบจอง ( เลขที่ใบจอง, รหัสบริษัท ) บริษัท ( รหัสบริษัท, ชื่อบริษัท ) สนามบิน ( รหัสสนามบิน, ชื่อสนามบิน) วันทัวร ( รหัสวันทัวร, คาใชจาย ) การจอง ( เลขที่ใบจอง, รหัสวันทัวร, จํานวน, รหัสสนามบิน ) ใบจอง บริษัท สนามบิน รหัสบริษัท เลขที่ใบจอง รหัสบริษัท ชื่อบริษัท รหัสสนามบิน ชื่อสนามบิน
1 76 76 Barnes Travel 1 Luton
2 142 142 Active Holidays 11 Glasgow
วันทัวร การจอง คาใชจาย รหัสวันทัวร เลขที่ใบจอง รหัสวันทัวร จํานวน รหัส สนามบิน A270 972 1 A270 10 1 A430 279 2 B248 20 11 B248 248 1 A430 18 11 1. สรางตารางขางตนทั้ง 5 ตาราง โดยใหกําหนดคียหลักของตารางดวย 2. ใสขอมูลลงในตารางทั้งหมด 3. กําหนดความสัมพันธระหวางตาราง
