ว ทยาล ยฯ 1.4 เพ อให เป นแนวทางในการดาเน นงานด านการอบรมพ ฒนาบ คลากรในร ปแบบต างๆ ให ม ความสอดคล อง ก บระบบงานของหน วยงานต างๆ ท เก ยวข อง

(1)

1.0 วัตถุประสงค์

1.1 ใช้เป็นแนวทางในการอนุมัติส่งบุคลากรเข้าประชุม อบรม สัมมนาภายนอก

1.2 การเบิกจ่ายเงินงบประมาณอบรมพัฒนาให้เป็นไปตามข้อปฏิบัติทางการเงิน พ.ศ.2556

1.3 การรายงานผลการประชุม อบรม สัมมนา และการน าความรู้ ทักษะไปใช้ในการพัฒนางาน หน่วยงาน

วิทยาลัยฯ

1.4 เพื่อให้เป็นแนวทางในการด าเนินงานด้านการอบรมพัฒนาบุคลากรในรูปแบบต่างๆ ให้มีความสอดคล้อง

กับระบบงานของหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

2.0

ขอบเขต

คลอบคลุม ดังนี้

2.1

การอนุมัติส่งบุคลากรเข้าประชุม อบรม สัมมนาภายนอก โดยพิจารณาจากข้อมูล ดังต่อไปนี ้

2.1.1

ตรงตามภาระงานที่รับผิดชอบ / ตรงตามความเชี่ยวชาญ

2.1.2

ตรงตาม Training Need

2.1.3

สามารถจัดสรรเวลาได้โดยไม่กระทบการปฏิบัติงาน

2.1.4

อยู่ภายใต้งบประมาณที่รับประจ าปีการศึกษานั้นๆ หากเกินงบประมาณที่ได้รับต้องจัดท าบันทึก

ข้อความเสนอพิจารณาตามสายการบังคับบัญชาถึงอธิการบดีเพื่อพิจารณาอนุมัติเป็นกรณีพิเศษ

2.2

การเบิกจ่ายเงินงบประมาณอบรมพัฒนาให้เป็นไปตามข้อปฏิบัติทางการเงิน พ.ศ.2556

2.2.1

กรณีมีเงินค่าลงทะเบียน

2.2.2

กรณีไม่มีค่าลงทะเบียน

2.3

การรายงานผลการประชุม อบรม สัมมนา และการน าความรู้ ทักษะไปใช้ในการพัฒนางาน หน่วยงาน

วิทยาลัยฯ

3

ขั้นตอนการปฏิบัติ

3.1

การอนุมัติส่งบุคลากรเข้าอบรมพัฒนา ภายนอก

3.1.1

หนังสือเชิญอบรมพัฒนาเข้ามาทางส านักงานอธิการบดี

3.1.1.1

เสนอผู้บริหารที่รับผิดชอบพิจารณาบุคลากรเข้าอบรมพัฒนา

ผู้รับผิดชอบ

ขั้นตอนงาน

เอกสาร/ข้อมูล

ส านักอธิการบดี

1. รับหนังสือเชิญ และลงบันทึกหนังสือรับเข้าจากภายนอก

2. เสนอผู้บริหารที่รับผิดชอบเพื่อพิจารณาเบื้องต้น

- หนังสือเชิญจากภายนอก

ผู้บริหารฯ ตามสายการ

3. พิจารณาบุคลากรที่เหมาะสมเข้าร่วมอบรมฯ และอนุมัติเบื้องต้น โดย

(2)

6.2 มีงบประมาณคงเหลือพอเพียง /ไม่มีค่าลงทะเบียน (ด าเนินการ ข้อ 8)

7. เสนอพิจารณาตามสายการบังคับบัญชาถึงอธิการบดีเพื่อพิจารณาอนุมติ

เป็นกรณีพิเศษตามความจ าเป็น

8. จัดท าจดหมายส่งบุคลากรเข้าอบรมพัฒนา เสนออธิการบดีเพื่อลงนาม

อธิการบดี

9. ลงนามในจดหมาย

10. เลขานุการ น าส่งกลับหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านบริหารบุคคล

- จดหมายส่งบุคลากรเข้าอบรม

- แบบฟอร์มการลงทะเบียน

แผนกทรัพยากรบุคคล

11. ท าส าเนาจดหมายและเอกสารเชิญอบรมพัฒนา พร้อมจัดชุดเอกสาร ดังนี้

11.1 ส าหรับผู้เข้าอบรมพัฒนา (จ านวนชุดเท่ากับผู้เข้าอบรม) ประกอบด้วย

1) ส าเนาจดหมายและก าหนดการ (เพื่อประหยัดกระดาษควรท าส าเนา

หน้า-หลัง)

2) แบบฟอร์มรายงานการเข้าร่วมอบรมพัฒนา

3) แบบฟอร์มการขออนุญาตออกนอกสถานที่

11.2 ส าหรับเบิกค่าลงทะเบียน 1 ชุด ประกอบด้วย :-

1) ส าเนาจดหมาย 1 ฉบับ

2) หนังสือเชิญอบรมพัฒนา (ฉบับจริง) 1 ชุด

11.3 ส าหรับเก็บเข้าแฟ้มอบรมพัฒนาประจ าปี ประกอบด้วย

1) ส าเนาจดหมาย 1 ฉบับ

2) หนังสือเชิญอบรมพัฒนา (ฉบับส าเนา) 1 ชุด

11.4 ส าหรับฉบับจริงส่งให้หน่วยงานที่จัดอบรมพัฒนา ประกอบด้วย :-

1) จดหมาย

2) แบบฟอร์มการลงทะเบียนเข้าอบรมพัฒนา

12. น าเอกสาร ข้อ 1 ข้อย่อย 11.1 แจกให้ผู้เข้าอบรมพัฒนา

ส าเนา

- จดหมายส่งบุคลากรเข้าอบรม

- แบบฟอร์มการลงทะเบียน

3.1.2

หนังสือเชิญเข้าร่วมอบรมพัฒนาฯ ไม่ได้เสนอผ่านส านักงานอธิการบดี มี 2 กรณี คือ

3.1.2.1

หนังสือเชิญอบรมพัฒนาเสนอผ่านหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับหัวข้ออบรมพัฒนาโดยตรง

3.1.2.2

หนังสือเชิญอบรมพัฒนาเสนอมายังบุคลากรโดยตรง

(3)

3.1.2.1 หนังสือเชิญอบรมพัฒนาเสนอผ่านหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับหัวข้ออบรมพัฒนาโดยตรง

หน่วยงานอื่น

1. หัวหน้าหน่วยงานพิจารณาบุคลากรในสังกัดเข้าร่วมประชุม อบรม สัมมนา โดย

พิจารณาจากข้อมุล ตามขอบเขต ข้อ 2.1

2. บุคลากรที่มีรายชื่อเข้าประชุม อบรม สัมมนา ลงนามรับทราบ

3. เสนอผู้บริหารที่รับผิดชอบเพื่อพิจารณาอนุมัติ

- หนังสือเชิญเข้าร่วมประชุม

จากภายนอก

รองอธิการฝ่ายบริหารฯ

4. พิจารณาและอนุมัติเบื้องต้น

5. น าส่งหน่วยงานที่รับผิดชอบแผนกทรัพยากรบุคคล เพื่อด าเนินการตามขั้นตอน

ต่อไปเช่นเดียวกัน

จากภายนอก

3.1.2.2 หนังสือเชิญอบรมพัฒนาเสนอมายังบุคลากรโดยตรง

บุคลากร

1. บุคลากรท าบันทึกข้อความขออนุญาตเช้าร่วมการอบรมพัฒนา โดยพิจารณา

จากข้อมุล ตามขอบเขต ข้อ 2.1

2. เสนอหัวหน้าหน่วยงานต้นสังกัด เพื่อขออนุญาตเข้าร่วมการอบรมพัฒนา

จากภายนอก และส าเนา

- บันทึกข้อความขออนุญาต

เข้าร่วมอบรมฯ

หน่วยงานต้นสังกัด

3. หัวหน้าหน่วยงานพิจารณา และลงนามอนุญาต

4. เสนอผู้บริหารที่รับผิดชอบเพื่อพิจารณาอนุมัติ

รองอธิการฝ่ายบริหารฯ

5. พิจารณาและอนุมัติเบื้องต้น

6. น าส่งหน่วยงานที่รับผิดชอบแผนกทรัพยากรบุคคล เพื่อด าเนินการตามขั้นตอน

ต่อไปเช่นเดียวกัน

(4)

3.2

การเบิกจ่ายเงินงบประมาณอบรมพัฒนาให้เป็นไปตามข้อปฏิบัติทางการเงิน พ.ศ.2556

3.2.1

กรณีมีเงินค่าลงทะเบียน

3.2.1.1

ช าระโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร หรือ ธณาณัติ

1. น าเอกสาร ข้อ 3.1.1.1 ข้อย่อย 11.2 ประสานหน่วยงานที่รับผิดชอบด้าน

การเงิน เพื่อเบิกค่าลงทะเบียน

2. รับเงินค่าลงทะเบียนจากหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านการเงิน และ ด าเนินการ

โอนเงินค่าลงทะเบียนผ่านธนาคาร / ส่งธนาณัติ

3. น าเอกสาร ข้อ 1 ข้อย่อย 11.4 พร้อมส าเนาใบโอนเงินค่าลงทะเบียนผ่าน

ธนาคาร / ส าเนาธนาณัติ ส่งโทรสารเพื่อส ารองที่

4. ด าเนินการส่งเอกสารในข้อ 5 ทางไปรษณีย์ยังหน่วยงานที่จัดอบรมพัฒนา

1. ส าเนาจดหมาย

2. หนังสือเชิญอบรมพัฒนาจาก

ภายนอก (ฉบับจริง)

3. บันทึกข้อความขออนุญาต

เข้าอบรมพัฒนา (ถ้ามี / ฉบับ

จริง)

บุคลากรผู้เข้าอบรมฯ

5. รับเอกสาร ข้อ 3.1.1.1 ข้อย่อย 11.1 และท าด าเนินการขออนุมัติออกนอก

สถานที่ โดยแบบฟอร์มฯ ที่ได้รับ

6. เสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานต้นสังกัด และน าส่งที่แผนกทรัพยากรบุคคล

7. รับใบเสร็จรับเงินจากหน่วยงานที่จัดอบรมพัฒนา

8. น าส่งใบเสร็จรับเงินที่ที่แผนกการเงินเงินและทรัพย์สินทันทีที่กลับมา

9. สรุปเนื้อหาการประชุมฯ น าเสนอบน Intranet พร้อมบันทึกลงในแบบฟอร์ม

รายงานสรุปการเข้าร่วมประชุมฯ

10. น ารายงานสรุปการเข้าร่วมประชุมฯ พร้อมทั้งเอกสารประกอบการประชุมฯ

เสนอหัวหน้าหน่วยงานต้นสังกัดลงนาม และส่งไปยังแผนกทรัพยากรบุคคล

- หนังสือขออนุญาตออกนอก

สถานที่

- แบบสรุปการเข้าร่วมประชุม

อบรม สัมมนา

11. จัดเก็บรายงานสรุปการเข้าร่วมประชุมฯ เข้าแฟ้มประวัติบุคลากร

12. รวมรวมเอกสารประกอบการประชุมฯ ส่งจัดเก็บ ณ แผนกห้องสมุดฯ

- แบบน าส่งเอกสารเข้าห้องสมุด

(5)

3.2.1.2

ช าระโดยการน าเงินสดไปช าระหน้างาน

1. น าเอกสาร ข้อ 3.1.1.1 ข้อย่อย 11.2 ประสานหน่วยงานที่รับผิดชอบด้าน

การเงิน เพื่อเบิกค่าลงทะเบียน

2 น าเอกสาร ข้อ 1 ข้อย่อย 11.4 ส่งโทรสารเพื่อส ารองที่และลงทะเบียนเข้าร่วม

อบรมพัฒนา

4. รับเงินค่าลงทะเบียนจากหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านการเงิน และส่งมอบให้

บุคลากรผู้ที่เข้าอบรมพัฒนา พร้อมกับเอกสารตามข้อ 3.1.1.1 ข้อย่อย 11.1

1. ส าเนาจดหมาย

2. หนังสือเชิญอบรมพัฒนาจาก

ภายนอก (ฉบับจริง)

เข้าอบรมพัฒนา (ถ้ามี / ฉบับ

จริง)

5. รับเอกสาร ข้อ 3.1.1.1 ข้อย่อย 11.1 และท าด าเนินการขออนุมัติออกนอก

สถานที่ โดยแบบฟอร์มฯ ที่ได้รับ

6. เสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานต้นสังกัด และน าส่งที่แผนกทรัพยากรบุคตคล

7. ช าระเงินหน้างาน และรับใบเสร็จรับเงินจากหน่วยงานที่จัดอบรมพัฒนา

8. น าส่งใบเสร็จรับเงินที่ที่แผนกการเงินเงินและทรัพย์สินทันทีที่กลับมา

9. สรุปเนื้อหาการประชุมฯ น าเสนอบน Intranet พร้อมบันทึกลงในแบบฟอร์ม

รายงานสรุปการเข้าร่วมประชุมฯ

10. น ารายงานสรุปการเข้าร่วมประชุมฯ พร้อมทั้งเอกสารประกอบการประชุมฯ

เสนอหัวหน้าหน่วยงานต้นสังกัดลงนาม และส่งไปยังแผนกทรัพยากรบุคคล

12. รวมรวมเอกสารประกอบการประชุมฯ ส่งจัดเก็บ ณ แผนกห้องสมุดฯ

- แบบน าส่งเอกสารเข้าห้องสมุด

(6)

3.2.2

กรณี ไม่มีค่าลงทะเบียน

1. น าเอกสาร ข้อ 1 ข้อย่อย 11.4 ส่งโทรสารเพื่อส ารองที่/ลงทะเบียนเข้าอบรม

ส าเนา

1. หนังสือเชิญจากภายนอก

เข้าอบรมฯ

3. ขั้นตอนเหมือน ข้อ 3.2.1

4. ขั้นตอนเหมือน ข้อ 3.2.1

3.3

การรายงานผลการประชุม อบรม สัมมนา และการน าความรู้ ทักษะไปใช้ในการพัฒนางาน ฯ

1. สรุปเนื้อหาการประชุมฯ และน าเสนอบน Intranet พร้อมบันทึกลง

ในแบบฟอร์มรายงานสรุปการเข้าร่วมประชุมฯ

2. น ารายงานสรุปการเข้าร่วมประชุมฯ พร้อมทั้งเอกสาร วัสดุ อุปกรณ์

ประกอบการประชุมฯ เสนอผู้บังคับบัญชาตามสายงาน

4. รวมรวมเอกสาร วัสดุ อุปกรณ์ ประกอบการประชุมฯ ส่งจัดเก็บ ณ แผนก

ห้องสมุดฯ

5. ส่งแบบส ารวจติดตามผลการน าความรู้ ทักษะ จากการเข้ารับการอบรมฯ มา

ใช้พัฒนางาน / หน่วยงาน / วิทยาลัยฯ

- แบบส ารวจติดตามการน า

ความรู้ ทักษะ ไปใช้พัฒนางาน

หน่วยงาน วิทยาลัย

6. รายงานการน าความรู้ ทักษะ ที่ได้รับจากการอบรมฯ มาใช้พัฒนางาน

หน่วยงาน วิทยาลัยฯ

7. เสนอหัวหน้าหน่วยงานตามล าดับ

- แบบส ารวจการน าความรู้

ทักษะ ไปใช้พัฒนางาน

หน่วยงาน วิทยาลัย

8. บันทึกการน าความรู้ ทักษะ ที่ได้รับจากการอบรมฯ มาใช้พัฒนางาน

หน่วยงาน วิทยาลัยฯ

9. เสนอหัวหน้าหน่วยงานตามล าดับ

- บันทึกสรุปฯ

(7)

4.0

กฎระเบียบ ข้อก าหนดที่เกี่ยวข้อง

4.1 ข้อบังคับวิทยาลัยเซนต์หลุยส์ ว่าด้วยการบริหารงานบุคคล พ.ศ.2555

4.2 ข้อปฏิบัติทางการเงิน พ.ศ.2556

4.3 แผนกลยุทธ์วิทยาลัยเซนต์หลุยส์ ระยะที่ 3 ( ปีการศึกษา 2555 – 2559)

5.0

การควบคุมเอกสาร

เอกสารในระบบบริหารคุณภาพได้มีการเก็บรักษาและควบคุมดังนี ้

ชื่อเอกสาร สถานที่เก็บต้นฉบับ ผู้รับผิดชอบ การจัดเก็บ ระยะเวลา ผู้เข้าถึงเอกสาร 4.1 ส าเนาจดหมายน าส่งบุคลากร เข้ารับการอบรมฯ / เอกสารเชิญ ประชุมฯ แผนกทรัพยากรบุคคล พนักงานบุคคล เรียงตามวันที่/เดือน/ ปี ของจดหมายออก 2 ปีการศึกษา หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล, พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล 4.2 รายงานสรุปการเข้าประชุมฯ แผนกทรัพยากรบุคคล พนักงานบุคคล เรียงตามวันที่/เดือน/ ปี ที่เข้าประชุมฯ 5 ปีการศึกษา หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล, พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล 4.3 เอกสารประกอบการประชุมฯ แผนกห้องสมุดฯ พนักงานห้องสมุด / บรรณารักษ์ เรียงตามเลขเอกสาร ที่ส่งเข้าห้องสมุด ตลอดไป บุคลากรทุกคน 4.4 แบบส ารวจความต้องการในการ อบรมพัฒนาตนเอง แผนกทรัพยากรบุคคล พนักงานบุคคล จ าแนกตามสายงาน และรหัสพนักงาน 5 ปีการศึกษา หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล, พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล

6. สื่อ / เอกสารอ้างอิง

6.1 ระบบ

SLC Human Resource Information System (HRIS)

6.2 Internet ได้แก่

http://www.slc.ac.th

http://www.siamhrm.com

http://slc.saintlouis.or.th

เว็บไซต์ทรัพยากรบุคคล วิทยาลัยเซนต์หลุยส์ hr.slc.ac.th

6.3 วิธีปฏิบัติงานวิทยาลัยเซนต์หลุยส์ เรื่อง การประชุม อบรม สัมมนา

(8)

(9)

(10)

//www.slc.ac.th

http://www.siamhrm.com

http://slc.saintlouis.or.th