a) Numeración y distribución de Resoluciones Ejecutivas Municipales, Ordenanzas, Resoluciones Administrativas, Otras de acuerdo a Ley.
b) Publicación y difusión de Normas, Resoluciones Ejecutivas Municipales, Ordenanzas y Acuerdos adoptados por el Concejo Municipal Provincial.
c) La Agenda del Alcalde Provincial
d) Las Audiencias con el Alcalde Provincial.
e) Agenda para las sesiones del Concejo Municipal.
f) Fedateo de documentación oficial del Gobierno Municipal Provincial. g) Inventario de Control de Préstamo y Consulta de material bibliográfico. h) Codificación de la bibliografía y Archivo por temática.
FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS: N° DE CAP: 11 CÓDIGO: D4-05-295-2
Denominación del Cargo: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II SECRETARIO GENERAL (Cargo de Confianza) Funciones Específicas:
a) Planificar, administrar, evaluar y desarrollar el Sistema de Trámite Documentario, Archivo y Centro Documentario (CENDOC).
b) Recepcionar y atender a comisiones o delegaciones en asuntos relacionados con la entidad.
c) Asesorar al Alcalde Provincial en la formulación de políticas, normas y procedimientos. d) Supervisar el proceso de trascripción, publicación y difusión de las normas, y Acuerdos
adoptados por el Concejo Municipal Provincial, Resoluciones Ejecutivas Municipales, y otras normas dispuestas por el Concejo y la Alcaldía Provincial
e) Efectuar el seguimiento a los expedientes y documentación en general, asegurando la celeridad y oportunidad en la fluidez de la información.
f) Coordinar la planificación, organización y apoyo logístico para la realización de las reuniones y demás actividades programadas por la Alcaldía.
g) Redactar Actas de las Sesiones de Concejo Municipal y suscribirlas con el Alcalde Provincial.
h) Redactar Ordenanzas Municipales, Acuerdos y Proyectar Resoluciones aprobadas por el Concejo Provincial y Alcaldía.
i) Programar la Agenda para las Sesiones de Concejo convocadas por el Alcalde Provincial.
j) Coordinar la oportuna atención de la documentación que ingresa a la Alcaldía, proveniente de diferentes instituciones publicas y privadas agilizando su tramitación. k) Supervisar la política de orientación al publico y garantizar el acceso a la información
que produzca o procese la Municipalidad Provincial.
m) Las demás funciones que le sean asignadas por la Alcaldía.
Línea de Autoridad:
a) Depende directamente del Alcalde provincial.
b) Tiene mando directo sobre el personal profesional y técnico de la Secretaría General.
Responsabilidades:
a) De asesorar al Alcalde Provincial en la formulación de políticas, normas y procedimientos.
b) De supervisar el trabajo del personal que tiene a su mando. c) De los bienes y materiales que tiene asignados.
Requisitos Mínimos:
a) Título universitario en Ciencias Sociales u otro que incluya estudios relacionados con la especialidad o grado de bachiller.
b) Experiencia en labores técnico-administrativas. c) Capacitación especializada en el área.
N° DE CAP: 12 CÓDIGO: T2-05-675-2 Denominación del Cargo: SECRETARIA II Funciones Especificas:
a) Organizar y supervisar óptimamente las actividades de apoyo técnico administrativo secretarial de la Secretaria General.
b) Organizar oportunamente la documentación para la atención destinada y proveniente de las demás dependencias de la Municipalidad.
c) Realizar coordinaciones de su competencia con las demás dependencias de la Municipalidad Provincial.
d) Atender con fluidez las comunicaciones orales, escritas y telefónicas, utilizando una adecuada redacción.
e) Administrar documentos clasificados y participar en la elaboración de procedimientos de cierta complejidad.
f) Organizar el control y el seguimiento de los expedientes que ingresan a la Secretaria General, preparando periódicamente los informes de situación utilizando sistemas de cómputo.
g) Automatizar la documentación por medios informáticos.
h) Mantener un trato amable y cortes con el público y con todo el personal de la Municipalidad.
i) Las demás funciones que le asigne el Secretario General.
Línea de Autoridad:
Depende directamente del Secretario General
Responsabilidades:
a) Del óptimo cumplimiento de sus funciones técnico administrativas. b) Los bienes y acervo documentario que tiene asignados la Unidad.
Requisitos Mínimos:
a) Título de Secretariado Ejecutivo o Grado de Bachiller en Administración Secretarial otorgado por una entidad autorizada por el Ministerio de Educación.
b) Experiencia en labores de Secretariado.
c) Capacitación acreditada en sistemas operativos (D.O.S) cursos de procesador de textos, hojas de cálculo y manejador de base de datos e Internet.
N° DE CAP: 13 CÓDIGO: T1-05-675-1 Denominación del Cargo: SECRETARIA I Funciones Específicas:
a) Apoyar las actividades de apoyo técnico administrativo secretarial de la Secretaria General.
b) Preparar la documentación para la atención destinada y proveniente de las demás dependencias de la Municipalidad, previo conocimiento de las funciones de la Secretaria General.
c) Apoyar las coordinaciones de competencia de la Secretaria General, con las demás dependencias de la Municipalidad, a fin de consolidar las gestiones de la misma.
d) Apoyar en la atención de las comunicaciones orales, escritas y telefónicas, utilizando una redacción con criterio propio, según indicaciones especificas.
e) Recibir, analizar, sistematizar y archivar la documentación clasificada.
f) Efectuar el seguimiento de los expedientes que ingresan a la Secretaria General, preparando periódicamente los informes de situación.
g) Automatizar la documentación por medios informáticos.
h) Mantener un trato amable y cortés con el público y con todo el personal de la Secretaria General.
i) Las demás funciones que le asigne el Secretario Municipal.
Línea de Autoridad:
Depende directamente del Secretario General.
Responsabilidades:
a) Del óptimo cumplimiento de sus funciones técnico administrativas. b) De los bienes y acervo documentario que tiene asignados.
Requisitos Mínimos:
a) Título de Secretariado Ejecutivo o Grado de Bachiller en Administración Secretarial, otorgado por una entidad autorizada por el Ministerio de Educación.
b) Experiencia en labores de Secretariado.
c) Capacitación acreditada en sistemas operativos, curso de procesador de textos, hojas de cálculo y manejador de base de datos e Internet.