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Nombre del Procedimiento:
Licitación de Obra Pública
Objetivo del Procedimiento:
Abastecer a los áreas de la Universidad Autónoma de Nayarit que soliciten la construcción, instalación, conservación, mantenimiento, reparación y demolición de bienes inmuebles a través de los procedimientos de licitación pública, invitación a cuando menos tres oferentes y adjudicación directa para que puedan cumplir con sus funciones de manera eficaz y eficiente.
Normas de Operación:
La solicitud de presupuesto lo realiza a través de una reunión con los contratistas en donde les puede mostrar los requerimientos del proyecto mediante un catalogo ciego, planos o con el proyecto ejecutivo.
Los anticipos que se les pueden otorgar a los contratistas podrán ser del 30% o hasta el 50% dependiendo del tipo de obra.
Una garantía es un documento que busca asegurar el cumplimiento de una obligación, garantiza el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Las fianzas son:
o Para el cumplimiento del contrato
o Vicios ocultos (se entrega hasta que se culmine la obra) o De anticipo
El Contrato y las Actas que se requieren para llevar a cabo el procedimiento de licitación los elaborará el Asesor Jurídico del Patronato de la UAN.
Los Cheques solo podrán ser firmados por el Presidente y el Tesorero del Patronato de la UAN y la póliza de cheques deberá contener firma de la Coordinadora General del Patronato y la antefirma del Auxiliar Administrativo.
Cuando el Patronato de la UAN recibe del contratista obra pública, formaliza la entrega mediante Acta de Entrega – Recepción, misma que debe de ser firmada por el Presidente, el Tesorero y el Área Responsable de Obra Pública y por la otra parte, el Contratista.
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Cuando el Patronato de la UAN realiza la entrega al Órgano Usuario, lo lleva a cabo mediante Acta de Entrega – Recepción. El Acta la firman el Presidente, el Tesorero, y el Área Responsable de Obra Pública por parte del Patronato de la UAN; y por parte de la Universidad, el Secretario de Administración y Finanzas. (Eliminación de acuse de recibo)
La asistencia a las Juntas de Aclaraciones, Reuniones de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y Aperturas Económicas es libre y pueden presentarse cualquier persona sin tener voz y voto.
La asistencia a las Juntas de Aclaraciones no son obligatorias para los licitantes. La Reunión de Recepción de Propuestas y de Apertura Técnica es obligatoria
para todos los licitantes.
En el proceso de invitación a cuando menos tres contratistas, deberán de ser mínimo tres como su nombre lo indica.
El proceso de licitación pública podrá llevarse a cabo aun cuando solamente haya una empresa licitante debidamente inscrita. Y se declarará desierta cuando ninguna empresa se haya inscrito o ninguna de las inscritas cumple con las condiciones técnicas, económicas y legales exigidas por el Patronato.
Si se llegará a declarar desierta en una segunda licitación se pasará a una adjudicación directa.
Para poder iniciar con la gestión de la obra pública es necesario que el Órgano Usuario o el Patronato un presente un Proyecto Ejecutivo con los siguientes requisitos (enunciativos más no limitativos):
o Memoria descriptiva del proyecto o Localización del proyecto
Localización de la obra (plano de localización) o Plano del estado actual
Plantas arquitectónicas Cortes Elevaciones o Propuesta Planos arquitectónicos Cortes Elevaciones Estructurales Especificaciones
Instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, electromecánicas (aires acondicionados), voz y datos (telefonía, Internet, sistemas Acústicos, musicalización, etc.)
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Planos de herrería Planos de carpintería Planos de acabados o Especificaciones de obra o Generadores de obra o Análisis de precios unitarios o Presupuesto La elaboración de estimaciones dependerán de los avances de la obra y los tiempos en que se estipulen de entrega de la misma, estimaciones que pueden realizarse desde los 15 días o de manera mensual.
Se realizarán pagos parciales durante el proceso de la obra a través de las estimaciones.
Para poder realizar pagos parciales es necesario presentar las estimaciones con notas de Bitácora de Obra, Generadoras de Obras y fotografías, y en su caso pruebas de laboratorio.
La Bitácora de Obra sirve para registrar avances, calidad y cambios de proyectos y especificaciones de obra.
Cuando se recibe la obra se revisa el buen funcionamiento de equipo e instalaciones. Las excepciones que se pueden dar en el proceso de licitación pública se encuentran
descritas en la Ley de Obra Pública del estado en el capítulo V, artículo 57.
Los excedentes de obra se plasman en el formato de estimación como conceptos extraordinarios o en cuadros comparativos para incremento de volumen.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública
AREA: Estructura Administrativa del Patronato de la
UAN. DEPARTAMENTO: Área Responsable de Obra Pública
RESPONSABLE ACT.
NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O DOCUMENTO ASESOR DE OBRA PÚBLICA 1 INICIA PROCEDIMIENTO
Recibe de la Coordinación General copias del Acta de Sesión aprobada, y copia del Certificado de Tesorería para corroborar que existe recurso para realizar la obra.
Acta de Sesión Seguimiento de
Acuerdos Certificado de
Tesorería 2 Se reúne con el Órgano Usuario, le solicita y recibe de él, el
Proyecto Ejecutivo. Revisa que el Proyecto cumpla con los requisitos descritos en las normas de operación. Empieza a integrar expediente con el acta de sesión y el certificado de tesorería.
Proyecto Ejecutivo Expediente
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NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS
Solicita y recibe de la Coordinación General recursos para complementar el expediente técnico y realiza las acciones necesarias para obtenerlo.
Conecta con la actividad no. 4
4
CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS
Solicita y recibe Presupuestos de cuando menos 3 contratistas, analiza si los montos son de 4,445 salarios mínimos vigentes o menos. Integra proyecto ejecutivo en expediente.
Presupuestos
SON DE 4,445 SALARIOS MÍNIMOS O MÁS. Conecta con la actividad no. 24.
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ASESOR DE OBRA PÚBLICA
Directa (2O) eligiendo al contratista que haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Turna el original del Dictamen al expediente.
6 Emite Oficio (O y C) informándole al contratista que le fue adjudicada la obra solicitándole se presente en las instalaciones de la Estructura Administrativa del Patronato en los próximos 10 días naturales a firmar contrato, integra copia del mismo al expediente.
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NO SE PRESENTÓ
Adjudica la realización de la obra a la segunda propuesta más solvente.
Conecta con la actividad no. 6
8
SE PRESENTÓ
Recibe al contratista y verifica si se encuentra registrado en el padrón de contratistas. Integra al expediente los presupuestos recibidos.
9
NO ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS
Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formato requisitado y documentos. Emite Oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación.
Conecta con la actividad no. 10
Registro de Padrón de Contratistas
10
ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS.
Analiza requerimientos llegando a un acuerdo, elabora contrato en 2 originales (mediante el Asesor Jurídico del Patronato), le solicita lo firme y se lo entrega, pide entregue garantías en el tiempo establecido. Integra un original del contrato al expediente.
Contrato
11
Recibe garantías y factura del contratista solicitando anticipo. Verifica que se encuentren elaboradas correctamente.
Garantías Factura de
anticipo
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ASESOR DE OBRA PÚBLICA
12
Regresa garantías y/o factura al contratista y solicita realizar las modificaciones necesarias a las mismas.
Conecta con la actividad no. 11
13
ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE.
Entrega la factura del anticipo a la Coordinación General para realización del pago. (Ver procedimiento de pago). Solicita inicien con la obra en la fecha estipulada en el contrato. Integra garantías al expediente.
14
Registra en Bitácora de Obra el inicio y la evolución de la misma, lleva a cabo Estimaciones (O y C) y solicita a la Coordinadora General realizar pagos parciales durante su proceso en base a ellas. (Ver procedimiento de pago).
Integra original de las estimaciones y copia de la factura al expediente y la factura original a la Coordinación General para contabilidad. Archiva Bitácora temporalmente.
15 Recibe la obra terminada y revisa que la obra física cumpla con las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo y con su funcionamiento.
16 NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS NI CON SU FUNCIONAMIENTO.
Solicita al contratista que realice las modificaciones necesarias y se apegue a las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo.
Conecta con la actividad no. 15
17 CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CON SU FUNCIONAMIENTO.
Revisa si existen excedentes significativos a través del análisis de los “Cuadros Comparativos, Generadores de Obra y Análisis de Precios Unitarios”. Cuadros Comparativos Generadores de Obra Precios Unitarios. ASESOR DE OBRA PÚBLICA
NO EXISTEN EXCEDENTES SIGNIFICATIVOS. Conecta con la actividad no. 21
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18 Analiza si los conceptos plasmados fueron autorizados conforme a la Bitácora de Obra.
19 NO ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA
Comunica al contratista que solo se autorizarán los conceptos establecidos en el contrato y en la Bitácora de Obra.
Conecta con la actividad no. 21.
20
ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA
Solicita y obtiene autorización del presupuesto para realizar el pago del excedente mediante sesión de Junta de Gobierno con la copia del Acta de Sesión. (Ver procedimiento de Atención de Solicitudes de Programas y/o Proyectos).
Acta de Sesión
21
Hace estimación final y recibe del contratista factura y recibo amparando el costo total de la obra.
Integra al expediente los cuadros comparativos, los generadores de obra y los precios unitarios.
Estimación final
Factura Recibo 22 Hace constar la entrega satisfactoria de la obra pública mediante
Acta de Entrega-Recepción en donde firman miembros del Patronato y el contratista. Entrega factura a la Coordinación General y solicita realice el pago total. (Ver procedimiento de pago). Entrega copia del Acta al contratista e integra la original de la misma junto con la estimación final, copia de la factura y el recibo al expediente.
Acta de Entrega- Recepción
NOTA. Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega –
Recepción están descritas en las normas de operación.
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
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Realiza entrega de obra al Órgano Usuario de la UAN mediante Acta de Entrega – Recepción (2O) debidamente firmados.
Integra un original del Acta de Entrega al expediente. Entrega las segundas originales a la Secretaría de Administración y Finanzas de la UAN. TERMINA PROCEDIMIENTO. Acta de Entrega- Recepción Acuse de recibido
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ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Conecta con la actividad no. 41
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NO ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS.
Determina que la forma de realizar la adjudicación sea a través de una invitación a cuando menos 3 contratistas.
25 Define la Convocatoria, Invitación y “Bases de Licitación a cuando menos tres Contratistas” (4O) en base a las características de la obra y a los requisitos marcados en la Ley de Obra Pública en el art. 25 Elige a los posibles licitantes, les envía invitación y revisa si se encuentran registrados en el Padrón de Contratistas. Archiva invitación en expediente.
Convocatoria Invitación Bases de Licitación
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NO ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS.
Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formato requisitado y documentos. Emite oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación.
Conecta con la actividad no. 27.
Registro de Padrón de Contratistas Documentos (requisitos) Oficio de Asignación
27 ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS
Recibe de los licitantes las fichas de depósito por la compra de las bases y convocatoria, se les entrega y emite mediante el Auxiliar Administrativo recibos de pago como comprobante del mismo.
Integra al archivo de la contabilidad las fichas de depósito y una copia de los recibos de pago y al expediente originales de la convocatoria, de las bases de licitación y copia de los recibos de pago.
ASESOR DE OBRA PÚBLICA
28 Realiza visita de obra verificando físicamente el lugar en donde se llevará a cabo la misma y solicita a los convocados presenten las dudas al área técnica para que prepare las respuestas y
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darlas a conocer en la Junta de Aclaraciones.
29 Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los licitantes y demás personas que acudan, resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones y distribuye las copias necesarias según el número de asistentes. Integra Acta y dudas en expediente
Acta de Aclaraciones
30 Verifica si se presentaron el mínimo de licitantes antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica.
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NO SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE LICITANTES.
Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original al expediente, mismo que archiva definitivamente.
Conecta con la actividad no. 25.
Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica 32
SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE LICITANTES.
Lleva a cabo reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida establecidas en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia. Propuestas Técnicas Propuestas Económicas ASESOR DE OBRA PÚBLICA 33
NO CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA
Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente.
Conecta con la actividad no. 25.
Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica 34
CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA
Lleva a cabo el análisis detallado de las propuestas técnicas de los contratistas. Emite Dictamen Técnico de resultados del análisis y lo integra al expediente.
Dictamen Técnico
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35 Lleva a cabo reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el dictamen y verifica si cumplen con los requerimientos económicos (cuantitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia.
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NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS
Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente.
Conecta con la actividad no. 25.
Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica 37
CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS
Revisa las propuestas económicas y verifican que cumplan con los requerimientos económicos (cualitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia.
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NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS
Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres Contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente.
Conecta con la actividad no. 25.
Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica ASESOR DE OBRA PÚBLICA
39 Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas económicas de los contratistas. Emite Dictamen de Resultados del análisis económico.
40 Lleva a cabo reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y Emite fallo mediante Acta de Dictamen Económico y Fallo donde se indica al contratista que se le adjudicará la obra o el servicio, razón de la invitación.
Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente.
Acta de Dictamen Económico y Fallo
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Conecta con la actividad no. 6
41 Define Convocatoria y Bases de Licitación Pública (O y 3C) de acuerdo con los requisitos contemplados en el Artículo 25 de la Ley de Obra Pública del Estado de Nayarit.
Bases de Licitación Convocatoria 42 Solicita mediante oficio (O y 3C) la publicación de la Convocatoria
en el Periódico Oficial y en un Periódico Estatal.
Oficio de Solicitud
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NO HUBO RESPUESTA DE LICITANTES.
Emite Acta declarando desierta la Licitación Pública. Y la archiva en el expediente.
Conecta con la actividad no. 41.
Acta de Declaración 44 HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO UN LICITANTE.
Recibe ficha de depósito de banco como pago por la compra de las bases y emite recibo de pago a través de la Auxiliar Administrativo.
Entrega original del recibo de pago a los contratistas junto con las Bases de Licitación, integra al archivo de contabilidad fichas de pago y copia de los recibos de pago y al expediente le integra copias de los recibos de pago.
Conecta con la actividad no. 29.
Fichas de depósito Recibos de