Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía
Mayor
Hoja: 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General
de Administración Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Formulación de
estados financieros y avance presupuestal Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
Registra auxiliares de deudores
diversos y acreedores
Verifica y actualiza cuentas de activo fijo
Inicio Formula estados financieros y avance presupuestal Firma estados financieros y avance presupuestal y turna a OM Elabora póliza de diario Recibe y firma estados financieros y avance presupuestal y turna
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía
Mayor Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección General
de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05 Nombre del Procedimiento Formulación de
estados financieros y avance presupuestal
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Oficialía Mayor
1
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ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto
público del Poder Judicial del Estado
SUBPROCESO: Evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005
ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración
PROCEDIMIENTO: Elaboración de los informes trimestrales de los programas
presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Remitir trimestralmente a la Secretaría de Hacienda, para los efectos legales
correspondientes, el avance en la consecución de las metas previstas por el Poder Judicial del Estado de Sonora y del ejercicio presupuestal del período que corresponda
II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA
A la Dirección General de Administración
III. ALCANCE
Aplica a todos los procedimientos de elaboración de informes trimestrales de los programas presupuestos desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora
IV. DEFINICIONES
PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor
DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda
V. REFERENCIAS
Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora
Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Decreto que Aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora
Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia
VI. POLÍTICAS
1. Se deberá contar con el avance del ejercicio presupuestal al cierre del trimestre que corresponda
2. Se solicitará a los órganos del Poder Judicial la información relativa a la evaluación del trimestre que corresponda estableciendo fecha de remisión
3. Se deberá enviar a los órganos del Poder Judicial el avance acumulado del trimestre anterior VII. PRODUCTOS • • • • •
3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda
IX. INDICADORES
N° de informes trimestrales remitidos/ Total de informes trimestrales elaborados.
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
OMDGA-007. Análisis Sectorial
OMDGA-008. Análisis Programático – Presupuestal
OMDGA-009. Informe de Avance Programático – Presupuestal
XI. ANEXOS
OMDGA-031. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora
XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • • • • • •
Evaluar trimestralmente los programas-presupuesto a cargo del Poder Judicial Solicitar el avance del ejercicio presupuestal al cierre del trimestre que corresponda Remitir los informes trimestrales en los plazos determinados por la Secretaría de Hacienda para los efectos legales que correspondan, así como a las instancias correspondientes
Personal de la DGA
Recibir, analizar, concentrar y capturar la información relativa a la evaluación trimestral de los programas-presupuesto del Poder Judicial, en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda
Asesorar a los órganos del Poder Judicial en asuntos relativos con las evaluaciones trimestrales
Integrar y generar el informe trimestral del período correspondiente y archivo en disco
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro
Dirección General de Administración
1. Recibe oficio y guía enviados por la Secretaría de Hacienda para la elaboración de informes trimestrales de los programas-presupuesto del Poder Judicial del Estado
Oficio Guía
2. Analiza guía y define los asuntos susceptibles de incorporarse en el informe trimestral correspondiente
3. Solicita avance presupuestal del cierre del trimestre requerido a la Secretaría de Hacienda
4. Integra y actualiza formatos
trimestrales para solicitar información a los órganos del Poder Judicial del Estado
Formato
5. Elabora oficio y remite formatos a los
órganos del Poder Judicial del Estado Oficio Formato
Órganos del Poder Judicial
6. Reciben formatos y registran avances de los asuntos evaluados y remiten a la Dirección General de Administración
Dirección General de Administración
7. Recibe formatos de los órganos del Poder Judicial, analiza información programática presupuestal y concentra y captura información en los formatos indicados por la Secretaría de
Hacienda
8. Ajusta y modifica metas en caso de solicitarse por algún órgano del Poder Judicial previa autorización de la Secretaría de Hacienda
9. Integra y genera informe trimestral y archivo en disco correspondiente
Informe trimestral Archivo en disco
10. Remite informe trimestral requerido y archivo en disco a la Secretaría de Hacienda y otras instancias para los
Oficio
Informe trimestral Archivo en disco
11. Archiva documento Informe trimestral
OMDGA-007
SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANÁLISIS SECTORIAL
TRIMESTRE: DEPENDENCIA:
Sistema estatal de evaluación del desempeño
La primera parte se refiere al encabezado del formato.
En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotará el trimestre al que corresponda el informe.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.
En el espacio correspondiente a dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
Resultados: Se analizará la información y se mostrarán los resultados trimestrales, la evolución del sector de la economía estatal y su impacto en el ámbito social como parte de los programas y acciones derivadas del Plan Estatal de Desarrollo.
Su estructura se realizará de acuerdo a los programas formulados. En él se describirán los logros y resultados cuantitativos y cualitativos alcanzados en cada uno de los programas del trimestre correspondiente. Se deberán aportar elementos de auto evaluación. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.
Nota: Este formato no es requerido actualmente en los informes trimestrales. Sin embargo el Poder Judicial lo seguirá utilizando en virtud de que para la formulación de la Cuenta Pública este formato si es necesario. Lo anterior permitirá tener la información sectorial debidamente ubicada.
OMDGA-008
SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANÁLISIS PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL
TRIMESTRE: DEPENDENCIA:
Sistema estatal de evaluación del desempeño
Se analizará en el texto los principales logros, así como las variaciones en metas y en gasto autorizado que se reporten en el ejercicio. Deberán justificarse las modificaciones explicando los motivos y causas que la originaron, comentando de manera crítica las causas de las desviaciones, tanto en metas como en el gasto.
La primera parte se refiere al encabezado del formato
En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotara el trimestre al que corresponda el informe.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.
En el espacio correspondiente a dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
Resultados: En este apartado se analizará en términos generales, el comportamiento del gasto total de la dependencia, con un enfoque a los resultados obtenidos. Se explicarán las causas generales de la variación del gasto total ejercido con respecto al presupuesto original, destacando los programas y acciones desarrolladas, así como su importancia en el contexto global de las actividades de la dependencia.
Una vez realizada la explicación general a nivel dependencia, se procederá al análisis de los factores que influyeron en el logro de las metas, conforme a los siguientes lineamientos:
Se identificará la clave y nombre de la unidad responsable que será analizada.
Las desviaciones y su respectiva justificación deberán referirse en todos los casos al presupuesto y a las líneas de acción y metas originales autorizadas por el Congreso del Estado; por lo tanto, las modificaciones autorizadas al original y su correspondiente explicación formarán parte de los argumentos que justificarán la desviación total respecto al original.
Aquellas líneas de acción que no hayan sido presupuestadas o cuyas metas no hayan sido cuantificadas originalmente, requerirán invariablemente de la justificación correspondiente.
Las explicaciones de las desviaciones en el avance físico deberán considerar entre otros elementos: la correspondencia entre lo realizado y la disponibilidad de recursos financieros; factores de orden operativo y administrativo que afectaron su desarrollo; lineamientos presupuestales y programación de actividades; incumplimiento de proveedores o contratistas; fenómenos naturales extraordinarios, entre otras causas.
Las explicaciones a las desviaciones financieras tomarán en cuenta, entre otros elementos; cambio en los supuestos macroeconómicos utilizados en la programación original (Inflación, tipo de cambio o devaluación, en su caso, ritmo de actividad económica, etc.); problemas operativos y administrativos que incidieron en el costo; cambio en los índices de eficiencia y productividad, entre otros.
OMDGA-009
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARIA DE HACIENDA SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN
INFORME DE AVANCE PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL TRIMESTRE:
Clave programática Calendario de metas
Programado Realizado
Original Anual Modifi. Anual Trimestre Trimestre Acumulado
Dep UR ER Prog. CP Proc . LA Meta Descripción Unidad de
medida Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto
Avance finan- ciero % Avance físico %
Informe de Avance Presupuestal
La primera parte se refiere al encabezado del formato.
En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotará el trimestre que corresponda. La segunda parte corresponde al cuerpo del formato se conforma por (17) columnas: 1). Dependencia (DEP): Se anotará la clave de la dependencia.
2). Unidad Responsable: (UR): Se anotará la clave de la unidad responsable.
3). Eje Rector (ER): Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo, donde se ubican las actividades a desarrollar.
4). Programa (PROG): Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector.
5). Categoría Programática (CP): Se anotará la codificación que corresponda a esta categoría. Las categorías programáticas se componen de las letras A, que es la actividad institucional; P, proyectos estratégicos y la I que son proyectos de inversión, a las que se les adicionar dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01.
6). Procesos (PROC): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable.
7). Línea de Acción (LA): En esta columna se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002) que correspondan de acuerdo a la clave presupuestal asignada en el Presupuesto de Egresos del Estado. Ejemplo: 02-01-1-05-A01-CA-001 corresponde a una línea de acción de la Presidencia del STJ.
8). Meta: En esta columna se anotarán los dígitos asignados a la meta en el Presupuesto de Egresos del Estado, en número progresivo (01,02).
9). Descripción: En esta columna se anotará a la altura de la clave que corresponda, la denominación de la dependencia, unidad responsable, eje rector, programa, categoría programática, proceso, línea de acción y meta. En ningún caso deberán aparecer espacios en blanco en la descripción de cualquiera de estos conceptos.
10). Unidad de Medida: Se anotarán aquellas unidades de medida con las que se identifiquen las actividades a realizar, las cuales deberán coincidir con las empleadas en el Presupuesto de Egresos. En caso de metas no consideradas en este documento, las nuevas unidades de medida deberán ser representativas del producto o resultado final; se
11). Programado Original Anual: En estas columnas se anotarán las metas y montos autorizados en el Presupuesto de Egresos Estatal. A la altura de la descripción de la meta y de su unidad de medida se anotarán las cantidades autorizadas para todo el ejercicio. En la columna de gasto a la altura de la unidad responsable, se anotará el monto total autorizado. Las descripciones y cantidades que aparezcan como originales deberán permanecer como tales durante todo el ejercicio.
12). Programado Modificado Anual: En esta columna se consignarán las metas y los montos modificados autorizados por la Secretaría de Hacienda.
13). Programado en el Trimestre: De acuerdo al calendario trimestral considerado en el Presupuesto de Egresos y el calendario de gasto, en estas columnas se registrarán las metas y los montos correspondientes, originales o modificados.
14). Realizado en el Trimestre: En estas columnas se anotarán las metas alcanzadas en el período. El gasto ejercido se anotará a nivel de la unidad responsable.
15). Realizado Acumulado: Se registrarán en forma acumulada las metas y logros alcanzados durante el ejercicio, así como el gasto total ejercido, acumulado al cierre de cada trimestre.
16). Avance Financiero: En este espacio se anotará, a la altura de la unidad responsable, el porcentaje resultante de la división del monto acumulado ejercido al trimestre entre lo programado anual original por cien.
17). Avance Físico: En términos porcentuales, se anotará el avance acumulado logrado al cierre del trimestre, comparado con las metas originales anuales.
Nota: Los montos presupuestales se anotarán en pesos, redondeados sin utilizar centavos.
OMDGA031