LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “20 DE JULIO” FECHA: 01/04/2016 VERSIÓN: 1
MANUAL DE PROCESOS CÓDIGO: 001
I IDENTIFICACIÓN Proceso: Registro de ingresos
Objetivo: Controlar el pago y el registro de las transacciones generadas por la aportación de los socios.
Responsable: Tesorero, Socios, Contador, Secretario de Finanzas, Presidente de la Asamblea General.
II ACTIVIDADES
1.
El Tesorero revisa el aporte de cada uno de los socios (Ver Formato 1), en el caso de que todos estén al día en sus obligaciones, continúa con sus operaciones normales, caso contrario envía el cobro a los socios.2.
Los socios verifican el cobro, en el caso de que no corresponda el valor, solicita la revisión del Aporte; y si corresponde la cuantía, procede a pagar y el Tesorero realiza el Recibo de Pago (Ver Formato 2), sella y firma y le entrega al socio para que igualmente firme y entregue la copia, y realiza el depósito del aporte de los socios.3.
El Tesorero envía el Recibo de Pago al Contador y verifica que todos los datos estén llenados y correctos, en el caso de que falte algún dato, nuevamente realiza el documento.4.
El Contador solicita al Tesorero el Comprobante de Ingresos (Ver Formato 3), verifica laexistencia de novedades, firma y procede a realizar el registro, si existe alguna anomalía se elaborar el documento otra vez.
5.
El Contador realiza el registro y efectúa un informe de la cuota de los socios que han pagado y falta por pagar (Ver Formato 4), y entrega al Secretario de Finanzas.6.
El Secretario de Finanzas, es quien revisa y firma y realiza un informe de los socios Morosos y entrega al Presidente de la Asamblea General para que sea informado a los sindicalizados.III POLÍTICAS
El Tesorero es el encargado de recaudar cuotas mensuales de los sindicalizados.
1.
Se debe de llevar un registro del Aporte de cada socio.2.
Siempre que se realiza el pago se debe entregar un comprobante de pago.3.
El registro de Ingresos es revisado por el Contador.4.
El Informe de los socios que han pagado y falta por pagar es aprobado por el Secretario de Finanzas.5.
El Presidente de la Asamblea General es quien informados socios deudores.6.
Se debe de registra y archivar todos los documentos fuente.
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MANUAL DE PROCESOS CÓDIGO: 001
I IDENTIFICACIÓN Proceso: Pago a trabajadores
Objetivo: Establecer acciones para realizar el registro y pago a trabajadores, mediante el Informe de la Asistencia la Nómina del Personal.
Responsable: Secretaria, Secretario General, Contador, Secretario de Finanzas, Tesorero.
II ACTIVIDADES
1.
La secretaria revisa la nómina del personal (Ver Formato 5) y determina si existen novedades, en caso de que esto acurra se realizan Memos (Ver Formato 6) los mismo que serán enviados al Secretario General para que los firme.2.
Si no existe ninguna novedad se prepara un informe de nómina el cual es enviado al Contador para que proceda a elabora el rol de pagos (Ver Formato 7).3.
El Rol de Pagos es enviado al Secretario Financiero, quien es el encargado de dar su aprobación, una vez aprobado este documento, se procede a enviarlo al Tesorero quien se encargará del depósito de la remuneración en cada una de las cuentas de los funcionarios; en caso de que existan errores en el Rol de Pagos, no se realizará su aprobación por lo que se deberá nuevamente elaborarlo.4.
Posteriormente se entrega el comprobante de depósito al Contador, quien efectúael respectivo registro. III POLÍTICAS
1.
Cada vez que exista alguna novedad en la nómina se deberá elaborar un Memo.2.
La elaboración del Rol de Pagos se realizará únicamente con la presentación delInforme de Nómina.
3.
La realización del pago será ejecutado con la autorización del Secretario Financiero.4.
La cancelación de la remuneración al personal será efectuada únicamente mediante depósito.5. Los comprobantes de depósito deberán ser entregados inmediatamente al contador.
Revisa la nómina del personal INICIO Verifica el pago Realiza memos Envía memos
Recibe los memos firmados Elabora un informe de nómina 1 Recibe el cobro 2 Firma y envía el dinero Envía un informe de nómina Recibe el Rol de pagos Aprobación del Rol de pagos
Firma y envía el Rol de Pagos.
2
Recibe el Rol de Pagos
Realiza el depósito en las cuentas funcionarios. SECRETARI A SECRETARIO GENERAL CONTADOR SECRETARIO DE FINANZAS TESORERO Recibe el informe de nómina Solicita el comprobante de ingresos
Envía Rol de Pagos
2
Recibe los depósitos
Realiza el registro
Recibe los memos
1
Envía los depósitos.
FIN
4
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MANUAL DE PROCESOS CÓDIGO: 001
I IDENTIFICACIÓN Proceso: Pago a proveedores
Objetivo: Ejecutar el pago a proveedores mediante la elaboración del Reporte de Gastos, aprobado por el Secretario de Finanzas.
Responsable: Proveedor, Tesorero, Secretario de Finanzas, Contador II ACTIVIDADES
1.
El Tesorero recibe las facturas de los Proveedores y verifica si las facturas corresponden a las instalaciones, en el caso de no pertenecer se regresa las facturas y si los datos están correctos el Tesorero realiza el Reporte de Gastos (Ver Formato 8) y entrega al Secretario de Finanzas quien es él que aprueba y firma, en el caso de no ser así, se vuelve a elaborarlo.2.
El Tesorero realiza las Retenciones (Ver Formato 9) respectivas de las facturas, para enviar y cancelar las facturas.3.
El proveedor sella y firma de cancelado y entrega al Tesorero4.
El Contador elabora el respectivo registro.III POLÍTICAS
1.
Para realizar el pago a Proveedores se debe verificar los datos.2.
El Reporte de Gastos debe ser Aprobado por el Secretario de Finanzas.3.
El Tesorero debe elaborar el Reposte de Gastos antes de cancelar una factura.4.
El tesorero es quien realiza la cancelación de los respectivos gastos que incurrenen la Institución.
INICIO Verifica los datos de las facturas. Realiza Facturas Envía las retenciones con el dinero Recibe los memos
firmados Sella las facturas
1
Recibe las facturas
2 Envía el reporte de gasto Envía un informe de nómina Recibe el Reporte de Gastos Aprueba el Reporte de Gastos Firma y envía el Reporte de Gastos. 2 Recibe el Facturas Realiza el registro de facturas.
PROVEEDORES TESORERO SECRETARIO DE
FINANZAS CONTADOR
Elabora las retenciones
Realiza el registro
Recibe los memos
FIN Elabora las
retenciones y el pago
Envía las facturas canceladas
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MANUAL DE PROCESOS CÓDIGO: 001
I IDENTIFICACIÓN
Proceso: Adquisición de activos
Objetivo: Realizar la adquisición de los activos haciendo uso de la identificación de la necesidad y de proformas.
Responsable: Secretario de Finanzas, Secretario General, Presidente de la Asamblea General, Tesorero, Contador.
II ACTIVIDADES
1.
El Secretario de Finanzas es quien identifica la necesidad de la compra y realiza la verificación de existencia de activos fijos (Ver Formato 10), en el caso de haber faltantes, se elabora la solicitud de compra (Ver Formato 11), la cual es enviada al Secretario General, caso contrario se continúa con sus operaciones normales.2.
El Secretario General recibe la solicitud de compra y verifica el contenido de lamisma, en caso de que esta cumpla con sus expectativas será enviada al Presidente de la Asamblea General, caso contrario se elabora nuevamente la solicitud.
3.
El presidente de la Asamblea General recibe la solicitud y evalúa su contenido para posteriormente firmarla y aprobarla, luego se la envía al Secretario General, quien la recibe y la remite nuevamente al Secretario de Finanza, el será el encargado de realizar la solicitud de proformas a los distintos proveedores.4.
El proveedor elabora sus proformas y las envía al Secretario de Finanzas, quienlas recibe y selecciona la mejor, la cual es enviada al Tesorero para que verifique la existencia de fondos, en caso de que se cuente con los recursos necesarios se coloca en la proforma un OK, y si sucede lo contrario no se realiza la compra.
5.
La proforma con el OK es enviada al presidente de la Asamblea General quien lafirma y la aprueba, si no existe esta aprobación se vuelve a seleccionar la proforma.
6.
La proforma autorizada es enviada al Secretario de Finanzas quien la remite al proveedor para que elabore la factura y envié el respectivo pedido.7.
El Secretario de Finanzas recibe el pedido conjuntamente con la factura y procede a realizar la verificación de cantidades. (Ver Formato 12), en el caso de que existan faltantes, se envía nuevamente la proforma autorizada y la factura al proveedor, en el caso de que el pedido concuerde con lo solicitado, se envía la factura al Tesorero y luego al Contador para que realice el respectivo registro. III POLÍTICAS1.
La necesidad de adquirir un activo fijo debe estar siempre sustentada con una solicitud de compra.2.
La solitud de compra será elaborada previa a una verificación de existencias de activos.3.
Toda solicitud de compra debe ser verificada y aprobada por el Presidente de la Asamblea General.4.
Únicamente el Secretario de Finanzas será quien solicita las tres proformas.5.
Solamente cuando la proforma tenga el OK de tesorería se procede a realizar lacompra.
6.
Cada vez que llegue un pedido a la fundación se deberá realizar la verificación de cantidades.7.
La recepción del pedido debe estar respaldad por una factura.LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “20 DE JULIO” FECHA: 01/04/2016 VERSIÓN: 1
MANUAL DE PROCESOS CÓDIGO: 001
I IDENTIFICACIÓN Proceso: Emisión de informes
Objetivo: Realizar el registro de los asientos contables, con el registro de Ingresos, Gastos y Documentos fuente generados en la entidad para obtener la Información Financiera.
Responsable: Contador, Tesorero, Secretario de Finanzas, Presidente de la Asamblea General, Socios.
II ACTIVIDADES
1.
El Contador solicita el Registro de Ingreso (Ver Anexo 14). y Gastos (Ver Anexo 14). al Tesorero.2.
El Tesorero comprueba si todas las cuentas están canceladas y cobradas, caso contrario realiza el cobro y pago respectivo y envía al Contador con los Documentos Fuente y si es lo contrario se cumple con su entrega.3.
El Contador verifica que los registros concuerden con la Documentación Fuente que ha sido entregada en el transcurso del tiempo, en el de caso haber una desigualdad solita que se realice nuevamente el Registro de Ingresos y Gastos y que se envié los Documentos Fuente de respaldo y se compara, si el proceso es lo contrario se realiza el registro respectivo de las transacciones.4.
El Contador elaborar los Estados Financieros, mismos que son entregados alSecretario de Finanza quien es el encargado de revisar y Aprobar, si todo está correcto, realiza el Informe respectivo (Ver Anexo13).
5.
El Presidente de la Asamblea General revisa el Informe de los Estados Financiero verificando de que todo este correcto y procede a entregar el Informe y los Estados Financieros a los socios sindicalizados, en el caso de que se encuentre una falla en el Informe, se elabora nuevamente.III POLÍTICAS